Kỹ năng làm việc nhóm: trong quá trình hoạt động của nhóm

I- KỸ NĂNG CỦA TRƯỞNG NHÓM:

Trong một nhóm làm việc thông thường, trưởng nhóm giữ vai trò người tổ chức, người thực hiện và người điều hành. Trưởng nhóm cần có trách nhiệm với công việc của nhóm, với từng thành viên nhóm và cả nhóm nói chung.

Đối với nhóm làm việc trong Nghề Luật, vai trò của Trưởng nhóm có một sổ nét đặc thù như: vị trí trưởng nhóm thường gắn với năng lực, uy tín chuyên môn của cá nhân (như Luật sư giàu kinh nghiệm trong một nhóm Luật sư) mà không chỉ là khả năng quản lý đơn thuần; đối với một số nhóm, theo quy định pháp luật, vị trí của trưởng nhóm không được thể hiện rõ nét (như: các Kiểm sát viên cùng giữ quyền công tố trong một vụ án, không có ai được pháp luật quy định có quyền cao hơn những người còn lại, mặc dù có thể có sự phân công nội bộ người chịu trách nhiệm chính; các thành viên Hội đồng xét xử có quyền ngang nhau khi giải quyết vụ án, Thẩm phán chủ tọa phiên tòa chỉ có vai trò điều hành việc nghị án mà không phải là người quyết định về mặt chuyên môn). Một số kỹ năng cần có của trưởng nhóm làm việc bao gồm:

1- Kỹ năng tổ chức công việc: 

Kỹ năng tổ chức công việc bao gồm việc thiết lập lộ trình công việc, xây dựng ý tưởng, phân chia công việc, giám sát, theo dõi, thúc đẩy việc thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm. Đây là kỹ năng cần thiết từ khi bắt đầu thành lập nhóm và trong suốt quá trình hoạt động của nhóm.

Để tổ chức công việc hiệu quả, trưởng nhóm cần:

- Luôn nắm bắt được mục tiêu và yêu cầu về tiến độ công việc chung của nhóm, cố gắng xác định tất cả các khía cạnh của vấn đề cần giải quyết tương ứng với đó là các công việc mà nhóm cần triển khai, tránh để sót các vấn đề liên quan;

- Đánh giá đúng, phân công công việc hợp lý;

- Thường xuyên theo dõi, giám sát, nắm bắt thông tin về việc triển khai công việc của các thành viên trong nhóm (có thể qua kênh chính thức - báo cáo định kỳ, báo cáo tại cuộc họp nhóm - hoặc quan tâm, hỏi han trực tiếp các thành viên), từ đó phát hiện những vấn đề phát sinh để có giải pháp xử lý kịp thời;

- Gợi ý, hướng dẫn cụ thể cho thành viên trong trường hợp cần thiết;

- Chú trọng bảo đảm đầy đủ và kịp thời các điều kiện cần thiết cho việc thực hiện công việc của nhóm như: phê duyệt kịp thời các đề xuất...;

- Linh hoạt trong điều phối hoạt động của nhóm. Trong quá trình thực hiện công việc, có thể sẽ nảy sinh những vấn đề mới, thậm chí làm thay đổi hướng đi đã thống nhất ban đầu, lúc này trưởng nhóm cần linh hoạt trong điều phối hoạt động của nhóm, cố gắng tận dụng những kết quả đã đạt được song cũng không ngại thay đổi nếu điều đó là cần thiết.

2- Một số công cụ điều hành làm việc nhóm:

- Kỹ thuật động não: là huy động ý tưởng liên tục xung quanh một vấn đề và đánh giá, phân tích ý tưởng xuất sắc và khả thi nhất. Mọi người cùng suy nghĩ, đóng góp sáng kiến với chung mục tiêu để tạo ra ý tưởng mới, sáng tạo.

- Bản đồ tư duy (Mindmap): là phương pháp được đưa ra như một phương tiện mạnh để tận dụng khả năng ghi nhận hình ảnh của bộ não. Đây là cách để ghi nhớ chi tiết, để tổng hợp hay để phân tích một vấn đề thành một dạng của lược đồ phân nhánh.

- Ma trận S.W.O.T: S.W.O.T là tập hợp viết tắt của những chữ cái đầu tiền cùa các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức). Phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hiệu quá đế xác định các ưu điểm, khuyết điếm của một tổ chức, các cơ hội để phát triển và cả thách thức, nguy cơ mà cá nhân, tổ chức đó sẽ phải dương đầu. Thực hiện phân tích S.W.O.T giúp chúng ta tập tiling các hoạt động vào những lĩnh vực mà chúng ta đang có lợi thế và nắm bắt được các cơ hội mà chúng ta có được.

Khung logic: Phương pháp khung logic bao gồm một tập họp các bước và các “công cụ” xây dựng kế hoạch. Việc áp dụng các bước và các công cụ giúp nhận thức đầy đủ và toàn diện vấn đề, từ đó đề ra được các phương án và giải pháp để giải quyết vấn đề một cách có hiệu quả.

Cây vấn đề: Đây là phương pháp giúp phân tích sâu, toàn diện và logic vấn đề đang diễn ra để tìm nguyên nhân gốc rễ và nhận thức được hậu quá của vấn đề đó. Phương pháp này ứng dụng hữu hiệu khi liệt kê được nhiều vấn đề mà nhóm đang phải giải quyết. Phương pháp cây vấn đề giúp cho các thành viên trong nhóm hình dung rõ nét hơn những nội dung cơ bản cần được giải quyết, nhũng vấn đề liên đới, những vấn đề là nguyên nhân và những vấn đề là hệ quả. Từ đó có sự lựa chọn những giải pháp hợp lý nhằm giải quyết tốt nhất công việc mà nhóm đang phái triển khai.

Kỹ thuật bế cá: là một kỹ thuật dùng cho thảo luận nhóm, trong đó một nhóm thành viên ngồi giữa phòng và thảo luận với nhau, còn những thành viên khác ngồi xung quanh ở vòng ngoài theo dõi cuộc thảo luận đó và sau khi kêt thúc cuộc thảo luận thì đưa ra những nhận xét về cách ứng xử của những thành viên đang thảo luận.

Trong nhóm thảo luận có thể có một vị trí không có người ngồi. Các thành viên tham gia nhóm quan sát có thể thay nhau ngồi vào chỗ đó và đóng góp ý kiến  vào cuộc thảo luận, ví dụ: đưa ra một câu hỏi đôi với nhóm thảo luận hoặc phát biểu ý kiến khi cuộc thảo luận bị chững lại trong nhóm.

Cách luyện tập này được gọi là phưcmg pháp thảo luận “bể cá”, vì những người ngồi vòng ngoài có thể quan sát những người thảo luận, tưong tự như xem những con cá trong một bể cá cảnh. Trong quá trình thảo luận, những người quan sát và những người thảo luận sẽ thay đổi vai trò với nhau.

3- Kỹ năng tổ chức cuộc họp nhóm:

Dù với các công việc trong nghề luật, phần lớn thời gian làm việc là sự tập trung nghiên cứu của các cá nhân nhung những cuộc họp nhóm (trực tiếp hoặc qua phần mềm) vẫn hết sức cần thiết. 

Đối với các cuộc họp mang tính chất bắt buộc theo quy định pháp luật như việc nghị án của Hội đồng xét xử, trình tự, thủ tục tiến hành phải tuân theo đúng quy định của pháp luật tố tụng.

Ví dụ: Đối với việc nghị án tại phiên tòa hình sự sơ thẩm, Thẩm phán chủ tọa phiên tòa phải lưu ý các vấn đề: phải nghị án tại phòng Nghị án, ngoài Hội đồng xét xử thì không ai được vào Phòng Nghị án, chủ tọa phiên tòa chủ trì việc nghị án cỏ trách nhiệm đưa ra từng vấn đề của vụ án phải được giải quyết để Hội đồng xét xử thảo luận, quyet đinh; khi bắt đầu nghị án, chủ toạ phiên toà tự mình hoặc phân công một thành viên Hội đồng xét xử ghi biên bản nghị án và phổ biên nội dung nghị án. Đổi với mỗi vẩn đề, chủ toạ nêu nội dung cần thảo luận. Chủ tọa có thể nêu quan điểm của mình trước hoặc sau khi các Hội thẩm có ỷ kiến. Nếu vì chưa cập nhật được hết các quy định của pháp luật mà các Hội thẩm có ỷ kiến khác nhau thì chủ toạ phiên toà giải thích để các thành viên của Hội đồng xét xử tiếp tục trao đổi, thảo luận về đường lôi xử lý vụ án. Các thành viên Hội đồng xét xử phải giải quyết tất cả các vân đề của vụ án bằng cách biểu quyết theo đa sổ về từng vấn đề. Hội thẩm biểu quyết trước, Thẩm phản biểu quyết sau cùng. Nếu không có ý kiến nào chiếm đa số thì phải thảo luận và biểu quyết lại từng ý kiến của các thành viên Hội đồng xét xử đã đưa ra đế xác định ỷ kiến chiếm đa số. Người có ỷ kiến thiểu sổ có quyền trình bày ỷ kiến của mình bằng văn bản và được đưa vào hồ sơ vụ án (Điều 326 Bộ luật Tổ tụng hình sự năm 2015).

Đối với các cuộc họp nhóm trong nghề luật, ở những mức độ khác nhau, trưởng nhóm cần lưu ý một số vấn đề như sau:

- Đánh giá sự cần thiết của cuộc họp:

Trước khi triệu tập họp cần xem xét cuộc họp có thật sự cần thiết hay không, mục tiêu của cuộc họp là gì. Trường họp có thể trao đổi qua các hình thức khác như gửi thư điện tò (email), gặp và trao đổi trực tiếp với một số thành viên thì không cần tổ chức cuộc họp chung của nhóm. Thông thường, cần tổ chức cuộc họp nhóm khi nội dung cuộc họp liên quan tới tất cả thành viên, thuộc một trong số các trường hợp sau:
 
(i) Cần thông tin chung tới các thành viên trong nhom. Đây thường là những cuộc họp trong giai đoạn đầu, để thông tin về công việc của nhóm, cơ cấu tổ chức nhóm, dự kiến phân công công việc;
    
(ii) Cần thu thập ý kiến của các thành viên vê các vân để liên quan. Đây thường là cuộc họp sau một thời gian thực hiện công việc của nhóm, các thành viên đã có kết quả nghiên cứu bước đầu đế báo cáo;

(iii) Cần ra quyết định. Đây là cuộc họp trên cơ sở các ý kiên, đề xuất, giải pháp đã được chuẩn bị, các thành viên nghiên cứu, góp ý để ra quyết định chung của nhóm.

- Chuẩn bị cuộc họp:

Trưởng nhóm cần xác định mục tiêu, nội dung cuộc họp, thành phần tham gia cuộc họp, từ đó có thể tự mình hoặc phân công thành viên nhóm chuẩn bị các điều kiện về chuyên môn và hậu cần, cụ thể là: chuân bị tài liệu phục vụ cuộc họp, phòng họp, thức uống, đồ ăn nhẹ (nếu cần), giấy mời, thông báo họp... Tùy tính chất và quy mô cuộc họp mà các công việc chuẩn bị có thể đơn giản hoặc phức tạp nhưng nội dung chuyên môn, các tài liệu cần thiết luôn cần được chuẩn bị chu đáo. Dù thành viên nhóm trực tiếp chuẩn bị thì trưởng nhóm cũng cần rà soát đế bảo đảm không có sai sót hoặc thiếu tài liệu làm ảnh hưởng tới hiệu quả cuộc họp.

-  Tiến hành cuộc họp:

Bắt đầu cuộc họp, trưởng nhóm cần nêu rõ mục tiêu, nội dung cuộc họp; xác định các vấn đề cần xin ý kiến. Tại cuộc họp, trưởng nhóm hoặc người được phân công báo cáo không nên đọc lại toàn văn tài liệu mà chỉ trình bày vắn tắt vấn đề cần xin ý kiến. Trường họp là vấn đề mới, cần lấy ý kiến về định hướng, trưởng nhóm chỉ nêu vấn đề và đề nghị mọi người cùng cho ý kiến, hạn chế việc gợi ý, giới hạn trước làm hạn chế sự sáng tạo, ý tưởng mới của các thành viên. Trường hợp là cuộc họp nghe báo cáo kết quả nghiên cứu, trưởng nhóm có thể tự mình hoặc phân công một thành viên trong nhóm nêu cụ thể vê các vân để càn thảo luận, xin ý kiến; nếu cùng một vấn đề đang có những ý kiến khác nhau trong nhóm thì cũng nêu rõ các ý kiến đó. Trong một số trường hợp, cần chỉ định trực tiếp một người am hiêu nhât vê vân để phát biểu ý kiến trước để phá vỡ sự e ngại, tạo không khí chung.

Nhìn chung, các cuộc họp nhóm thảo luận vấn đề chuyên môn trong nghề luật thường có không khí nghiêm túc, căng thẳng. Trưởng nhóm cần phân bổ thời gian hợp lý, có thể bố trí nghỉ giải lao nếu cuộc họp dài, bế tắc về nội dung; tăng cường việc sử dụng công nghệ như trình chiêu nội dung để giúp mọi người nắm bắt nhanh vấn đề và có thể cùng thảo luận, sửa trực tiếp trên dự thảo văn bản, hợp đồng (nếu cần). Trong suốt thời gian của cuộc họp, trưởng nhóm cần điều hành quá trình phát biểu, thảo luận một cách chặt chẽ và khéo léo để tránh nảy sinh mâu thuẫn và mất kiểm soát khi thảo luận, đồng thời đảm bảo thời gian, đạt được mục tiêu của cuộc họp.

4- Các kỹ năng quan trọng của trưởng nhóm khi chủ trì cuộc họp:

- Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi trong cuộc họp:

Khi chủ trì cuộc họp, trưởng nhóm cần thể hiện sự chăm chú, tập trung lắng nghe, ghi chép các ý kiến phát biểu của thành viên tham dự. Kỹ năng lắng nghe trong điều hành cuộc họp thể hiện ở việc:

(i) Nhìn về phía người phát biểu, ghi chép các ý chính khi họ phát biểu (đặc biệt lưu ý với các luận điểm, lập luận, các căn cứ pháp luật, các chứng cứ trong hồ sơ vụ án, vụ việc được viện dẫn); có thể gạch chân, đặt câu hỏi bên cạnh những nội dung đáng lưu ý trong lời phát biểu của thành viên tham dự họp;
(ii) Có thể nhắc lại vắn tắt ý kiến người phát biểu đã trình bày (nếu cần);
(iii) Kịp thời hỏi để làm rõ những vân để chưa hiêu rõ, để xác định những thông tin quan trọng cần sự chính xác;
(iv) Không bày tỏ ngay thái độ ủng hộ hay phản đôi khi chưa phân tích vấn đề thấu đáo, không cắt ngang lời trình bày của thành viên; khi họ trình bày dài dòng, không liên quan tới chủ đề, có thể đề nghị họ nói ngắn gọn, tập trung vào vấn đề cần xin ý kiến;
(v) Không làm việc riêng khi thành viên đang phát biêu, trường họp công việc gấp như cần nghe cuộc điện thoại quan trọng cần xin lỗi các thành viên tham dự họp, ra ngoài nghe điện thoại, khi quay lại mời thành viên tiếp tục phát biểu.

Trong cuộc họp, việc đặt câu hỏi để dẫn dắt gợi ý thảo luận giữ vai trò quan trọng. Đặt câu hỏi tốt không chỉ giúp khai thác các thông tin, ý tưởng từ người tham dự họp để giải quyết vấn đề mà còn thể hiện sự tập trung, quan tâm, nắm vững vấn đề của người chủ trì và kích thích mọi người tham gia chia sẻ ý kiến. Để đặt câu hỏi, trưởng nhóm cần nghiên cứu, nắm vững các vấn đề chung của vụ việc, lắng nghe ý kiến phát biểu của mọi người.

Nội dung các câu hỏi thường tập trung vào:

(i) Những khía cạnh của vấn đề chưa được làm rõ;
(ii) Những cách hiểu khác nhau về quy định pháp luật, quy định của họp đồng và lý giải cụ thể về cách hiểu đó;
(iii) Kiểm tra tính chính xác của các thông tin, chứng cứ được đưa ra;
(iv) Làm rõ thểm về giải pháp được đề xuất;
(v) Ý kiến khác (nếu có).

Ví dụ: Khách hàng đề nghị tư vẩn về tính có căn cứ của Quyết định hủy Quyết định miên tiên thuê đất đối với lô đất dự án. Tại cuộc họp, các thành viên nhóm đã trình bày những vấn đề liên quan như: Thời điếm ban hành Quyết định cho thuê đất; các văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điem cho thue đât; tinh có căn cứ của Quyết định tnién tiên thué đát đói vói dự án theo các quy định pháp luật đã xác định. Từ đó, thành viên đánh giá việc mien tiên thuê đât theo quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điém giao đât là có căn cứ và cần khiếu nại, khởi kiện đổi với Quyết định hủy Quyết định miên tiền thuê đất. Trường hợp này, Luật sư điều hành cuộc họp có thể hỏi thểm để làm rõ trường hợp khiếu nại thì thủ tục như thế nào, phải gửi đơn trong thời hạn bao láu, gửi kèm theo đơn những tài liệu gì...

Cách thức hỏi của người chủ trì cuộc họp cũng quan trọng không kém so với nội dung hỏi. Theo đó, cách thức hỏi của người chủ trì (và cả khi các thành viên nhóm hỏi nhau) phải thể hiện sự tập trung vào nội dung vấn đề cần hỏi để phục vụ công việc chung mà không phải cho cá nhân người được hỏi; không chỉ trích, nhận xét cá nhân hoặc nhận xét tiêu cực về ý kiến phát biểu trước đó của người được hỏi; các câu hỏi nên ngắn gọn, rõ ràng, tránh vừa hỏi vừa giải thích khiển người nghe không nắm bắt được cuối cùng là người chủ trì cuộc họp muốn hỏi vấn đề gì. 

Thay vì câu hỏi mang tính nhận xét, áp đặt như: “Ý kiến như vừa rồi là chưa đủ, chưa toàn diện, cân làm rõ thểm vẩn đề... ”, nên hỏi mang tính ghi nhận và gợi mở như: “Bên cạnh những nội dung nêu trên, theo tôi, cần làm rõ thểm vẩn đề... để có thể giải quyết toàn diện vụ án”. Thái độ khi đặt câu hỏi nên bình tĩnh, tuyệt đối tránh nổi nóng, to tiếng hoặc thế hiện sự không công bằng khi “truy vấn” người này mà không hỏi yêu cầu người kia làm rõ những vấn đề liên quan đến nội dung trình bày của họ.

Việc hỏi và tạo không khí cởi mở, không phán xét để mọi người cùng trao đổi rất quan trọng, sẽ giúp các thành viên phát huy sáng tạo. Chỉ khi các thành viên đưa ra hết các ý kiến của mình, nhóm mới dễ dàng tổng hợp, loại bỏ những ý kiến không khả thi và đưa ra sự lựa chọn hữu ích, hợp lý, có tính thống nhất cao. Có thể nói răng, những ý kiến khác luôn là nguyên liệu cân thiet cho việc giải quyết vấn đề của nhóm.

- Kỹ năng giải quyết xung đột trong cuộc họp:

Trong những cuộc họp căng thẳng, có thể có sự xung đột ý kiên giữa những người tham dự họp với nhau, giữa người tham dự họp với người chủ trì cuộc họp. Đối với xung đột ý kiên giữa các thanh viên, thậm chí có thành viên nổi nóng, to tiếng, trưởng nhóm chủ trì cuộc họp cân giữ thái độ bình tĩnh, khách quan; thu hút sự chú ý của những người dự họp, lập lại trật tự một cách dứt khoát và nhẹ nhàng nhất có thể như: Gõ vào micro để thu hút sự chú ý; đề nghị mọi người binh tĩnh, tốn trọng nhau, tốn trọng các thành viên dự họp. Sau đó, nhân mạnh nội dung cần tập trung, khẳng định các ý kiến đều sẽ được thảo luận, đề nghị một người khác phát biểu để tránh tiếp diễn căng thẳng giữa các thành viên đang xung đột với nhau. Trường hợp những người tham dự họp tỏ thái độ bất bình hoặc thờ ơ với ý kiến của trưởng nhóm, trưởng nhóm cần giữ bình tĩnh, tránh đối đàu kiểu đôi co hoặc “cãi nhau tay đôi”, tránh đưa ra những bình luận tức thời có thể làm gia tăng căng thẳng; có thể đề nghị người tham dự họp phát biểu ý kiến cụ thể về lý do không đồng tình.

- Kỹ năng thuyết phục:

Khả năng thuyết phục của trưởng nhóm trước hết xuất phát từ uy tín, kinh nghiệm chuyên môn, khả năng giải quyết vấn đề của họ. Tại cuộc họp, trường hợp có nhiều quan điểm khác nhau về một vấn đề, trưởng nhóm cần phân tích các ý kiến, đánh giá những điểm họp lý, bất hợp lý của từng quan điểm, từ đó đưa ra phương án chung của nhóm.

Việc thuyết phục những người hành nghề luật - vốn là những người có tư duy phản biện, tính độc lập cao trong suy nghĩ - bao giờ cũng là việc khó, đặc biệt trong trường hợp trưởng nhóm có tuổi đời, tuổi nghề ít hơn các thành viên khác. 

Mặt khác, trong nghề luật có thể có những tình huống mả việc phân định đúng sai chỉ là tương đối, một tình huống có thể có nhiều quy định điều chỉnh với sự chồng chéo, màu thuân nhau; một quy định có thể có nhiều cách hiểu khác nhau từ các góc nhìn khác nhau và đều ít nhiều có lý. Trường hợp này, đế thuyết phục, trưởng nhóm cần khẳng định những điểm chung của các ỷ kiến, không tập trung nhiều vào việc phân tích căn cứ pháp lý mà nên tập trung phân tích tính hiệu quả, tính thực tế, sự phù hợp của phương án so với mục tiêu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng (Cách thức trình bày, lập luận cụ thể để tăng tính thuyết phục, học viên xem thểm tại Chương 4. Kỹ năng lập luận, tranh luận).

- Kết thúc cuộc họp:

Kết thúc cuộc họp trưởng nhóm cần:

(i) Khẳng định lại các vấn đề đã được thống nhất trong cuộc họp, các biện pháp, phân công thực hiện công việc tiếp theo (nếu có). Trường họp cuộc họp kết thúc mà chưa thống nhất được các nội dung do có diên biến mới hoặc do việc nghiên cứu trước đó chưa thấu đáo, trưởng nhóm cần kết luận về vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu, phân công việc nghiên cứu và thời gian báo cáo lại. 

(ii) Kiểm tra, chốt nội dung và ký biên bản họp. Tất cả các buổi họp nhóm đều cần được ghi biên bản chi tiết, cẩn thận vì đây là tài liệu cần thiết cho việc giải quyết công việc hiện tại, đồng thời là cơ sở để đối chiếu, so sánh, đánh giá và tiếp tục sử dụng trong tương lai. Thực tế hành nghề luật cho thấy, một số vụ việc cần giải quyết có thể kéo dài trong nhiều năm; các phương án có thể thay đổi trong quá trình giải quyết vụ việc trên cơ sở dữ liệu mới hoặc sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng; phương án đề xuất, tư vấn qua thời gian áp dụng trong thực tế có thể gặp những vướng mắc, phát sinh các hệ quả cần xử lý... Khi đó, các tài liệu liên quan đến quá trình giài quyết công việc của nhóm, bao gồm biên bản các cuộc họp, có ý nghĩa rất quan trọng để đánh giá lụi tổng the quá trình giải quyết, lý do lựa chọn, đề xuất phương án giải quyết cụ the ở thời điểm đó. Mặt khác, thành viên của nhóm làm việc có thể có sự thay đổi, nhất là với vụ việc kéo dài, việc lưu trừ đay đủ, có hệ thống các tài liệu liên quan, trong đó có biên bân họp nhóm giúp người tham gia nhóm sau này dễ dàng nắm bắt tổng thể quá trình giải quyết trước đó.

(iv) Nhắc thư ký cuộc họp gửi kết luận cuộc họp, nội dung giao việc cho tất cả thành viên trong nhóm.

-  Kỹ năng giao tiếp, ứng xử:

Giao tiếp của trưởng nhóm với các thành viên trong nhóm có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới không khí làm việc và động lực của nhóm. Tác giả Jon Gordon viết: “Giao tiếp thường là điều cuối cùng bạn muốn làm nhưng lại là việc quan trọng nhất mà bạn phải làm... Bạn phải dành thời gian cho việc đó và luôn giữ tâm thế sẵn sàng. Hãy tìm cách giao tiếp với cả nhóm và duy trì việc giao tiêp trực tiếp giữa các thành viên với nhau” . Với áp lực của nghề luật, một trưởng nhóm giao tiếp tốt, ứng xử hài hòa sẽ giúp làm giảm áp lực công việc, khiến mọi người yên tâm và tập trung, nỗ lực để thực hiện công việc tốt hơn. Có thể nói, đây là “chìa khóa” quan trọng để phát huy sức mạnh tập thể, để làm việc nhóm phát huy được những lợi ích vốn có của nó. Trưởng nhóm làm việc trong nghề luật cần lưu ý một số vấn đề về giao tiếp, ứng xử như sau:

- Quan tâm và ứng xử đúng mực với các thành viên trong nhóm. Sự quan tâm của trưởng nhóm đối với các thành viên nhóm không chỉ ở khía cạnh công việc do thành viên đó đảm nhiệm mà còn có thể có những chia sẻ, quan tâm từ góc độ cuộc sống.

Ví dụ: Khi một thành viên tích cực đột nhiên có những biếu hiện như hay đến muộn, nộp bảo cáo muộn, nội dung sơ sải... thì trước khi trách cứ họ vê những sai sót này, trưởng nhóm nên tìm hiểu qua những kênh khác nhau (thăm hỏi trực tiếp hoặc hỏi thông tin từ thành viên khác) xem họ có gặp khó khăn gì đột xuất hay không.

- Ghi nhận những nỗ lực của các thành viên. Những nô lực, dủ nhỏ, của các thành viên cho kết quả chung của nhóm cần được trưởng nhóm ghi nhận không chỉ trong nội bộ nhóm (đánh giá cao khi trao đổi qua thư điện tử chung, nhận xét tích cực tại cuộc họp nhóm, khích lệ trong giao tiếp hàng ngày...) mà còn cần khẳng định khi báo cáo câp trên, trao đổi với khách hàng. Có thể sử dụng một câu nói quen thuộc khi báo cáo công việc trước cấp trên, trước khách hàng: “Kết quả đạt được là nỗ ỉực chung của các thành viên trong nhóm” thay vì “Tôi đã rất cố gắng để đạt được kết quả này”.

Ghi nhận công sức chung của nhóm: “Ý kiến tư vấn hay giải pháp pháp lý của Luật sư thông thường là kết quả làm việc của cả nhóm nên mặc dù một cá nhân với các ý tưởng xuất sắc rất quan trọng; sự hỗ trợ của các Luật sư khác cũng góp phần vào việc tạo ra một sản phẩm tốt và cần được ghi nhận. Không nên vì cố tỏ ra mình thông minh hon người khác hoặc ghi điểm với Luật sư hướng dẫn và khách hàng mà lại tự nhận hết phần tốt về mình”.

- Thận trọng khi đưa ra nhận xét, phản hồi tiêu cực. Việc đưa ra những lời khen về cơ bản là dễ dàng vì nó thường khiến người được khen hài lòng và có những phản ứng tích cực. Trong khi đó, đưa ra nhận xét, phản hồi tiêu cực về thành viên nhóm làm việc cần sự tinh tế hơn rất nhiều. Nếu chỉ đơn thuần về chuyên môn, trưởng nhóm chỉ cần chỉ rõ thành viên đã sai ở đâu, quy định pháp luật mà họ áp dụng đã hêt hiệu lực hay kết quả nghiên cứu hô sơ mà họ bao cao chưa đây đủ. Tuy nhiên, cách thức góp ý, nhận xét rât quan trọng, anh hương tới thái độ của người tiếp nhận và các thành viên khác trong nhóm. Một số kinh nghiệm cần lưu ý khi đưa ra các nhận xét là: (i) có căn cứ vững chắc khi đưa ra nhận xét; (ii) tập trung vào kết quả công việc, không chỉ trích cá nhân; (iii) có thể chia sẻ ý tưởng, thông tin mới hướng tới kết quả tốt hơn; (iv) cân nhắc thời gian, địa điểm góp ý, hạn chế việc nhận xét tiêu cực tại nơi đông người hoặc không góp ý trực tiếp mà “đánh tiếng” qua các thành viên khác.

- Tạo dựng tinh thần, văn hóa riêng của nhóm làm việc thông qua giao tiếp hàng ngày. Với những nhóm chính thức, tồn tại lâu dài, việc quan tâm tạo dựng tinh thần, văn hóa của nhóm thông qua giao tiếp là điều quan trọng. Bên cạnh công việc, có thể tổ chức các hoạt động ngoại khóa để thành viên nhóm có cơ hội giao tiếp, kết nối và hiểu nhau hơn, đó là nền tảng cho sự hợp tác hiệu quả trong công việc.

- Kỹ năng giải quyết xung đột:

Xung đột trong nhóm làm việc là vấn đề thường xảy ra. Xung đột có thể phá hoại nhóm, chia rẽ các thành viên trong nhóm nhung cũng có thể là cơ hội để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm, thông qua quá trình giải quyết xung đột mọi người hiểu nhau hơn, nhìn nhận vấn đề tích cực hơn. Để quản lý và giải quyết xung đột theo hướng có lợi cho hoạt động của nhóm, trưởng nhóm cần lưu ý:

- Nhận diện xung đột và tìm hiểu các thông tin liên quan:

Thông qua trao đổi công việc, điều hành cuộc họp hoặc lắng nghe ý kiến từ thành viên, trưởng nhóm có thể nhận diện xung đột trong nhóm. Từ các thông tin liên quan, trưởng nhóm cần xác định:

(i)  Có xung đột hay không có xung đột trong nhóm. Nhiều xung đột thường không bộc lộ ngay mà nhen nhóm bởi những biểu hiện như: sự chỉ trích, ngôn từ, giọng điệu có tính chê bai, phản đôi, mỉa mai, các cử chỉ như bất hợp tác, tránh mặt nhau... Trưởng nhóm có thể tự mình quan sát hoặc nghe từ thành viên liên quan đến xung đột, thành viên khác trong nhóm hoặc người ngoài nhóm phản ánh lại sau đó tụ- mình quan sát, đánh giá.

(ii) Vấn đề xung đột là gì (xung đột về chuyên môn hay về thái độ, giao tiếp, ứng xử...). Việc xác định đúng lý do xảy ra xung đột, mức độ, quy mô xung đột rất hữu ích cho việc giải quyết vấn đề. Trong các nhóm hành nghề luật, từ sự khác biệt, không phục nhau về chuyên môn có thể dẫn tới những thái độ, ứng xử không đúng (coi thường, chê bai sau lưng...) làm nảy sinh xung đột. Cũng có trường hợp là xung đột giữa các nhóm thành viên trong cùng một nhóm làm việc, như: nhóm người trẻ cho rằng nhóm người giàu kinh nghiệm chậm thay đổi, bảo thủ trong khi nhóm người hành nghề giàu kinh nghiệm lại cho rằng nhóm trẻ hiếu thắng, thích thể hiện, không tập trung vào công việc...

Trưởng nhóm cần vận dụng khả năng hỏi và lắng nghe của mình để tìm hiểu những thông tin có liên quan đến xung đột trên, bằng cách hỏi những người xung quanh, hỏi những người có tiếp xúc trực tiếp, chứng kiến mâu thuẫn và sau đó hỏi chính đối tượng đang xảy ra mâu thuẫn. Nên trao đổi, nắm bắt thông tin từ nhiều nguồn để có đánh giá khách quan, đồng thời đề nghị những người liên quan hạn chế “xì xầm” lan tỏa thông tin không đúng gây ảnh hưởng tới không khí chung của nhóm.

(iii) Quy mô xung đột: Xung đột liên quan đến những ai trong nhóm, tới một vài thành viên hay toàn bộ nhóm, những ai đã biết về thông tin xung đột. Việc nhận diện quy mô xung đột có vai trò rất quan trọng, cần kịp thời giải quyết xung đột nhỏ trước khi trở thành xung đột lớn hơn.

- Tìm kiếm giải pháp:

Xung đột thật sự chỉ được giải quyết khi cả hai bên đểu thực lòng mong muốn giải quyết. Khi xác định phương pháp giải quyết vấn đề, trưởng nhóm cần lưu ý:

(i) Công bằng và minh bạch trong giải pháp. Tìm giải pháp giải quyết vấn đề xung đột vì lợi ích chung của nhóm mà không tìm giải pháp chống lại một trong các bên;

(ii) Nhìn thẳng vào vấn đề, tránh im lặng ngấm ngầm hy vọng xung đột sẽ “tự động” được giải quyết;

(iii) Cố gắng dung hòa lợi ích của các bên, tìm điểm chung giữa hai bên, hướng tới phương pháp thương lượng để hai bên đểu thăng (win-win);

(iv) Cân nhắc những người tham gia vào quá trình giải quyết xung đột. Đối với xung đột riêng giữa hai hoặc một vài người trong nhóm, không liên quan tới cả nhóm, trưởng nhóm có thể tổ chức cuộc gặp với họ, lắng nghe mỗi bên trình bày và nêu ra những điểm chung, khẳng định mục tiêu chung của các bên khi tham gia nhóm làm việc từ đó hòa giải xung đột. Neu cần, có thế huy động nhóm nhỏ có quan điểm dung hòa các bên để làm dịu xung đột. Trường hợp xung đột lớn, thông tin đã lan tới toàn bộ nhóm, cần tìm hiểu đầy đủ các thông tin liên quan và tổ chức cuộc họp chung, trong đó không chỉ trích cá nhân hay “kết tội” những sai sót cụ thể mà nêu nguyên tắc chung để giải quyết trên tinh thần duy trì sự đoàn kết, thống nhất trong nhóm...

(v) Thực hiện giải pháp giải quyết xung đột:

Trên cơ sở giải pháp đã lựa chọn, trưởng nhóm gặp gỡ, trao đổi riêng hoặc đồng thời với các bên liên quan. Khi trao đổi, gặp gỡ cần lưu ý:

(vi) Trao dồi về mục tiêu giải quyết xung đột là để hai bên hiêu nhau hơn và cùng góp sức vào thực hiện mục tiêu chung của nhóm, không phải để xác định hơn thua giữa hai bên;

(vii) Tập trung lắng nghe, thể hiện sự quan tâm, chia sẻ bằng lời nói và ngôn ngữ cơ thể phù hợp;

(vii) Kiểm soát sự bình tĩnh của hai bên trong quá trình trao đổi; tránh để các bên chỉ trích, khích bác nhau;

(viii) Không nóng vội, nếu vấn đề chưa được giải quyết có thể tạm dừng, chọn thời điểm khác;
(ix) Minh bạch nhưng cân nhắc phạm vi, nội dung truyền thông về quá trình giải quyết xung đột để bảo vệ các bên liên quan và hạn chế đồn đoán trong và ngoài nhóm làm việc.

Xem thêm: Khái niệm, đặc điểm của Nhóm làm việc.

II- KỸ NĂNG CỦA THÀNH VIÊN NHÓM:

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là tổng hợp của nhiều kỹ năng mềm quan trọng mà nguyên lý chung là hướng tới “cái ta” chung của nhóm thay vì tập trung vào “cái tối” của bản thân, thể hiện sự chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm. Đối với thành viên nhóm, các kỹ năng quan trọng cần lưu ý là:

1- Kỹ năng lắng nghe:

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Việc lắng nghe phản ánh sự tốn trọng ý kiến giữa các thành viên. Thực hiện kỳ năng lắng nghe trong nhóm làm việc gắn liền với sự quan tâm tới vấn đề nhóm cần giải quyết. Tương tự như nội dung trình bày ở mục 2.3.1. nêu trên về kỹ năng lắng nghe của trưởng nhóm, sự tập trung lắng nghe của mỗi thành viên được thể hiện bằng cử chỉ, ánh mắt, tư thế, việc ghi chép khi lắng nghe trực tiếp, tránh những biểu hiện thể hiện sự thiếu tập trung hoặc coi thường người trình bày. Thực tế ở các nhóm làm việc trong nghề luật, một số thành viên nhóm có thể không lắng nghe một cách thực sự và hiệu quả vi nhiều lý do như: áp lực phải giải quyết nhiều công việc cùng một lúc nên không tập trung, có “định kiến” không tốt về người trình bày...
Ví dụ: Luật sư giàu kinh nghiệm có thể không đánh giá cao Luật sư trẻ trong nhóm vì cho rằng họ thiếu thực tế nên ý kiến sẽ thuần túy lý thuyết. Kiểm sát viên trẻ không đồng ỷ với quan điêm của Kiểm sát viên giàu kình nghiệm nhưng vì quan hệ cấp trên, cấp dưới trong cơ quan nên không có phản hồi nhưng cũng không chú ý lắng nghe vì cho rằng đằng nào giải pháp cũng đã được ấn định trước...

Thực tế, những ngôn ngữ “không lời” từ cử chỉ, nét mặt của chúng ta sẽ cho thấy chúng ta có tập trung lắng nghe hay không. Vì vậy, cần lắng nghe với sự quan tâm thật sự, tập trung vào nội dung bởi mỗi vấn đề, vụ việc lại là những kiến thức, nội dung mới; mỗi cuộc họp nhóm lại cho người hành nghề thông tin, cách nhìn mới về vụ việc.
    
2- Kỹ năng trình bày, thuyết phục:

Trong các cuộc thảo luận nhóm, mỗi thành viên đều cần chuẩn bị ý kiến và sẵn sàng phát biểu. Bên cạnh việc rèn luyện kỹ năng trình bày, lập luận, tranh luận (Xem thêm: Chương 3. Kỹ năng thuyết trình và Chương 4. Kỹ năng lập luận, tranh luận), có hai xu hướng cần tránh khi trình bày trong quá trình làm việc nhóm:

- Quá hăng hái trình bày, thậm chí tranh thủ thể hiện kiến thức, năng lực của mình, lấn át ý kiến của người khác. Những trường hợp này thường không tạo được thiện cảm, thậm chí gây khó chịu cho các thành viên khác trong nhóm. Mỗi thành viên được khuyến khích trình bày ý kiến của mình và phản biện ý kiến của người khác một cách nhiệt tình nhưng cần trên cơ sở nội dung đã chuẩn bị, từ việc lắng nghe đầy đủ ý kiến của người khác và với thái độ tôn trọng mọi người.

- Quá rụt rè, không dám thể hiện ý kiến của bản thân trong quá trình làm việc nhóm. Sự rụt rè, thậm chí tự ti, thường gặp ở những người trẻ, kinh nghiệm nghề nghiệp còn hạn chế. Để vượt qua điều này, người hành nghề cần lưu ý: (i) chuẩn bị kỹ ý kiến phát biểu, cố gắng tham gia trình bày ít nhất một lần trong cuộc họp; (ii) khi được hỏi ý kiến, du hoàn toàn đồng ý với các ý kiến trước đó, không có ý tưởng mới, cũng nên có ý kiến ngắn giải thích vì sao lại đồng ý để thể hiện sự quan tâm, đánh giá của bản thân mà không chỉ là đồng ý một cách thụ động (trừ trường hợp được hỏi để biểu quyết và chỉ cần trả lời Có hoặc Không). Một số trường hợp khác, người “thờ ơ” với công việc chung cũng có xu hướng không thể hiện quan điểm của bản thân mà “hùa” theo ý kiến số đông. Ngoài ra, khi trình bày ý kiến, nhất là ý kiến khác với ý kiến của     người hành nghề đã có kinh nghiệm hoặc ý kiến của lãnh đạo, cần lưu ý thái độ, cách thức, nội dung trình bày phù họp. Theo đó, không nên phủ nhận hoặc xác định ý kiến của mình “khác hoàn toàn” mà nên trình bày như một cách tiếp cận mới để mọi người cùng xem xét.

Ví dụ: Trong vụ án hình sự mà Luật sư A (Luật sư trẻ) tham gia bào chữa cùng với Luật sư B (Trưởng văn phòng, người đã có nhiêu kinh nghiệm tranh tụng trong vụ án hình sự). Quan điếm của Luật sư B là đồng ỷ với tội danh Giết người mà bị cảo bị truy tổ. Trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ, Luật sư A thấy rằng có cơ sở để bào chữa cho bị cáo về tội Cố ý gây thương tích. Luật sư A có thể trình bày: ‘‘Đúng là trường hợp này có sự “giáp ranh ” giữa hai tội. Tuy nhiên, khi đọc kỹ lại hồ sơ em thấy có một so yếu tổ như sau, anh xem có thể cân nhắc để bào chữa theo hướng bị cáo phạm tội cổ ỷ gây thương tích không... ”. Sau đó, Luật sư A trình bày các lập luận của mình.
    
3- Kỹ năng viết: 

Đối với nghề luật, việc trao đổi bằng hình thức văn bản (qua email, gửi báo cáo...) khá phổ biến vì các ý kiến cần được thể hiện một cách có hệ thống, căn cứ vào các quy định pháp luật và chứng cứ liên quan. Do đó, đề tham gia nhóm hiệu quả, người hành nghề cần rèn luyện kỹ năng viết (Xem thêm: Chương 5. Kỹ năng viết pháp lý). Việc trao đổi giữa các thành viên trong nhóm thường không đòi hỏi quá cầu kỳ như văn bản gửi ra bên ngoài nhưng cần bảo đảm mạch lạc, rõ ràng, thể hiện rõ các ý mình muốn trình bày.

4- Kỹ năng chia sẻ, phối hợp và trợ giúp:

Mỗi thành viên trong nhóm cần sẵn sàng chia sẻ, phối hợp, trợ giúp các thành viên khác. Hoạt động nhóm không phải chỉ là sự phân công rạch ròi, việc ai nấy làm, mà còn cần sự chia sẻ, phôi hợp, trợ giúp giữa mọi người vì mục tiêu chung của nhóm. Mỗi thành viên cần:

- Đưa ra ý kiến, chia sẻ quan điểm, góp ý trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá của bản thân;

- Tìm sự hỗ trợ của các thành viên khác khi cần thiết. Việc tham khảo ý kiến đồng nghiệp về các mối quan hệ với cơ quan nhà nước; về kinh nghiệm trong các vụ việc tương tự; quan điểm, đánh giá của đồng nghiệp về các vấn đề cụ thể... sẽ rất hữu ích với mỗi thành viên, đồng thời tăng cường sự gắn kết trong nhóm;

- Tăng cường sự phối họp trong quá trình thực hiện công việc. Sự phối hợp đòi hỏi phải biết rõ công việc của mình và mối quan hệ tương tác giữa mình vói các thành viên trong nhóm. Theo đó, trong quá trình làm việc, nếu có những thông tin chưa rõ, chưa đầy đủ từ những người khác, nên chủ động hỏi để làm rõ thay vì dù băn khoăn nhưng vẫn làm mà không hỏi lại, với tư tưởng “có đến đâu làm đến đó”, thiếu thông tin là lỗi của người cung cấp thông tin, không phải của mình.

5- Kỹ năng giao tiếp, ứng xử:

Giao tiếp, ứng xử phù hợp, tôn trọng mọi người là yêu cầu chung đối với những người hành nghề luật. Khi giao tiếp, ứng xử trong quá trình làm việc nhóm cần lưu ý một số điểm như sau:

- Luôn tôn trọng người khác. Không vì những lý do như cấp bậc, kinh nghiệm mà coi thường các thành viên khác;

- Thể hiện thái độ tích cực, duy trì sự lạc quan thay vì bi quan, chán nản;

- Ứng xử trên tinh thần coi trọng cái chung, coi trọng lợi ích tập thể. Điều này cần thể hiện cả trong quá trình giải quyết xung đột mà thành viên đó là một bên trong xung đột. Mỗi người một tính cách, phương thức phản ứng sẽ khác nhau nhưng hãy luôn kiểm soát được trạng thái tình cảm của mình, không nên biểu lộ những hình thức thái quá trên nét mặt, cử chỉ và điệu bộ.

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (từ Giáo trình Kỹ năng mềm Nghề Luật - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).