Kỹ năng tiếp xúc gián tiếp với khách hàng

17/03/2021

Nội dung bài viết

Kỹ năng tiếp xúc gián tiếp
Nếu khách hàng tiếp xúc với luật sư qua điện thoại

Trên thực tế, muốn thu hút khách hàng và xây dựng cho minh một đội ngũ khách hàng đồng đảo thi việc trước tiên mà luật sư cần làm là phải xây dựng uy tín và niềm tin của mình đối với khách hàng. Để làm. được điều đó, luật sư cần có kỹ năng giao tiếp, ứng xử tốt để tạo được ấn tượng và lòng tin nơi khách hàng. Luật sư phải có kỹ năng tiếp xúc và đối xử với khách hàng bằng thái độ chân thành, đúng mực, nghiêm túc, lịch sự, có như vậy mới gây được thiện cảm và giữ được mỗi quan hệ tốt đẹp với khách hàng.

Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198

Hoạt động giao tiếp giữa luật sư và khách hàng chính là hoạt động đầu tiên để tạo nên mỗi quan hệ giữa luật sư và khách hàng. Rất nhiều người cho rằng, hoạt động này đơn thuần là hoạt động tư vấn nhưng đây lại là một giai đoạn hết sức quan trọng đối với luật sư. Bởi vi, qua lấn đầu tiếp xúc và giao tiếp, luật sư có thể tạo ra niềm tin cho khách hàng của mình. Việc khách hàng có ký hợp đồng dịch vụ pháp lý tiếp theo hay không phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng giao tiếp, vào việc luật sư có gây ấn tượng trong buổi đầu tiếp xúc hay không. Vẻ hình thức tiếp xúc: luật sư có thể tiếp xúc trực tiếp với khách hàng hoặc tiếp xúc qua hình thức gián tiếp.

Kỹ năng tiếp xúc gián tiếp

Trong bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin và các văn phòng, công ty luật cũng ra sức quảng bá cho mình, phổ biến qua các kênh thông tin như website, thư điện tử, điện thoại... thì việc khách hàng tìm hiểu về luật sư qua các kênh thông tin này cũng là điều đương nhiên. Rất nhiều khách hàng trước khi gặp gỡ luật sư đã có hẹn trước nhờ những phương tiện trên hoặc qua giới thiệu của người quen, của khách hàng cũ của luật sư. Vì không gặp trực tiếp để nhìn thấy sắc diện và những phản ứng của khách hàng nên luật sư phải hết sức tinh tế và nhanh nhạy trong việc nắm bắt yêu cầu và thái độ của khách hàng qua giọng nói hoặc ngôn từ sử dụng trong cuộc gọi, thư điện tử. Từ việc phán đoán các yêu cầu, cũng như thói quen tâm lý của khách hàng, luật sư sẽ đưa ra những phương thức tiếp xúc khách hàng cho phù hợp. Luật sư phải thể hiện được sự chuyên nghiệp, tạo cho khách hàng cảm giác yên tâm về con người và năng lực của mình để họ có nhu cầu trực tiếp tìm gặp luật sư và yêu cầu cung cấp dịch vụ pháp lý. Trong trường hợp này, giao tiếp của luật sư và khách hàng thường xoay quanh vấn để tư cách của luật sư, nhân thân của khách hàng. Ngoài ra, khách hàng có thể trinh bày qua về nội dung yêu cầu của mình. Tùy phương thức tiếp xúc mà luật sư đưa ra cách xử sự phù hợp, tạo cho khách hàng cảm giác yên tâm là đã tìm đúng người, từ đó thúc đẩy một cuộc gặp gỡ trực tiếp.

Nếu khách hàng tiếp xúc với luật sư qua điện thoại

Việc luật sư tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại khá phổ biến vì đây là phương tiện liên lạc nhanh và hữu hiệu. Khách hàng có thể có được số điện thoại của luật sư qua người quen, qua khách hàng cũ của luật sư hay họ thấy thông tin của luật sư trên báo chí. Vì vậy, họ gọi điện vừa có nhu cầu tìm hiểu, vừa mang tính chất thăm dò. Nhận những cuộc điện thoại như vậy, luật sư phải nắm bắt được những bất an của khách hàng, thể hiện được sự nhiệt tình, lịch sự của luật sư nhưng lại không được quá vổ vập với yêu cầu của khách hàng.

Một số điểm mà luật sư cần lưu ý khi trao đổi với khách hàng qua điện thoại là:

+ Hạn chế việc gọi điện thoại cho khách hàng qua các ứng dụng như viber, zalo, ít nhất là trong những lần trao đổi đầu tiên, vì tín hiệu thường không ổn định, không thể hiện sự chuyên nghiệp;

+ Khi trao đổi, nên chọn nơi yên tĩnh, tránh để tiếng xe cộ, tiếng nhạc, tiếng nói chuyện xung quanh xen vào cuộc trao đổi;

+ Nên nói với âm lượng đủ nghe, tốc độ nói vừa phải, tránh nói quá to hoặc quá nhỏ, quá nhanh hoặc quá chậm;

+ Trước khi dừng cuộc trao đổi, cần chào, cảm ơn, hẹn gặp hoặc hẹn trao đổi qua thư điện tử chi tiết với khách hàng; nên đợi khách hàng chấm dứt cuộc gọi trước.

Về nội dung, đầu tiên, luật sư phải giới thiệu tên mình, tên văn phòng/ công ty luật của mình dù khách hàng đã biết họ gọi đến đầu và có khi còn yêu cầu gặp trực tiếp ai. Luật sư cũng phải hỏi được những thông tin về người đang nói chuyện với mình, xem họ có phải là người yêu cầu và người có liên quan đến nội dung công việc yêu cầu hay không. Có những trường hợp, người đang nói chuyện với luật sư không phải là người yêu cầu và cũng không có liên quan gì đen công việc yêu cầu. Do vậy, luật sư phải hỏi rất rõ về tư cách người đang nói chuyện với mình, thông tin tóm tắt về nội dung công việc và người yêu cầu mình. Từ đó, luật sư ước lượng thời gian tìm hiểu các văn bản pháp luật liên quan để đưa ra một cuộc hẹn với người yêu cầu, cũng như số điện thoại và các phương thức liên lạc với họ. Những thông tin luật sư tìm hiểu được sẽ giúp luật sư chuẩn bị tốt cho cuộc gặp trực tiếp với khách hàng.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.