Kỹ năng Làm việc nhóm: Lợi ích của làm việc nhóm

I- TÌNH HUỐNG: HÃY GIÚP TÔI NHẤC CHIẾC GHẾ

Lần thứ nhất:

Đề bài: Tôi có 01 chiếc ghế trống, mời 01 bạn giúp tôi nhấc chiếc ghế này sang bên cạnh. Kết quả: Bạn đó thực hiện hết sức nhẹ nhàng. Lý do: Sức khỏe của bạn đó đáp ứng được yêu cầu công việc trên.

Lần thứ hai: 

Đề bài: vẫn chiếc ghế đó, tôi mời 01 bạn ngồi lên ghế, mời bạn khi nãy tiếp tục nhấc chiếc ghế trở lại vị trí cũ. Kết quả: Tuy bạn đó cố gắng hết sức, nhưng không thực hiện được. Lý do: Công việc trên quá sức so với bạn đó.

Lần thứ ba:

Đề bài: vẫn tiếp tục đề trên, lần này tôi mời thêm 02 bạn khác lên phụ giúp bạn vừa rôi nhấc chiếc ghế trở lại vị trí cũ. Kết quả: Công việc đã được hoàn thành. Lý do: Nhờ có sự giúp sức của đội nhóm, chung sức chung lòng, công việc được thực hiện dễ dàng.

Lần thứ tư:

Đề bài: Tôi lại có 01 chiếc ghế trống. Tôi mời 02 bạn lên giúp tôi nhấc chiếc ghế. 01 bạn di chuyển chiếc ghế sang bên trái của tôi, bạn còn lại nhấc chiếc ghế sang bên phải của tôi. 02 người phải làm cùng lúc. Kết quả: Không thể thực hiện được điều đó. Lý do: 02 bạn làm việc không cùng chung chí hướng.

Bài học rút ra:

- Nhiều người làm luôn tốt hơn là một người làm, kết quả đạt được cao hơn;
- Giúp đỡ nhau cùng hoàn thành công việc;
- Phải chung mục tiêu và  chung chí hướng.

Xem thêm: Khái niệm, đặc điểm của Nhóm làm việc.

II- LỢI ÍCH CỦA LÀM VIỆC NHÓM

Không phải ngẫu nhiên mà các nhóm làm việc ngày càng trở nên phổ biến. Điều này xuất phát từ những lợi ích của nhóm trong việc cải thiện kết quả làm việc và nâng cao năng lực của cá nhân, tổ chức. Làm việc nhóm nêu được tổ chức tốt sẽ mang lại lợi ích dưới nhiều khía cạnh, đối với công việc, đối với bản thân từng thành viên trong nhóm và tập thể nhóm.

Đối với công việc: Thông qua làm việc nhóm, công việc được phân chia, quản lý và kiểm soát tốt hơn do có sự điều hành của trưởng nhóm, quy định và nguyên tắc chung mà nhóm đã đề ra cũng như sự quan tâm tới công việc chung của mỗi thành viên trong nhóm. Khi làm việc theo nhóm, năng suất và hiệu quả của mỗi cá nhân cao hơn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ. Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm bổ trợ lẫn nhau. So với làm việc cá nhân, quá trình làm việc nhóm giúp nhiều thông tin, ý tưởng liên quan đến công việc được đưa ra hơn do có kiến thức; kinh nghiệm của nhiều người, từ đó vấn đề được nhìn nhận dưới nhiều khía cạnh giúp cho việc tìm kiếm giải pháp được thuận lợi và tối ưu hơn. 

Làm việc nhóm cũng giúp thúc đẩy sự sáng tạo, bởi lẽ mỗi thành viên trong nhóm có thể đưa ra nhiều ý kiến, bày tỏ quan điểm với những tình huống khác nhau, những phương án cũ, quen thuộc, có phần kém hiệu quả sẽ dần được khai phá bởi những ý tưởng mới tích cực hơn. Sự tranh luận không ngừng thôi thúc mọi người luôn phải tìm ra điều mới mẻ để giải quyết công việc hiệu quả. Thực tế, có rất nhiều công việc trong ngành luật mà nếu chỉ một cá nhân làm sẽ không thể giải quyết hoặc việc giải quyết mang lại hiệu quả không cao trong khi làm việc nhóm giúp giải quyết hiệu quả các công việc đó.

Ví dụ: Việc soạn thảo một hợp đồng, dự thảo hợp đồng có thể do một người “chấp bút” toàn bộ nhưng trước khi bắt tay vào xây dựng dự thảo (ý tưởng chung, những lưu ý khi soạn thảo họp đồng...) và việc góp ý hoàn thiện dự thảo hợp đồng cần có sự tham gia của nhiều người, bởi bản thân người "chấp bút ” có thể không hình dung hết những yêu cầu của giao dịch cần được thể hiện trong hợp đồng và việc tự mình rà soát, kiểm tra lại văn bản mình đã soạn thảo cũng sẽ khó khăn hơn so với sự đóng góp khách quan từ những người khác.

Đối với từng thành viên trong nhóm: Tham gia làm việc nhóm mang lại nhiều lợi ích cho từng cá nhân. Quá trình làm việc nhóm giúp cá nhân nhận được sự giúp đỡ của các thành viên khác. Khi tham gia vào mối quan hệ tập thể, mỗi cá nhân sẽ không còn phải hoạt động độc lập, tự mình giải quyết các vấn đề, mà sẽ nhận được sự giúp sức, hỗ trợ từ phía các thành viên khác để làm sao hoàn thành mục tiêu chung của toàn nhóm. 

Qua đó, từng cá nhân sẽ có cơ hội phát huy năng lực của mình và khắc phục những điểm yếu của bản thân. Làm việc nhóm cũng là cơ hội thuận lợi để các thành viên học hỏi và cải thiện kỹ năng của bản thân dựa trên góc nhìn của những người còn lại. Vì thế, trong thực tế, phân công nhân viên mới tham gia vào các nhóm làm việc là cách thức đào tạo của nhiều cơ quan, tổ chức, giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được công việc, rút ngắn được đáng kể thời gian đào tạo của bản thân bằng cách quan sát đồng nghiệp làm việc, được sự chỉ dẫn, giúp đỡ của các thành viên khác trong nhóm. 

Làm việc nhóm giúp cá nhân rèn luyện tính kỷ luật, điều chỉnh “cái tôi” để phù hợp với “cái ta” chung của tập thể, mỗi cá nhân sẽ học được cách rèn luyện tính kỷ luật tốt hơn so với khi họ làm việc đơn lẻ để phù hợp với nguyên tắc, quy định chung của nhóm. Khi quá trình làm việc nhóm diễn ra, cũng là lúc quá trình kết nối thông tin, hành vi giao tiếp được hình thành. Mỗi cá nhân sẽ phải trao đổi, tương tác lần nhau. Thông qua việc này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ có cơ hội được thể hiện trình độ, suy nghĩ, năng lực hay cá tính của mình. Đồng thời, cá nhân đó sẽ tự điều chỉnh hành vi, ngôn ngữ, cử chỉ của mình sao cho phù hợp và dần dần nâng cao kỹ năng giao tiếp. Và chỉ khi có giao tiếp, nhu cầu quan hệ xã hội mới được đáp ứng và hoàn thiện.

Đối với tập thể nhóm: Quá trình làm việc nhóm giúp tăng cường sự tham gia, gắn kết giữa các thành viên trong nhóm. Trải qua thời gian làm việc lâu dài với nhau, các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy được an toàn, tin tưởng và sẵn sàng chia sẻ mọi điều với nhau. Dù cho là kết quả tốt hay chưa tốt, thì khi cùng thực hiện một công việc, tạo ra một thành quả cụ thể, cảm xúc của các thành viên sẽ được cộng hưởng. Các cá nhân sẽ đồng cảm với nhau hơn, có chung niềm vui, nỗi buồn, sự động viên, an ủi hay khích lệ và những bài học quý báu từ đó tạo nên những giá trị chung của nhóm. Khi đó, nhóm vẫn có thể hoạt động hiệu quả dù có thể ít nhiều có sự thay đổi thành viên và bản thân mỗi thành viên sẽ chịu tác động, nhận được những giá trị từ giá trị chung của nhóm. 

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Kỹ năng mềm Nghề Luật - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).