HRM - Phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

I- PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ

HRM - Human Resource Manager có nghĩa là “Quản trị nguồn nhân lực”. Ngoài ra, để nói dễ hiểu hơn, nó gồm các quyết định và hoạt động quản lý ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa đội ngũ nhân viên và cả doanh nghiệp. Quản trị nhân lực gồm chuỗi công tác như: tuyển dụng, phân tích công việc hay đánh giá hiệu quả làm việc… nhằm hướng tới mục đích sử dụng nguồn lao động hiệu quả.

Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ tích hợp đầy đủ các tính năng thông minh của công nghệ nhằm hỗ trợ quá trình giám sát được trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Phần mềm này được thiết kế đáp ứng đầy đủ những yêu cầu nghiệp vụ của một bộ phận HRM như quản trị nhân sự, quản lý phúc lợi nhân viên, chấm công, tính lương - thưởng, thăng tiến, nghỉ phép,…

II- ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM TRONG TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ HRM

1- Ưu điểm khi áp dụng HRM cho doanh nghiệp

(i) Quản lý nhân sự

Phần mềm HRM hay phần mềm quản trị nguồn nhân lực nổi bật hơn với chức năng quản lý nhân viên cho phép tự động hóa những thao tác về quản lý giám sát nhân sự, cùng với sự hỗ trợ từ các công cụ. Đồng thời qua đó, hỗ trợ tổ chức nhân sự mang tính chuyên nghiệp, hiện đại và tạo nên nền tảng vững chắc cho các hoạt động của công ty. 

Các tính năng công nghệ mới trong một phần mềm quản lý nguồn lực sẽ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi năng suất làm việc của từng nhân viên. Điều này giúp đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao và từ đó đề xuất những chế độ mức thưởng xứng đáng cho các cá nhân có thành tích xuất sắc.

(ii) Tra cứu thông tin - báo cáo nhân sự 

Chức năng này sẽ cho phép việc lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự cũng như loạt thông tin chung, thông tin cá nhân hay lưu giữ thông tin gia đình, về trình độ học vấn, quá trình đào tạo, quá trình công tác, kỹ năng chuyên môn… và tra cứu dễ dàng theo kiểu chọn lọc thông tin linh động, lọc theo bất cứ tiêu chí hay lọc theo trường thông tin nhân sự mà bạn muốn tìm kiếm.

Từ đó, chúng sẽ hỗ trợ cung cấp hồ sơ cho giám sát đốc cũng như bộ phận tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn, cũng như để bộ phận HRM có cơ sở để đưa ra những nhận định về năng lực cũng như kỹ năng nghề nghiệp của cá nhân trong doanh nghiệp.

(iii) Quản lý, chấm công

Phần mềm HRM không chỉ cho phép chấm công theo ngày, theo tháng, với những phương pháp chấm công thủ công này hay lấy dữ liệu tự động từ máy chấm công mà còn cho phép người dùng khai báo linh động các loại công, kiểu công. Với chức năng quản lý chấm công này sẽ làm nổi bật việc cập nhật chấm công theo kiểu linh động, dễ dàng như bảng Excel truyền thống.

(iv) Phân hệ tính lương

Phân hệ tính lương ngoài việc thực hiện và cung cấp chức năng trợ giúp thì người dùng còn dễ dàng hơn trong việc tính lương hàng tháng dành cho cán bộ, nhân viên nó sẽ cung cấp báo cáo hệ thống kế toán trong việc hạch toán lương, thuế, bảo hiểm hàng tháng. Bên cạnh đó, hệ thống tính lương còn dễ dàng hơn khi tùy biến việc áp dụng, đáp ứng nhu cầu đặc thù khác nhau của doanh nghiệp nhờ thiết kế mở.

(v) Giảm thiểu rủi ro

Trong trường hợp có tranh chấp pháp lý, làm thế nào có thể chứng minh rằng một nhân viên đã được biết về một chính sách cụ thể hoặc được đào tạo về cách sử dụng một phần cụ thể của thiết bị? Giao tiếp bằng email là tốt nhưng nó không phải là chưa từng có ai từ chối nhìn thấy một email. Nhiều phần mềm HRM của ngày hôm nay cung cấp một cơ sở đọc và chấp nhận cái mà cung cấp một đường mòn giấy không chỉ cho thấy rằng một nhân viên đã được gửi một tin nhắn cụ thể mà còn chấp nhận nội dung của thông tin liên lạc.

(vi) Bảo mật dữ liệu tuyệt đối

Để so sánh với phương pháp quản lý dữ liệu bằng Excel hay giấy tờ trước đây, thì sử dụng phần mềm có độ bảo mật cao hơn rất nhiều. Lưu trữ thông tin tại data center ở các máy chủ mạnh mẽ, dữ liệu được bảo mật với SSL, tường lửa và có một hệ thống chính sách bảo mật mạng nghiêm ngặt. Dữ liệu được kiểm soát truy xuất tối đa chỉ với một số key position với được cho phép truy cập thông tin.

2- Nhược điểm khi áp dụng HRM cho doanh nghiệp

(i) Hạn chế về chức năng

Có rất nhiều phần mềm nhân sự miễn phí hạn chế rất nhiều chức năng dành cho nghiệp vụ nhân sự. Các chức năng về tuyển dụng không được thiết lập quy trình tự động hóa, không được kết nối với thị trường tuyển dụng, không thể sàng lọc các ứng viên phù hợp. Và không thể báo kết quả trúng tuyển hoặc đánh giả trả về các ứng viên đã trúng tuyển.

(ii) Hạn chế về dung lượng

Việc hạn chế dung lượng đối với phần mềm quản lý nhân sự là một bất cập rất lớn đối với công tác quản lý nhân sự. Thực tế công việc quản lý nhân sự là ngành đặc thù với khối lượng dữ liệu cần lưu trữ rất lớn. Khi dung lượng đầy thì việc xuất dữ liệu hay nhập dữ liệu sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Tính đồng bộ các mặt kỹ thuật bị thiếu hụt với hệ thống quản trị dữ liệu khác trong toàn doanh nghiệp, không được đồng bộ thống nhất với nhau.

(iii) Rủi ro về bảo mật cao khi sử dụng bản miễn phí

Các bản phần mềm quản lý phần mềm miễn phí có tỷ lệ rủi ro về bảo mật cực kì cao. Dữ liệu gặp sự cố cao hơn rất nhiều với các bản có tính phí. Vì không được các nhà cung cấp phần mềm bảo hành dữ liệu hay được hỗ trợ kịp thời khi gặp sự cố, nên khi các doanh nghiệp nhỏ muốn sử dụng các bản miễn phí thì cần xem xét thật cẩn thận tránh gặp rủi ro không đáng có.

III- TIÊU CHÍ LỰA CHỌN CÁC PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Có rất nhiều tiêu chí để đánh giá một phần mềm quản lý nhân sự hay, hiệu quả, thích hợp cho doanh nghiệp lựa chọn. Các nhà quản trị có thể dựa trên những yếu tố sau đây:

1- Phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ khách hàng

Phần mềm cần đáp ứng đúng về đặc thù nghề nghiệp của công ty, linh hoạt đáp ứng các yêu cầu. Bên cạnh đó, tính năng cũng nên kết nối với các phần mềm như kế toán, KPI,… là rất cần thiết.

2- Khả năng bảo mật cao, an toàn tuyệt đối

Trong doanh nghiệp, vấn đề bảo mật từ thông tin nhân viên đến dữ liệu vô cùng quan trọng. Một phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến cần đảm bảo tính năng cấp quyền truy cập riêng cho nhà quản trị cũng như giám đốc để theo dõi một cách chính xác và chắc chắn.

3- Quản lý dữ liệu, có tính liên kết giữa các bộ phận

Mọi thông tin của nhân viên cần được lưu trữ kỹ càng từ lúc mới vào làm đến khi nghỉ việc. Dựa trên cơ sở đó, nhà quản trị có thể phân bổ nguồn lực hợp lý cũng như dễ dàng trao đổi giữa các bộ phận.

4- Hỗ trợ đánh giá nhân sự và đưa ra các giải pháp hoàn thiện trong tương lai

Một phần mềm hay sẽ có tính năng này giúp doanh nghiệp đánh giá nguồn nhân lực nội bộ để đưa ra những phương án đào tạo phù hợp.

IV- LƯU Ý KHI SỬ DỤNG HRM TẠI DOANH NGHIỆP

1- Doanh nghiệp phải thực sự hiểu mình muốn gì

Doanh nghiệp cần định hướng mục tiêu rõ ràng, vạch ra những vấn đề tồn tại làm cản trở tiến độ công việc để từ đó có thể vận dụng vào phần mềm quản lý nhân sự giúp làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn cũng cần lựa chọn các phần mềm quản trị phù hợp dựa trên đặc thù của các dự án kinh doanh cũng như số lượng nguồn lực hiện có.

2- Nắm chắc các kiến thức quản lý

Các nhà quản trị cần duy trì song song 2 tư tưởng: Lý thuyết và thực hành song song với nhau. Từ đó, quá trình sử dụng máy móc kết hợp với sự thành thạo của kỹ năng làm việc sẽ mang đến được kết quả cao.

3- Không chạy theo xu hướng

Việc chạy theo xu hướng lựa chọn những phần mềm giống các doanh nghiệp khác mà không xem lại đặc thù công việc ở công ty mình chính là yếu tố khiến bạn luôn bị thụt lùi so với đối thủ. Vì vậy, giám đốc và các nhà quản trị cần cân nhắc và đưa ra quyết định mua một phần mềm phù hợp, đúng đắn nhất để không lãng phí thời gian, tiền bạc của công ty.

4- Các nhà phát triển phần mềm

Khi doanh nghiệp quyết định mua một phần mềm quản lý nhân sự để sử dụng thì cần hiểu biết rõ thông tin về nhà phát triển. Bởi lẽ, nếu người sáng tạo ra ứng dụng không có đầy đủ kiến thức về quản lý nhân sự thì sẽ không thể giải quyết được những rủi ro mà phần mềm có thể sẽ gặp phải trong quá trình sử dụng.