Quy chế tài chính Công ty Luật TNHH Everest

I- KHÁI NIỆM QUY CHẾ TÀI CHÍNH

Quy chế tài chính là một tập hợp các quy tắc và quy định được thiết lập để quản lý tài chính của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp. Quy chế tài chính bao gồm các hướng dẫn và quy trình để giám sát, kiểm soát và báo cáo về tài chính của một tổ chức.

Các quy chế tài chính bao gồm các chính sách và thủ tục về quản lý ngân sách, tài sản, nợ và lãi suất, kiểm soát chi phí, xử lý thuế, bảo hiểm và các vấn đề tài chính khác. Quy chế tài chính cũng đảm bảo rằng các hoạt động tài chính của tổ chức được thực hiện đúng thời hạn, đầy đủ và chính xác.

Quy chế tài chính là một phần quan trọng của việc quản lý tài chính và giúp các tổ chức đảm bảo sự minh bạch và khả năng kiểm soát tài chính một cách hiệu quả.

II- VAI TRÒ CỦA QUY CHẾ TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP

Quy chế tài chính có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý tài chính của một doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò của quy chế tài chính trong doanh nghiệp:

(1) Đảm bảo sự minh bạch: Quy chế tài chính giúp đảm bảo rằng các hoạt động tài chính của doanh nghiệp được thực hiện một cách minh bạch và có tính chính xác cao. Nhờ đó, các bên liên quan đến doanh nghiệp như cổ đông, nhà đầu tư, đối tác, khách hàng, nhân viên, các cơ quan chức năng và công chúng có thể tin tưởng và đánh giá đúng về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

(2) Giúp kiểm soát tài chính: Quy chế tài chính cung cấp các hướng dẫn và quy trình để quản lý tài chính một cách hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát các chi phí, quản lý ngân sách, kiểm soát tài sản, nợ và lãi suất một cách hiệu quả.

(3) Hỗ trợ đưa ra quyết định: Quy chế tài chính cung cấp các dữ liệu và thông tin tài chính chính xác để giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định liên quan đến tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi nhuận.

(4) Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Quy chế tài chính giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định và yêu cầu pháp lý liên quan đến tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt và trách nhiệm pháp lý do vi phạm quy định.

(5) Xác định hiệu quả tài chính: Quy chế tài chính giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các hoạt động tài chính và xác định các vấn đề tiềm ẩn. Điều này giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các điều chỉnh và cải tiến để tăng cường hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận.

III- NGUYÊN TẮC QUY CHẾ TÀI CHÍNH

(1) Tính minh bạch: Các hoạt động tài chính của doanh nghiệp cần được thực hiện một cách minh bạch, rõ ràng và chính xác để đảm bảo sự tin tưởng và khách quan của các bên liên quan.

(2) Kiểm soát nội bộ: Các quy trình và hoạt động tài chính của doanh nghiệp cần được kiểm soát một cách nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin tài chính.

(3) Tách biệt nhiệm vụ: Các nhiệm vụ liên quan đến tài chính, bao gồm quản lý tài sản, ngân sách và thu chi, cần được tách biệt để đảm bảo tính minh bạch và tránh xảy ra lỗi.

(4) Đảm bảo tuân thủ: Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định, quy tắc và yêu cầu pháp lý liên quan đến tài chính, bao gồm quản lý thuế, bảo hiểm và báo cáo tài chính.

(5) Tối ưu hóa lợi nhuận: Doanh nghiệp cần sử dụng các quy chế tài chính để tối ưu hóa lợi nhuận, bao gồm quản lý chi phí, đầu tư và tài trợ để đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.

(6) Xác định rủi ro: Các rủi ro liên quan đến tài chính cần được xác định và quản lý để giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

(7) Điều chỉnh và cải tiến: Các quy chế tài chính cần được cập nhật và cải tiến liên tục để phù hợp với các thay đổi về môi trường kinh doanh và các quy định pháp lý liên quan đến tài chính.

IV- QUY CHẾ TÀI CHÍNH CÔNG TY LUẬT TNHH EVEREST

CHƯƠNG I:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý tài chính đối với Công ty luật TNHH Everest.

2. Các quy định của pháp luật về quản lý tài chính được áp dụng để điều chỉnh trong trường hợp quy chế này không có các quy định tương ứng (kể cả trường hợp có quy định điều chỉnh, nhưng bị xác định là không còn hiệu lực). 

3. Quy chế này được áp dụng cho toàn bộ nhân viên (người lao động) làm việc tại Công ty Luật TNHH Everest và có thể áp dụng một phần phù hợp đối với các đại lý, cộng tác viên, đối tác của Công ty Luật TNHH Everest.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Trong quy chế này, các từ ngữ, thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

a) Công ty: là Công ty Luật TNHH Everest - tổ chức hành nghề luật sư, hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số 01021045/TP/ĐKHĐ do Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cấp - bao gồm: các phòng, ban, đơn vị phụ thuộc; các chi nhánh và văn phòng giao dịch của Công ty.

b) Người lao động (nhân viên): là người làm việc tại Công ty, bao gồm: phó giám đốc, trưởng phòng, phó trưởng phòng, trưởng chi nhánh, các chức danh quản lý cấp trung gian, luật sư, chuyên gia, chuyên viên, nhân viên khác, làm việc theo hợp đồng lao động (hợp đồng lao động thời vụ dưới 12 tháng, hợp đồng xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng, hợp đồng không xác định thời hạn) tại Công ty;

c) Quy chế: là quy chế quản lý tài chính, gồm các quy định của Công ty về nguyên tắc và cách thức quản lý tài chính (doanh thu, chi phí, phụ cấp, các khoản đóng góp);

d) Doanh thu thuần của hợp đồng: là doanh thu cung cấp dịch vụ, được xác định theo từng hợp đồng cụ thể, gồm: tổng số tiền thực tế mà Công ty thu được từ việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các khoản phí dịch vụ bổ sung (nếu có) trừ đi các khoản giảm trừ được nêu tại Quy chế này;

e) Doanh thu thuần của cá nhân, nhóm, phòng: là doanh thu cung cấp dịch vụ trong một chu kỳ hoạt động (quý, năm), của từng cá nhân, nhóm, phòng, gồm tổng số tiền thực tế mà Công ty thu được từ việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các khoản phí dịch vụ bổ sung (nếu có) trừ đi các khoản giảm trừ được nêu tại Quy chế này;

f) Tiền lương cơ bản (theo tháng): là khoản tiền mà Công ty tạm ứng thường xuyên (hàng tháng) cho nhân viên, theo ngạch, bậc lương, làm căn cứ tính đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn (KPCĐ) được ghi trong hợp đồng lao động phù hợp với Bảng lương đã đăng ký với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (Phòng LĐ- TB&XH);

g) Phúc lợi (theo tháng): là khoản tiền mà Công ty tạm ứng (thường xuyên, hàng tháng) cho nhân viên kèm theo tiền lương cơ bản, bao gồm 03 (ba) khoản cơ bản: (i) đi lại; (ii) tiền ăn giữa ca; (iii) điện thoại. 

Tùy thuộc vào quỹ tiền lương và phúc lợi còn lại, nhân viên có thể được chi trả các khoản tiền khác vào cuối kỳ hoạt động (hàng quý, 06 tháng, hàng năm): (iv) tiền thưởng sáng kiến; (v) các khoản hỗ trợ xăng xe; (vi) tiền nhà ở; (vii) tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; (viii) hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết; (ix) người lao động có người thân kết hôn; (x) sinh nhật của người lao động; (xi) trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; (xii) các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác.

h) Mức đóng góp hành chính (tiêu chuẩn): áp dụng trong năm 2020 là 2.000.000 đồng/nhân viên/tháng. Mức đóng góp hành chính của mỗi cá nhân tính bằng [mức đóng góp hành chính tiêu chuẩn] x (nhân) [hệ số]. Công ty có bảng phụ lục về mức đóng góp hành chính cụ thể kèm theo quy chế này.

i) Doanh thu tiêu chuẩn: là mức doanh thu do Công ty quy định và yêu cầu mỗi nhân viên cần đạt  được trong một chu kỳ làm việc (tháng, quý, năm). Doanh thu tiêu chuẩn là tiêu chí quan trọng xác định mức độ nhân viên hoàn thành công việc được giao, được tính theo công thức: Doanh thu tiêu chuẩn = [Tiền lương cơ bản] + [Phúc lợi (xăng xe, điện  thoại, ăn giữa giờ)] + [Mức đóng góp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ] + [Mức đóng góp hành chính]. Chi tiết mức đóng góp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và mức đóng góp HC-VP tại Phụ lục đính kèm quy chế này;

Điều 3. Những nguyên tắc cơ bản

1. Mọi hoạt động thu, chi phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, Điều lệ của Công ty và các quy chế khác có liên quan của Công ty.

2. Các khoản thu, chi phải đảm bảo đúng đối tượng, đúng quy định về phân cấp, quy trình, thủ tục, định mức, hoá đơn chứng từ, hồ sơ. Đơn vị, cá nhân lập chứng từ thu chi khống, thu chi không đúng quy định và người quyết định thu, chi sai chế độ phải chịu trách nhiệm trước pháp
luật và bồi thường thiệt hại (nếu có).

3. Các khoản thu, chi phát sinh bằng ngoại tệ phải tuân thủ quy định về quản lý ngoại tệ của nhà nước.

4. Hoạt động thu, chi được thực hiện bằng phương thức điện tử, trừ các khoản chi nhỏ (dưới 200.000 đồng).

CHƯƠNG II 

DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Điều 4. Doanh thu

1. Doanh thu của Công ty bao gồm doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ và thu nhập khác.

2. Doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ bao gồm doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ, gồm:

a) Tham gia tố tụng với tư cách là người bào chữa cho người bị tạm giữ, bị can, bị cáo hoặc là người bảo vệ quyền lợi của người bị hại, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án hình sự;

b) Tham gia tố tụng với tư cách là người đại diện hoặc là người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong các vụ án về tranh chấp dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động, hành chính, việc về yêu cầu dân sự,hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động và các vụ, việc khác theo quy định của pháp luật;

c) Thực hiện tư vấn pháp luật;

d) Đại diện ngoài tố tụng cho khách hàng để thực hiện các công việc có liên quan đến pháp luật;

e) Thực hiện dịch vụ pháp lý khác theo quy định của Luật luật sư.

3. Doanh thu từ hoạt động tài chính. 

4. Thu nhập khác, bao gồm các khoản thu từ việc thanh lý, chuyển nhượng tài sản, vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ; các khoản phải trả nhưng không trả vì nguyên nhân từ phía chủ nợ; thu tiền bảo hiểm được bồi thường; các khoản nợ mất chủ được ghi tăng thu nhập; tiền thu phạt của nhà cung cấp do vi phạm hợp đồng; các khoản thuế được ngân sách hoàn lại; các khoản tiềnthưởng của khách hàng liên quan đến cung cấp dịch vụ không tính trong doanh thu; các khoản thu nhập của năm trước hạch toán thiếu năm nay mới phát hiện, khoản nợ khó đòi đã xử lý nay thu hồi được, giá trị tài sản trí tuệ được bên nhân vốn góp chấp nhận. 

5. Nguyên tắc, điều kiện và thời điểm xác định Doanh thu của Công ty được xác định theo chuẩn mực kế toán và theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý tài chính. 

Điều 5. Các khoản giảm trừ (chi phí) không tính vào doanh thu, doanh thu thuần, gồm: 

1) Thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu;  

2) Phí, lệ phí, hoặc nghĩa vụ tài chính khác đối với Nhà nước hoặc bên thứ ba trong quá trình cung cấp dịch vụ; 

3) Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá dịch vụ theo hợp đồng dịch vụ pháp lý hoặc phụ  lục hợp đồng dịch vụ pháp lý giao kết giữa Công ty và khách hàng (định mức tiêu chuẩn: 10%); 

4) Phí dịch vụ khách hàng từ chối thanh toán hoặc khoản phí dịch vụ mà Công ty hoàn lại cho khách hàng; 

5) Các khoản công tác phí mà khách khàng chi trả theo thỏa thuận được ghi nhận trong hợp đồng dịch vụ pháp lý; 

6) Chi phí xăng xe, ăn uống, lưu trú (có hóa đơn, chứng từ hợp lệ) trong trường hợp cung cấp dịch vụ pháp lý ngoài trụ sở, chi nhánh của Công ty mà không thuộc trường hợp quy định tại Mục 5.5 (nêu trên);

7) Các khoản thu của khách hàng để chi hộ khách hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ của chu kỳ hoạt động đó (có hóa đơn/phiếu thu hợp lệ theo quy định);

8) Phí, lệ phí khác như phí chuyển phát, dịch thuật, công chứng bằng hoặc lớn hơn 2% giá trị hợp đồng dịch vụ pháp lý;

9) Các khoản chi phí khác được giám đốc Công ty chấp nhận.

Điều 6. Phân bổ doanh thu thuần

Doanh thu thuần đối với hoạt động cung cấp dịch vụ thông thường được phân bổ theo thứ tự như sau:

a) 15% doanh thu thuần được trích nộp vào hoạt động tài chính

b) 5% dành cho hoạt động quản lý 

c) 40% dành cho kinh doanh

d) 40% dành cho chuyên môn

Điều 7. Quản lý các khoản nợ phải thu

1. Công ty tổ chức quản lý nợ phải thu theo các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý, xử lý nợ tồn đọng, mở sổ theo dõi các khoản nợ theo từng đối tượng nợ, thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), đối chiếu công nợ, đôn đốc
thu hồi nợ.

2. Xử lý các khoản nợ khó đòi phải có đủ căn cứ tài liệu chứng minh, tổng hợp và giải trình trong báo cáo tài chính hàng năm. 

Điều 8. Thanh toán, tạm ứng tiền lương, phúc lợi

1. Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được tính toán, nghiệm thu khối lượng công việc đã thực hiện để thanh toán lương hàng tháng (trừ trường hợp các bên không có thỏa thuận khác). Nếu công việc phải làm trong nhiều tháng và quá trình nghiệm thu phức tạp, thì hằng tháng người lao động được tạm ứng tiền lương, phúc lợi theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.

2. Tạm ứng là việc ứng trước một khoản tiền cho người lao động nhằm giải quyết các công việc phát sinh thường xuyên hoặc giải quyết một vụ việc cụ thể nào đó đã được Giám đốc hoặc Trưởng phòng hành chính phê duyệt.

3. Người tạm ứng chỉ được chi tiền đã tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.

CHƯƠNG III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Xử lý vi phạm quy chế tài chính

Cá nhân có hành vi vi phạm quy chế tài chính của Công ty, tùy theo mức độ vi phạm và hậu quả gây ra phải chịu hình thức kỷ luật theo quy định pháp luật.

Điều 10. Tổ chức thực hiện

1. Việc tổ chức thực hiện các quy định về tài chính phải dựa trên những quy định của pháp luật hiện hành và các quy chế khác có liên quan của Công ty.

2. Trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Công ty có trách nhiệm phổ biến và tổ chức thực hiện quy chế này.

3. Trường hợp các quy định của pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội và các quy định có liên quan được sửa đổi, bổ sung, hoặc hết hiệu lực, thì các quy định của quy chế này phải được sửa đổi, bổ sung, hoặc hủy bỏ. 

4. Trước khi sửa đổi, bổ sung, hoặc ban hành mới quy định mới, Công ty cần tham khảo ý kiến của người lao động và công bố công khai nội dung quy chế sau khi sửa đổi.

5. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký, thay thế các quy định trước đây.

Bảng 01:

THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG NĂM 2023

Bảng 02:

PHÂN PHỐI DOANH THU THUẦN (CƠ BẢN)