Chữ ký số và hợp đồng điện tử: Giá trị chứng cứ khi tranh chấp tại Tòa

1. Cơ sở pháp lý về giá trị chứng cứ và phân biệt chữ ký điện tử với chữ ký số

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, thông điệp dữ liệu điện tử được thừa nhận có giá trị pháp lý tương đương văn bản bằng giấy và có giá trị làm chứng cứ gốc trước Tòa án nếu đáp ứng đồng thời hai điều kiện cốt lõi:

1. Nội dung thông điệp dữ liệu được bảo đảm tính nguyên vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp hoàn chỉnh.

2. Nội dung thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh để tham chiếu khi cần thiết.

Khi tranh chấp xảy ra, Tòa án sẽ xác định giá trị chứng cứ dựa trên độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi; cách thức bảo đảm tính nguyên vẹn dữ liệu và cách thức xác định chủ thể khởi tạo/ký số.

Tuy nhiên, rào cản lớn nhất khiến doanh nghiệp thất thế trong các vụ kiện là do sự nhầm lẫn giữa Chữ ký điện tử thông thường và Chữ ký số bảo đảm an toàn.

Dưới góc nhìn của một luật sư riêng, việc sử dụng chữ ký dán ảnh hoặc mã OTP cho các hợp đồng thương mại giá trị lớn là sự mạo hiểm pháp lý nghiêm trọng, đẩy doanh nghiệp vào nghĩa vụ chứng minh đầy gian nan khi tranh chấp.

2. Trình tự Tòa án thẩm định chứng cứ điện tử và các rủi ro khiến hợp đồng bị vô hiệu

Khi giải quyết vụ án tranh chấp hợp đồng điện tử, Thẩm phán và Hội đồng xét xử không thẩm định hồ sơ theo phương thức truyền thống mà áp dụng quy trình kiểm tra kỹ thuật hình sự và chứng thư số nghiêm ngặt.

Trình tự 3 bước Tòa án thu thập và thẩm định chứng cứ điện tử

1. Thẩm định Chứng thư số và Dấu thời gian (Timestamp): Tòa án kiểm tra Chứng thư số của các bên tại thời điểm ký có còn hiệu lực hay không; tra soát Dấu thời gian an toàn do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) cấp để xác định chính xác thời điểm giao kết.

2. Kiểm tra Giá trị băm (Hash Value) và Nhật ký hệ thống (Audit Log): So sánh giá trị băm của file hợp đồng giao nộp với file lưu vết gốc. Kiểm tra nhật ký giao dịch (Log Data) bao gồm địa chỉ IP, thiết bị ký, thời điểm thực hiện để bảo đảm không có sự can thiệp làm sai lệch dữ liệu.

3. Trưng cầu giám định chuyên môn: Trường hợp một bên kiên quyết bác bỏ chữ ký số, Tòa án sẽ trưng cầu giám định kỹ thuật tại Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc cơ quan giám định kỹ thuật hình sự để xác minh tính chính xác của chứng thư và thiết bị ký.

Nhận diện các bẫy pháp lý khiến hợp đồng điện tử mất giá trị chứng cứ

• Giao kết vượt quá thẩm quyền và buông thả quản lý Chữ ký số: Giám đốc giao USB Token và mật khẩu cho kế toán hoặc nhân viên tự do ký hợp đồng. Khi phát sinh thua lỗ, doanh nghiệp viện lý do người ký không đúng thẩm quyền. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp buông thả quản lý thiết bị ký số, Tòa án vẫn buộc doanh nghiệp chịu trách nhiệm bồi thường do lỗi quản lý.

• Văn bản bị can thiệp do không giao kết qua nền tảng chứng thực: Việc ký kết qua các file PDF tự do mà không qua Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA) khiến file dễ bị chỉnh sửa nội dung, dẫn đến việc Tòa án từ chối công nhận do vi phạm nguyên tắc "tính nguyên vẹn".

• Sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp không đạt chuẩn: Hợp đồng điện tử giao kết trên các nền tảng chưa được cấp phép làm CeCA sẽ gặp vô vàn khó khăn khi trích xuất dữ liệu chứng thực độc lập để đối soát trước Tòa.

3. Khuyến nghị thực chiến cho doanh nghiệp và vai trò của dịch vụ luật sư doanh nghiệp

Để biến hợp đồng điện tử thành công cụ giao dịch an toàn và có giá trị chứng cứ tuyệt đối, doanh nghiệp cần đưa hoạt động ký số vào quy trình nội bộ doanh nghiệp một cách bài bản.

Sự đồng hành của dịch vụ luật sư doanh nghiệp từ các công ty luật uy tín mang lại giải pháp phòng ngừa rủi ro toàn diện:

• Xây dựng Quy chế Quản lý và Sử dụng Chữ ký số nội bộ: Luật sư doanh nghiệp hỗ trợ biên soạn quy chế quản lý nội bộ, quy định rõ cá nhân quản lý khóa bí mật/USB Token, phân quyền hạn mức giá trị hợp đồng được phép ký số và quy định văn bản ủy quyền bắt buộc khi giao thiết bị ký số cho người khác.

• Thẩm định và lựa chọn nền tảng ký số đạt chuẩn: Luật sư tư vấn giúp rà soát, lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (CA) và chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA) có kết nối với Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam, tích hợp Dấu thời gian an toàn (Timestamp).

• Chuẩn hóa quy trình kiểm soát nội bộ trong lưu trữ hồ sơ: Hướng dẫn bộ phận pháp chế và văn thư xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ để lưu trữ trọn bộ "Gói chứng cứ" (Evidence Package) bao gồm: File PDF gốc, file chứng thư số, nhật ký hệ thống (Audit Log), email/thông báo giao dịch.

• Tư vấn và rà soát thẩm quyền ký kết: Thẩm định quy trình phê duyệt nội bộ trong từng giao dịch, đảm bảo người ký số đúng thẩm quyền theo Điều lệ và quản trị doanh nghiệp.

• Đại diện giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử tại Tòa án: Khi xảy ra xung đột, luật sư tư vấn doanh nghiệp sẽ đại diện tham gia làm việc với cơ quan giám định, trích xuất dữ liệu chứng cứ pháp lý và bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp tại Tòa án hoặc Trọng tài thương mại.

Chủ động chuẩn hóa quy trình giao kết và lưu trữ hợp đồng điện tử dưới sự tư vấn chuyên sâu của luật sư riêng chính là lá chắn chiến lược giúp doanh nghiệp tự tin chuyển đổi số, bảo vệ tài sản và vận hành an toàn trên thương trường.

Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải văn bản tư vấn pháp lý chính thức.Quý vị nếu có vướng mắc có liên quan, có thể liên hệ với các luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Everest để được hỗ trợ. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.