Kiểm soát giao dịch với người có liên quan trong công ty cổ phần

1. Nhận diện người có liên quan và các giao dịch thuộc diện kiểm soát

Xác định chính xác tư cách người có liên quan là bước khởi đầu có tính chất quyết định để áp dụng đúng quy trình kiểm soát nội bộ và thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật doanh nghiệp.

Người có liên quan của công ty cổ phần bao gồm các cá nhân, tổ chức có mối quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với người quản lý doanh nghiệp.

Nhóm cá nhân bao gồm: vợ, chồng, bố đẻ, bố nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột, anh dể, em dể, chị gái, em gái của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác.

Nhóm tổ chức, cá nhân sở hữu bao gồm: cá nhân, tổ chức sở hữu hoặc đại diện sở hữu từ mười phần trăm tổng số cổ phần phổ thông của công ty.

Ngoài ra, doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc đang là thành viên sáng lập hoặc người quản lý cũng thuộc diện kiểm soát chặt chẽ.

Các giao dịch bắt buộc phải trình phê duyệt bao gồm:

• Hợp đồng, giao dịch giữa công ty với cổ đông lớn hoặc người có liên quan của họ.

• Hợp đồng, giao dịch giữa công ty với thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc và người có liên quan của những cá nhân này.

• Hợp đồng, giao dịch giữa công ty với doanh nghiệp mà người quản lý công ty đang sở hữu vốn góp hoặc nắm giữ chức vụ quản lý.

Để phục vụ công tác giám sát, công ty có nghĩa vụ phải công khai danh sách người có liên quan và cập nhật thường xuyên.

Dưới góc nhìn của luật sư riêng , việc minh bạch hóa danh sách này không chỉ giúp Ban kiểm soát dễ dàng tra cứu mà còn là bằng chứng bảo vệ nhà quản trị khỏi cáo buộc giấu giếm xung đột lợi ích.

2. Thẩm quyền, quy trình phê duyệt và nguyên tắc miễn trừ biểu quyết

Pháp luật phân định rõ thẩm quyền phê duyệt hợp đồng, giao dịch với người có liên quan giữa Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông dựa trên giá trị giao dịch và bản chất của tài sản.

Hội đồng quản trị có thẩm quyền phê duyệt các hợp đồng, giao dịch có giá trị nhỏ hơn ba mươi phần trăm tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất (hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ).

Khi tiến hành biểu quyết tại phiên họp Hội đồng quản trị, thành viên có lợi ích liên quan tuyệt đối không có quyền biểu quyết.

Trường hợp giao dịch có giá trị từ ba mươi phần trăm trở lên hoặc giao dịch vay, cho vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn mười phần trăm tổng tài sản thì thuộc thẩm quyền phê duyệt của Đại hội đồng cổ đông.

Tương tự, cổ đông có lợi ích liên quan cũng không được tham gia biểu quyết đối với Nghị quyết thông qua giao dịch này.

Mọi hợp đồng, giao dịch được phê duyệt phải bảo đảm nguyên tắc bình đẳng, khách quan, theo giá thị trường và không gây thiệt hại cho công ty.

Hệ lụy pháp lý đối với hành vi vi phạm quy trình là rất nặng nề:

1. Hợp đồng, giao dịch ký kết không đúng thẩm quyền hoặc vi phạm nguyên tắc miễn trừ biểu quyết sẽ bị Tòa án tuyên vô hiệu.

2. Người ký kết, cổ đông hoặc người quản lý có liên quan phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại phát sinh, đồng thời phải hoàn trả cho công ty mọi khoản lợi thu được từ việc thực hiện giao dịch đó.

Toàn bộ quy trình nội bộ doanh nghiệp này đòi hỏi phải được thể hiện chính xác qua biên bản họp và Nghị quyết chuẩn mực.

3. Giải pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý cùng dịch vụ luật sư doanh nghiệp

Kiểm soát giao dịch với người có liên quan là thước đo tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị công ty cổ phần.

Sự tuân thủ đầy đủ quy trình phê duyệt không chỉ giúp bảo vệ tài sản doanh nghiệp mà còn là tấm lá chắn bảo vệ cá nhân người quản lý trước các nguy cơ tố tụng dân sự từ nhóm cổ đông thiểu số.

Để phòng ngừa tối đa rủi ro giao dịch bị tuyên vô hiệu, sự đồng hành của dịch vụ luật sư doanh nghiệp từ các công ty luật uy tín đóng vai trò đặc biệt quan trọng:

• Thẩm định và tra soát đối tượng: Luật sư doanh nghiệp hỗ trợ rà soát danh sách người có liên quan, đối chiếu cấu trúc sở hữu và mối quan hệ gia đình trước khi đặt bút ký kết các hợp đồng kinh tế lớn.

• Thẩm định giá trị và thẩm quyền: Đánh giá chính xác tỷ lệ giá trị giao dịch trên báo cáo tài chính gần nhất để tư vấn đúng cơ quan có thẩm quyền phê duyệt (Hội đồng quản trị hay Đại hội đồng cổ đông).

• Soạn thảo hồ sơ phê duyệt: Chuẩn hóa Tờ trình, dự thảo Nghị quyết, Biên bản kiểm phiếu và văn bản giải trình tính khách quan của giao dịch, đảm bảo tuân thủ quy chế quản lý nội bộ.

• Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ: Tư vấn thiết lập quy trình phê duyệt nội bộ đối với các hợp đồng phát sinh giữa công ty mẹ, công ty con và các bên liên kết.

Chủ động kiểm soát rủi ro thông qua việc tham vấn luật sư tư vấn chuyên nghiệp chính là bảo chứng an toàn nhất giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch, giữ vững niềm tin của các nhà đầu tư và phát triển bền vững.

Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải văn bản tư vấn pháp lý chính thức.Quý vị nếu có vướng mắc có liên quan, có thể liên hệ với các luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Everest để được hỗ trợ. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.