Quy trình họp Thực tập sinh tại Công ty Luật TNHH Everest

1- Chuẩn bị:

[1] Kỹ thuật: 15 phút trước cuộc họp, kiểm tra đảm bảo về hạ tầng như: internet, máy tính, máy chiếu, camera, âm thanh, bàn, ghế, đồ uống (nếu có); trong trường hợp họp trực tuyến gửi link Zoom trước khi bắt đầu cuộc họp 15 phút;

[2] Thời gian họp: 16 giờ chiều Thứ 7 hàng tuần;

[3] Thư ký chuẩn bị các công việc sau: (1) Thông báo mục đích, nội dung, người chủ trì, thư ký cuộc họp, thời gian họp và những vấn đề cần lưu ý vào chiều thứ 6 trước khi diễn ra cuộc họp thực tập sinh hàng tuần; (2) Tập hợp tài liệu báo cáo của các thực tập sinh vào chiều Thứ 6 và gửi trước cuộc họp; (3) Riêng số liệu bài viết tổng hợp vào trước 12 giờ ngày Thứ 7; (4) Liên hệ các thành viên trước khi cuộc họp diễn ra, kiểm tra thành phần tham gia, người có mặt, người vắng mặt.

2- Nguyên tắc tổ chức:

[1] Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự cuộc họp; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành;

[2] Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng phòng, ban, đơn vị;

[3] Kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp lý; ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản hóa thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức;

[4] Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động nghiệp vụ khác của Công ty;

[5] Tuân thủ pháp luật, bảo đảm bí mật theo quy định của pháp luật và nội quy công ty;

[6] Thời lượng cuộc họp thực tập sinh: 60 phút. (có thể nhiều hơn nếu phát sinh thêm vấn đề);

[7] Hình thức họp: Trực tiếp hoặc trực tuyến (qua Zoom).

3- Quy trình trong cuộc họp

Bước 1: Thư ký cuộc họp trình bày tóm tắt về những vấn đề sau (05 phút):

[1] Báo cáo số lượng thực tập sinh tham gia họp;

[2] Báo cáo số lượng thực tập sinh vắng mặt;

[3] Giới thiệu Luật sư tham gia cuộc họp (Mỗi buổi ít nhất có 02 Luật sư tham gia).

[4] Giới thiệu chủ đề cuộc họp

Bước 2: Báo cáo hoạt động tuần của thực tập sinh (20 phút)

Trưởng nhóm TTS báo cáo về tình hình hoạt động của nhóm:

- Những việc đã làm được trong tuần

[1] Tổng số lượng bài viết tuần/tháng của thực tập sinh; hoàn thành bao nhiêu % chỉ tiêu tháng;

[2] Báo cáo đọc sách trong tuần;

[3] Báo cáo về số lượng hồ sơ đã hỗ trợ 

[4] Số video đã đăng lên youtube;

[5] Số khách hàng đã tìm kiếm.

- Những việc chưa làm được:

[1] Nêu nguyên nhân vì sao chưa làm được

[2] Đề xuất giải pháp khắc phục

Bước 4: Thuyết trình về giá trị của công ty (5 phút)

[1] Người thuyết trình giới thiệu về giá trị cửa công ty trong thời gian;

[2] Mục đích để thực tập sinh nắm rõ các giá trị cốt lõi của công ty.

Bước 5: Trình bày về một quy chế/quy trình của công ty (10 phút)

[1] Trước mỗi buổi họp phân công 01 thực tập sinh thuyết trình về 01 quy chế của công ty;

[2] Khuyến khích thực tập sinh tự chuẩn bị slide thuyết trình.

Bước 6: Giải quyết  các vần đề khúc mắc (20 phút).

Bước 7: Thư ký tổng kết và kết thúc cuộc họp. (5 phút).

4- Biên bản họp thực tập sinh

Việc ghi nội dung diễn biến của cuộc họp thành biên bản cuộc họp được thực hiện theo chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp. Biên bản cuộc họp do đơn vị chủ trì cuộc họp soạn thảo; phải được ghi đầy đủ, chính xác, có chữ ký xác nhận của người chủ trì cuộc họp và được lưu trữ theo đúng quy định. Thời hạn hoàn thành biên bản chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp;

Biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác nội dung, diễn biến cuộc họp, gồm những nội dung chính sau đây: (i) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp; (ii) Trình tự, nội dung, vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp; (iii) Ý kiến phát biểu của những người tham dự họp; (iv) Các kết quả biểu quyết (nếu có); (v) Kết luận của người chủ trì họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.