Rủi ro quản trị công ty và vai trò của luật sư

I- Tình huống thực tế: Khi sai một thủ tục, cả nghị quyết có thể bị tranh chấp

Trong thực tiễn tư vấn và tranh tụng về doanh nghiệp, tranh chấp giữa các cổ đông thường không bắt đầu bằng một vụ việc quá lớn. Nhiều tranh chấp xuất phát từ những vấn đề tưởng như chỉ mang tính thủ tục: không triệu tập họp đúng quy định, không cung cấp tài liệu cho cổ đông, không bảo đảm quyền biểu quyết hoặc ban hành nghị quyết khi chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý.

Một trường hợp điển hình được đề cập trong thực tiễn xét xử là tranh chấp giữa cổ đông với công ty, trong đó một nhóm cổ đông phổ thông cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm bởi nhóm cổ đông đang điều hành, đại diện cho công ty.

Theo tình huống được ghi nhận, nhóm cổ đông điều hành nắm quyền kiểm soát thực tế công ty nhưng phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến việc thực hiện quyền của cổ đông. Đại hội đồng cổ đông thường niên không được tổ chức đúng thời hạn; một số tài liệu quan trọng như báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, biên bản họp Hội đồng quản trị không được cung cấp đầy đủ cho nhóm cổ đông đối lập.

Đáng chú ý hơn, nhóm cổ đông điều hành đã tổ chức các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thông qua những nghị quyết quan trọng liên quan đến tăng vốn điều lệ, phát hành cổ phần riêng lẻ và thay đổi nhân sự Hội đồng quản trị. Tuy nhiên, nhóm cổ đông còn lại cho rằng việc triệu tập, gửi thông báo, cung cấp tài liệu và tỷ lệ biểu quyết chưa đáp ứng yêu cầu pháp lý.

Cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm, nhóm cổ đông đã khởi kiện, yêu cầu hủy các nghị quyết được ban hành và yêu cầu công ty cung cấp hồ sơ, sổ sách, báo cáo tài chính, biên bản họp để cổ đông thực hiện quyền tra cứu, sao chụp.

Tại quá trình giải quyết tranh chấp, những lý do như lỗi kỹ thuật trong quá trình gửi thông báo hoặc việc hạn chế cung cấp tài liệu nhằm bảo vệ lợi ích chung của công ty không đương nhiên loại trừ trách nhiệm pháp lý. Cơ quan xét xử phải xem xét chứng cứ liên quan đến việc gửi thông báo, danh sách cổ đông, biên bản kiểm phiếu, nội dung Điều lệ và các quy định pháp luật có liên quan.

Theo tình huống trong tài liệu, Tòa án chấp nhận yêu cầu của nguyên đơn, hủy các nghị quyết bị tranh chấp và buộc công ty cung cấp thông tin, sổ sách cho cổ đông. Hệ quả không chỉ dừng lại ở việc một nghị quyết bị hủy. Những hoạt động, giao dịch hoặc phương án kinh doanh được triển khai dựa trên các quyết định quản trị bị tranh chấp có thể tiếp tục phát sinh rủi ro pháp lý, tài chính và vận hành cho doanh nghiệp.

Tình huống trên cho thấy một nguyên tắc rất quan trọng: nắm quyền kiểm soát công ty không đồng nghĩa với việc được phép bỏ qua quy trình pháp lý trong quản trị doanh nghiệp.

II- Những rủi ro của cổ đông khi quản trị công ty

Quản trị công ty cổ phần luôn tồn tại sự cân bằng giữa quyền của cổ đông, quyền điều hành của Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật và lợi ích chung của doanh nghiệp. Trong thực tế, nhiều người chỉ quan tâm đến tỷ lệ sở hữu cổ phần mà quên rằng việc thực hiện quyền cổ đông phải được đặt trong khuôn khổ pháp luật và Điều lệ công ty.

1- Cổ đông chi phối không có nghĩa là có quyền quyết định mọi việc

Một sai lầm khá phổ biến là cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm tỷ lệ sở hữu lớn cho rằng mình có thể quyết định mọi vấn đề trong công ty. Suy nghĩ này đặc biệt nguy hiểm khi nhóm cổ đông chi phối đồng thời nắm giữ các vị trí quản lý, điều hành. Khi quyền lực kinh tế, quyền biểu quyết và quyền quản lý tập trung vào một nhóm người, nguy cơ chủ quan trong việc tuân thủ quy trình càng cao. Một số người có thể cho rằng nếu mình đang nắm đa số cổ phần thì việc tổ chức cuộc họp, biểu quyết hay ban hành nghị quyết chỉ là thủ tục nội bộ. Trên thực tế, những thủ tục này có thể trở thành căn cứ quan trọng để đánh giá tính hợp pháp của quyết định quản trị. Việc gửi thông báo không đúng thời hạn, không cung cấp đầy đủ tài liệu, xác định sai danh sách cổ đông có quyền tham dự, không bảo đảm điều kiện tiến hành cuộc họp hoặc không đáp ứng tỷ lệ biểu quyết cần thiết đều có thể trở thành điểm yếu khi nghị quyết bị tranh chấp.

2- Rủi ro nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị bị yêu cầu hủy bỏ

Nghị quyết quản trị doanh nghiệp thường là cơ sở để công ty thực hiện những hoạt động quan trọng như tăng vốn, phát hành cổ phần, thay đổi nhân sự quản lý, đầu tư, giao dịch tài sản hoặc triển khai các chiến lược kinh doanh. Nếu quy trình hình thành nghị quyết có sai sót nghiêm trọng, nghị quyết đó có thể trở thành đối tượng tranh chấp. Rủi ro càng lớn nếu doanh nghiệp đã sử dụng nghị quyết làm căn cứ để triển khai hàng loạt giao dịch tiếp theo. Khi đó, tranh chấp không còn đơn giản là vấn đề giữa hai nhóm cổ đông. Nó có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, quan hệ với đối tác, tình trạng tài sản, quyền lợi của người lao động và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

3- Rủi ro trách nhiệm cá nhân của người quản lý

Một vấn đề mà các cổ đông đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật hoặc người quản lý doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là trách nhiệm cá nhân. Quyền quản lý không chỉ mang lại quyền quyết định mà còn đi kèm nghĩa vụ tuân thủ pháp luật, Điều lệ và bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty. Nếu người quản lý tham gia biểu quyết, quyết định hoặc tổ chức thực hiện những hành vi trái pháp luật, trái Điều lệ và gây thiệt hại, họ có thể phải đối mặt với yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật và các căn cứ cụ thể của vụ việc. Do đó, trước khi ký một nghị quyết, hợp đồng hoặc quyết định quan trọng, người quản lý không nên chỉ đặt câu hỏi: “Tôi có đủ quyền để ký hay không?” mà cần đặt thêm câu hỏi: “Quyết định này đã được hình thành đúng thẩm quyền, đúng trình tự và có bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty hay chưa?”

4- Rủi ro đối với cổ đông thiểu số

Nếu cổ đông chi phối có nguy cơ lạm dụng quyền quản trị thì cổ đông thiểu số lại thường phải đối mặt với một nhóm rủi ro khác. Đó có thể là việc khó tiếp cận thông tin, khó giám sát tình hình tài chính, không được bảo đảm đầy đủ quyền tham gia quản trị hoặc đứng trước nguy cơ bị pha loãng tỷ lệ sở hữu. Trong trường hợp xung đột lợi ích giữa các nhóm cổ đông kéo dài, cổ đông thiểu số có thể rơi vào tình trạng thiếu thông tin nhưng vẫn phải chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các quyết định của công ty. Vì vậy, cổ đông thiểu số không nên hiểu rằng tỷ lệ sở hữu nhỏ đồng nghĩa với việc không có công cụ pháp lý để bảo vệ quyền lợi. Ngược lại, việc hiểu đúng quyền tiếp cận thông tin, quyền tham dự và biểu quyết, quyền yêu cầu cung cấp tài liệu và các cơ chế giải quyết tranh chấp có ý nghĩa rất quan trọng.

5- Rủi ro đối với chính doanh nghiệp và bên thứ ba

Tranh chấp cổ đông kéo dài có thể khiến doanh nghiệp rơi vào trạng thái “đóng băng” về quản trị. Các nhóm cổ đông không thống nhất, Hội đồng quản trị không thể đưa ra quyết định, Đại hội đồng cổ đông liên tục phát sinh tranh chấp hoặc nghị quyết bị yêu cầu hủy có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Đối với bên thứ ba, sự bất ổn trong quản trị cũng có thể làm gia tăng rủi ro khi ký kết hợp đồng, giao dịch tài chính hoặc hợp tác đầu tư với doanh nghiệp. Do đó, tranh chấp cổ đông không đơn thuần là “chuyện nội bộ”. Nếu không được kiểm soát, nó có thể trở thành rủi ro đối với toàn bộ hệ thống hoạt động của doanh nghiệp.

III- Những vấn đề cổ đông cá nhân, doanh nghiệp cần lưu ý khi quản trị công ty

Phòng ngừa tranh chấp luôn hiệu quả hơn việc xử lý hậu quả. Đối với cổ đông cá nhân, cổ đông là tổ chức hoặc nhóm cổ đông cùng tham gia quản trị công ty, một số vấn đề cần đặc biệt chú ý gồm:

1- Điều lệ công ty phải được xây dựng phù hợp với thực tế

Điều lệ không nên chỉ được xem là một bộ hồ sơ phục vụ thủ tục thành lập doanh nghiệp. Đây chính là một trong những “luật chơi nội bộ” quan trọng nhất của công ty. Điều lệ cần được thiết kế phù hợp với cơ cấu cổ đông, tỷ lệ sở hữu, mô hình quản trị và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Các vấn đề về triệu tập họp, quyền biểu quyết, thẩm quyền của từng cơ quan, cơ chế kiểm soát và xử lý tình trạng bế tắc cần được quy định rõ ràng. Đặc biệt, đối với công ty có hai nhóm cổ đông lớn với tỷ lệ sở hữu tương đối cân bằng, cần tính đến phương án xử lý tình trạng không đạt được đồng thuận.

2- Cân nhắc thỏa thuận cổ đông

Bên cạnh Điều lệ, các cổ đông sáng lập hoặc nhóm cổ đông có thể cân nhắc xây dựng Thỏa thuận cổ đông phù hợp với nhu cầu thực tế. Thỏa thuận có thể đề cập đến quyền và nghĩa vụ của các bên, lộ trình góp vốn, cơ chế chuyển nhượng, quyền ưu tiên, bảo mật, hạn chế cạnh tranh và phương án xử lý khi phát sinh bất đồng. Một thỏa thuận tốt không phải là văn bản được xây dựng khi tranh chấp đã xảy ra. Giá trị lớn nhất của nó nằm ở việc dự liệu tranh chấp trước khi tranh chấp xuất hiện.

3- Chuẩn hóa quy trình họp và ban hành nghị quyết

Mọi cuộc họp Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông nên được thực hiện theo một quy trình thống nhất. Doanh nghiệp cần kiểm soát từ khâu xác định người có quyền tham dự, chuẩn bị chương trình, gửi thông báo, cung cấp tài liệu, tiến hành họp, biểu quyết, kiểm phiếu, lập biên bản cho đến ban hành và lưu trữ nghị quyết. Không nên xem đây là công việc hành chính đơn thuần. Trong một vụ tranh chấp, chính những tài liệu tưởng như rất nhỏ như thông báo mời họp, bằng chứng gửi thông báo, danh sách cổ đông, phiếu biểu quyết, biên bản họp hoặc tài liệu kèm theo có thể trở thành chứng cứ quyết định.

4- Minh bạch thông tin và sổ sách doanh nghiệp

Quản trị tốt phải đi cùng minh bạch thông tin. Doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế tiếp nhận, xử lý yêu cầu cung cấp thông tin của cổ đông; đồng thời xác định rõ loại tài liệu, trình tự tra cứu, phương thức sao chụp và trách nhiệm bảo mật thông tin. Việc từ chối cung cấp thông tin một cách tùy tiện có thể làm gia tăng nghi ngờ và đẩy mâu thuẫn giữa các cổ đông lên cao. Nếu có lý do chính đáng để hạn chế việc tiếp cận một loại thông tin cụ thể, doanh nghiệp cũng nên có cơ sở pháp lý và quy trình xử lý rõ ràng thay vì chỉ trả lời bằng lý do chung chung như “bảo mật”.

5- Cổ đông cần lưu giữ chứng cứ về việc thực hiện quyền

Đối với cổ đông, đặc biệt là cổ đông đang có bất đồng với nhóm điều hành, việc lưu giữ chứng cứ có ý nghĩa rất quan trọng. Các email yêu cầu cung cấp tài liệu, văn bản đề nghị triệu tập họp, thông báo họp, tài liệu cuộc họp, nghị quyết, biên bản, chứng cứ gửi nhận và những phản hồi từ phía công ty nên được lưu trữ có hệ thống. Trong tranh chấp doanh nghiệp, câu hỏi không chỉ là “ai đúng?”, mà còn là “ai có thể chứng minh được điều mình cho là đúng?”

6- Không nên chờ tranh chấp xảy ra mới tìm đến luật sư

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ tìm luật sư khi đã nhận được đơn khởi kiện hoặc khi tranh chấp đã trở nên nghiêm trọng. Trong khi đó, nhiều rủi ro có thể được phát hiện từ trước. Luật sư có thể tham gia ngay từ giai đoạn thiết kế Điều lệ, xây dựng thỏa thuận cổ đông, chuẩn hóa quy trình họp, kiểm tra hồ sơ nghị quyết hoặc tư vấn phương án xử lý bất đồng giữa các nhóm cổ đông. Chi phí và thời gian phòng ngừa thường thấp hơn rất nhiều so với việc giải quyết một tranh chấp đã kéo dài và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

IV- Vai trò của luật sư tư vấn và luật sư tranh tụng

Trong quản trị doanh nghiệp, luật sư không chỉ xuất hiện khi công ty “có chuyện”. Vai trò của luật sư có thể được chia thành hai giai đoạn: phòng ngừa rủi ro và xử lý tranh chấp.

1- Luật sư tư vấn – xây dựng “lá chắn” pháp lý

Ở giai đoạn phòng ngừa, luật sư có thể rà soát cơ cấu pháp lý của doanh nghiệp, Điều lệ, quy chế quản trị, cơ chế phân quyền và quyền của các nhóm cổ đông. Đối với doanh nghiệp có nhiều cổ đông hoặc có nhà đầu tư tổ chức, luật sư có thể tư vấn xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bên, dự liệu các tình huống bế tắc và đề xuất phương án bảo vệ quyền lợi hợp pháp của từng nhóm. Luật sư cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; rà soát thông báo, chương trình họp, tài liệu, biên bản và nghị quyết trước khi ban hành. Mục tiêu không phải là làm cho hồ sơ “đẹp” về hình thức mà là giảm thiểu những điểm yếu pháp lý có thể bị sử dụng để tranh chấp sau này.

2- Luật sư đồng hành khi mâu thuẫn cổ đông bắt đầu xuất hiện

Không phải mọi bất đồng cổ đông đều cần đưa ra Tòa án. Khi mâu thuẫn mới phát sinh, luật sư có thể đánh giá lợi ích và vị thế pháp lý của từng bên, từ đó đề xuất các phương án như thương lượng, hòa giải, chuyển nhượng hoặc mua lại cổ phần, thoái vốn, tái cấu trúc quyền quản trị hoặc xây dựng cơ chế hợp tác mới. Giải quyết tranh chấp ở giai đoạn sớm thường giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động, hạn chế tổn thất về tài chính và tránh làm sâu sắc thêm mối quan hệ giữa các cổ đông.

3- Luật sư tranh tụng – bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp đã phát sinh

Khi tranh chấp không thể giải quyết bằng thương lượng, luật sư tranh tụng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược pháp lý. Luật sư cần rà soát toàn bộ hồ sơ, xác định hành vi vi phạm, đánh giá chứng cứ, xác định yêu cầu pháp lý và lựa chọn phương án giải quyết phù hợp. Trong tranh chấp về nghị quyết doanh nghiệp, các vấn đề cần kiểm tra có thể bao gồm thẩm quyền triệu tập, trình tự gửi thông báo, tài liệu cuộc họp, điều kiện tiến hành, tỷ lệ biểu quyết, nội dung nghị quyết và thẩm quyền của cơ quan ban hành. Đồng thời, luật sư có thể đại diện hoặc hỗ trợ khách hàng trong quá trình thương lượng, hòa giải, chuẩn bị hồ sơ tố tụng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp trước Tòa án hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp có thẩm quyền.

4- Đánh giá chứng cứ và rủi ro ngay từ đầu

Một vụ tranh chấp doanh nghiệp có thể chứa hàng trăm tài liệu: Điều lệ, danh sách cổ đông, nghị quyết, biên bản họp, email, hợp đồng, báo cáo tài chính, chứng từ thanh toán và các tài liệu trao đổi giữa các bên. Luật sư tranh tụng có nhiệm vụ không chỉ “đưa vụ việc ra Tòa” mà còn phải xác định đâu là chứng cứ có giá trị, đâu là điểm mạnh, điểm yếu của khách hàng và đâu là rủi ro có thể phát sinh. Từ đó, khách hàng có cơ sở để quyết định nên tiếp tục kiện tụng, thương lượng hay lựa chọn một phương án khác.

5- Chủ động bảo vệ tài sản và quyền lợi trong tình huống khẩn cấp

Trong những vụ việc có nguy cơ tài sản bị chuyển dịch, quyền kiểm soát doanh nghiệp bị thay đổi hoặc nghị quyết đang tranh chấp có thể gây hậu quả nghiêm trọng, việc đánh giá các biện pháp pháp lý phù hợp cần được thực hiện nhanh chóng. Tùy từng vụ việc và điều kiện pháp luật, luật sư có thể tư vấn khách hàng về các yêu cầu, thủ tục và biện pháp cần thiết để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Điều quan trọng là không được chờ đến khi hậu quả đã xảy ra mới bắt đầu thu thập chứng cứ và tìm kiếm phương án xử lý.

Kết luận:

Quản trị tốt không chỉ cần năng lực kinh doanh mà còn cần tư duy pháp lý. Một doanh nghiệp có thể sở hữu sản phẩm tốt, nguồn vốn lớn và đội ngũ kinh doanh mạnh nhưng vẫn đối mặt với rủi ro nghiêm trọng nếu hệ thống quản trị thiếu chặt chẽ. Đối với cổ đông chi phối, đừng cho rằng tỷ lệ sở hữu lớn đồng nghĩa với quyền lực tuyệt đối. Đối với cổ đông thiểu số, đừng cho rằng mình không có khả năng bảo vệ quyền lợi. Đối với người quản lý doanh nghiệp, đừng coi các thủ tục họp, biểu quyết, lập biên bản và ban hành nghị quyết chỉ là công việc hành chính. 

Và đối với doanh nghiệp, đừng chờ đến khi nhận được đơn khởi kiện mới bắt đầu tìm kiếm sự hỗ trợ pháp lý. Một hệ thống quản trị tốt phải được xây dựng từ trước khi tranh chấp xuất hiện. Khi có dấu hiệu bất đồng, việc nhận diện sớm rủi ro và lựa chọn đúng phương án xử lý có thể quyết định việc doanh nghiệp tiếp tục ổn định hoạt động hay rơi vào vòng xoáy tranh chấp kéo dài. Cá nhân, tổ chức, cổ đông đang tham gia quản trị công ty hoặc đang gặp vướng mắc, tranh chấp nội bộ nên chủ động tìm kiếm ý kiến tư vấn pháp lý phù hợp. Hãy liên hệ ngay với các luật sư giàu kinh nghiệm để được đánh giá vụ việc và xây dựng phương án tối ưu nhất.

 Về Công ty Luật TNHH Everest

• Hotline: (024) 66.527.527

• Email: info@everest.org.vn

• Trực tiếp: Tại các Văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.

Phòng ngừa đúng từ đầu – xử lý đúng khi tranh chấp – bảo vệ tốt nhất quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông, doanh nghiệp.