Doanh nghiệp làm gì khi phát hiện hàng giả nhãn hiệu của mình?

1- Các bước khẩn cấp nội bộ: thu thập chứng cứ và đánh giá thiệt hại

Ngay tại thời điểm phát hiện ra hàng giả mang nhãn hiệu của công ty mình, phản xạ tự nhiên của hầu hết các chủ doanh nghiệp là tức giận và muốn ngay lập tức đăng đàn đính chính trên mạng xã hội hoặc trực tiếp liên hệ với bên vi phạm để đe dọa, yêu cầu dừng ngay hành vi trái pháp luật. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tiễn từ các chuyên gia pháp lý, đây lại là một sai lầm nghiêm trọng có thể dẫn đến việc "rút dây động rừng". Đối tượng làm giả có thể ngay lập tức tẩu tán tài sản, xóa bỏ các dấu vết vi phạm trên nền tảng internet, tiêu hủy hàng hóa tồn kho và lẩn trốn, khiến bạn mất đi toàn bộ cơ sở để khởi kiện hoặc yêu cầu cơ quan chức năng can thiệp.

(i) Thay vì phản ứng bốc đồng, bước đi đầu tiên và quan trọng nhất là phải âm thầm tiến hành thu thập và cố định chứng cứ một cách bài bản, toàn diện. Quá trình thu thập chứng cứ cần được thực hiện thông qua hình thức mua hàng bí mật. Doanh nghiệp nên cử nhân viên hoặc thông qua một bên thứ ba độc lập tiến hành đặt mua các sản phẩm nghi ngờ là hàng giả trên tất cả các kênh mà đối tượng đang phân phối, từ cửa hàng trực tiếp cho đến các sàn thương mại điện tử hoặc các hội nhóm trên mạng xã hội. Khi nhận hàng, hãy đặc biệt chú ý lưu giữ toàn bộ các giấy tờ liên quan như hóa đơn mua bán, biên lai giao nhận, phiếu chuyển phát nhanh, thông tin người gửi, số điện thoại và địa chỉ kho hàng. Đối với các hành vi vi phạm diễn ra trên không gian mạng, doanh nghiệp không thể chỉ đơn thuần chụp màn hình điện thoại hay máy tính vì những hình ảnh này rất dễ bị bác bỏ trước cơ quan có thẩm quyền với lý do có thể bị chỉnh sửa bằng phần mềm. Thay vào đó, bạn cần nhanh chóng liên hệ với các Văn phòng Thừa phát lại để yêu cầu lập vi bằng ghi nhận lại toàn bộ hiện trạng trang web, bài đăng quảng cáo, bình luận giao dịch, và đường link chào bán sản phẩm vi phạm. Vi bằng này sẽ là chứng cứ vật chất có giá trị pháp lý vững chắc, không thể chối cãi khi đưa vụ việc ra giải quyết.

(ii) Sau khi đã thu thập đủ các mẫu vật vi phạm và cố định được bằng chứng, bước tiếp theo là doanh nghiệp cần thành lập ngay một tổ công tác nội bộ để tiến hành đánh giá, phân tích và lập hồ sơ so sánh. Đội ngũ này cần am hiểu sâu sắc về kỹ thuật, thiết kế và tiêu chuẩn chất lượng của công ty. Họ sẽ có nhiệm vụ lập ra một bảng so sánh chi tiết, chỉ ra từng điểm khác biệt dù là nhỏ nhất giữa sản phẩm chính hãng và hàng giả. Các yếu tố cần đưa lên bàn cân để so sánh bao gồm thiết kế bao bì, chất liệu, màu sắc, font chữ logo, tem chống hàng giả, mã vạch, và cấu tạo thành phần bên trong. Một hồ sơ phân biệt thật - giả rõ ràng, có hình ảnh minh họa sắc nét sẽ là vũ khí sắc bén giúp các cơ quan quản lý dễ dàng nhận diện và có cơ sở pháp lý vững chắc để tiến hành các biện pháp xử lý tiếp theo.

(iii) Đồng thời, trong giai đoạn đánh giá nội bộ này, doanh nghiệp cũng cần tiến hành rà soát lại toàn bộ hồ sơ pháp lý liên quan đến nhãn hiệu của mình. Bạn cần đảm bảo rằng Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu do Cục Sở hữu Trí tuệ cấp vẫn còn hiệu lực và bao trùm đúng các nhóm sản phẩm, dịch vụ mà đối tượng đang làm giả. Nếu phát hiện vi phạm diễn ra trên các sàn thương mại điện tử lớn, bộ phận pháp chế có thể sử dụng chính hồ sơ pháp lý này cùng với bảng phân tích thật - giả để kích hoạt cơ chế khiếu nại (Report) trên các nền tảng đó. Hầu hết các sàn thương mại điện tử hiện nay đều có chính sách bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ nghiêm ngặt. Khi nhận được khiếu nại hợp lệ, họ sẽ nhanh chóng tiến hành khóa gian hàng vi phạm, gỡ bỏ sản phẩm, giúp doanh nghiệp tạm thời ngăn chặn được việc phát tán hàng hóa kém chất lượng đến tay người tiêu dùng.

2- Phối hợp với cơ quan chức năng và thực thi các biện pháp pháp lí 

Sau khi đã hoàn tất bước thu thập chứng cứ và củng cố hồ sơ nội bộ, doanh nghiệp không nên tự mình giải quyết cuộc chiến pháp lý phức tạp này mà cần tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia. Việc đầu tiên trong giai đoạn này là liên hệ ngay với một luật sư tư vấn chuyên nghiệp, đặc biệt là những người có chuyên môn sâu về lĩnh vực sở hữu trí tuệ. Khác với những vi phạm dân sự thông thường, các vụ việc liên quan đến hàng giả và xâm phạm nhãn hiệu đòi hỏi sự am hiểu tường tận về các quy định pháp luật chuyên ngành cũng như kinh nghiệm làm việc thực tiễn với các cơ quan quản lý nhà nước. Một luật sư tư vấn dày dạn kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá toàn diện bức tranh pháp lý, xác định mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm, từ đó vạch ra một chiến lược xử lý tối ưu nhất - có thể là áp dụng biện pháp hành chính, khởi kiện dân sự hay thậm chí là đề nghị khởi tố hình sự. Dựa trên lời khuyên của luật sư, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc gửi thư cảnh cáo yêu cầu bên vi phạm chấm dứt ngay hành vi, tiêu hủy hàng hóa và bồi thường thiệt hại trước khi áp dụng các biện pháp mạnh tay hơn.

Trong trường hợp bên vi phạm tỏ ra ngoan cố, phớt lờ cảnh báo hoặc quy mô làm hàng giả quá lớn, doanh nghiệp cần khẩn trương phối hợp với cơ quan chức năng để xử lý triệt để. Trước khi nộp đơn yêu cầu xử lý xâm phạm, một bước đi chiến lược quan trọng là xin kết luận giám định từ Viện Khoa học Sở hữu Trí tuệ (VIPRI). Kết luận giám định khẳng định sản phẩm nghi ngờ là yếu tố xâm phạm quyền đối với nhãn hiệu sẽ là "tấm vé thông hành" quyền lực nhất để các cơ quan chức năng như Quản lý thị trường, Thanh tra Khoa học Công nghệ hoặc Cảnh sát điều tra tội phạm về tham nhũng, kinh tế, buôn lậu (Cảnh sát kinh tế) lập tức tiến hành thanh tra, khám xét và tịch thu hàng hóa vi phạm một cách hợp pháp. Sự can thiệp kịp thời của các lực lượng nhà nước không chỉ giúp cắt đứt nguồn cung cấp hàng hóa vi phạm trên thị trường mà còn mang tính răn đe mạnh mẽ, thể hiện thái độ không khoan nhượng của doanh nghiệp trước các hành vi kinh doanh gian lận.

Khi vụ việc đi đến mức độ nghiêm trọng, gây thiệt hại nặng nề và cần phải giải quyết tại tòa án, vai trò của một luật sư tranh tụng trở nên vô cùng quan trọng và không thể thay thế. Khác với giai đoạn tư vấn ban đầu, luật sư tranh tụng sẽ là người trực tiếp đại diện cho doanh nghiệp tham gia vào các phiên tòa dân sự hoặc hình sự. Họ sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ từ việc soạn thảo đơn khởi kiện, củng cố lập luận pháp lý, trình bày các chứng cứ một cách thuyết phục trước Hội đồng xét xử, cho đến việc tiến hành tranh tụng sắc bén để bảo vệ tối đa quyền lợi cho thân chủ. Thông qua con đường tòa án, doanh nghiệp không chỉ có quyền yêu cầu bên vi phạm chấm dứt vĩnh viễn hành vi sản xuất, buôn bán hàng giả, mà còn có quyền đòi bồi thường những thiệt hại to lớn về mặt vật chất (như doanh thu sụt giảm, chi phí khắc phục hậu quả, chi phí thuê luật sư) và tổn thất về mặt tinh thần, uy tín thương hiệu. Hơn thế nữa, tòa án có thể ban hành phán quyết buộc đối tượng vi phạm phải xin lỗi, cải chính công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng, qua đó trực tiếp minh oan và khẳng định lại chất lượng sản phẩm chính hãng của công ty.

Cuối cùng, song song với các biện pháp pháp lý cứng rắn, doanh nghiệp tuyệt đối không được bỏ qua chiến lược truyền thông và chăm sóc khách hàng. Khi thông tin về hàng giả bắt đầu lan truyền, người tiêu dùng sẽ là những người hoang mang và lo lắng nhất. Sự minh bạch thông tin luôn là chìa khóa vàng để giữ gìn lòng tin. Doanh nghiệp cần chủ động phát đi thông cáo báo chí chính thức, đăng tải các bài viết hướng dẫn chi tiết cách phân biệt thật - giả trên website, fanpage và các kênh truyền thông chính thức của công ty. Thiết lập một đường dây nóng (hotline) chuyên tiếp nhận các phản ánh về hàng kém chất lượng cũng là một cách hiệu quả để biến người tiêu dùng thành những "cộng tác viên" đắc lực, giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện, khoanh vùng và triệt phá tận gốc các mạng lưới làm hàng nhái, qua đó bảo vệ toàn vẹn giá trị cốt lõi và hình ảnh tốt đẹp của thương hiệu mình.

3- Kết luận về việc phát hiện hàng giả nhãn hiệu của mình

Tóm lại, cuộc chiến chống lại hàng giả vi phạm nhãn hiệu luôn đòi hỏi sự bình tĩnh, quyết đoán và một chiến lược triển khai bài bản. Từ việc âm thầm thu thập chứng cứ, đánh giá thiệt hại nội bộ, cho đến việc nhờ cậy sự hỗ trợ của luật sư tư vấn và luật sư tranh tụng để xử lý tận gốc vấn đề, mọi bước đi đều mang tính sống còn đối với thương hiệu. Doanh nghiệp cần chủ động hành động quyết liệt và minh bạch thông tin, qua đó không chỉ bảo vệ tối đa quyền lợi của khách hàng mà còn giữ vững uy tín phát triển bền lâu trên thị trường.

Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải văn bản tư vấn pháp lý chính thức. Quý Vị nếu có vướng mắc có liên quan, có thể liên hệ với các luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Everest để được hỗ trợ. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.