Hướng dẫn xây dựng quy chế quản lý kênh bán hàng cho doanh nghiệp

1. Tổng quan và mục tiêu của quy chế quản lý kênh bán hàng

[a] Quy chế quản lý kênh bán hàng là gì

Quy chế quản lý kênh bán hàng là văn bản quy định toàn bộ chuẩn mực vận hành nội bộ, áp dụng thống nhất cho Ban Giám đốc, phòng Marketing, Chuyên viên kinh doanh (Sales) cho đến bộ phận chuyên môn.

[b] Mục tiêu chiến lược của quy chế

Một quy chế bán hàng chuẩn SEO và quản trị cần đạt được các mục tiêu cốt lõi:

Chuẩn hóa 100% quy trình tiếp thị: Kiểm soát chặt chẽ từ khâu tiếp cận, báo giá đến chốt hợp đồng.

Loại bỏ rủi ro pháp lý: Đảm bảo mọi cam kết, hợp đồng dịch vụ đều tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật.

Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi: Phân định rõ vai trò giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý yêu cầu của khách hàng.

2. Phát triển và quản lý hệ thống kênh bán hàng đa kênh

Toàn bộ hệ thống phân phối của doanh nghiệp nên được chia thành 3 kênh cốt lõi:

[a] Kênh bán hàng trực tiếp

Kênh bán hàng trực tiếp (direct sales) là trụ cột uy tín đối với các gói dịch vụ cao cấp như setup doanh nghiệp hay tư vấn pháp lý.

Hoạt động chính: Tư vấn chuyên sâu tại văn phòng, hội thảo chuyên đề, kết nối hiệp hội doanh nghiệp.

Quy định vận hành: Nhân viên kinh doanh phối hợp cùng chuyên gia/luật sư thẩm định mô hình kinh doanh, tư vấn cấu trúc vốn và phương án quản trị rủi ro ngay từ giai đoạn đầu để tạo niềm tin tuyệt đối với khách hàng.

[b] Kênh bán hàng trực tuyến

Nhằm mở rộng thị phần theo đúng quy chế phát triển thương hiệu số, Kênh bán hàng trực tuyến (digital) đóng vai trò thu hút nguồn khách hàng tiềm năng tự động.

Hoạt động chính: Tối ưu hệ thống Website chuẩn SEO với các từ khóa chiến lược (setup doanh nghiệp, quy chế quản lý, tư vấn pháp lý), kết hợp quảng cáo chuyển đổi trên mạng xã hội.

Quy định kiểm duyệt: 100% nội dung truyền thông online phải được kiểm duyệt pháp lý trước khi xuất bản để tránh đưa thông tin sai lệch gây ảnh hưởng đến uy tín công ty.

[c] Kênh bán hàng qua đối tác

Hợp tác doanh nghiệp - doanh nghiệp (B2B) giúp đa dạng hóa nguồn khách hàng thông qua mạng lưới quỹ đầu tư, vườn ươm khởi nghiệp, đơn vị kế toán - thuế và ngân hàng.

Quy chế minh bạch: Mọi thỏa thuận hợp tác phải ghi nhận bằng văn bản pháp lý, quy định rõ tỷ lệ chiết khấu trên doanh thu thực thu.

3. Quy trình vận hành và khung báo giá dịch vụ

[a] Quy trình phối hợp vận hành giữa sales và đội ngũ luật sư

Đặc thù của dịch vụ pháp lý đòi hỏi tính chính xác cao, do đó quy trình phối hợp giữa bộ phận Bán hàng và Đội ngũ Luật sư được quy định chặt chẽ qua các bước liên hoàn. Ngay khi tiếp nhận nhu cầu setup doanh nghiệp từ khách hàng, Chuyên viên kinh doanh có trách nhiệm thu thập thông tin sơ bộ và chuyển cho luật sư chuyên trách đánh giá trong vòng 24 giờ.

Luật sư tư vấn sẽ trực tiếp xây dựng giải pháp pháp lý chi tiết và gửi bộ phận Sales lập báo giá. Việc phân định rõ vai trò giúp đẩy nhanh tốc độ chốt hợp đồng nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cam kết với khách hàng.

[b] Quy chế quản lý doanh thu và khung báo giá

Toàn bộ hoạt động báo giá và thu tiền dịch vụ phải tuân thủ nghiêm ngặt quy chế quản lý tài chính của công ty. Khung giá cho từng gói setup doanh nghiệp được niêm yết công khai nội bộ và áp dụng thống nhất.

Chuyên viên kinh doanh không được tự ý giảm giá dịch vụ ngoài hạn mức quy định nếu chưa có sự phê duyệt bằng văn bản từ Ban Giám đốc hoặc Luật sư Điều hành. Mọi khoản doanh thu phát sinh phải được ghi nhận minh bạch trên hệ thống quản trị chung để làm cơ sở tính thưởng và nghiệm thu hợp đồng.

4. Cơ chế động lực, đào tạo và quản trị rủi ro

[a] Chính sách hoa hồng và đào tạo nội bộ

Phân chia hoa hồng: trích từ doanh thu thuần sau khi trừ chi phí nghĩa vụ nhà nước, chia rõ tỷ lệ cho Sales chốt hợp đồng và Chuyên gia/Luật sư thực thi dự án.

Đào tạo chuẩn hóa: định kỳ hàng tháng tổ chức huấn luyện giao thoa kiến thức: Luật sư đào tạo kiến thức pháp lý cho Sales; bộ phận Marketing chia sẻ về tâm lý khách hàng cho đội ngũ chuyên môn.

[b] Quản trị rủi ro và bảo mật thông tin

Bảo mật tuyệt đối: mọi phương án setup, cấu trúc cổ đông của khách hàng được bảo vệ theo quy chế NDA.

Kiểm soát xung đột lợi ích: thực hiện quy trình Conflict Check.

5. Giải pháp set up doanh nghiệp và chuẩn hóa quy trình của Công ty Luật TNHH Everest

Xây dựng một bộ quy chế bán hàng vận hành hiệu quả và đúng pháp luật không phải là điều dễ dàng đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang trong quá trình tái cấu trúc.

Với đội ngũ 20 nhân sự nhiệt huyết cùng các luật sư giàu kinh nghiệm, Công ty Luật TNHH Everest cung cấp Gói dịch vụ Setup doanh nghiệp toàn diện:

• Tư vấn và thiết lập cấu trúc quản trị, sơ đồ tổ chức tối ưu.

• Soạn thảo toàn bộ hệ thống Quy chế nội bộ (Quy chế bán hàng, Quy chế tài chính, Quy chế nhân sự).

• Đồng hành hỗ trợ hiệu chỉnh và bảo hành pháp lý từ 03 đến 06 tháng sau bàn giao.

Đặc biệt: Tải ngay bộ mẫu Quy chế quản lý kênh bán hàng và nhận 01 buổi tư vấn 1-1 cùng Luật sư điều hành.

Bạn đang cần chuẩn hóa quy trình vận hành cho doanh nghiệp?

Hãy để lại thông tin hoặc liên hệ ngay với Công ty Luật TNHH Everest để được chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.