Kỹ năng soạn thảo quyết định, nghị quyết

Quyết định là loại văn bản được doanh nghiệp thường xuyên sử dụng với mục đích để quyết định một vấn đề nào đó trong hoạt động quản lý, điều hành. Việc soạn thảo quyết định, nghị quyết cũng do người làm pháp chế doanh doạnh thực hiện theo yêu cầu của chủ doanh nghiệp. Vậy kỹ năng soạn thảo quyết định, nghị quyết có gì nổi bật? Cùng Luật Everest tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé.

Các văn bản thực hiện việc quản lý điều hành doanh nghiệp

Các văn bản thường phát sinh trong hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp thường ngày mà người làm pháp chế thường phải soạn thảo có thể liệt kê ra bao gồm: Công văn, nghị quyết, quyết định, thông báo, tờ trình…

Trong hoạt động quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp, đối với một số loại văn bản nội bộ như tờ trình, thông báo nội bộ… người làm pháp chế có thể tùy nghi thiết kế các biểu mẫu. Làm sao cho thuận lợi với việc sử dụng, hoặc hoàn thiện thể thức theo yêu cầu cả doanh nghiệp nếu có.

Bên cạnh đó có những văn bản được doanh nghiệp ban hành theo thẩm quyền nội bộ, có vai trò pháp lý quan trọng, mà nếu không tuân thủ các yêu cầu soạn thảo, rà soát nghiêm ngặt sẽ có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Đó là các loại văn bản như công văn, nghị quyết, quyết định.

Tham khảo thêm về: Rủi ro của người làm pháp chế doanh nghiệp

Trong đó, quyết định được ban hành trong doanh nghiệp dùng để quyết định bất kỳ một vấn đề nào đó trong hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp, từ việc ban hành quy định nội bộ, thành lập, giải thể bộ phận nào đó trong doanh nghiệp, để bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật nhân viên,…

Kỹ năng soạn thảo quyết định, nghị quyết

Về thể thức

Trường hợp nếu doanh nghiệp không có yêu cầu về chuẩn mực văn bản theo yêu cầu của doanh nghiệp, lúc này, người soạn thảo có thể tham khảo theo thể thức chung của văn bản hành chính. Cụ thể quy định tại mẫu số 1.2 – Phụ lục III (Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp) hoặc mẫu 1.3 – Phụ lục III (Quyết định quy định gián tiếp) ban hành kèm theo Nghị định số 30//2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Xem thêm: Nghĩa vụ tài sản của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp

Về cách trình bày phần nội dung của quyết định, nghị quyết

Trình bày quyết định

Đối với cách trình bày phần nội dung của quyết định, theo kinh nghiệm của chúng tôi, người làm pháp chế nếu chưa có kinh nghiêm, có thể tham khảo nhiều văn bản quyết định mà doanh nghiệp đã ban hành, đăng tải trên các trang thông tin điện tử của các doanh nghiệp. Từ đó có thể tham khào cách trình bày phần nội dung của quyết định.

Theo chúng tôi, người làm pháp chế nên trình bày quyết định theo cơ cấu 03 điều khỏan, theo thứ tự trình bày bao gồm:

• Điều khoản chứa đựng toàn bộ các nội dung quyết định,
• Điều khoản hiệu lực và
• Điều khoán thi hành.

Việc soạn thảo một quyết định mà phần nội dung có nhiều điều khoản sẽ làm cho hình thức của phần nội dung đó bị rối mắt, cấu trúc không đẹp. Trái lại còn khiến cho người đọc khó theo dõi, khó hiểu và áp dụng.

Riêng nội dung của điều khoản chứa đựng nội dung quyết định, nếu quyết định ban hành có nhiều nội dung, thì ở mỗi nội dung nên được định ra thành một khoản, theo thứ tự các vấn đề được quyết định. Trong trường hợp, nội dung của điều khoản có tính chất liệt kê, có tính chi tiết, thì có thể dùng phụ lục để kèm theo quyết định, và cần phải nêu rõ việc chỉ dẫn đến nội dung phụ lục và tên phụ lục trong quyết định.

Trình bày nghị quyết

Đối với nghị quyết, theo kinh nghiệm của chúng tôi, trong hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp, nghị quyết là hình thức văn bản nên được người làm pháp chế chọn dùng để cụ thể hóa ra bên ngoài các quyết định của các cơ quan quản lý doanh nghiệp, làm việc theo cơ chế tập thể ra quyết định. Như Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên,...

Khi soạn thảo nghị quyết, về thể thức, người làm pháp chế nên tham khảo mẫu nghị quyết theo mẫu số 1.1 - Phụ lục III (Nghị quyết cá biệt) ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

Đối với cách trình bày phần nội dung của nghị quyết, người làm pháp chế có thể tham khảo, thực hiện những hướng dẫn của chúng tôi như đối với việc trình bày nội dung quyết định trình bày ở phần trên.

Xem thêm: Yếu tố nào thuộc phạm vi công việc pháp chế doanh nghiệp 

Về cách trình bày phần nội dung của quyết định, người làm pháp chế chưa có kinh nghiêm, có thể tham khảo nhiều văn bản quyết định mà doanh nghiệp đã ban hành, đăng tài trên các trang thông tin điện tử của các doanh nghiệp, để tham khào cách trình bày phần nội dung như khi soạn thảo quyết định.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.