Rủi ro từ việc giao kết hợp đồng điện tử và góc nhìn của luật sư

1- Tính pháp lí của hợp đồng qua tin nhắn điện tử và những rủi ro pháp lí tiềm ẩn

Theo quy định của Bộ luật Dân sự và Luật Giao dịch điện tử, hợp đồng có thể được giao kết bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể. Trong đó, hợp đồng được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới dạng "thông điệp dữ liệu" (như Email, tin nhắn Zalo, Viber, SMS) được pháp luật công nhận có giá trị tương đương với văn bản truyền thống. Tuy nhiên, việc pháp luật công nhận hình thức không đồng nghĩa với việc mọi tin nhắn trao đổi trên các ứng dụng trò chuyện đều mặc nhiên trở thành một hợp đồng hợp lệ và có tính ràng buộc tuyệt đối. Sự đơn giản hóa trong quá trình trao đổi thông tin chính là nguyên nhân gốc rễ làm phát sinh những tranh chấp thương mại gay gắt, đặc biệt là khi một trong hai bên bất ngờ tuyên bố chấm dứt hợp đồng chỉ bằng vài dòng tin nhắn ngắn ngủi.

(i) Rủi ro lớn nhất và phổ biến nhất trong các giao dịch qua Zalo, Viber hay Email đến từ vấn đề xác định "thẩm quyền đại diện". Trong một doanh nghiệp, chỉ có người đại diện theo pháp luật (Giám đốc, Tổng giám đốc) hoặc người được ủy quyền hợp pháp mới có quyền ký kết và thay đổi nội dung giao dịch. Trên thực tế, các cuộc hội thoại chốt đơn hàng, xác nhận gia hạn hay hủy bỏ thỏa thuận thường diễn ra giữa nhân viên kinh doanh, nhân viên mua hàng của hai bên thông qua tài khoản cá nhân. Khi phát sinh xung đột hoặc một bên muốn rũ bỏ trách nhiệm, họ rất dễ dàng đưa ra lý do lập luận rằng nhân viên nhắn tin không có thẩm quyền đại diện, do đó thỏa thuận qua Zalo hay Viber đó là vô hiệu. Điều này đẩy bên còn lại vào thế bất lợi nghiêm trọng vì đã lỡ ứng tiền hoặc sản xuất hàng hóa dựa trên những tin nhắn không có tính ràng buộc đối với doanh nghiệp đối tác.

(ii) Một rủi ro chí mạng khác là tính bất ổn định và dễ bị can thiệp của dữ liệu điện tử trên các nền tảng OTT (như Zalo, Viber, Telegram). Các ứng dụng này thường cho phép người dùng tính năng "thu hồi tin nhắn" hoặc "xóa trò chuyện ở cả hai chiều" trong một khoảng thời gian nhất định, thậm chí bất cứ lúc nào. Nếu một bên cố tình lật lọng, họ có thể nhanh chóng xóa bỏ các tin nhắn xác nhận đơn hàng, các cam kết về giá hoặc những thông báo về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật trước khi bên kia kịp lưu trữ. Ngay cả với Email, rủi ro bị mạo danh tên miền, bị hack tài khoản hoặc lập luận rằng "email bị rơi vào hộp thư rác" cũng thường xuyên được các bên vi phạm sử dụng để chối bỏ nghĩa vụ.

(iii) Bên cạnh đó, do hạn chế về không gian gõ chữ và tâm lý muốn giải quyết công việc nhanh chóng, các bên thường chỉ chốt những điều khoản mang tính cốt lõi như số lượng, đơn giá và thời gian giao hàng qua tin nhắn. Họ hoàn toàn bỏ qua các điều khoản trọng yếu về trách nhiệm bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm, trường hợp bất khả kháng hoặc cơ chế giải quyết mâu thuẫn. Đến khi thị trường biến động, quyền lợi bị xâm phạm, việc thiếu vắng một khung pháp lý hoàn chỉnh trong các "hợp đồng tin nhắn" này khiến quá trình quy trách nhiệm trở nên bế tắc. Thay vì có thể đàm phán dựa trên các điều khoản minh bạch, các bên lại phải lao vào những cuộc chiến pháp lý kéo dài, hao tốn nguồn lực tài chính và làm suy giảm nghành trọng uy tín thương hiệu trên thương trường.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư tư vấn của Công ty Luật TNHH Everest 

2- Khi nào tin nhắn trở thành chứng cứ trước tòa và giải pháp tối ưu từ luật sư tư vấn 

Khi một vụ tranh chấp hợp đồng được đưa ra tòa án nhân dân hoặc trung tâm trọng tài thương mại, không phải bạn cứ in ảnh chụp màn hình (screenshot) tin nhắn Zalo, Viber hay Email ra giấy là hội đồng xét xử sẽ chấp nhận đó là chứng cứ hợp pháp. Theo quy định của bộ luật tố tụng dân sự hiện hành, dữ liệu điện tử chỉ được coi là chứng cứ hợp pháp nếu đáp ứng nghiêm ngặt hai tiêu chí:

(i) Tính xác thực về nguồn gốc (xác định được chính xác chủ thể tạo ra, gửi đi và nhận thông điệp dữ liệu) 

(ii) Tính nguyên vẹn của nội dung (thông điệp chưa hề bị chỉnh sửa, cắt ghép kể từ khi được khởi tạo lần đầu).

Ảnh chụp màn hình thông thường rất dễ bị làm giả bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh, do đó Tòa án thường bác bỏ nếu bên kia không thừa nhận. Để biến tin nhắn thành chứng cứ có giá trị chứng minh cao nhất trước tòa, chủ thể khởi kiện buộc phải tiến hành thủ tục "Lập vi bằng" thông qua văn phòng thừa phát lại để ghi nhận hiện trạng trích xuất dữ liệu trực tiếp từ thiết bị nguồn, hoặc phải xin giám định kỹ thuật số.

Dưới góc nhìn chuyên môn sâu sắc của một luật sư tư vấn giàu kinh nghiệm thực chiến, giao dịch qua phương tiện điện tử là xu hướng tất yếu không thể từ bỏ, nhưng doanh nghiệp cần phải xây dựng một bộ "màng lọc pháp lý" để kiểm soát rủi ro. Các luật sư luôn khuyến cáo rằng tin nhắn Zalo, Viber hay Email chỉ nên đóng vai trò là phương tiện trao đổi thông tin sơ bộ hoặc xác nhận các bước thực hiện mang tính kỹ thuật trong quá trình thực thi. Đối với các quyết định quan trọng mang tính bước ngoặt như xác lập giao dịch mới, thay đổi giá trị hợp đồng lớn, phạt vi phạm hoặc tuyên bố chấm dứt hợp đồng, tuyệt đối không được giao tiếp chỉ thông qua các tin nhắn tán gẫu thông thường.

Để tối ưu hóa quy trình xác nhận giao dịch thương mại điện tử, luật sư tư vấn đề xuất doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc "Khung pháp lý song hành". Cụ thể, trước khi bắt đầu làm việc qua các ứng dụng trực tuyến, hai doanh nghiệp cần ký kết một Hợp đồng nguyên tắc (Master Agreement) bằng văn bản giấy có đóng dấu hợp pháp hoặc hợp đồng điện tử có chữ ký số được chứng thực. Trong hợp đồng nguyên tắc này, luật sư sẽ giúp bạn thiết kế một điều khoản riêng biệt về "Phương thức giao tiếp hợp lệ". Điều khoản này sẽ chỉ định đích danh tài khoản Email tên miền doanh nghiệp (ví dụ: sales@tencongty.com), số điện thoại, hoặc ID tài khoản Zalo cụ thể của nhân viên được quyền đại diện chốt đơn. Đồng thời, ghi rõ thỏa thuận: “Mọi xác nhận mua hàng, nghiệm thu hay thông báo chấm dứt hợp đồng gửi qua các địa chỉ Email/Tài khoản đã đăng ký này có giá trị ràng buộc pháp lý như văn bản ký tên đóng dấu của doanh nghiệp”.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần rèn luyện cho đội ngũ nhân sự thói quen "Chốt chặn chứng cứ". Ngay sau khi đạt được thỏa thuận qua Zalo hay Viber, nhân viên kinh doanh phải tổng hợp lại toàn bộ nội dung thành một Biên bản xác nhận gửi qua Email chính thức và yêu cầu đối tác phản hồi xác nhận "Đồng ý". Cùng với đó là quy trình lưu trữ dữ liệu có tính hệ thống: thực hiện sao lưu định kỳ lịch sử trò chuyện, xuất dữ liệu ra file gốc và tuyệt đối không xóa tài khoản hay thay đổi thiết bị khi đang có dấu hiệu phát sinh xung đột. Việc chủ động chuẩn bị một "hồ sơ chứng cứ" hoàn hảo ngay từ thời điểm bình yên chính là chiến lược thông minh nhất giúp doanh nghiệp luôn giữ thế chủ động và nắm chắc phần thắng nếu chẳng may phải bước vào chốn công đường.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư riêng của Công ty Luật TNHH Everest

3- Kết luận về việc giao kết hợp đồng qua Email, Zalo, Viber

Giao kết hợp đồng qua Email, Zalo hay Viber mang lại tốc độ vượt trội cho hoạt động kinh doanh nhưng cũng tiềm ẩn vô vàn rủi ro phát sinh tranh chấp khó lường. Để những dòng tin nhắn thực sự trở thành chứng cứ vững chắc trước Tòa chứ không phải là điểm yếu pháp lý, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình giao tiếp số ngay từ hôm nay. Sự đồng hành và tham vấn thường xuyên của luật sư tư vấn sẽ giúp bạn thiết lập lập hàng rào phòng thủ vững chắc, kiểm soát chặt chẽ các thông báo chấm dứt hợp đồng, từ đó tối ưu hóa hiệu quả giao dịch và bảo vệ an toàn tối đa cho tài sản của doanh nghiệp.

Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải văn bản tư vấn pháp lý chính thức. Quý Vị nếu có vướng mắc có liên quan, có thể liên hệ với các luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Everest để được hỗ trợ. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.