Quản lý phương tiện thiết bị, thông tin của văn phòng luật sư

1- Quản lý phương tiện thiết bị, quản lý thông tin của văn phòng

Trang thiết bị là một trong các yếu tố quan trọng của Văn phòng luật sư, Công ty luật, là tài nguyên không thể thiếu đảm bảo cho hoạt động bình thường của tổ chức hành nghề luật sư.

Thông thường khi đến văn phòng, khách hàng nhìn vào trang thiết bị sẽ có đánh giá, nhận xét về quy mô tầm cỡ hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư, từ đó có thêm lòng tin vào hoạt động của Văn phòng luật sư, của Công ty luật.

Tùy theo quy mô hoạt động và sự đầu tư của từng tổ chức hành nghề  luật sư mà có sự quản lý phương tiện thiết bị tối thiểu trang bị đủ và trang bị tối đa. Trang bị cho hoạt động nghiệp vụ phù hợp với quy mô tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư:

.- Phòng tiếp khách, phòng họp, phòng làm việc chung có ngăn ô riêng hoặc phòng làm việc riêng của từng luật sư, phòng làm việc riêng của Trưởng văn phòng, Giám đốc công ty luật;

- Bàn ghế, tủ đựng tài liệu ở các phòng làm việc, phòng tiếp khách: phòng họp, tủ két, dụng cụ chống cháy nổ, an toàn vệ sinh phòng làm việc, phòng tiếp khách, phòng họp giao ban công tác...;

- Máy tính, máy in, điện thoại, fax, projector, máy scan, máy photocopy....;

- Mạng internet, mạng nội bộ, điện thoại nội - ngoại mạng, hệ thống thiết bị ghi âm, ghi hình, mạng camera quan sát hoạt động của mọi bộ phận (nhằm tạo cho người quản lý có không gian mở khi các bộ phận O nung phòng làm việc khác nhau và độc lập khép kín);

- Phần mềm ứng dụng để tra cứu văn bản và cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới thường xuyên. Tủ sách sách pháp luật, tủ sách truyền thông của tổ chức hành nghề luật sư;

- Đối với tổ chức hành nghề có quy mô lớn, cần có Phòng Hành chính - văn phòng, Phòng Kế toán - tài chính thực hiện công việc liên quan đến hạch toán kế toán, thực hiện việc quản trị tài chính, mua sắm, quản lý, sử dụng công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm...;

- Thông tin nội bộ: Lịch trực của luật sư, quy tắc xử lý công việc hàng ngày, hệ thống form mẫu của tổ chức hành nghề luật sư dành cho khách hàng (Nội quy tổ chức hành nghề luật sư, mẫu Hợp đồng hợp tác, Hợp đồng lao động, Hợp đồng dịch vụ pháp lý của từng lĩnh vực tranh tụng/tư vấn, bản đăng ký luật sư, mẫu uỷ quyền, đơn xin nghỉ phép, xác nhận làm thêm giờ, form mua sắm văn phòng phẩm...).

Xem thêm: Dịch vụ luật sư ly hôn của Công ty Luật TNHH Everest

2- Quản lý hồ sơ tổ chức hành nghề luật sư

Quản lý hồ sơ là một trong những yêu cầu quan trọng của mỗi tổ chức hành nghề luật sư. Trong quá trình hoạt động Văn phòng luật sư, Công ty luật đều phải tự đặt ra cho mình những phương pháp, cách thức quản lý hồ sơ để đảm bảo cho việc quản lý, sắp xếp hồ sơ và sử dụng hồ sơ được hợp lý và có khoa học. 

Quản lý chặt chẽ, hợp lý hồ sơ để hồ sơ không bị mất, bị thất lạc. Điều này cũng đồng nghĩa với nguyên tắc bảo đảm bí mật thông tin cho khách hàng. 

Tổ chức hành nghề luật sư cần xây dựng Quy chế quản lý hồ sơ trong đó quy định về phạm vi trách nhiệm của người quản lý, phạm v được tiếp cận tra cứu các tài liệu, hồ sơ, danh sách khách hàng, thông tin khách hàng và các trang thiết bị để bảo quản gồm hệ thống tủ đựng hồ sơ, két sắt, mã bảo mật các phần mềm quản lý hồ sơ của tổ chức hành nghề luật sư.

Người đứng đầu thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế quản lý hồ sơ để đảm bảo hồ sơ, tài  liệu thông tin về khách hàng và vụ việc của khách hàng, thông tin của tổ chức  mình được bảo quản, bảo vệ trong tình trạng an toàn và tốt nhất.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư bào chữa trong vụ án hình sự của Công ty Luật TNHH Everest

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Quản lý phương tiện thiết bị, thông tin của văn phòng luật sư được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Quản lý phương tiện thiết bị, thông tin của văn phòng luật sư có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.