Quản trị (Administration)

I- CÁC ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN TRỊ: 

Koontz và O' Donnel định nghĩa: "Nhiệm vụ cơ bản của quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định". 

Mary Parker Follett cho rằng: "quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác". 

James Stoner và Stephen Robins: "Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra". "Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước". 

Một số định nghĩa khác: Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước. 

Xét riêng từng từ một thì ta có thể giải thích như sau: Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy định sẵn. Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định. Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục tiêu. 

Điều kiện quản trị: [1] Có chủ thể quản trị và đối tượng quản trị, [2] Có mục tiêu cho cả chủ thể và đối tượng. [3] Có nguồn lực

Vai trò quản trị trong tổ chức: [1] Giúp tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung, [2] Tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất cho mỗi cá nhân, [3] Phát huy năng lực của mỗi cá nhân, [4] Sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn.

II- BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ:

Bản chất của quản trị là tìm ra phương thức phù hợp, giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất với chi phí thấp nhất. Quản trị cần đưa ra những quyết đoán để toàn quyền kiểm soát các hoạt động trong tổ chức.

Có thể nói, quản trị chính là “xương sống” của một tổ chức, doanh nghiệp. Quy trình làm việc muốn vận hành trơn tru và đạt hiệu quả tối ưu nhất cần có vai trò của quản trị.

Quản trị cần đáp ứng đủ các điều kiện cơ bản như sau:

Có chủ thể quản trị: Đây là các nhân tố trực tiếp tạo ra các tác động quản trị. Nhân tố này phải ra những quyết định đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để các đối tượng bị quản trị tuân theo.

Có đối tượng bị quản trị: Đây là nhân tố chịu tác động trực tiếp của chủ thể quản trị. Đối tượng bị quản trị có thể là một hoặc nhiều người, diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục.

Có mục tiêu: cho cả chủ thể và đối tượng: Đây là căn cứ để chủ thể quản trị tạo ra các nhân tố tác động trực tiếp đến các đối tượng.

Có nguồn lực: Đây chính là công cụ giúp chủ thể quản trị khai thác, vận dụng trong quá trình quản trị.

III- VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ:

Vai trò của quản trị trong một tổ chức là không thể phủ nhận, đây được xem là nền tảng cho sự phát triển về lâu dài của một doanh nghiệp. Khi quản trị không làm tốt vai trò của mình sẽ dẫn tới nhiều hệ lụy nghiêm trọng, gây tổn thất cho doanh nghiệp. Vai trò của quản trị được thể hiện qua 05 yếu tố:

1- Đại diện:

Quản trị có vai trò đại diện và là tiếng nói của tổ chức. Do đó, bộ phận quản trị cần phải luôn nhận thức được rằng, ngay cả ý kiến ​​cá nhân cũng sẽ phản ánh (tốt hoặc xấu) cho một doanh nghiệp.

2- Lãnh đạo:

Vai trò lãnh đạo tức là cần có khả năng truyền đạt tầm nhìn và truyền cảm hứng cho mọi người trong tổ chức thực hiện tầm nhìn đó.

Quản trị cần điều khiển và kiểm soát mọi quá trình hoạt động của các phòng ban, nhằm đảm bảo xây dựng một hệ thống liền mạch, quy trình điều chuyển hợp lý với nguồn lực, chi phí tối thiểu nhất có thể.

3- Kết nối:

Quản trị đóng vai trò giao tiếp, kết nối giữa các cá nhân trong một tổ chức. Đây được xem là một trong những vai trong then chốt trong quản trị.

Vai trò giao tiếp, kết nối cần truyền thông điệp cho toàn bộ hệ thống của tổ chức, cung cấp thông tin chi tiết cho những người ở cấp cao hơn và hướng dẫn cho những người ở cấp thấp hơn. Đồng thời, vai trò này cũng có thể truyền đạt thông tin bên ngoài từ khách hàng, đối tác, các tổ chức, mối quan hệ hợp tác bên ngoài.

4- Quyết định:

Quản trị đóng vai trò thông qua, phê duyệt và ra quyết định trong một tổ chức. Các quyết định này cần sáng suốt và đủ thuyết phục để mọi người tuân theo, tạo nên sự đồng nhất và liên tục trong quá trình vận hành.

5- Giải quyết vấn đề:

Giải quyết vấn đề được xem là bản chất của công việc quản trị. Quản trị có thể không thực hiện những công việc như thiết lập chính sách, nhưng cần thực hiện những hoạt động khắc phục khi kế hoạch không như mong đợi.

Quản trị đồng thời cũng đóng vai trò đàm phán như bộ phận nhân sự nếu có vấn đề nảy sinh giữa các thành viên trong tổ chức.

IV- CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ:

1- Hoạch định:

Hoạch định kế hoạch là chức năng đầu tiên trong quản trị, giúp nhà quản trị xây dựng chiến lược để đạt được mục tiêu đề ra. Chức năng này bao gồm các hoạt động cụ thể như:

- Đánh giá thực trạng, nguồn lực trong tổ chức rồi xác định mục tiêu, phương hướng.

- Đề xuất các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu trong thời gian nhất định.

- Vạch ra các lịch trình cụ thể để hành động.

- Đưa ra các kế hoạch kiểm soát và hạn chế rủi ro để phát triển tổ chức.

2- Tổ chức:

Chức năng tổ chức đòi hỏi quản trị cần có sự phân bổ nguồn lực hợp lý và một môi trường nội bộ hoà thuận. Ngoài con người, quản trị còn cần sắp xếp máy móc, kinh phí một cách tối thiểu nhất.

- Lập ra một cơ cấu, sơ đồ cho tổ chức.

- Thiết lập nhiệm vụ, thẩm quyền của các bộ phận

- Xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể cho mỗi bộ phận, công việc để tiến hành đánh giá.

3- Lãnh đạo:

Chức năng lãnh đạo, quản lý đòi hỏi nhà quản trị phải có kỹ năng giao tiếp, tương tác tích cực và hiệu quả với mọi người trong tổ chức. Chức này này bao gồm các hoạt động sau:

- Đào tạo, giao việc, chỉ huy công việc.

- Lắng nghe, động viên, giải quyết mâu thuẫn và đánh giá hiệu suất.

- Thiết lập mối quan hệ bền chặt giữa nhân viên và quản trị, giữa quản trị và các tổ chức bên ngoài.

Đây là phương pháp quản lý riêng của nhà quản trị cho các cấp dưới của mình. Nếu chức năng này hiệu quả thì hoạch định và tổ chức mới có ý nghĩa và được xem là đạt kết quả.

4- Kiểm tra:

Nhà quản trị cần khả năng truyền cảm hứng và ảnh hưởng đến mọi người trong tổ chức để đạt được các mục tiêu. Chức năng đo lường, đánh giá và điều chỉnh đóng vai trò giải quyết vấn đề không mong muốn trong quá trình vận hành.

Chức năng này được thực hiện với các hoạt động cụ thể như:

- Xác định rõ các vấn đề và lên lịch trình để kiểm tra.

- Đánh giá kết quả và đưa ra những hành động kịp thời để ngăn chặn tổn thất.

5- Nguồn gốc các chức năng quản trị:

Năm 1916, nhà quản trị nổi tiếng người Pháp Henry Fayol cho rằng quản trị có 05 chức năng: [1] hoạch định, [2] tổ chức, [3] chỉ huy, [4] kiểm tra, [5] điều chỉnh.

Năm 1923, Lyther Guilick và Lyndal Urwich chia thành 07 chức năng: [1] hoạch định, [2] tổ chức, [3] nhân sự, [4] thực hiện, [5] phối hợp, [6] kiểm tra, [7] tài chính.

Đến thập niên 60 của thể kỷ XX, Harold Koontz và Cyril O’donnell nêu lên 05 chức năng: [1] kế hoạch, [2] tổ chức, [3] nhân sự, [4] lãnh đạo, [5] kiểm tra.

Đến thập niên 80 của thế kỷ XX, James Stoner và Stephen P.Robbins chia thành 04 chức năng: [1] hoạch định, [2] tổ chức, [3] lãnh đạo, [4] kiểm tra.

V- PHÂN BIỆT GIỮA QUẢN TRỊ VÀ QUẢN LÝ:

Quản trị (Administration) và Quản lý (Management) là hai khái niệm quan trọng trong việc điều hành và phát triển tổ chức. Quản trị thường là cấp cao nhất, thực hiện việc hoạch định các mục tiêu, chiến lược quan trọng trong tổ chức. Do đó, Quản trị tập trung vào việc lập kế hoạch chiến lược và đưa ra quyết định quan trọng cho tổ chức. Trong khi, Quản lý tập trung vào việc triển khai các kế hoạch và quyết định của quản trị để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

- Về khái niệm:

Quản trị (Administration): là việc thực hiện xác định chính sách, quy tắc và mục tiêu. Nói cách khác, quản lý làm việc cho quản trị và quản trị quyết định mọi việc của tổ chức.

Quản lý (Management): là công việc cần tiếp nhận, thực hiện và giải quyết các vấn đề để đạt được mục tiêu của quản trị.

- Về trách nhiệm:

Quản trị: cần có tầm nhìn, đặt ra các chiến lược, biết thúc đẩy, truyền cảm hứng và ra những chính sách thuyết phục để cấp dưới tuân theo. Quản trị có thẩm quyền xem xét một vấn đề nào đó được cho phép hoặc không.

Quản lý: cần khả năng tổ chức, thực hiện các chính sách một cách linh hoạt, có chiến thuật và mang lại hiệu quả. Quản lý cần thực hiện vấn đề được cho phép một cách tối ưu nhất.

- Về thẩm quyền:

Quản trị: Cấp cao nhất.

Quản lý: Cấp trung và cấp dưới.

- Vai trò trong tổ chức:

Quản trị: có vai trò quyết định.

Quản lý: đóng vai trò điều hành.

- Về đối tượng:

Quản trị: nhắm đến quản trị con người.

Quản lý: nhắm đến quản lý công việc.

- Có thể áp dụng cho:

Quản trị: thường áp dụng cho văn phòng chính phủ, quân đội, câu lạc bộ, doanh nghiệp kinh doanh, bệnh viện, tổ chức tôn giáo, giáo dục.

Quản lý: thường có tại các tổ chức kinh doanh.

- Về quá trình thực hiện:

Quản trị: sẽ quyết định nên làm gì, và: khi nào nên được thực hiện.

Quản lý: thường trả lời cho câu hỏi ai sẽ làm công việc này, và: nó sẽ được thực hiện như thế nào.

Tổng kết: cả quản trị và quản lý đều đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển bất kỳ tổ chức nào, chúng hỗ trợ và tương tác với nhau. Thành công của một tổ chức, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc rất nhiều vào hai bộ phận này.

Với sự phát triển vượt trội của các doanh nghiệp về cả số lượng lẫn quy mô tại Việt Nam hiện nay, quản trị được xem là một nghệ thuật đạt được mục tiêu thông qua sự nỗ lực của mỗi người trong tổ chức.