Cách phân công công việc trong làm việc nhóm

1- Phân công công việc trong nhóm

Phân công công việc đây là bước tiếp theo cần được tiến hành để đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được giao và phối hợp hiệu quả vì mục tiêu chung của nhóm: cần có sự cam kết của các thành viên về việc thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu tuân thủ quy chế trong quá trình làm việc. Đối với các nhóm làm việc trong nghề luật thường có một số cách thức phân công công việc như sau:

Chia công việc, mục tiêu cần thực hiện thành các phần cho mỗi thành viên: Cách thức này thường được áp dụng đối với những công việc lớn gồm nhiều phần tương đối độc lập hoặc công việc gấp cần hoàn thành sớm. Đối với trường hợp này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ nghiên cứu làm rõ và đề xuất giải pháp cho một hoặc một số vấn đề trong tổng thể vụ việc cần giải quyết; mỗi người chịu trách nhiệm soạn thảo một tài liệu trong số nhiều tài liệu cần soạn thảo cho khách hàng hoặc mỗi người chịu trách nhiệm thực hiện việc xét hỏi đối với một nhóm người tham gia tố tụng tại phiên tòa... Ưu điểm của cách thức phân công công việc này là có thể tăng tốc độ xử lý công việc do cùng một thời điểm mỗi người chỉ đảm nhận một phần việc trong công việc chung. Tuy nhiên, hạn chế của cách phân chia này là không phát huy được ý tưởng của tất cả các thành viên trong nhóm về ting vấn đề trong công việc và cách thức này không phù hợp với những công việc đòi hỏi tính tổng thể thống nhất.

Ví dụ minh họa: Soạn thảo một hợp đồng, trên cơ sở thừa luận thống nhất ý tưởng, nên giao cho một người chấp bút" dự thảo thay vì chia mỗi người dạ thảo một vài điều

Để khắc phục những hạn chế này, cần tăng cường sự trao đổi, thảo luận thống nhất trong nhóm trước khi phân công công việc (để xác định yêu cầu, định hướng chung cho mỗi phần việc) và sau khi các thành viên hoàn thành phần việc của mình (để thống nhất giải pháp, kết quả chung của nhóm).

2- Giao mỗi thành viên nghiên cứu độc lập toàn bộ vấn đề, vụ việc

Cách thức này thường được áp dụng với những vẫn để khó, nhóm nhỏ, ít thành viên hoặc những công việc mà mỗi thành viên có trách nhiệm nghiên cứu, đưa ra quan điểm giải quyết của mình đối với toàn bộ vụ việc. Ưu điểm của cách phân công công việc này là phát huy được tối đa ý tưởng, suy nghĩ độc lập của mỗi thành viên. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là thời gian nghiên cứu, giải quyết vụ việc có thể bị kéo dài.

Ví dụ minh họa: Với một vấn đề mà quy định pháp luật liên quan thế giai quyết có mâu thuẫn, nhiều cách hiểu khác nhau có thể được giao cho mỗi thành viên nghiên cứu độc lập sau đó thảo luận thống nhất. Chẳng hạn, các thành viên trong Hội đồng xét xử đều cần nghiên của toàn diện hồ so vụ án, đưa ra quan điểm của mình đối với toàn bộ vấn đề cần giải quyết trong vụ án

Tùy từng giai đoạn thực hiện công việc mà kết hợp hai cách giao việc như trên: Theo đó, giai đoạn nghiên cứu, đưa ra giải pháp giải quyết được giao cho mỗi người nghiên cứu độc lập. Còn giai đoạn tư vấn trực tiếp hoặc thực hiện các công việc tại phiên tòa được phân công cụ thể cho từng người. Các công việc trong nghề luật về cơ bản có thể chia ra hai giai đoạn:

(i) Nghiên cứu, xác định định hướng giải pháp;  

(ii) Trình bày giải pháp (soạn thư tư vẫn, trình bày trực tiếp với khách hàng thực hiện các hoạt động theo định hướng đã xác định (tham gia phiên toà soạn thảo các văn bản, tài liệu để thực hiện theo quy trình giao dịch đã xác định...).

Thông thường, giai đoạn nghiên cứu ban đầu được giao cho từng người thực hiện độc lập, sau đó trên cơ sảy thảo luận, thống nhất trong nhóm về phương án triển khai, định hướng giải pháp có thể phân chia cho mỗi người thực hiện một bước soạn thảo một tài liệu theo định hướng đã thống nhất, Dù thực hiện theo cách thức nào thì kết quả công việc cuối cùng cũng phải là kết quả thảo luận, thống nhất chung trong nhóm.

3- Lưu ý khi phân công công việc trong nhóm

Cân nhắc khối lượng công việc và gian hoàn thành để phân công hợp lý. Cân nhắc kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng, phong cách làm việc, khối lượng công việc mà mỗi thành viên đang đảm nhận để bảo đảm công việc được giao phù hợp với năng lực, phong cách làm việc và điều kiện thời gian của họ. Các phần việc cần được xác định cụ thể về nội dung, giới hạn vẫn đẻ, kết quả đầu ra, thời gian hoàn thành; nên thống nhất về cách làm, biểu mẫu (trong trường hợp chưa có biểu mẫu) để thuận lợi cho quá trình tổng hợp kết quả làm việc chung của nhóm. Đối với các nhóm nhỏ, phương pháp quyền uy - mệnh lệnh không phải là bắt buộc, thì quá trình phân công công việc nên được tục liệu trên cơ sở sự tham gia, thống nhất ý kiến của tất cả thành viên trong nhóm. Không nên để tình trạng trong nhóm có người quá nhiều việc, có người quá ít việc.

4- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(i) Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn...