Kịch bản khách hàng yêu cầu luật sư riêng giúp người thân

1- Kịch bản tiếp nhận và điều hướng yêu cầu từ khách hàng

[a] Giai đoạn: Ghi nhận sự tin tưởng và lắng nghe sơ bộ

CSKH: "Dạ em chào Anh/Chị [Tên KH]. Trước hết, em rất cảm ơn Anh/Chị đã tin tưởng và kết nối để văn phòng có cơ hội hỗ trợ người thân của mình. Em đã nắm được sơ bộ sự việc của [Ông/Bà/Bạn...] mà Anh/Chị vừa chia sẻ. Với tư cách là đơn vị đồng hành pháp lý riêng của Anh/Chị, chúng em luôn ưu tiên cao nhất cho mọi yêu cầu phát sinh từ phía mình."

[b] Giai đoạn: Phân tích phạm vi hợp đồng và tính chuyên biệt

CSKH: "Thưa Anh/Chị, hiện tại theo Hợp đồng dịch vụ Luật sư riêng mà chúng ta đã ký kết, phạm vi bảo vệ đang tập trung chuyên sâu vào các vấn đề pháp trị của cá nhân Anh/Chị (hoặc Doanh nghiệp của Anh/Chị). Việc giải quyết vụ việc cho bên thứ ba — dù là người thân — đòi hỏi một quy trình thiết lập hồ sơ độc lập để đảm bảo tính bảo mật và tránh các mâu thuẫn về lợi ích pháp lý (Conflict of Interest) có thể phát sinh sau này."

[c] Giai đoạn: Đề xuất giải pháp đặc quyền (Ưu đãi thân nhân)

CSKH: "Tuy nhiên, với tư cách là Khách hàng V.I.P của văn phòng, em xin đề xuất một phương án hỗ trợ đặc biệt dành riêng cho người thân của Anh/Chị:

- Bước 1: Bên em sẽ dành tặng một buổi tư vấn chuyên sâu miễn phí cho [Người thân] để đánh giá kỹ hồ sơ.

- Bước 2: Nếu vụ việc cần triển khai các bước tố tụng hoặc đại diện ngoài tố tụng, văn phòng sẽ áp dụng mức thù lao ưu đãi (giảm [Số %]) dành riêng cho 'Thân nhân của Khách hàng hiện hữu'. Như vậy, người thân của Anh/Chị vẫn được bảo vệ bởi đội ngũ Luật sư mà Anh/Chị đang tin tưởng, với một chi phí tối ưu nhất."

[d] Giai đoạn: Xác nhận và triển khai bước đầu

CSKH: "Để kịp thời xử lý, Anh/Chị có thể cho em xin thông tin liên hệ của [Người thân] hoặc em sẽ gửi một lịch hẹn cụ thể để Luật sư chuyên trách trao đổi trực tiếp. Anh/Chị yên tâm là dù ở phương án nào, em cũng sẽ trực tiếp theo sát tiến độ để báo cáo lại cho Anh/Chị nắm rõ ạ."

Xem thêm: Dịch vụ luật sư riêng của Công ty Luật TNHH Everest

2- Các lưu ý cốt lõi để duy trì sự chuyên nghiệp

[a] Nguyên tắc 'Mâu thuẫn lợi ích' (Conflict of Interest)

Đây là quy tắc đạo đức nghề nghiệp tối thượng. Trước khi nhận hỗ trợ cho người thân khách hàng, Luật sư phải rà soát xem vụ việc của người thân đó có xâm phạm đến lợi ích của chính khách hàng hiện tại hay không (Ví dụ: tranh chấp tài sản gia đình). Hãy giải thích cho khách hàng rằng việc tách bạch hồ sơ là để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.

[b] Bảng checklist nhận diện yêu cầu phát sinh

-  Đối tượng yêu cầu có nằm trong danh mục "Người thụ hưởng" của hợp đồng không?

- Vụ việc của người thân là tư vấn đơn thuần hay cần tham gia tố tụng?

-  Mối quan hệ giữa khách hàng và người thân (để cân nhắc mức độ ưu đãi thù lao).

[c] Thái độ của nhân viên CSKH

- Trân trọng tuyệt đối: Coi yêu cầu hỗ trợ người thân là một lời khen ngợi dành cho chất lượng dịch vụ của văn phòng.

- Minh bạch: Không mập mờ về chi phí phát sinh để tránh tranh cãi về sau. Hãy khẳng định: "Dịch vụ Luật sư riêng là tận tâm, nhưng dịch vụ phát sinh cho bên thứ ba cần có sự chuyên nghiệp về thù lao để đảm bảo nguồn lực tốt nhất."

[d] Tình huống khó: Khách hàng yêu cầu làm miễn phí vì "đã đóng phí năm"

Xử lý: "Dạ em rất hiểu tâm ý của Anh/Chị. Tuy nhiên, phí dịch vụ hiện tại được tính toán dựa trên khối lượng công việc và rủi ro pháp lý riêng của cá nhân Anh/Chị. Việc hỗ trợ một vụ việc mới cho người thân đòi hỏi sự đầu tư thời gian và trách nhiệm pháp lý độc lập của Luật sư trước pháp luật. Em sẽ nỗ lực xin Ban Giám đốc mức ưu đãi tối đa dành cho Anh/Chị, nhưng chúng em cần một hồ sơ riêng để đảm bảo tính chuẩn mực của dịch vụ ạ."

Xem thêm: Thù lao luật sư và Chi phí pháp lý tại Công ty Luật TNHH Everest

3- Các mẫu tin nhắn chuyên nghiệp gửi cho khách hàng

[a] Mẫu 1: Xác nhận kết nối hỗ trợ người thân

"Trân trọng chào Anh/Chị [Tên KH], em là [Tên bạn] – CSKH riêng của mình đây ạ. Em đã ghi nhận yêu cầu hỗ trợ cho [Người thân] về vụ việc [Nội dung vụ việc]. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và bảo mật hồ sơ, em đã sắp xếp một buổi làm việc riêng với Luật sư chuyên trách. Vì đây là người thân của Anh/Chị, văn phòng sẽ áp dụng chính sách 'Đặc quyền thân nhân V.I.P'. Em gửi lịch hẹn dự kiến tại đây, Anh/Chị xem qua nhé!"

[b] Mẫu 2: Sau khi đã trao đổi với người thân của khách hàng

"Chào Anh/Chị [Tên KH], em xin cập nhật: Chiều nay Luật sư bên em đã có buổi làm việc đầu tiên với [Người thân] của mình. Hồ sơ hiện đã có hướng xử lý khả quan. Em đang hoàn thiện phương án hỗ trợ với mức phí ưu đãi dành riêng cho người nhà khách hàng để gửi Anh/Chị duyệt. Rất cảm ơn Anh/Chị đã tin tưởng giới thiệu văn phòng ạ!"

Xem thêm: Dịch vụ luật sư riêng của Công ty Luật TNHH Everest

4- Mẫu E-mail: Đề xuất phương án hỗ trợ dịch vụ cho người thân

Tiêu đề: [Special Offer] Phương án hỗ trợ pháp lý ưu đãi dành cho thân nhân Khách hàng [Tên Khách hàng]

Kính gửi: Anh/Chị [Tên Khách hàng],

Lời đầu tiên, [Tên Công ty Luật] xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Anh/Chị vì đã luôn tin tưởng và lựa chọn chúng tôi là người bạn đồng hành pháp lý trong suốt thời gian qua.

Liên quan đến yêu cầu hỗ trợ cho [Tên người thân] về vụ việc [Nội dung vụ việc], sau khi xin ý kiến chỉ đạo từ Ban Giám đốc, em xin phép gửi tới Anh/Chị phương án phối hợp như sau:

1. Về tính chất hồ sơ: Chúng tôi xác định đây là vụ việc phát sinh độc lập so với Hợp đồng dịch vụ Luật sư riêng hiện tại của Anh/Chị. Để đảm bảo trách nhiệm nghề nghiệp và tính bảo mật cao nhất, chúng tôi sẽ thiết lập một hồ sơ dịch vụ riêng biệt cho [Tên người thân].

2. Đặc quyền dành cho thân nhân Khách hàng V.I.P: Dựa trên mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với Anh/Chị, [Tên Công ty Luật] quyết định áp dụng chính sách ưu đãi đặc biệt:

• Miễn phí hoàn toàn phí tư vấn hồ sơ ban đầu.

• Giảm [Số %] thù lao luật sư so với biểu phí niêm yết cho các giai đoạn triển khai tiếp theo.

• Đội ngũ Luật sư đảm trách sẽ là những chuyên gia có kinh nghiệm tương đương với đội ngũ đang phục vụ Anh/Chị.

3. Lộ trình triển khai:

• Bước 1: Tiếp nhận tài liệu và tư vấn trực tiếp (Offline/Online).

• Bước 2: Soạn thảo các văn bản pháp lý cần thiết.

• Bước 3: Đại diện làm việc với các bên liên quan (nếu có).

Chúng tôi cam kết sẽ đem lại sự an tâm và kết quả tốt nhất cho người thân của Anh/Chị, giống như cách chúng tôi đang đồng hành cùng Anh/Chị. Rất mong nhận được sự phản hồi để văn phòng kịp thời triển khai các bước bảo vệ.

Trân trọng,

[Chữ ký Email] [Họ và tên của bạn] – Chuyên viên CSKH cấp cao

Xem thêm: Dịch vụ luật sư riêng của Công ty Luật TNHH Everest

5- Tài liệu nên đính kèm trong E-mail

• Bảng so sánh phí: Hiển thị mức phí niêm yết và mức phí sau ưu đãi dành cho người thân để khách hàng thấy rõ đặc quyền.

• Quy trình bảo mật thông tin: Khẳng định việc tách hồ sơ là để bảo vệ thông tin cho cả khách hàng và người thân.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư riêng của Công ty Luật TNHH Everest