Lợi ích công nghệ đem lại cho công ty luật

1- Công nghệ không phải là tất cả mà là quá trình

Không có một liều thuốc nào được xem là thực sự hữu hiệu đối với bạn khi bạn không nắm rõ cơ thể của bạn, phương châm nói trên là cách để áp dụng một ứng dụng công nghệ nào đó vào công ty luật của bạn. Bạn và nhân viên của công ty luật của bạn nên chia sẻ và hiểu rõ một cách kỹ lưỡng về các ứng dụng công nghệ dự kiến sẽ được sử dụng trước khi cân nhắc áp dụng một giải pháp công nghệ nào đó vào công việc dựa trên nguyên tắc bảo mật thông tin, đáp ứng nhu cầu thực tế và giúp giải quyết được vấn đề một cách triệt để.

1.1- Bảo mật

Khi lựa chọn một ứng dụng công nghệ nào, bạn phải chắc chắn rằng tất cả dữ liệu của công ty luật của bạn đăng tải trên đó là bảo mật và an toàn. Công ty luật của bạn nên rà soát một cách cẩn thận các thỏa thuận về cung cấp dịch vụ được các bên thứ ba cung cấp để hiểu rõ bản chất của các dịch vụ của ứng dụng công nghệ mà bạn lựa chọn có đáp ứng được những nhu cầu thực tế của công ty luật của bạn hay không, cũng như chúng có đáp ứng mức độ bảo mật thông tin mà công ty luật của bạn kỳ vọng.

Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng thử các ứng dụng công nghệ đó, công ty luật của bạn nên chú trọng đến việc thử nghiệm đánh giá các báo cáo trong khoảng thời gian thử nghiệm để xem xét mức độ thích ứng và các rủi ro phát sinh để từ đó kịp thời có những điều chỉnh hợp lý theo yêu cầu của bạn. Ngoài ra, một trong các yếu tố tiên quyết mà công ty luật của bạn cần chú ý đó là vấn đề con người.

Công ty luật của bạn cần tách biệt một cách rõ ràng đâu là vấn đề bảo mật và đầu là vấn đề kỹ thuật mà có liên quan đến bảo mật, trong đó các vấn đề kỹ thuật có liên quan đến bảo mật sẽ luôn thuộc về trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ, ứng dụng công nghệ. Do đó, nếu công ty luật của bạn muốn hiểu rõ về các vấn đề kỹ thuật thì nên chủ động liên lạc trao đổi với bên cung cấp dịch vụ để họ hướng dẫn cho bạn một cách tường tận hơn về những thông tin chẳng hạn như máy chủ, số lượng máy chủ, cách thức bảo mật thông tin, cách thức điều hành và kiểm soát, quyền hạn của từng tài khoản được cung cấp và trách nhiệm bảo mật liên đới của bên cung cấp dịch vụ.

1.2- Đáp ứng nhu cầu thực tế

Hiện nay, các ứng dụng công nghệ thường được tích hợp và có nhiều chức năng tương tự nhau. Ví dụ, ứng dụng công nghệ gửi email Outlook của Microsoft 365 cho phép người dùng cập nhật lịch làm việc của mình trong khi đó việc nhập thời gian làm việc thực tế của nhân viên của công ty luật của bạn cũng được sử dụng thông qua một ứng dụng khác mà cũng được công ty luật của bạn sử dụng ví dụ như Clockify hay PC Law mà cũng cho phép người dùng nhập lịch làm việc vào đó. Như vậy, nếu công ty luật của bạn không hiểu rõ cách thức để liên kết giữa các ứng dụng này lại với nhau thì vô hình trung cùng một việc là ghi chép lịch làm việc của nhân viên nhưng họ lại phải làm đến hai lần.

Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng, các ứng dụng như Clockify hay PC Law chỉ là ứng dụng công nghệ của một bên thứ ba cung cấp dịch vụ chuyên về ghi nhận thời gian thực tế của nhân viên trong công ty luật của bạn cho mục đích duy nhất là tính phí dịch vụ pháp lý đối với khách hàng. Chính vì vậy, bạn nên xác định rõ ngay từ đầu nhu cầu sử dụng các ứng dụng công nghệ để chúng đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của công ty luật của bạn. Việc mở rộng sử dụng nhiều loại ứng dụng công nghệ là cần thiết nhưng việc đó có thể dẫn đến lấy mất thời gian dành cho các công việc khác của nhân viên của công ty luật của bạn, không còn được tập trung hoặc tệ hơn nữa là thiếu chính xác cho các công việc khác.

Lời khuyên cho bạn đó là, chính công ty luật của bạn phải xác định cho được ngay từ đầu đâu là nhu cầu thực tế của mình và từ đó tìm một giải pháp cụ thể nào đó rồi sau đó hãy thay thế chúng bằng các ứng dụng công nghệ thích hợp.

1.3- Giải quyết được triệt để vấn đề

Một vấn đề được giải quyết triệt để khi chính bạn là người trong cuộc và đang phải chịu đựng nó. Thật vậy, công ty luật của bạn luôn phải tiếp tục làm việc dù cho một vấn đề nào đó có được giải quyết thấu đáo hay không. Tuy nhiên, một khi công ty luật của bạn đã lựa chọn cho mình một ứng dụng công nghệ nào đó được cho là phù hợp để áp dụng vào việc giải quyết vấn đề đó thì cần phải xem xét chúng dựa vào các cách thức phân tích đong đo cân nhắc về những được mất, cơ hội và thách thức. Trong quá trình áp dụng, công ty luật của bạn nên kiên trì và cần đi từng bước nhỏ và hãy tin tưởng vào những định hướng, nhu cầu thực tế mà mình đã đề ra nhằm tránh đi vào nhiều hướng khác nhau. Công ty luật của bạn cũng nên tự rà soát và định kỳ đánh giá và xem xét mức độ tuân thủ của tổ chức của mình trong việc sử dụng các áp dụng công nghệ đó để từ đó đưa ra nhận định về việc có nên tiếp tục sử dụng các ứng dụng công nghệ đó hoặc sẽ tìm một giải pháp nào khác phù hợp hơn.

2- Liệu rằng công nghệ có thay đổi và đem lại lợi ích cho công ty luật của bạn

Công nghệ không thể tự nó mang lại lợi ích cho công ty luật của bạn. Việc thành công hoặc thất bại trong việc áp dụng các ứng dụng công nghệ sẽ còn đến từ chính cách áp dụng và tuân thủ của công ty luật của bạn. Nếu áp dụng đúng công nghệ vào đúng thời điểm thì nó sẽ là đòn bẩy và giúp ích rất nhiều cho hoạt động kinh doanh cho công ty luật của bạn.

Sau đây là một số trong các lợi ích mà công nghệ được xem là hỗ trợ tích cực cho công ty luật của bạn.

2.1- Làm việc ở bất kỳ đâu

Đây là một trải nghiệm thực tế mà rõ ràng làm thay đổi suy nghĩ của bạn và công ty luật của bạn. Nếu như trước đây, các nhân viên của công ty luật của bạn phải tập trung tại văn phòng để thảo luận về các công việc pháp lý của khách hàng thì giờ đây họ sẽ có thể phân chia nhiệm vụ ở nhiều nơi khác nhau và vẫn bảo đảm các công việc của họ được giải quyết một cách thống nhất và sẽ hoàn thành theo đúng thời gian quy định.

2.2- Thay đổi cách tiếp cận thông tin

Trước đây, để đáp ứng yêu cầu bảo mật thông tin thông thường, công ty luật của bạn có thể đã tự phát triển một phòng lưu trữ cục bộ và các máy tính trạm của từng nhân viên sẽ được cập nhật và có thể truy cập vào nơi lưu trữ như vậy. Việc này có thể sẽ gặp nhiều khó khăn khi số lượng lớn truy cập cùng một lúc hoặc các sự cố kỹ thuật về cập nhật nơi lưu trữ và các máy tính không đồng bộ. Giờ đây, công ty luật của bạn có thể tiếp cận thông tin từ mọi hướng thông qua công nghệ điện toán đám mây như đã trình bày ở trên.

2.3- Giữ vững nguyên tắc bảo mật

Rủi ro bảo mật được phân tán khi áp dụng các ứng dụng công nghệ vào công ty luật của bạn một cách cẩn trọng và có kiểm soát. Thay vì như trước đây, tất cả các thông tin, dữ liệu của công ty luật của bạn đều được tập trung vào một máy tính cá nhân nào đó mà rất dễ gặp rủi ro khi bị virus xâm nhập hoặc trong trường hợp thông tin, dữ liệu bị đầy thì giờ đây các thông tin, dữ liệu đã được phân chia lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau. Chỉ những tài khoản nào có đủ thẩm quyền thì mới có quyền tiếp cận các thông tin, dữ liệu đó và vì thế mà nguyên tắc bảo mật vẫn được đảm bảo và duy trì.

3- Bạn phải là người chọn nhà cung cấp dịch vụ công nghệ phù hợp với mình

Không phải công nghệ nào cũng đều giống như nhau vì đằng sau mỗi ứng dụng công nghệ là cả một đội ngũ vận hành và cung cấp dịch vụ. Chính họ là những người tạo nên sự khác biệt đặc trưng của công nghệ đó. Vì vậy, công ty luật của bạn phải tự chọn lựa cho mình một người bạn đồng hành phù hợp nào đó. Tuy ở phần chia sẻ này không thể đề xuất với bạn bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ nào một cách cụ thể nhưng bạn hãy dựa vào trực giác của mình và tự đánh giá mức độ của các đặc điểm dưới đây.

3.1- Tính an ninh

Bên cung cấp dịch vụ công nghệ cho công ty luật của bạn hiện đang sử dụng loại bảo mật nào? Như đã nêu ở trên, nguyên tắc bảo mật luôn là yếu tố tiên quyết mà công ty luật của bạn cần phải xem xét và cân nhắc trước khi áp dụng. Hãy chắc chắn rằng công ty luật của bạn đã chọn một nhà cung cấp mà luôn tuân thủ tất cả các yêu cầu bảo mật có liên quan, bao gồm chính sách lưu giữ tùy chỉnh và quyền sở hữu dữ liệu.

3.2- Tính tích hợp

Việc lựa chọn một loại ứng dụng công nghệ nào đó sẽ phụ thuộc vào toàn bộ hệ thống mà công ty luật của bạn đang sử dụng, ví dụ như toàn bộ cấu hình máy tính mà các nhân viên của công ty luật của bạn đang sử dụng. Khi nhân viên của công ty luật của bạn khởi động máy tính thì liệu rằng việc sử dụng thêm một phần mềm hay một ứng dụng công nghệ nào đó có tích hợp hoặc làm ảnh hưởng đến tốc độ và khả năng làm việc của họ hay không. Bên cạnh đó, bên cung cấp dịch vụ có liên tục báo cáo cho bạn biết về vấn đề này khi nhận được những than phiền từ các nhân viên của công ty luật của bạn liên quan đến việc áp dụng các ứng dụng công nghệ nói trên gây ra hay không.

3.3- Tính hỗ trợ

Sự nhiệt tình của một nhà cung cấp dịch vụ nào đó sẽ nói lên sự thành công của nhà cung cấp dịch vụ đó khi cung cấp dịch vụ cho công ty luật của bạn. Khi công ty luật của bạn rơi vào bế tắc trong việc sử dụng một dịch vụ công nghệ nào đó mà khiến cho mọi thứ bị ngừng lại thì đồng nghĩa với việc doanh thu của công ty luật của bạn đang dần dần giảm đi. Do đó, nếu việc hỗ trợ thiếu kịp thời và kéo dài sẽ dẫn đến sự chờ đợi của nhân viên trong công ty luật của bạn mà vẫn không thể giải quyết triệt để sớm được thì có lẽ đã đến lúc bạn nên cân nhắc đến việc tìm cho mình một nhà cung cấp dịch vụ mới.

4- Một khi bạn đã lựa chọn áp dụng các ứng dụng công nghệ, xin đừng ngần ngại

Như các nội dung đã được trình bày ở trên, việc đánh giá các ứng dụng công nghệ sao cho đạt được hiệu quả cao nhất cho công ty luật của bạn sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, việc áp dụng ban đầu luôn cần có sự hỗ trợ và huấn luyện, và vì vậy khi công ty luật của bạn đối mặt với những khó khăn ban đầu như trên khi lần đầu tiếp xúc với các ứng dụng công nghệ mới thì mọi người cần nên cởi mở. Để làm được như vậy, công ty luật của bạn nên thông báo rõ cho nhân viên hiểu rõ về nhu cầu thực tế và mong muốn cần đạt được của công ty luật của bạn khi cho áp dụng các ứng dụng công nghệ này. Chỉ khi làm được như thế thì tất cả nhân viên của công ty luật của bạn mới có thể khai thác được toàn bộ công năng của các ứng dụng công nghệ đó.

Bên cạnh đó, trong giai đoạn thử nghiệm sử dụng thì công ty luật của bạn có thể đánh giá được chất lượng dịch vụ của các bên cung cấp dịch vụ công nghệ cũng như tính khả thi của việc áp dụng các ứng dụng công nghệ của họ vào công ty luật của bạn và chuẩn bị cho các bước tiếp theo sao cho phù hợp cho tổ chức của mình.

Nguồn Sách "Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề Luật sư" của Luật sư Nguyễn Hữu Phước - Công ty Luật Phuoc & Partner.