Những vấn đề khi công ty luật đang phát triển: Tạo đà để tiếp tục phát triển

I- TUYỂN DỤNG THÊM NHÂN VIÊN GIỎI

Nhu cầu tuyển dụng người tài luôn phát sinh tại bất kỳ thời điểm nào trong suốt quá trinh hoạt động của công ty luật của bạn. Tuy nhiên, vấn đê này sẽ trở nên cấp bách khi công ty luật của bạn đã phát triển đến một mức độ nhất định nào đó và lại muốn được phát triển hơn nữa. Tại thời điểm này, công ty của luật bạn sẽ không chỉ hoạt động ở những lĩnh vực pháp luật hiện là thế mạnh của công ty, mà còn muốn mở rộng sang các dịch vụ pháp lý khác để nhanh chóng trở thành một công ty luật cung cấp gần như toàn diện các dịch vụ pháp lý từ tư vấn pháp lý đến tố tụng cũng như thực hiện các thủ tục, giấy tờ liên quan đến pháp lý cho khách hàng. Mục tiêu này đòi hỏi đội ngũ nhàn sự của công ty luật của bạn phải có kiến thức pháp luật, năng lực chuyên môn và kinh nghiêm thực tiễn chuyên sâu ở những lĩnh vực pháp luật đặc thù khác mà đội ngũ nhân sự của công ty luật của bạn chưa có được. Vì vậy, việc tuyển dụng thêm các luật sư thành viên mới để hỗ trợ công ty luật của bạn là điều cần thiết.

Bên cạnh đó, công ty luật của bạn cũng cần cần nhắc đến việc tuyển dụng thêm các nhân viên giỏi ở các lĩnh vực dịch vụ pháp lý mới để hỗ trợ cho các luật sư thành viên mới. Tuy nhiên, việc cấu trúc thang, bảng lương của công ty luật của bạn cũng cẩn phải được thực hiện một cách cẩn trọng để sao cho có sự hợp lý nào đó giữa mức lương của nhằn viên cũ và của nhân viên mới để tránh trường hợp mời được nhân viên mới vào lại phải tiễn nhân viên cũ đi.

II- TẬP TRUNG CHẤT LƯỢNG HƠN SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN

Tuyển dụng thêm nhân sự luôn là công tác quan trọng, chiếm một phần không nhỏ trong sự quan tâm không chỉ riêng của công ty luật của bạn mà của các cồng ty luật khác, đặc biệt là khi công ty luật của bạn đã phát triển đến một mức độ nhất định nào đó. Tuy nhiên, kinh nghiệm cho thấy rằng việc tập trung phát triển số lượng nhân viên mới trong giai đoạn này sẽ không mang lại nhiều lợi ích cho công ty luật của bạn bằng việc nâng cao chất lượng chuyên môn của những nhân viên hiện tại.

So với những nhân viên mới, nhìn chung những nhân viên hiện tại đã có sẵn một nền tảng kiến thức pháp luật, năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn vững vàng thông qua quá trình làm việc tương đối lâu tại công ty luật của bạn và ít nhiều đã tích lũy được kinh nghiệm làm việc và nếu họ được huấn luyện chuyên sâu hơn nữa họ sẽ có thể đảm nhận các công việc pháp lý phức tạp của các khách hàng lớn. Ngược lại, nếu tuyển những nhân viên mới, nhiều khi công ty luật của bạn không thể chắc chắn việc những nhân viên mới có trình độ và năng lực như họ đã thể hiện khi phỏng vẩn trong khi công ty luật của bạn phải chi ra một số tiến lương rất cao để thu hút họ đồng ý làm việc, làm tăng đột biến quỹ lương của công ty luật của bạn. Bên cạnh đó, những nhân viên mới cũng chưa chắc phù hợp với văn hóa của công ty luật của bạn và khi đó công ty luật của bạn sẽ phải chọn lựa giữa việc phải thay đổi văn hóa của công ty theo cách của những nhân viên mới hoặc họ sẽ tự đào thải khỏi công ty luật của bạn.

III- TĂNG CƯỜNG MINH BẠCH TRONG NỘI BỘ, GIẢM BỚT RỦI RO

Khi khối lượng các công việc pháp lý của khách hàng gia tăng thì nó cũng kéo theo số lượng nhân viên và công việc hành chính nội bộ khác của công ty luật của bạn cũng phải tăng lên theo, do đó việc quản lý và giám sát vận hành công ty luật của bạn sẽ càng trở nên phức tạp hơn và đòi hỏi nhiều thời gian, công sức hơn trong khi người làm công tác quản lý như bạn thì vẫn chỉ có 24 giờ trong một ngày để thực hiện các công việc đó. Trong tình huống như vậy, để việc quản lý và giám sát vẫn có thể vận hành một cách trơn tru và đạt hiệu quả cao như trước thì một trong các công việc bạn cần làm là phải tăng cường sự minh bạch trong các công việc nội bộ. Theo đó, các quy trình xử lý công việc nội bộ trong công ty luật của bạn cần phải rõ ràng, minh bạch và có các chế độ báo cáo định kỳ thường xuyên, có chế độ thưởng phạt phần minh, có chế độ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của khách hàng một cách an toàn và bảo mật, có chế độ giám sát thực thi ở các phòng, ban, bộ phận một cách rõ ràng, các chế độ chi tiêu được kiểm soát một cách chặt chẽ, các quy trình giao việc khách hàng được chi tiết hóa, v.v.

Để tiết kiệm thời gian, bạn cũng nên mua sắm các phần mềm quản trị chuyên dụng được nhiều doanh nghiệp dịch vụ sử dụng phổ biến trên thị trường để phục vụ cho các công việc nêu trên. Mặc dù trong thực tế các phẩn mểm như thế thường không được tối ưu hóa để phù hợp cho những đặc thù riêng của công ty luật của bạn. Bởi lẽ, chúng thường là được dùng phổ biến cho các công ty dịch vụ nói chung. Tuy nhiên, nhưng bạn vẫn có thể yêu cầu các nhà cung cấp hiệu chỉnh một ít phần mềm của họ sao cho phù hợp nhất với công ty luật của bạn để có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả với chi phí hợp lý.

IV- MỞ RỘNG HAY CHUYÊN SÂU LĨNH VỰC DỊCH VỤ PHÁP LÝ

Ông bà xưa có câu “nhất nghệ tinh, nhất thân vinh”, được hiểu như là làm nghề gì giỏi, có tâm với nghê' thì sẽ sống được với nghề đó và dù bạn có ở đâu đi chăng nữa thì cũng sẽ được xã hội và mọi người tôn trọng. Vì lẽ đó, bạn có thể không muốn mở rộng hoạt động của công ty luật của bạn sang các lĩnh vực pháp luật mới mà không phải là các lĩnh vực pháp luật thế mạnh của công ty luật của bạn, thay vào đó bạn chỉ muốn tập trung phát triển chuyên sâu vào các lĩnh vực pháp luật thế mạnh hiện thời của công ty luật của bạn. Trong trường hợp đó, công ty luật của bạn sẽ được xem như là một công ty luật chuyên ngành (tiếng Anh gọi là boutique law firm) và điều này hoàn toàn không có gì sai.

Điểm thuận lợi của mô hình hoạt động này là khi nói đến một lĩnh vực pháp luật chuyên ngành nào đó mà công ty luật của bạn có chuyên môn sâu rộng, công ty luật của bạn thường sẽ được xếp vào nhóm các công ty luật hàng đầu. Như lẽ tất yếu, sẽ có nhiêu cơ hội cho công ty luật của bạn có được các công việc pháp lý của khách hàng nhiều hơn so với các công ty luật khác trong cùng lĩnh vực pháp luật đó trên thị trường. Trong trường hợp này, có thể gọi đó là sự tập trung phát triển theo chiều sâu của dịch vụ pháp lý. Tuy nhiên, điểm bất lợi của việc phát triển theo chiều sâu là trong dài hạn công ty luật của bạn sẽ không thể trở thành một công ty luật có tầm cỡ được vì công ty luật của bạn đã chuyên môn hóa quá sầu, không đa dạng các sản phẩm dịch vụ pháp lý của mình và bỏ lỡ nhiều cơ hội công việc khách hàng.

Bên cạnh mô hình hoạt động như trên, trên thị trường cũng có nhiều công ty luật lại lựa chọn cách thức phát triển theo mô hình hoạt động ngược lại đó là tập trung phát triển thêm càng nhiều các lĩnh vực pháp luật mới để nhanh chóng trở thành công ty luật cung cấp tất cả các dịch vụ pháp lý cho khách hàng. Lợi ích của mô hình hoạt động này đó là công ty luật của bạn sẽ có cơ hội tìm được khách hàng ở nhiều lĩnh vực pháp luật khác nhau thay vì chỉ giới hạn trong một số lĩnh vực pháp luật nhất định nào đó và các lĩnh vực pháp luật của công ty luật của bạn cũng sẽ hỗ trợ nhau để cùng phát triển. Tuy nhiên, mô hình hoạt đọng này cũng tồn tại một vài điểm bất cập của nó. Theo đó, nếu công ty luật của bạn không có đầy đủ kiến thức pháp luật, năng lực chuyên môn và kỹ năng hành nghề sâu rộng đối với bất kỳ lĩnh vực pháp luật nào mà phải tuyển dụng một số nhân sự cao cấp mới thì công ty luật của bạn sẽ không thể kiểm soát được chất lượng dịch vụ của các lĩnh vực pháp luật mới vì không có người đủ năng lực chuyên môn để giám sát những người mới đó.

Trong tình huống như vậy, bạn nên xem xét việc phát triển công ty luật của bạn theo hướng kết hợp hài hòa cùng một lúc cả hai mô hình hoạt động như trên để vừa tận dụng được những thuận lợi của từng mô hình hoạt động và giảm bớt những bất lợi của chúng.

V- CHUẨN BỊ CÁC CÂU HỎI CỦA KHÁCH HÀNG

Khi công ty luật của bạn đã phát triển, số lượng khách hàng cũng đã tăng lên khá nhiều và trong số đó thì số lượng các khách hàng mới liên lạc và tìm hiểu về công ty luật của bạn cũng không ít. Để giảm bớt thời gian của nhân viên của công ty luật của bạn trong việc trả lời các cầu hỏi thường gặp của từng khách hàng, bạn nên dành thời gian soạn các câu hỏi mà công ty luật của bạn thường gặp, ví dụ như: công ty luật của bạn có bao nhiêu cách tính phí dịch vụ pháp lý mức phí dịch vụ pháp lý theo giờ của từng luật sư là bao nhiêu; công ty luật của bạn có mua bảo hiểm nghề nghiệp không, V.V., rồi chuẩn bị phần trả lời ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp cho từng câu hỏi đó và nếu như có khách hàng nước ngoài thì bạn sẽ chuẩn bị luôn những câu trả lời bằng tiếng Anh. Phẩn hỏi đáp này nên được đăng trên một mục nào đó trên trang web của công ty luật của bạn để khi tìm đến trang web của công ty luật của bạn khách hàng sẽ dễ dàng tìm thấy và đọc để có thêm thông tin và sẽ không phải thắc mắc gì nhiều vê' cách thức cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn. Nếu có điều kiện, bạn nên in và đóng thành sách phẩn hỏi đáp này và gửi cho khách hàng tham khảo khi khách hàng có yêu cầu.

VI- HUẤN LUYỆN ĐỘI NGŨ KỀ CẬN

Như là lẽ tất nhiên, cho dù bạn có muốn hay không thì cũng không thể quản lý công ty luật của bạn mãi được vì nhiều lý do khác nhau chẳng hạn như tuổi tác, sức khỏe, các vấn đề về gia đình hay sự cần thiết của ban lãnh đạo trẻ với tư duy, tầm nhìn mới, V.V.. Khi đó, công ty luật của bạn sẽ cần một đội ngũ lãnh đạo kế cận có chuyên môn và năng lực cao, có đủ danh tiếng và bản lĩnh để tiếp tục lèo lái công ty luật của bạn phát triển lên một tầm cao mới.

Để chuẩn bị cho công việc này, công ty luật của bạn cần thường xuyên chú trọng đến việc huấn luyện đội ngũ nhân viên lâu năm, cốt cán, có khả năng quản lý, có năng lực và nghiệp vụ thật sự cũng như phải có chế độ tiền lương và phúc lợi hấp dẫn cộng với môi trường làm việc thử thách và chuyên nghiệp, chế độ huấn luyện dài hạn bên ngoài, chế độ phát triển nghề nghiệp rõ ràng dành cho họ.

Chỉ khi nào thực hiện tốt các công việc này, công ty luật của bạn mới có thể duy trì được một lực lượng nhân sự có chất lượng cao, phục vụ mục tiêu bổ sung đội ngũ kế cận trong tương lai cho công ty luật của bạn dù kinh nghiệm cho thấy rằng chỉ có khoảng từ 20% đến 40% số nhân viên này sẽ tiếp tục gắn bó với công ty luật của bạn trong tương lai trung và dài hạn, nhưng như vậy cũng là tốt lắm rồi.

VII- KHUYẾN NGHỊ CÔNG TY LUẬT TNHH EVEREST

(i) Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.