Phần mềm kế toán ERP - Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp

Trong thời đại kỹ thuật số, các doanh nghiệp ở mọi loại hình, mọi quy mô đều có xu hướng tìm kiếm và đưa các ứng dụng khoa học công nghệ vào trong tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế cao. Một trong những ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp, không phân biệt quy mô hay ngành nghề, là việc sử dụng phần mềm kế toán, làm cho công việc của kế toán trở nên đơn giản và hiệu quả hơn, hoạt động của doanh nghiệp nhịp nhàng, mang lại lợi ích kinh tế cao. Trong khi phần mềm kế toán có chức năng xử lý các nghiệp vụ về tài chính - kế toán thì phần mềm ERP được biết đến là một giải pháp tổng thể, giúp quản lý hầu hết tác nghiệp của các phòng ban từ tài chính - kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, HRM, CRM, DMS…

I- PHẦN MỀM KẾ TOÁN ERP

Phần mềm kế toán ERP là viết tắt của cụm từ “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa là “Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp”. Vì thế có thể hiểu đơn giản, ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp là điều cơ bản. Việc áp dụng rời rạc nhiều phần mềm khác nhau để quản lý doanh nghiệp (như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm nhân sự,…) không gọi là ERP vì không mang tính tích hợp và không có sự liên kết số liệu như khi bạn chỉ sử dụng một phần mềm ERP duy nhất.

Hệ thống ERP có sự liên kết dữ liệu một cách đồng nhất giữa các bộ phận, vì thế phân hệ kế toán ERP sẽ được kế thừa toàn bộ dữ liệu từ các phòng ban khác một cách chặt chẽ và chính xác. Ngoài ra, thông tin từ các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được cập nhật nhanh chóng trên hệ thống giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên kế toán và giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, nắm bắt các hoạt động của doanh nghiệp.

Thông thường, một giải pháp phần mềm ERP sẽ bao gồm nhiều module khác nhau như: quản lý nhân sự, quản lý hàng tồn kho, tính kế toán tiền lương, hệ thống bán hàng, quản lý mua và bán, quản lý sản xuất,… Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng để thêm bớt các module. Bên cạnh đó, mỗi doanh nghiệp khác nhau thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.

II- HỆ THỐNG ERP KHÁC GÌ PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐỘC LẬP

Phần mềm kế toán độc lập hay phần mềm kế toán ERP đều là những công cụ dùng để hỗ trợ cho việc quản lý tài chính - kế toán. Tuy nhiên, 2 hệ thống phần mềm này sẽ tồn tại những điểm khác biệt nhất định. Trên thực tế, phần mềm kế toán chính là một tập con của hệ thống ERP, do vậy ERP gồm nhiều chức năng hơn và thiên về mục đích quản trị nhiều hơn mục đích kế toán.

1- Giải pháp ERP giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp

- Phần mềm kế toán mục đích chính là giúp kế toán viên xử lý các số liệu đầu vào theo hình thức tự động, giúp giảm chi phí, thời gian so với việc xử lý thủ công. Từ các số liệu đó, phần mềm kế toán sẽ xuất ra được các báo cáo kế toán giúp đánh giá được tình hình hoạt động của doanh nghiệp như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, ... tuân thủ theo các quy định và chế độ kế toán nhà nước. Vì thế, một phần mềm kế toán thông thường sẽ phù hợp với đa số doanh nghiệp hơn ERP.

- Phần mềm ERP, tuy nhiên, sẽ có các chức năng vượt xa những gì mà phần mềm kế toán cung cấp. Hệ thống quản lý tài chính kế toán trong phần mềm ERP mang lại một cái nhìn tổng quan cho doanh nghiệp, bao gồm các chức năng tài chính kế toán, báo cáo tài chính, bán hàng, mua hàng, tồn kho, CRM, HRM…

Trong giải pháp quản lý tổng thể với ERP, phân hệ kế toán được xây dựng theo định hướng quản lý tài chính kế toán. Hoạt động của các bộ phận và mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan mật thiết đến bộ phận kế toán nên ứng dụng quản lý tài chính kế toán trong phần mềm ERP cực kỳ quan trọng. Với tính liên kết dữ liệu đồng nhất (do tích hợp các ứng dụng trên một nền tảng duy nhất) nên ứng dụng kế toán trong ERP sẽ có tính kế thừa dữ liệu chặt chẽ, chính xác và tức thời từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

2- Phần mềm kế toán độc lập ít đáp ứng nhu cầu đặc thù

Phần mềm kế toán độc lập sẽ hạn chế hơn về chức năng đặc thù cho các doanh nghiệp, thường phải kết nối thêm hệ thống của bên thứ 3. Trong khi một giải pháp ERP hoàn chỉnh có thể cung cấp các tính năng đáp ứng nhu cầu quản lý, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh và chính xác hơn, đồng thời giảm chi phí lao động. Hơn thế nữa, ERP cho phép quản lý BOM, lập kế hoạch sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, nguồn lực sản xuất… Trong khi đó, phần mềm kế toán độc lập không cung cấp hoặc cung cấp rất hạn chế khả năng quản trị sản xuất.

3- Phần mềm kế toán độc lập thường không có chức năng quản lý bán hàng hoặc quan hệ khách hàng

Giải pháp ERP có các chức năng quản lý bán hàng và xử lý đơn hàng. Bên cạnh đó, ERP sẽ có module CRM cho phép người dùng truy cập và quản lý các khách hàng. Trong khi phần mềm kế toán thường không có hoặc bị hạn chế những chức năng này.

4- Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Thông thường, các hệ thống ERP có cơ chế dữ liệu tập trung cho phép hợp nhất toàn bộ dữ liệu từ các chi nhánh khác nhau của doanh nghiệp. Người sử dụng có thể kiểm tra các dữ liệu đã lưu bằng công cụ hệ thống có sẵn. Nhờ vào sự linh hoạt của cấu trúc này mà việc thêm một nhóm thành viên hay thêm cấp quản lý mới được thực hiện khá dễ dàng.

5- Phần mềm kế toán độc lập bị hạn chế về dữ liệu theo thời gian thực

ERP đồng bộ tất cả thông tin ngay trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Hệ thống ERP là một giải pháp tích hợp toàn bộ các quy trình sản xuất kinh doanh, loại bỏ bớt các phần mềm quản lý đơn lẻ. Hơn nữa, dữ liệu được lưu trữ trên cloud giúp người dùng có thể truy cập dữ liệu theo thời gian thực (real-time) mọi lúc mọi nơi và với mọi thiết bị có kết nối internet. Phần mềm ERP chiếm ưu thế hơn phần mềm kế toán độc lập về khả năng kết nối dữ liệu tức thời của tất cả các phòng ban.

III- CÁC PHẦN MỀM ERP ĐƯỢC ỨNG DỤNG BỞI DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 

Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao giờ hết.Theo khảo sát của Microsoft, sau khi đại dịch COVID-19 bùng phát, có tới 98% lãnh đạo doanh nghiệp đều tin rằng ứng dụng ERP là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể đáp ứng thách thức và cơ hội của thị trường. Hệ thống ERP chính là bước đệm cho sự đột phá, đưa doanh nghiệp phát triển xa hơn, đảm bảo hiệu quả hoạt động và khẳng định vị thế thương hiệu tại thị trường trong nước và quốc tế. 

1- ERP nước ngoài

 Tại Việt Nam, các giải pháp ERP nước ngoài nổi tiếng, được ứng dụng tại các tập đoàn lớn và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Các giải pháp ERP này có điểm chung là: Có đầy đủ các chức năng, công nghệ hiện đại cộng với khả năng áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp ở trên thế giới. Khi triển khai ở Việt Nam, các nhà cung cấp ERP ngoại sẽ ủy quyền cho các đối tác công nghệ ở Việt triển khai. Ưu điểm của phần mềm ERP ngoại là quy trình quản lý đã được chuẩn hóa, được thiết kế và điều chỉnh theo nhu cầu của các doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình và tính pháp lý trong nước. 

Tuy nhiên, điểm trừ của các phần mềm ERP nước ngoài đó là giá thành cao: ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn. Bên cạnh đó, phân hệ kế toán –  module quan trọng nhất trong phần mềm ERP có sự khác biệt với chuẩn mực kế toán Việt Nam.

2- ERP trong nước

 Các nhà cung cấp hệ thống ERP trong nước hiện nay cũng đủ khả năng thiết kế những phần mềm ERP thuần Việt. Những phần mềm này phù hợp với năng lực, trình độ, luật pháp và cũng nhanh chóng kịp thời cập nhật các thông tư, quyết định hướng dẫn các doanh nghiệp cần phải thực hiện. Chi phí cho các hệ ERP trong nước thường rẻ hơn nhiều so với ERP ngoại.

Tuy nhiên, một số giải pháp ERP của Việt Nam hiện nay, mới chỉ phát triển mở rộng thêm so với phần mềm kế toán và chưa đáp ứng được các yêu cầu quản trị trên quy mô tổng thể doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp sẽ cần phải sáng suốt để lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm ERP tốt nhất cho mình.

IV- THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG ỨNG DỤNG ERP TẠI VIỆT NAM

1- Điểm thuận lợi đối với doanh nghiệp Việt Nam 

(i) Nhiều doanh nghiệp Việt, hoặc các đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài thường có ngân sách hàng năm dành cho phát triển hệ thống công nghệ. Vì vậy, khi triển khai một hệ thống công nghệ mới, họ có điều kiện mời chuyên gia nước ngoài có kinh nghiệm lâu năm về chuyên môn, để tư vấn những hệ thống tốt nhất cho doanh nghiệp. 

(ii) Bên cạnh đó cũng có không ít các doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong nước đã triển khai thành công hệ thống ERP từ nhiều năm nay. Các dự án được đầu tư một cách nghiêm túc đặc biệt là yếu tố nhân sự. Kết quả thu được sau triển khai ERP tại các tập đoàn, doanh nghiệp lớn có sự đầu tư công sức, thời gian đúng đắn, ERP đều phát huy được lợi ích đúng nghĩa của nó.

(iii) Hiện nay nhiều nhà lãnh đạo đã ý thức được vai trò và tầm quan trọng của ứng dụng hệ thống ERP đối với yêu cầu quản trị vận hành và sự phát triển của doanh nghiệp. 

(iv) Hệ thống ERP sẽ hoạt động tốt và mang lại hiệu quả lớn cho doanh nghiệp khi người dùng thực sự hiểu hệ thống. 

2- Điểm khó khăn đối doanh nghiệp Việt Nam 

(i) Sự thiếu quyết tâm của lãnh đạo và yêu cầu về nguồn lực trình độ cao: Khi triển khai phần mềm ERP, nhiều lãnh đạo doanh nghiệp không đánh giá đúng vị trí của mình trong dự án ERP. Họ thường giao cho một số bộ phận như kế toán hoặc IT để phụ trách quá trình triển khai ERP từ khâu lựa chọn, tư vấn đến triển khai. Sau đó khi vấp phải những khó khăn trong quá trình triển khai thì dễ dàng nản chí, không quyết tâm và dễ bỏ cuộc. Không chỉ vậy, một trong những thách thức chính mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt là đảm bảo nhân sự được đào tạo tốt về hệ thống. Việc triển khai thành công hệ thống ERP sẽ khả thi hơn nhiều nếu nhân viên được đào tạo đầy đủ, và họ có động lực để sử dụng hệ thống.

(ii) Chi phí đầu tư rất cao: Đây là có lẽ là vấn đề đầu tiên các doanh nghiệp quan tâm và cũng là rào cản lớn nhất đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ nhỏ. Các hệ thống ERP được cung cấp bởi các đơn vị nước ngoài, có lịch sử và bề dày thành công trên thế giới đều rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên rất cao.

(iii) Thời gian triển khai lâu: Thời gian triển khai ERP phụ thuộc vào quy mô, yêu cầu chức năng của doanh nghiệp. Trung bình thời gian triển khai ERP sẽ khoảng 6 tháng đến 1 năm. Thậm chí đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, quy mô lớn, thời gian triển khai ERP có thể sẽ lâu hơn. 

(iv) Quá trình khảo sát chưa được thực hiện bài bản: Qua thực tế ITG Technology triển khai tại nhiều dự án ERP, chúng tôi nhận ra rằng việc khảo sát, phân tích chi tiết để xây dựng lên tài liệu URD (Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng) đóng vai trò quyết định thành công dự án. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chủ quan trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh để lựa chọn ra những giải pháp phù hợp thì không những doanh nghiệp không thể tận dụng tốt những ưu điểm của phần mềm ERP mà thậm chí sẽ phát sinh nhiều yêu cầu chỉnh sửa có thể làm thay đổi quy mô dự án sau này.