Quản lý kế toán bằng phần mềm - Lựa chọn của doanh nghiệp thông minh

I- PHẦN MỀM KẾ TOÁN LÀ GÌ?

Phần mềm kế toán là một ứng dụng công nghệ thông tin được thiết lập, cài đặt trên máy tính, các thiết bị cầm tay khác (điện thoại di động, máy tính bảng…) hoặc trên nền tảng web.

Qua hình thức nhập liệu, người dùng sẽ cung cấp dữ liệu đầu vào cho phần mềm là các chứng từ, số liệu, hồ sơ trong toàn bộ các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Từ cơ sở dữ liệu đó, thông qua các công thức, thủ tục, quy trình được thiết lập sẵn, phần mềm kế toán sẽ xử lý để lên báo cáo tài chính và các báo cáo chi tiết khác theo biểu mẫu kế toán hiện hành chuẩn với chế độ Kế toán Nhà nước Việt Nam hoặc theo những yêu cầu quản lý đặc thù của các Doanh nghiệp.

II- TẠI SAO NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN?

1- Công nghệ lập trình tiên tiến

Với đặc trưng riêng của ngành kế toán, phần mềm kế toán được thiết kế để phục vụ nhu cầu công tác kế toán kiểm toán. Để tạo ra những sản phần công nghệ có tính ứng dụng cao và phù hợp với người dùng, thì công nghệ lập trình là nền tảng không thể thiếu. Những xu hướng công nghệ lập trình nổi bật như:

- JavaScript hiện là ngôn ngữ lập trình đang hoạt động rất tốt. Hỗ trợ tốt cho việc thiết kế website, phần mềm với tính bảo mật được nâng cao.

- Python được lập trình viên từ khắp mọi nơi đánh giá là ngôn ngữ lập trình dễ hiểu nhất. Với khả năng xác định và định dạng code dễ dàng. Đây là ngôn ngữ lập trình phổ biến nhờ có thể tương thích với các hệ điều hành.

Và tương tự như các phần mềm khác, phần mềm kế toán trên thị trường có cấu trúc gồm:

- Các tệp chương trình: là một tập hợp hữu hạn các lệnh viết bằng một ngôn ngữ nào đó, mà người dùng và máy có thể hiểu được, Mỗi lệnh sẽ tương ứng với một hay một số thao tác trong thuật toán đã được xây dựng trước. 

- Các tệp dữ liệu: là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưu trữ các thông tin đầu vào của hệ thống.

- Data (dữ liệu): Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưu trữ các thông tin đầu vào của hệ thống. 

- Documents (các tài liệu): chứa hầu hết các tệp tin, dữ liệu trong báo cáo.

- Class: dùng để tạo mới hoặc nối kết các lớp vào Project Manager.

- Code (chương trình): bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người dùng tạo ra và thư viện API. Trong các tệp .PRG, có một tệp được SET MAIN (chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự động chạy đầu tiên khi chạy phần mềm này.

- Other (các thành phần khác)

2- Thiết kế linh hoạt phù hợp người dùng

Thay đổi lớn khi nhắc đến phần mềm kế toán phải kể đến tính linh hoạt của phần mềm:

(i) Thứ nhất, bạn có thể xử lý công việc dễ dàng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào mà không cần ở văn phòng, không lo mất dữ liệu. 

(ii) Thứ hai, đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng cập nhật nghiệp vụ và thực hiện kế toán, hạch toán cho doanh nghiệp dễ dàng.

(iii) Thứ ba, bạn có thể yêu cầu thiết kế riêng một phần mềm kế toán phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp. Các tính năng trong phần mềm sẽ được điều chỉnh để phục vụ nhu cầu kế toán khác nhau.

(iv) Thứ tư, phần mềm kế toán lưu trữ trực tuyến sẽ giúp nhiều người làm việc cùng một lúc, doanh nghiệp của bạn chỉ cần đăng ký một lần duy nhất. 

3- Tính hiện đại chính xác

Dựa trên dữ liệu (chứng từ, số liệu giao dịch, …)  người dùng nhập vào ban đầu, thông qua các công thức, thủ tục, quy trình được thiết lập sẵn, phần mềm kế toán sẽ xử lý để lên báo cáo tài chính và các báo cáo chi tiết khác. Bạn không còn phải lo lắng tính toán sai số liệu, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của công ty.

4- Tính chuyên nghiệp

Phần mềm kế toán hiện nay được ví như một trợ lý thông minh đưa ra các biểu mẫu kế toán hiện hành chuẩn với chế độ Kế toán Nhà nước Việt Nam hoặc theo những yêu cầu quản lý đặc thù của các doanh nghiệp.

III- CÁC LOẠI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN THỊ TRƯỜNG HIỆN NAY

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán. Tuy nhiên dựa theo cấu trúc có 2 loại phần mềm chủ yếu:

1- Phần mềm kế toán đóng gói: 

Phần mềm này phù hợp với loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, các hoạt động kế toán - tài chính đơn giản, không quá phức tạp. Sản phẩm này được các nhà cung cấp thiết kế sẵn các phân hệ cố định với những tính năng cơ bản nhất định và cần thiết cho bộ phận kế toán.

Mặt khác, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp một số bất cập. Bởi vì những tính năng của loại phần mềm kế toán này được thiết kế trên tiêu chí chung của mọi công ty nên sẽ thiếu tính linh động. Cùng với đó, vì tính thông dụng để có thể dễ sử dụng ở mọi doanh nghiệp, khiến phần mềm này không được đánh giá cao về tính bảo mật. Đây là một nhược điểm của phần mềm kế toán đóng gói.

2- Phần mềm kế toán tùy chỉnh theo yêu cầu: 

Trên thực tế, cùng với sự phát triển của doanh nghiệp thì yêu cầu về việc quản lý Tài chính - Kế toán của các doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi. Việc sử dụng các sản phẩm phần mềm đóng gói chỉ có thể đáp ứng yêu cầu công việc của doanh nghiệp ở một thời điểm nào đó, trong tương lai nếu có sự thay đổi trong cấu trúc, quy mô doanh nghiệp hay cách thức quản lý, việc sử dụng phần mềm này sẽ gặp nhiều hạn chế. Vì vậy, hiện nay phương án sử dụng phần mềm tùy chỉnh theo yêu cầu được nhiều doanh nghiệp quan tâm và lựa chọn. Phần mềm được thiết kế có cấu trúc mở, tùy chỉnh linh hoạt theo các yêu cầu quản trị đặc thù của Doanh nghiệp ở cả thời điểm hiện tại và tương lai.

Giải pháp này được áp dụng khi các doanh nghiệp có nhu cầu tái cấu trúc quy mô hoặc thay đổi cách thức quản trị. Phần mềm thiết kế theo yêu cầu có cấu trúc mở, linh hoạt trong việc tùy chỉnh theo các yêu cầu quản trị đặc thù của doanh nghiệp mong muốn ở hiện tại và trong dài hạn.

Cùng với đó, phần mềm kế toán thiết kế theo yêu cầu có khả năng bảo mật tuyệt đối. Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể yêu cầu nâng cấp, tùy chỉnh, bảo trì nhanh chóng. Tiến trình công việc từ đó mà diễn ra thuận lợi và đạt hiệu suất cao hơn.

IV- ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN

1- Ưu điểm khi dùng phần mềm kế toán

- Quy trình nhập dữ liệu trên phần mềm đơn giản và nhanh chóng hơn khi thao tác thủ công. Từ đó giúp nhân viên tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc.

- Tính năng tự động hóa của phần mềm giúp thay thế những thao tác tính toán thông thường từ đó chế tối đa lỗi khi tính toán.

- Phần mềm tự động kiểm tra lỗi hạch toán, nếu có lỗi phát sinh thì sẽ thông báo cho người dùng ngay lập tức.

- Phần mềm kế toán có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất. Chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách hoặc tờ khai thuế giúp nhân viên kế toán giảm nhiều thao tác cũng như công sức hơn khi làm theo phương pháp thủ công.

- Các nhà quản trị sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết để ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.

- Phần mềm giúp doanh nghiệp cập nhập những thay đổi mỗi khi có các thông tư, quy định mới về thuế hoặc Bảo hiểm xã hội.

2- Nhược điểm khi dùng phần mềm kế toán

- Chi phí sử dụng cao: Có thể kể đến như phí bản quyền phần mềm, phí triển khai nâng cấp phần mềm và phí hỗ trợ sử dụng.

- Doanh nghiệp cần trang bị thêm các dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng: Ví dụ như hệ thống tài khoản, chính sách kế toán, phương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp kê khai thuế,…

- Phần mềm kế toán đóng gói sẽ không là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp đang sở hữu mô hình kinh doanh đặc thù.

V- TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TỐT NHẤT

Để lựa chọn được phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay, doanh nghiệp cần dựa vào các tiêu chí sau:

1-  Tính dễ sử dụng

Tiêu chí này thể hiện ở một số đặc điểm như: Phần mềm thiết lập thao tác nhập liệu tối ưu; Cách thực hiện sửa sai dữ liệu đơn giản để cả những bộ phận không biết về nghiệp vụ kế toán vẫn có thể sử dụng được chương trình.

Yếu tố dễ sử dụng giúp cho nhân viên kế toán có thể nhanh chóng nắm bắt và ứng dụng phần mềm vào thực tiễn. Việc giải quyết những vấn đề khi có sự cố xảy ra từ đó cũng trở nên dễ dàng hơn.

2- Tính quản trị

Đây được xem là nhân tố quan trọng nhất khi đánh giá chất lượng các phần mềm kế toán hiện nay. Tiêu chí này thể hiện ở việc:

- Truy xuất thông tin dưới dạng thống kê.

- Xuất báo cáo nhanh khi tìm kiếm dữ liệu.

- Xuất báo cáo theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp. Người dùng có thể tự thay đổi trình bày báo cáo theo yêu cầu mà không cần đến nhà cung cấp.

3- Tính tự động

Gồm các yếu tố như:

- Định khoản, tính thuế VAT tự động. Phần mềm có khả năng đặt sẵn kho hàng, khoản mục chi phí cho chứng từ nhập vào.

- Xử lý chênh lệch tỷ giá tự động tự sinh khi nhập số liệu và lúc điều chỉnh số dư các tài khoản ngoại tệ vào cuối tháng.

- Kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý được thực hiện tự động. 

Tính tự động của phần mềm sẽ giúp giảm bớt khối lượng, nâng cao độ chính xác trong công việc của các nhân viên kế toán.

4- Tính bảo mật

Phần mềm kế toán được cung cấp bởi những doanh nghiệp uy tín với độ bảo mật cao và có bản quyền sẽ là ưu tiên lựa chọn hàng đầu của mọi khách hàng.