Quy chế đăng bài facebook cho khách hàng doanh nghiệp

Điều 1. Mục đích

Quy chế quản lý hoạt động đăng tải nội dung trên nền tảng Facebook được ban hành nhằm thống nhất việc xây dựng, kiểm duyệt, đăng tải và quản lý toàn bộ nội dung truyền thông của Công ty trên Fanpage chính thức. Quy chế này là căn cứ để bảo đảm mọi hoạt động truyền thông được thực hiện theo định hướng phát triển khách hàng doanh nghiệp, phù hợp với chiến lược thương hiệu của Công ty và tuân thủ quy định của pháp luật. Thông qua việc chuẩn hóa quy trình xây dựng nội dung, Công ty hướng đến việc nâng cao chất lượng thông tin cung cấp cho khách hàng, xây dựng hình ảnh luật sư chuyên nghiệp, uy tín, minh bạch và trách nhiệm, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý, rủi ro truyền thông và các hành vi có thể ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu của Công ty. Mọi cá nhân tham gia hoạt động truyền thông có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ các quy định của Quy chế này.

Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với toàn thể luật sư, chuyên viên pháp lý, nhân viên Marketing, nhân viên quản trị Fanpage, cộng tác viên truyền thông và các cá nhân, phòng ban có liên quan đến việc xây dựng, biên tập, thiết kế, kiểm duyệt hoặc đăng tải nội dung trên Fanpage Facebook chính thức của Công ty. Mọi bài viết, hình ảnh, video, infographic, livestream và các hình thức truyền thông khác được công bố nhân danh Công ty đều thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này. Các cá nhân tham gia vào quá trình xây dựng nội dung phải thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm đối với phần công việc do mình thực hiện.

Điều 3. Nguyên tắc đăng tải nội dung

Mọi nội dung được đăng tải trên Fanpage phải bảo đảm tính chính xác, khách quan, trung thực và có căn cứ pháp lý rõ ràng. Nội dung truyền thông chỉ được xây dựng trên cơ sở các quy định pháp luật còn hiệu lực hoặc các nguồn thông tin chính thống đã được kiểm chứng. Không đăng tải các nội dung mang tính suy diễn, bình luận chủ quan hoặc đưa ra nhận định pháp lý khi chưa có đủ căn cứ.

Hoạt động truyền thông trên Facebook phải hướng đến mục tiêu cung cấp kiến thức pháp luật, nâng cao nhận thức tuân thủ pháp luật và hỗ trợ doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro trong hoạt động đầu tư, kinh doanh và quản trị nội bộ. Nội dung đăng tải không được sử dụng các tiêu đề giật gân, gây hiểu nhầm, phóng đại hoặc sử dụng ngôn từ mang tính kích động nhằm thu hút lượt tương tác.

Fanpage của Công ty không đăng tải các nội dung mang tính giải trí thuần túy, tin đồn, thông tin chưa được kiểm chứng, quan điểm chính trị, tôn giáo, mê tín dị đoan hoặc các chủ đề không liên quan đến hoạt động hành nghề luật sư. Mọi bài viết phải góp phần xây dựng hình ảnh Công ty là đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp, đáng tin cậy và luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc kiểm soát và xử lý các rủi ro pháp lý.

Điều 4. Quy định về nội dung bài viết

Toàn bộ nội dung đăng tải trên Fanpage phải phục vụ mục tiêu truyền thông và phát triển khách hàng doanh nghiệp. Nội dung ưu tiên bao gồm các bài viết phân tích quy định pháp luật mới, hướng dẫn áp dụng quy định pháp luật trong thực tiễn, tư vấn thành lập doanh nghiệp, quản trị doanh nghiệp, đầu tư, hợp đồng thương mại, lao động, thuế, sở hữu trí tuệ, giải quyết tranh chấp, giấy phép kinh doanh, quản trị rủi ro và các vấn đề pháp lý khác phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Mỗi bài viết phải được xây dựng theo đúng quy chuẩn truyền thông của Công ty, bảo đảm có tiêu đề phù hợp, bố cục rõ ràng, nội dung mạch lạc, ngôn ngữ chuẩn mực và có giá trị tham khảo đối với khách hàng doanh nghiệp. Các căn cứ pháp luật được viện dẫn phải là văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực và được kiểm tra trước khi công bố. Trường hợp trích dẫn ý kiến chuyên gia, bản án hoặc các nguồn thông tin khác phải ghi rõ nguồn trích dẫn theo quy định.

Không đăng tải các nội dung mang tính quảng cáo sai sự thật, đưa ra cam kết tuyệt đối về kết quả giải quyết vụ việc, sử dụng từ ngữ có khả năng làm khách hàng hiểu rằng Công ty bảo đảm thắng kiện hoặc bảo đảm đạt được kết quả theo mong muốn của khách hàng. Đồng thời, nghiêm cấm việc công bố hồ sơ vụ việc, hợp đồng, tài liệu tố tụng, thông tin khách hàng, dữ liệu nội bộ hoặc các tài liệu thuộc phạm vi bí mật kinh doanh khi chưa được người có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản.

Việc sử dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ xây dựng nội dung chỉ được thực hiện nhằm mục đích tham khảo hoặc hỗ trợ biên tập. Mọi nội dung do AI tạo ra phải được chỉnh sửa, rà soát và kiểm chứng bởi luật sư hoặc chuyên viên pháp lý trước khi trình duyệt. Nghiêm cấm việc đăng tải nguyên trạng nội dung do AI tạo ra khi chưa được kiểm tra về tính chính xác, căn cứ pháp lý và tính phù hợp với định hướng truyền thông của Công ty.

Điều 5. Quy định về hình ảnh

Hình ảnh sử dụng trên Fanpage phải bảo đảm chất lượng cao, rõ nét, có độ phân giải tối thiểu Full HD và phù hợp với hệ thống nhận diện thương hiệu của Công ty. Mọi hình ảnh được sử dụng trong hoạt động truyền thông phải phản ánh đúng lĩnh vực hành nghề luật sư, thể hiện tác phong chuyên nghiệp, nghiêm túc và phù hợp với giá trị cốt lõi của Công ty. Việc sử dụng logo, màu sắc, kiểu chữ và các yếu tố nhận diện khác phải tuân thủ thống nhất theo Bộ nhận diện thương hiệu đã được Công ty ban hành.

Đối với hình ảnh luật sư, chuyên viên pháp lý và nhân sự của Công ty, chỉ được sử dụng những hình ảnh phản ánh đúng hoạt động nghề nghiệp như tư vấn pháp luật, nghiên cứu hồ sơ, soạn thảo hợp đồng, tham gia hội nghị, hội thảo chuyên môn, làm việc với khách hàng hoặc tham gia tố tụng trong phạm vi pháp luật cho phép công bố. Cá nhân xuất hiện trong hình ảnh phải sử dụng trang phục công sở hoặc trang phục phù hợp với môi trường hành nghề luật sư, giữ tác phong chuẩn mực và bảo đảm không làm ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín của Công ty.

Không sử dụng hình ảnh vi phạm quyền tác giả, quyền liên quan hoặc quyền sở hữu trí tuệ của tổ chức, cá nhân khác. Trường hợp sử dụng hình ảnh của khách hàng, đối tác hoặc bên thứ ba phải có sự đồng ý bằng văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Nghiêm cấm việc đăng tải hình ảnh làm lộ thông tin khách hàng, hồ sơ vụ việc, tài liệu nội bộ, dữ liệu cá nhân hoặc bí mật kinh doanh của Công ty dưới bất kỳ hình thức nào.

Điều 6. Quy định về video

Video được đăng tải trên Fanpage phải bảo đảm chất lượng hình ảnh và âm thanh rõ ràng, nội dung chính xác, có giá trị chuyên môn và phù hợp với định hướng truyền thông của Công ty. Mỗi video phải được biên tập đầy đủ phần mở đầu và kết thúc theo quy chuẩn nhận diện thương hiệu, sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực, lịch sự và phù hợp với hoạt động hành nghề luật sư.

Nội dung video được ưu tiên xây dựng nhằm phổ biến kiến thức pháp luật, phân tích quy định pháp luật mới, hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính, chia sẻ kinh nghiệm quản trị rủi ro pháp lý, giới thiệu dịch vụ pháp lý của Công ty hoặc truyền tải các thông tin chuyên môn có giá trị đối với khách hàng doanh nghiệp. Trường hợp video viện dẫn quy định pháp luật hoặc ý kiến chuyên gia phải bảo đảm nguồn thông tin chính xác và còn hiệu lực tại thời điểm đăng tải.

Không sản xuất hoặc đăng tải các video mang tính giải trí đơn thuần, bắt chước các xu hướng mạng xã hội không phù hợp với hình ảnh của Công ty, sử dụng ngôn từ phản cảm, hình ảnh gây tranh cãi hoặc các nội dung có khả năng làm giảm uy tín nghề luật sư. Việc sử dụng âm nhạc, hình ảnh, tư liệu hoặc hiệu ứng trong video phải tuân thủ quy định của pháp luật về quyền tác giả và quyền sở hữu trí tuệ.

Điều 7. Quy trình kiểm duyệt và đăng tải nội dung

Mọi nội dung trước khi được đăng tải trên Fanpage phải thực hiện đầy đủ quy trình kiểm duyệt nội bộ nhằm bảo đảm tính chính xác, tính pháp lý và sự thống nhất trong hoạt động truyền thông của Công ty. Không cá nhân nào được tự ý đăng tải nội dung lên Fanpage khi chưa hoàn thành quy trình phê duyệt theo quy định.

Bộ phận Marketing có trách nhiệm xây dựng kế hoạch truyền thông theo tuần hoặc theo tháng, đề xuất chủ đề, biên soạn nội dung, thiết kế hình ảnh, sản xuất video và bảo đảm nội dung đáp ứng các tiêu chuẩn truyền thông của Công ty. Sau khi hoàn thành bản dự thảo, toàn bộ nội dung phải được chuyển đến luật sư hoặc chuyên viên pháp lý được phân công để rà soát tính chính xác của căn cứ pháp luật, nội dung chuyên môn và mức độ phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

Sau khi được bộ phận chuyên môn xác nhận, Trưởng bộ phận Marketing hoặc người được Giám đốc phân công có trách nhiệm kiểm tra hình thức trình bày, nhận diện thương hiệu, bố cục nội dung và hiệu quả truyền thông trước khi trình Ban Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt đối với các bài viết quan trọng. Chỉ sau khi hoàn thành đầy đủ các bước kiểm duyệt, nội dung mới được phép đăng tải trên Fanpage.

Sau khi bài viết được công bố, bộ phận quản trị Fanpage có trách nhiệm theo dõi hiệu quả truyền thông, tiếp nhận phản hồi của người dùng, lưu trữ nội dung và báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.

Điều 8. Quy định về kế hoạch và thời gian đăng tải

Hoạt động đăng tải nội dung trên Fanpage phải được thực hiện theo kế hoạch truyền thông đã được phê duyệt nhằm bảo đảm tính thống nhất, liên tục và hiệu quả trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu. Bộ phận Marketing có trách nhiệm xây dựng lịch đăng bài theo tháng hoặc theo quý, trong đó xác định rõ chủ đề, thời gian đăng tải, hình thức nội dung và người chịu trách nhiệm thực hiện.

Fanpage của Công ty phải duy trì tần suất đăng tải từ ba đến bốn bài viết mỗi tuần, bảo đảm phân bổ hợp lý giữa các nhóm nội dung như cập nhật quy định pháp luật, phân tích tình huống pháp lý, hướng dẫn doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro, giới thiệu dịch vụ pháp lý và các hoạt động chuyên môn của Công ty. Việc thay đổi lịch đăng bài chỉ được thực hiện khi có yêu cầu của Ban lãnh đạo hoặc phát sinh sự kiện pháp lý cần truyền thông kịp thời.

Điều 9. Quy định về quản lý tương tác trên Fanpage

Việc tiếp nhận và phản hồi bình luận, tin nhắn của người dùng phải được thực hiện trên tinh thần lịch sự, chuyên nghiệp, đúng chuẩn mực nghề nghiệp luật sư và phù hợp với định hướng truyền thông của Công ty. Bộ phận quản trị Fanpage có trách nhiệm phản hồi trong thời gian làm việc đối với các nội dung thuộc phạm vi được phép giải đáp.

Đối với các câu hỏi liên quan đến vụ việc cụ thể hoặc yêu cầu tư vấn pháp lý chuyên sâu, người quản trị chỉ được hướng dẫn khách hàng liên hệ trực tiếp với Công ty thông qua các kênh tư vấn chính thức. Không được đưa ra kết luận pháp lý, nhận định về khả năng thắng kiện hoặc tư vấn giải quyết vụ việc cụ thể thông qua bình luận hoặc tin nhắn trên Facebook.

Không được tranh luận, sử dụng ngôn từ thiếu chuẩn mực, xóa bình luận hoặc chặn người dùng khi chưa có sự chấp thuận của người có thẩm quyền, trừ trường hợp bình luận vi phạm pháp luật, xúc phạm danh dự, quảng cáo trái phép hoặc ảnh hưởng đến hoạt động của Fanpage. Khi phát sinh khủng hoảng truyền thông hoặc phản hồi tiêu cực có khả năng ảnh hưởng đến uy tín của Công ty, bộ phận quản trị Fanpage phải báo cáo ngay cho Trưởng bộ phận Marketing và Ban lãnh đạo để thống nhất phương án xử lý; tuyệt đối không tự ý phát ngôn hoặc đưa ra quan điểm cá nhân nhân danh Công ty.

Điều 10. Quy định về bảo mật thông tin

Mọi cá nhân tham gia quản lý, xây dựng và đăng tải nội dung trên Fanpage có trách nhiệm bảo mật tuyệt đối các thông tin thuộc phạm vi bí mật của Công ty và thông tin của khách hàng theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ. Không được tự ý sử dụng, sao chép, lưu trữ hoặc công bố hồ sơ vụ việc, hợp đồng, thông tin tài chính, dữ liệu cá nhân, tài liệu chuyên môn hoặc các thông tin khác thuộc phạm vi bảo mật khi chưa được người có thẩm quyền chấp thuận.

Trước khi sử dụng bất kỳ tài liệu, hình ảnh hoặc dữ liệu nào phục vụ hoạt động truyền thông, bộ phận phụ trách phải rà soát và loại bỏ toàn bộ thông tin có khả năng làm lộ bí mật kinh doanh, bí mật nghề nghiệp luật sư hoặc thông tin cá nhân của khách hàng. Mọi hành vi vi phạm quy định về bảo mật đều bị xem xét xử lý theo quy định của Công ty và quy định của pháp luật.

Điều 11. Tuân thủ pháp luật

Hoạt động truyền thông trên Facebook phải tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về hoạt động nghề luật sư, quảng cáo, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân, quyền tác giả, quyền sở hữu trí tuệ và các quy định pháp luật khác có liên quan. Mọi nội dung đăng tải phải được xây dựng trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực hoặc các nguồn thông tin chính thống được phép công bố.

Không được sử dụng các phương thức quảng cáo gây hiểu nhầm, đưa ra thông tin sai sự thật, cạnh tranh không lành mạnh hoặc có nội dung làm ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khác. Trường hợp phát hiện nội dung đã đăng tải có sai sót hoặc không còn phù hợp với quy định pháp luật hiện hành, bộ phận quản trị Fanpage có trách nhiệm báo cáo và phối hợp với các đơn vị liên quan để chỉnh sửa hoặc gỡ bỏ trong thời gian sớm nhất.

Điều 12. Xử lý vi phạm

Mọi cá nhân vi phạm các quy định tại Quy chế này đều phải chịu trách nhiệm trước Công ty và trước pháp luật tùy theo tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi vi phạm. Hình thức xử lý có thể bao gồm nhắc nhở, yêu cầu chỉnh sửa hoặc gỡ bỏ nội dung, tạm đình chỉ quyền quản trị Fanpage, xử lý kỷ luật theo Nội quy lao động, bồi thường thiệt hại hoặc các biện pháp khác theo quy định của Công ty.

Trường hợp hành vi vi phạm có dấu hiệu xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng, gây thiệt hại đến uy tín của Công ty hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật, Công ty sẽ chuyển hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xem xét, xử lý theo quy định.

Điều 13. Điều khoản thi hành

Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Giám đốc Công ty ký ban hành và là căn cứ thống nhất trong việc quản lý toàn bộ hoạt động truyền thông trên nền tảng Facebook của Công ty. Bộ phận Marketing có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thực hiện Quy chế; các luật sư, chuyên viên pháp lý, phòng ban và cá nhân có liên quan có trách nhiệm nghiêm túc chấp hành và phối hợp trong quá trình triển khai.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc hoặc có sự thay đổi của quy định pháp luật, các đơn vị có trách nhiệm kịp thời báo cáo Ban Giám đốc để xem xét sửa đổi, bổ sung Quy chế nhằm bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và chiến lược phát triển của Công ty. Mọi sửa đổi, bổ sung Quy chế chỉ có giá trị thi hành khi được người có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản.

Việc xây dựng và thực hiện quy chế đăng bài trên Facebook không chỉ giúp Công ty Luật chuẩn hóa hoạt động truyền thông mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, uy tín và đáng tin cậy trong mắt khách hàng doanh nghiệp. Thông qua việc thống nhất các quy định về nội dung, hình ảnh, video, quy trình kiểm duyệt, bảo mật thông tin và tuân thủ pháp luật, Công ty có thể kiểm soát hiệu quả chất lượng thông tin được công bố, hạn chế tối đa các rủi ro về truyền thông và pháp lý. Đồng thời, việc duy trì tần suất đăng bài phù hợp, cung cấp các nội dung chuyên sâu về pháp luật doanh nghiệp và quản trị rủi ro sẽ giúp gia tăng giá trị cho khách hàng, nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu và tạo dựng niềm tin bền vững trên nền tảng Facebook. Mọi cá nhân, phòng ban có liên quan cần nghiêm túc chấp hành Quy chế này, thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật mới và phối hợp chặt chẽ trong quá trình xây dựng nội dung nhằm bảo đảm mọi hoạt động truyền thông của Công ty luôn chuyên nghiệp, minh bạch, đúng pháp luật và phù hợp với định hướng phát triển lâu dài.

Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải văn bản tư vấn pháp lý chính thức. Quý Vị nếu có vướng mắc có liên quan, có thể liên hệ với các luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Everest để được hỗ trợ. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.