Quy chế đăng bài facebook cho khách hàng doanh nghiệp

Điều 1. Mục đích

Quy chế xây dựng hình ảnh thương hiệu và quản lý nội dung trên Facebook được ban hành nhằm thống nhất hoạt động truyền thông của Công ty Luật trên nền tảng mạng xã hội Facebook, bảo đảm mọi nội dung đăng tải đều thể hiện tính chuyên nghiệp, uy tín và đúng định hướng phát triển khách hàng doanh nghiệp. Việc xây dựng quy chế nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý nội dung, nâng cao chất lượng truyền thông, bảo vệ hình ảnh thương hiệu và tạo dựng niềm tin đối với khách hàng, đối tác cũng như cộng đồng doanh nghiệp. Đồng thời, quy chế góp phần hạn chế các rủi ro phát sinh từ việc đăng tải thông tin sai lệch, thiếu căn cứ pháp lý hoặc vi phạm các quy định của pháp luật về hoạt động truyền thông trên môi trường số. Tất cả nội dung được công bố trên Facebook phải phản ánh đúng giá trị cốt lõi của Công ty là chuyên nghiệp, minh bạch, tận tâm và tuân thủ pháp luật.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với toàn thể luật sư, chuyên viên pháp lý, nhân viên marketing, nhân viên quản trị Fanpage, cộng tác viên truyền thông và các cá nhân, phòng ban có liên quan đến việc xây dựng, biên soạn, kiểm duyệt hoặc đăng tải nội dung trên Fanpage chính thức của Công ty. Mọi bài viết, hình ảnh, video và các nội dung truyền thông khác được đăng tải trên Facebook nhân danh Công ty đều phải tuân thủ đầy đủ các quy định của Quy chế này. Các cá nhân tham gia vào quá trình truyền thông có trách nhiệm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình và chịu trách nhiệm đối với nội dung do mình thực hiện.

Điều 3. Nguyên tắc đăng bài

Các bài viết được đăng tải trên Facebook phải bảo đảm tính chính xác, khách quan và có căn cứ pháp lý rõ ràng. Nội dung truyền thông cần hướng đến việc cung cấp kiến thức pháp luật, chia sẻ kinh nghiệm quản trị rủi ro và hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực tuân thủ pháp luật trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mọi bài viết phải được trình bày bằng ngôn ngữ chuyên nghiệp, dễ hiểu nhưng vẫn bảo đảm tính chuẩn mực, tuyệt đối không sử dụng các tiêu đề mang tính giật gân, gây hiểu nhầm hoặc cố ý kích thích sự tò mò để tăng tương tác. Fanpage của Công ty không sử dụng các nội dung mang tính giải trí, câu chuyện đời tư, xu hướng mạng xã hội hoặc các chủ đề không liên quan đến hoạt động hành nghề luật sư. Nội dung đăng tải phải góp phần xây dựng hình ảnh Công ty là đơn vị tư vấn pháp lý đáng tin cậy, có năng lực chuyên môn và luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc phòng ngừa cũng như xử lý các rủi ro pháp lý.

Điều 4. Quy định về nội dung bài đăng

Toàn bộ nội dung đăng tải trên Fanpage phải phục vụ mục tiêu truyền thông dành cho khách hàng doanh nghiệp. Nội dung được ưu tiên bao gồm các bài viết phân tích quy định pháp luật mới, hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính, tư vấn về thành lập và quản trị doanh nghiệp, đầu tư, hợp đồng thương mại, lao động, thuế, sở hữu trí tuệ, giải quyết tranh chấp, giấy phép kinh doanh, tuân thủ pháp luật nội bộ và các vấn đề pháp lý phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi bài viết phải được xây dựng trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực, có trích dẫn nguồn rõ ràng và được kiểm tra bởi bộ phận chuyên môn trước khi đăng tải.

Công ty không đăng tải các nội dung mang tính giải trí, tin đồn, thông tin chưa được kiểm chứng hoặc các bài viết có nội dung chính trị, tôn giáo, mê tín dị đoan hay các vấn đề dễ gây tranh cãi trong xã hội. Đồng thời, nghiêm cấm việc công bố hồ sơ vụ việc, hợp đồng, tài liệu tố tụng, thông tin khách hàng hoặc bất kỳ dữ liệu nội bộ nào khi chưa được phép. Trong quá trình truyền thông, Công ty không được đưa ra các cam kết tuyệt đối về kết quả giải quyết vụ việc hoặc sử dụng những từ ngữ có thể khiến khách hàng hiểu rằng mọi vụ việc đều sẽ đạt được kết quả như mong muốn. Mọi nội dung quảng bá dịch vụ pháp lý phải bảo đảm trung thực, khách quan và phù hợp với quy định của pháp luật cũng như đạo đức nghề nghiệp luật sư.

Điều 5. Quy định về hình ảnh

Hình ảnh sử dụng trên Fanpage phải có chất lượng cao, rõ nét, bảo đảm độ phân giải tối thiểu Full HD và thống nhất với hệ thống nhận diện thương hiệu của Công ty. Mỗi hình ảnh cần thể hiện phong cách chuyên nghiệp, trang trọng và phù hợp với lĩnh vực hành nghề luật. Logo, màu sắc và kiểu chữ sử dụng trong thiết kế phải tuân thủ bộ nhận diện thương hiệu nhằm tạo sự đồng nhất trong toàn bộ hoạt động truyền thông.

Đối với hình ảnh luật sư, Công ty quy định chỉ sử dụng những hình ảnh thể hiện đúng hoạt động nghề nghiệp như nghiên cứu hồ sơ, tư vấn pháp luật, làm việc với khách hàng doanh nghiệp, tham gia hội nghị, hội thảo chuyên môn, soạn thảo hợp đồng hoặc tham gia tố tụng trong phạm vi được phép công bố. Luật sư xuất hiện trong hình ảnh phải mặc trang phục công sở hoặc vest lịch sự, giữ tác phong nghiêm túc và chuyên nghiệp, đồng thời bảo đảm không để lộ các tài liệu mật, thông tin khách hàng hoặc dữ liệu nội bộ trên bàn làm việc, màn hình máy tính hay hồ sơ. Công ty không sử dụng hình ảnh được tải từ Internet khi chưa có quyền sử dụng hợp pháp và không đăng tải hình ảnh có chất lượng thấp, mờ, vỡ hoặc bị chỉnh sửa làm sai lệch bản chất của sự việc. Trường hợp sử dụng hình ảnh khách hàng hoặc đối tác, Công ty phải có sự đồng ý trước bằng văn bản hoặc theo quy định pháp luật hiện hành.

Điều 6. Quy định về video

Video đăng tải trên Fanpage phải có chất lượng hình ảnh và âm thanh rõ ràng, được sản xuất theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp, có đầy đủ phần mở đầu và kết thúc mang nhận diện thương hiệu của Công ty. Nội dung video tập trung vào việc phổ biến kiến thức pháp luật, hướng dẫn thủ tục hành chính, phân tích các quy định pháp luật mới hoặc chia sẻ kinh nghiệm phòng ngừa rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Video cần sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực, có phụ đề tiếng Việt và không sử dụng âm nhạc, hình ảnh hoặc tư liệu vi phạm quyền sở hữu trí tuệ. Công ty không sản xuất các video mang tính giải trí, bắt xu hướng mạng xã hội hoặc sử dụng các yếu tố gây tranh cãi nhằm thu hút lượt xem.

Điều 7. Quy trình duyệt bài

Mọi nội dung trước khi đăng tải trên Facebook phải trải qua quy trình kiểm duyệt nội bộ. Bộ phận Marketing có trách nhiệm xây dựng kế hoạch nội dung theo tuần hoặc theo tháng và tiến hành biên soạn bài viết trên cơ sở thông tin do bộ phận chuyên môn cung cấp. Sau khi hoàn thành bản dự thảo, bài viết được chuyển đến luật sư hoặc chuyên viên pháp lý để rà soát tính chính xác của nội dung và căn cứ pháp luật. Tiếp theo, Trưởng bộ phận Marketing hoặc người được phân công kiểm tra về hình thức trình bày, hình ảnh, khả năng truyền tải thông điệp và sự phù hợp với định hướng thương hiệu. Đối với những bài viết có nội dung quan trọng hoặc liên quan đến các chính sách mới, Ban Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ là đơn vị phê duyệt cuối cùng trước khi đăng tải. Sau khi bài viết được công bố, bộ phận quản trị Fanpage có trách nhiệm theo dõi hiệu quả truyền thông, tổng hợp phản hồi của người dùng và lưu trữ nội dung theo quy định.

Điều 8. Quy định về thời gian đăng bài

Để duy trì sự hiện diện liên tục của thương hiệu trên nền tảng Facebook và bảo đảm hiệu quả truyền thông đối với khách hàng doanh nghiệp, Fanpage của Công ty phải duy trì tần suất đăng tải tối thiểu ba bài viết và tối đa bốn bài viết trong mỗi tuần. Các bài viết cần được phân bổ đều trong tuần theo kế hoạch nội dung đã được phê duyệt, tránh đăng tập trung trong một khoảng thời gian ngắn gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của người theo dõi. Bộ phận Marketing có trách nhiệm xây dựng lịch đăng bài định kỳ theo tháng, bảo đảm nội dung đa dạng về chủ đề nhưng vẫn tập trung vào lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp.

Điều 9. Quy định về tương tác

Việc tương tác với người dùng trên Facebook phải được thực hiện theo nguyên tắc lịch sự, chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng. Bộ phận quản trị Fanpage có trách nhiệm tiếp nhận và phản hồi các bình luận, tin nhắn trong thời gian làm việc với thái độ cầu thị, rõ ràng và đúng chuyên môn. Đối với những câu hỏi liên quan đến vụ việc cụ thể, người quản trị chỉ hướng dẫn khách hàng liên hệ trực tiếp với Công ty để được tư vấn, không đưa ra kết luận pháp lý đầy đủ thông qua bình luận hoặc tin nhắn trên mạng xã hội. Khi phát sinh các phản hồi tiêu cực hoặc khủng hoảng truyền thông, mọi phản hồi phải được báo cáo và thực hiện theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo nhằm bảo đảm tính thống nhất trong phát ngôn.

Điều 10. Quy định về bảo mật

Mọi cá nhân tham gia quản lý và vận hành Fanpage có trách nhiệm bảo vệ tuyệt đối thông tin khách hàng, hồ sơ vụ việc, tài liệu nội bộ và các dữ liệu thuộc phạm vi bí mật của Công ty. Không cá nhân nào được phép tự ý đăng tải hoặc chia sẻ hợp đồng, hồ sơ pháp lý, thông tin tài chính, dữ liệu khách hàng hoặc các tài liệu chuyên môn khi chưa có sự chấp thuận của người có thẩm quyền. Trước khi sử dụng bất kỳ tài liệu hoặc hình ảnh nào phục vụ truyền thông, bộ phận phụ trách phải kiểm tra và loại bỏ toàn bộ thông tin có khả năng làm lộ bí mật kinh doanh hoặc thông tin cá nhân của khách hàng.

Điều 11. Tuân thủ pháp luật

Hoạt động truyền thông trên Facebook phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật Việt Nam về quảng cáo, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân, sở hữu trí tuệ, quyền tác giả, hoạt động nghề luật sư và các quy định pháp luật có liên quan. Mọi thông tin viện dẫn trong bài viết phải được trích dẫn từ các văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực hoặc các nguồn chính thống. Công ty tuyệt đối không sử dụng các phương thức quảng cáo gây hiểu nhầm, không thực hiện hành vi cạnh tranh không lành mạnh hoặc đưa ra các thông tin làm ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức, cá nhân khác.

Điều 12. Xử lý vi phạm

Cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này sẽ bị xem xét xử lý tùy theo tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi vi phạm. Hình thức xử lý có thể bao gồm nhắc nhở, yêu cầu chỉnh sửa hoặc gỡ bỏ nội dung, tạm đình chỉ quyền quản trị Fanpage, áp dụng các biện pháp kỷ luật theo nội quy lao động của Công ty và bồi thường thiệt hại nếu hành vi vi phạm gây tổn thất về tài chính hoặc uy tín. Trường hợp hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật, Công ty sẽ chuyển vụ việc đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định.

Điều 13. Điều khoản thi hành

Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Giám đốc Công ty ký ban hành và là căn cứ thống nhất trong việc quản lý hoạt động truyền thông trên Facebook của Công ty. Bộ phận Marketing chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện Quy chế; các phòng ban và cá nhân có liên quan có trách nhiệm nghiêm túc chấp hành. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc hoặc có sự thay đổi của pháp luật, Công ty sẽ xem xét sửa đổi, bổ sung Quy chế nhằm bảo đảm phù hợp với quy định hiện hành và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Việc xây dựng và thực hiện quy chế đăng bài trên Facebook không chỉ giúp Công ty Luật chuẩn hóa hoạt động truyền thông mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, uy tín và đáng tin cậy trong mắt khách hàng doanh nghiệp. Thông qua việc thống nhất các quy định về nội dung, hình ảnh, video, quy trình kiểm duyệt, bảo mật thông tin và tuân thủ pháp luật, Công ty có thể kiểm soát hiệu quả chất lượng thông tin được công bố, hạn chế tối đa các rủi ro về truyền thông và pháp lý. Đồng thời, việc duy trì tần suất đăng bài phù hợp, cung cấp các nội dung chuyên sâu về pháp luật doanh nghiệp và quản trị rủi ro sẽ giúp gia tăng giá trị cho khách hàng, nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu và tạo dựng niềm tin bền vững trên nền tảng Facebook. Mọi cá nhân, phòng ban có liên quan cần nghiêm túc chấp hành Quy chế này, thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật mới và phối hợp chặt chẽ trong quá trình xây dựng nội dung nhằm bảo đảm mọi hoạt động truyền thông của Công ty luôn chuyên nghiệp, minh bạch, đúng pháp luật và phù hợp với định hướng phát triển lâu dài.

Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải văn bản tư vấn pháp lý chính thức. Quý Vị nếu có vướng mắc có liên quan, có thể liên hệ với các luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Everest để được hỗ trợ. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.