Quy chế quản lý tài sản và cơ sở vật chất của Công ty Luật TNHH Everest

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc phân loại, đầu tư, mua sắm, quản lý, sử dụng, bảo trì, bảo mật, kiểm kê và thanh lý tài sản, cơ sở vật chất (CSVC) thuộc sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của Công ty Luật TNHH Everest (sau đây gọi tắt là "Công ty").

2. Đối tượng áp dụng:

• Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Bộ phận hành chính tổng hợp (quản trị cơ sở vật chất và công nghệ).

• Toàn thể luật sư thành viên, luật sư cộng sự, chuyên viên pháp lý, nhân viên hành chính, cố vấn và đội ngũ phát triển nền tảng.

• Khách hàng, đối tác có khai thác, sử dụng tài sản, nền tảng hạ tầng của Công ty theo hợp đồng dịch vụ.

Điều 2: Giải thích thuật ngữ

1. Tài sản hữu hình: bao gồm văn phòng làm việc, phòng hội thảo và đào tạo, máy móc, máy tính, thiết bị lưu trữ, thiết bị mạng, phương tiện di chuyển và vật tư văn phòng.

2. Tài sản vô hình và tài sản số: bao gồm hệ thống nền tảng công nghệ, mã nguồn, cơ sở dữ liệu pháp lý, bản quyền biểu mẫu, nhãn hiệu thương hiệu, tên miền, tài khoản lưu trữ đám mây, chứng thư số và chữ ký số.

3. Mô hình luật nền tảng: là mô hình vận hành dựa trên hạ tầng công nghệ tập trung, cho phép kết nối luật sư - khách hàng - tri thức pháp lý. Trong đó, tài sản công nghệ và dữ liệu đóng vai trò trung tâm để mở rộng quy mô từ 20 đến 100 nhân sự mà không gây đứt gãy quản trị.

Điều 3: Nguyên tắc quản lý tài sản

1. Sở hữu tập trung - phân quyền khai thác: toàn bộ tài sản (hữu hình và vô hình) được khởi tạo, mua sắm bằng nguồn vốn của Công ty hoặc đóng góp từ các dự án đều thuộc sở hữu của Công ty.

2. An toàn và bảo mật thông tin tuyệt đối: tài sản công nghệ thông tin và dữ liệu pháp lý phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định bảo mật thông tin khách hàng và Luật An ninh mạng.

3. Tối ưu chi phí và tăng tính linh hoạt: ưu tiên các giải pháp thuê hạ tầng đám mây, thiết bị phần cứng linh hoạt phục vụ cho 100 nhân sự hoạt động theo cơ chế hỗn hợp.

4. Trách nhiệm cá nhân gắn liền tài sản: mỗi tài sản bàn giao đều phải có mã định danh và người chịu trách nhiệm trực tiếp.

CHƯƠNG II: PHÂN LOẠI VÀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ TÀI SẢN

Điều 4: Phân loại tài sản

Nhóm 1: Hạ tầng công nghệ và dữ liệu: gồm server, cloud (AWS/Azure/Google Cloud), hệ thống CRM/ERP, mã nguồn ứng dụng, data pháp lý, hệ thống bảo mật/firewall, chữ ký số, do Bộ phận công nghệ và quản trị nền tảng quản lý.

Nhóm 2: Cơ sở vật chất và bất động sản: gồm diện tích văn phòng trụ sở, chi nhánh, phòng họp thông minh (smart meeting room), phòng thu âm/, livestream tư vấn, studio nội dung, do Bộ phận hành chính quản lý.

Nhóm 3: Thiết bị văn phòng và công cụ số: gồm laptop làm việc, máy tính để bàn, máy in-scan công suất lớn, máy chiếu, thiết bị lưu trữ NAS, điện thoại hotline, do Bộ phận công nghệ thông tin hoặc kế toán tài sản.

Nhóm 4: Tài sản trí tuệ và thương hiệu: gồm bằng hộ nhãn hiệu, bản quyền bộ tài liệu mẫu, quy trình chuẩn SOP, hệ thống đào tạo nội bộ, do Ban Giám đốc và Bộ phận nghiên cứu và phát triển (R&D) quản lý.

Điều 5: Hạn mức phê duyệt mua sắm và đầu tư tài sản

1. Dưới 20.000.000 đồng: Trưởng phòng hành chính tổng hợp (trong phạm vi ngân sách năm đã duyệt).

2. Từ 20.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng: Giám đốc điều hành phê duyệt (có ý kiến thẩm định của Bộ phận tài chính - kế toán).

3. Trên 200.000.000 đồng hoặc đầu tư hệ thống nền tảng lớn: phải trình Hội đồng thành viên thông qua trước khi triển khai.

CHƯƠNG III: QUY TRÌNH MUA SẮM, TRANG BỊ VÀ QUẢN LÝ TÀI SẢN SỐ

Điều 6: Quy trình đầu tư và mua sắm

1. Lập Kế hoạch Ngân sách: hàng năm vào tháng 11, Bộ phận hành chính lập kế hoạch đầu tư và mua sắm tài sản cho năm kế tiếp dựa trên định hướng tăng trưởng quy mô nhân sự.

2. Quy trình thực hiện:

• Bước 1: Khởi tạo yêu cầu mua sắm/nâng cấp (Purchase Request) trên Hệ thống ERP.

• Bước 2: Đánh giá nhu cầu, lựa chọn tối thiểu 03 báo giá (đối với gói tài sản hữu hình trên 50 triệu đồng) hoặc đánh giá nhà cung cấp dịch vụ Cloud/SaaS uy tín.

• Bước 3: Phê duyệt theo hạn mức tại Điều 5.

• Bước 4: Nghiệm thu, dán nhãn mã tài sản (barcode/QR code) và hạch toán vào hệ thống quản trị tài sản.

Điều 7: Quản lý Hạ tầng Công nghệ và Dữ liệu Nền tảng

1. Quản lý tài khoản và quyền truy cập:

• Mọi nhân sự khi gia nhập Công ty được cấp 01 định danh số (Everest ID) gắn liền với phân quyền truy cập hệ thống tài sản số tương ứng với vị trí làm việc.

• Thu hồi toàn bộ quyền truy cập (offboarding) trong vòng 02 giờ làm việc kể từ khi nhân sự chấm dứt hợp đồng lao động/hợp tác.

2.  Bảo mật và sao lưu dữ liệu

• Dữ liệu vụ việc và dữ liệu khách hàng phải được sao lưu tự động hàng ngày (daily cloud backup) theo mô hình mã hóa 256-bit.

• Nghiêm cấm việc lưu trữ dữ liệu hồ sơ vụ việc trên thiết bị cá nhân không qua mã hóa hoặc không được phê duyệt bởi Bộ phận IT.

3.  Bảo hộ mã nguồn và tri thức pháp lý:

• Mã nguồn của nền tảng pháp lý là tài sản bảo mật cấp độ 1. Việc tiếp cận mã nguồn phải qua xác thực 02 yếu tố (2FA) và ghi log truy cập.

• Toàn bộ mẫu biểu, hồ sơ mẫu do luật sư, chuyên gia soạn thảo trong thời gian làm việc tại Công ty đều tự động chuyển thành tài sản tri thức của Công ty.

CHƯƠNG IV: QUY ĐỊNH SỬ DỤNG, BẢO TRÌ VÀ THIẾT BỊ LÀM VIỆC LINH HOẠT

Điều 8: Quy định về bàn giao và sử dụng thiết bị Làm việc

1. Chính sách cấp phát laptop và thiết bị:

• Luật sư, Chuyên viên chính thức được cấp Laptop làm việc tiêu chuẩn hoặc áp dụng chính sách BYOD (Bring Your Own Device) có hỗ trợ phụ cấp hao mòn tài sản theo quy định riêng.

• Nhân sự chịu trách nhiệm bảo quản thiết bị được giao. Trường hợp làm hỏng, mất do lỗi cá nhân phải bồi thường theo giá trị còn lại của tài sản.

2. Sử dụng cơ sở vật chất trụ sở:

• Hệ thống phòng họp được đặt lịch trực tuyến qua app/nền tảng Công ty. Ưu tiên xếp lịch cho các buổi tiếp khách hàng ký kết hợp đồng, phiên làm việc trực tuyến với tòa án, trọng tài.

• Phòng thu âm, studio sử dụng đúng mục đích sản xuất nội dung pháp lý, tư vấn trực tuyến; nghiêm cấm sử dụng cho mục đích cá nhân ngoài hoạt động của Công ty.

Điều 9: Bảo trì, kiểm kê và thanh lý tài sản

1. Bảo trì, nâng cấp:

• Định kỳ 06 tháng/lần, Bộ phận công nghệ thực hiện quét bảo mật, bảo trì phần mềm và kiểm tra hiệu năng máy tính, hệ thống mạng.

•  Định kỳ 12 tháng/lần, Bộ phận hành chính kiểm tra, bảo dưỡng toàn bộ hệ thống điện, điều hòa, phòng cháy chữa cháy, nội thất văn phòng.

2. Kiểm kê tài sản:

• Thực hiện kiểm kê toàn bộ tài sản hữu hình và tài sản số định kỳ 01 lần/năm vào ngày 31/12.

• Báo cáo kiểm kê phải chỉ rõ: tài sản đang hoạt động tốt, tài sản hư hỏng chờ sửa chữa, tài sản thất thoát và tài sản đề xuất thanh lý.

3. Thanh lý tài sản:

• Tài sản hết hạn khấu hao, hỏng hóc không thể khôi phục hoặc công nghệ lạc hậu không đáp ứng mô hình nền tảng sẽ được thành lập Hội đồng thanh lý.

• Dữ liệu trong các thiết bị công nghệ thông tin thanh lý phải được xóa vĩnh viễn theo chuẩn an toàn thông tin trước khi chuyển giao ra ngoài.

CHƯƠNG V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10: Trách nhiệm thi hành

1. Bộ phận công nghệ thôn tin: chịu trách nhiệm vận hành an toàn hệ thống tài sản số, hạ tầng công nghệ và bảo mật dữ liệu.

2. Bộ phận tài chính - kế toán: chịu trách nhiệm theo dõi hạch toán, khấu hao, trích lập nguồn vốn đầu tư tài sản và tham gia kiểm kê, thanh lý.

3. Toàn thể nhân sự: có nghĩa vụ bảo vệ tài sản, giữ gìn thương hiệu và tuân thủ tuyệt đối quy định về an toàn thông tin của Công ty.

Điều 11: Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký quyết định ban hành và thay thế cho các quy định quản lý tài sản trước đây của Công ty Luật TNHH Everest.

2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế do Giám đốc điều hành trình Hội đồng thành viên xem xét, phê duyệt để phù hợp với từng giai đoạn phát triển đến năm 2030.

(Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty Luật TNHH Everest ban hành Quyết định số: 95/QĐ-HĐTV ngày 31 tháng 12 năm 2021 của Hội đồng Thành viên)