Quy chế thuê ngoài dịch vụ của Công ty Luật TNHH Everest

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định nguyên tắc, thẩm quyền, quy trình lựa chọn, quản lý, đánh giá chất lượng và kiểm soát rủi ro đối với các hoạt động thuê ngoài dịch vụ (outsourcing) phục vụ cho công tác quản trị, vận hành và hoạt động cung ứng dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TNHH Everest (sau đây gọi tắt là "Công ty").

2. Quy chế này áp dụng đối với Hội đồng thành viên, Giám đốc, Luật sư điều hành, Luật sư cộng sự, các Trưởng bộ phận, Luật sư phụ trách vụ việc và toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty có liên quan đến việc đề xuất, phê duyệt, quản lý hoạt động thuê ngoài.

3. Các Nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài bao gồm: doanh nghiệp, tổ chức hành nghề luật, tổ chức cung ứng dịch vụ chuyên môn, cố vấn chuyên môn độc lập và chuyên gia tự do, chịu sự điều chỉnh của Quy chế này thông qua các điều khoản ràng buộc trong Hợp đồng/Bản cam kết được ký kết với Công ty. 

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Dịch vụ thuê ngoài: là việc Công ty giao một phần hoặc toàn bộ công việc chuyên môn pháp lý bổ trợ, công việc quản trị vận hành hoặc tiếp thị kinh doanh cho đơn vị/cá nhân bên ngoài thực hiện theo hợp đồng dịch vụ.

2. Bên nhận thuê ngoài: là cá nhân hoặc tổ chức có đủ năng lực pháp luật và năng lực chuyên môn được Công ty lựa chọn để giao kết Hợp đồng dịch vụ thuê ngoài.

3. Luật sư phụ trách vụ việc: là Luật sư thuộc biên chế/hợp đồng của Công ty được phân công chịu trách nhiệm chính đối với vụ việc của khách hàng, đóng vai trò kiểm soát và nghiệm thu sản phẩm pháp lý thuê ngoài.

4. Luật sư điều hành: là đại diện theo pháp luật điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty.

Điều 3. Nguyên tắc hoạt động thuê ngoài 

1. Tuân thủ pháp luật và Đạo đức nghề nghiệp: hoạt động thuê ngoài không được vi phạm Luật Luật sư, Quy tắc Đạo đức và Ứng xử nghề nghiệp Luật sư Việt Nam, pháp luật về bảo vệ bí mật kinh doanh, an toàn dữ liệu cá nhân và các quy định pháp luật hiện hành.

2. Tối ưu hóa nguồn lực và chuyên môn hóa: việc thuê ngoài phải hướng tới mục tiêu gia tăng hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí cố định, chuẩn hóa chất lượng và bù đắp các khoảng trống năng lực nội bộ (marketing, công nghệ, bán hàng, chuyên môn ngách sâu).

3. Bảo mật tuyệt đối thông tin: bí mật thông tin khách hàng và bí mật kinh doanh của Công ty là ưu tiên hàng đầu. Thông tin cung cấp cho Bên nhận thuê ngoài chỉ dừng lại ở mức độ tối thiểu cần thiết để thực hiện công việc (nguyên tắc: Need-to-know). 

4. Không chuyển giao trách nhiệm cốt lõi: Công ty và Luật sư phụ trách vụ việc giữ quyền soát xét cuối cùng và chịu trách nhiệm toàn diện trước Khách hàng và cơ quan quản lý về chất lượng dịch vụ pháp lý đã cung cấp.

CHƯƠNG II: PHÂN LOẠI DỊCH VỤ VÀ THẨM QUYỀN PHÊ DUYỆT

Điều 4. Phân loại danh mục dịch vụ thuê ngoài

Hoạt động thuê ngoài tại Công ty được phân chia thành 02 nhóm chính: 

1. Nhóm dịch vụ quản trị và vận hành doanh nghiệp

• Marketing và tiếp thị: tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO), quản trị website, social media, sản xuất nội dung chuyên môn, thiết kế nhận diện thương hiệu, chạy chiến dịch quảng cáo.

• Phát triển kinh doanh: xây dựng, triển khai phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), dịch vụ tổng đài, chăm sóc khách hàng (call center), tư vấn chiến lược tiếp thị B2B/B2G, đào tạo quy trình chuyển đổi bán hàng.

• Công nghệ thông tin: bảo trì hệ thống mạng, hạ tầng an ninh mạng, lưu trữ điện toán đám mây mã hóa, triển khai phần mềm quản lý án/vụ việc.

• Tài chính - kế toán - nhân sự: dịch vụ kế toán thuế, tính lương, tuyển dụng nhân sự cấp cao.

2. Nhóm dịch vụ hỗ trợ và chuyên môn pháp lý

• Hỗ trợ pháp lý phụ trợ: dịch thuật công chứng pháp lý, trích xuất và rà soát tài liệu/chứng cứ số lượng lớn (document review), tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp/ tài sản, thủ tục hành chính nộp/nhận kết quả tại cơ quan xa. Điều kiện áp dụng: đã ký thỏa thuận bảo mật và đã rà soát xung đột lợi ích sơ bộ.

• Chuyên môn ngách, cố vấn: nghiên cứu chuyên sâu án lệ quốc tế, tham vấn ý kiến chuyên gia (thuế chuyên sâu, sở hữu trí tuệ phức tạp, tài chính quốc tế, giám định kỹ thuật), luật sư địa phương.  Điều kiện áp dụng: phải thông báo/được chấp thuận của Khách hàng nếu pháp luật/hợp đồng yêu cầu.

Điều 5. Danh mục công việc cấm thuê ngoài

Công ty nghiêm cấm thuê ngoài đối với các công việc sau đây:

1. Định hướng chiến lược tụng tụng, chiến lược đàm phán cốt lõi của vụ việc. 

2. Đại diện tranh tụng chính tại Tòa án hoặc Trọng tài, trừ trường hợp Luật sư cộng tác có hợp đồng ủy quyền hợp pháp và được Giám đốc chấp thuận.

3. Ký tên trên văn bản tư vấn chính thức, báo cáo rà soát pháp lý gửi cho Khách hàng dưới danh nghĩa Công ty.

4. Các vụ việc có tính chất an ninh quốc gia, bí mật nhà nước hoặc Khách hàng có quy định cấm tuyệt đối sử dụng Bên thứ ba trong Hợp đồng dịch vụ pháp lý.

Điều 6. Thẩm quyền phê duyệt thuê ngoài

1. Hội đồng thành viên phê duyệt: các hợp đồng thuê ngoài có giá trị vượt quá 100.000.000 đồng (Bằng chữ: một trăm triệu đồng) hoặc các hợp đồng thuê ngoài chiến lược có thời hạn từ 12 tháng trở lên.

2. Giám đốc, Luật sư điều hành phê duyệt: các hợp đồng thuê ngoài phục vụ vận hành, marketing, công nghệ thông tin, kế toán có giá trị từ 10.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng hoặc ngân sách thuê ngoài cho từng vụ việc cụ thể nằm trong hạn mức kinh phí vụ việc đã duyệt.

3. Luật sư phụ trách vụ việc đề xuất: Nhu cầu thuê ngoài các dịch vụ hỗ trợ pháp lý (dịch thuật, tra cứu, luật sư địa phương) trong phạm vi ngân sách vụ việc được giao, trình Giám đốc duyệt trước khi triển khai.

CHƯƠNG III: QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ BÊN NHẬN THUÊ NGOÀI

Điều 7. Tiêu chí lựa chọn Bên nhận thuê ngoài

Bên nhận thuê ngoài được lựa chọn phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau: 

1. Tư cách pháp lý: có đăng ký kinh doanh hợp pháp (đối với tổ chức) hoặc có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, chứng chỉ hành nghề phù hợp (đối với cá nhân, chuyên gia).

2. Năng lực chuyên môn: có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan; có hồ sơ năng lực hoặc sản phẩm tương tự đạt chất lượng cao. 

3. Sạch về xung đột lợi ích: không có xung đột lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp với Khách hàng của Công ty trong vụ việc liên quan.

4. Cam kết an toàn thông tin: sẵn sàng cam kết các điều khoản bảo mật thông tin nghiêm ngặt và đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật CNTT của Công ty.

Điều 8. Quy trình 05 bước thực hiện thuê ngoài

Bước 1: Xác định nhu cầu và đề xuất

Đơn vị hoặc Luật sư có nhu cầu lập Form đề xuất thuê ngoài, nêu rõ phạm vi công việc, sản phẩm đầu ra, ngân sách dự kiến, thời hạn hoàn thành, gửi Người có thẩm quyền phê duyệt. 

Bước 2: Kiểm tra xung đột lợi ích

Đối với dịch vụ pháp lý - bộ phận nghiệp vụ thực hiện kiểm tra dữ liệu khách hàng. Bên nhận thuê ngoài phải ký Bản xác nhận không có xung đột lợi ích trước khi nhận thông tin chi tiết vụ việc. 

Bước 3: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Soạn thảo và ký kết hợp đồng dịch vụ kèm theo Bản cam kết bảo mật thông tin (NDA) bắt buộc. Hợp đồng phải thể hiện rõ: Thỏa thuận chất lượng dịch vụ (SLA), thời hạn hoàn thành, chế tài phạt vi phạm, điều khoản sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm tạo ra. 

Bước 4: Giao việc và giám sát tiến độ

Luật sư phụ trách vụ việc hoặc Trưởng bộ phận chuyên môn làm đầu mối giao tiếp duy nhất. Thông tin giao cho nhà cung cấp phải mã hóa tên khách hàng và các bên liên quan nếu không cần thiết cho công việc.

Bước 5: Kiểm soát chất lượng và nghiệm thu 

Sản phẩm của Vendor bắt buộc phải qua khâu rà soát nội bộ do Luật sư phụ trách vụ việc hoặc Trưởng bộ phận thực hiện trước khi đưa vào sử dụng hoặc gửi Khách hàng. Lập Biên bản nghiệm thu và thanh toán theo tiến độ hợp đồng.

CHƯƠNG IV: BẢO MẬT THÔNG TIN VÀ AN TOÀN DỮ LIỆU

Điều 9. Quy định về mã hóa và phân quyền thông tin

1. Tất cả tài liệu gửi cho Bên nhận thuê ngoài phải được rà soát để loại bỏ hoặc ẩn (redact) các thông tin định danh không cần thiết (tên cá nhân, số định danh cá nhân, số tài khoản ngân hàng, địa chỉ nhà riêng...) trừ trường hợp công việc bắt buộc phải giữ nguyên.

2. Việc chia sẻ tài liệu số phải thông qua các thư mục đòn bẩy lưu trữ đám mây an toàn của Công ty, có cài đặt thời hạn truy cập và cấm tính năng tải xuống/in ấn đối với các tài liệu nhạy cảm.

Điều 10. Nghĩa vụ tiêu hủy dữ liệu sau hoàn thành 

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nghiệm thu thanh lý hợp đồng, Bên nhận thuê ngoài phải bàn giao lại toàn bộ tài liệu gốc và tiêu hủy hoàn toàn các bản sao, file dữ liệu điện tử lưu trữ trên thiết bị cá nhân/hệ thống của bên nhận thuê ngoài.

2. Bên nhận thuê ngoài phải gửi văn bản xác nhận đã hoàn tất việc tiêu hủy dữ liệu cho Công ty.

CHƯƠNG V: KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG VÀ ĐÁNH GIÁ KPI

Điều 11. Bộ chỉ số đánh giá hiệu quả (KPIs) Bên nhận thuê ngoài

Công ty áp dụng Bộ chỉ số KPI sau để đánh giá định kỳ hoặc sau mỗi hợp đồng:

Lĩnh vực marketing (đánh giá hàng tuần và tháng)

- Tỷ lệ tăng trưởng lượng truy cập (organic traffic); 

- Marketing và SEO;

- Số lượng Khách hàng tiềm năng (Leads) chất lượng/tháng;

- Chi phí trên mỗi Lead (CPL); 

- Tiến độ sản xuất nội dung chuyên môn.

Bán hàng và phát triển kinh doanh (hàng tháng)

- Tỷ lệ chuyển đổi từ Lead sang cuộc hẹn tư vấn;

- Thời gian phản hồi cuộc gọi/yêu cầu của khách hàng; 

- Mức độ hài lòng của khách hàng (CSAT).

Công nghệ thông tin và hệ thống (hàng tháng và theo sự cố)

- Thời gian hoạt động liên tục của hệ thống (uptime ≥ 99.5%);

- Thời gian xử lý sự cố kỹ thuật (Response time < 02 giờ);

- Không để xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu.

Hỗ trợ pháp lý (theo từng vụ việc

- Độ chính xác của bản dịch/kết quả trích xuất tài liệu (≥ 98%);

- Tỷ lệ hoàn thành đúng thời hạn cam kết (On-time Delivery = 100%);

- Tính tuân thủ hướng dẫn rà soát của luật sư phụ trách.

Điều 12. Xử lý vi phạm chất lượng và sự cố bảo mật 

1. Trường hợp Bên nhận thuê ngoài giao sản phẩm chậm tiến độ hoặc không đạt chất lượng theo SLA mà không có lý do bất khả kháng, Công ty có quyền áp dụng hình thức phạt vi phạm và trừ phí dịch vụ tương ứng theo hợp đồng. 

2. Trường hợp Bên nhận thuê ngoài làm rò rỉ thông tin bí mật hoặc vi phạm xung đột lợi ích, Công ty sẽ ngay lập tức chấm dứt hợp đồng, yêu cầu bồi thường toàn bộ thiệt hại thực tế phát sinh (bao gồm bồi thường cho Khách hàng và chi phí xử lý khủng hoảng) và đưa vào danh sách đen (blacklist) cấm hợp tác vĩnh viễn.

CHƯƠNG VI: CƠ CHẾ TÀI CHÍNH VÀ MINH BẠCH VỚI KHÁCH HÀNG

Điều 13. Quản lý chi phí thuê ngoài và tái tính phí

1. Chi phí thuê ngoài dịch vụ vận hành (marketing, công nghệ, kế toán) được tính vào chi phí quản lý chung của Công ty. 

2. Chi phí thuê ngoài hỗ trợ pháp lý phục vụ trực tiếp cho vụ việc của Khách hàng (dịch thuật, giám định, luật sư địa phương) được xử lý theo một trong hai hình thức: 

• Gói phí trọn gói: đã tính toán bao gồm trong Phí dịch vụ pháp lý báo cho Khách hàng. Công ty tự chi trả cho Bên nhận thuê ngoài. 

• Chi phí phát sinh thực tế: Công ty ứng trước chi trả hoặc Khách hàng trực tiếp thanh toán cho Bên thứ ba theo hóa đơn, chứng từ hợp lệ, dựa trên thỏa thuận trước trong Hợp đồng dịch vụ pháp lý.

Điều 14. Minh bạch thông tin với Khách hàng

1. Trường hợp việc thuê ngoài có tính chất sử dụng Cố vấn chuyên môn độc lập hoặc Chuyên gia ngách tham gia giải quyết trực tiếp vụ việc, Luật sư phụ trách phải thông báo và được sự đồng ý của khách hàng (bằng văn bản hoặc email).

2. Đối với các công việc hỗ trợ mang tính chất hành chính, kỹ thuật (dịch thuật, lưu trữ dữ liệu cloud), Công ty được chủ động thực hiện nhưng phải đảm bảo Bên nhận thuê ngoài tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ bảo mật như quy định tại Quy chế này.

CHƯƠNG VII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này gồm 07 Chương, 16 Điều, có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Quyết định ban hành.

2. Những nội dung chưa được quy định trong Quy chế này sẽ được thực hiện theo quy định của Luật Luật sư, Luật Doanh nghiệp, Bộ luật Dân sự và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Điều 16. Sửa đổi, bổ sung quy chế

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh nhu cầu mới, các bộ phận chủ động phản ánh về Ban Giám đốc để tổng hợp, trình Hội đồng thành viên xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn hoạt động của Công ty.

(Quy chế đã ban hành theo Nghị quyết số 99/2022/NQ-HĐVT của Công ty Luật TNHH Everest ngày 31/12/2022, có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên và Giám đốc điều hành)