Quy định vệ sinh trực nhật Công ty Luật TNHH Everest

1- Vì sao cần có nội quy vệ sinh trực nhật trong văn phòng?

Trong bất kỳ môi trường nào cũng cần có nội quy để mọi người tuân thủ và làm theo. Nội quy giúp mọi việc được vận hành theo quy củ, nhân viên không phải thắc mắc, băn khoăn về những vấn đề trong sinh hoạt, lao động. 

Nhân viên vệ sinh khi có nội quy sẽ biết mình cần phải làm gì, tác phong của người lao động văn phòng cần được đảm bảo. Bảng nội quy cũng là chuẩn để đánh giá năng lực và thái độ của nhân viên.

Đối với nhân viên văn phòng, quy định vệ sinh giúp nhân viên có ý thức đối với nơi mình làm việc. Khi nhân viên văn phòng có sự lưu ý trong việc giữ gìn vệ sinh chung sẽ giúp cho không gian làm việc luôn được giữ gìn sạch sẽ, thông thoáng, nâng cao được dáng vẻ chuyên nghiệp.

Nội quy vệ sinh văn phòng được soạn thảo theo quy định của ban giám đốc điều hành dịch vụ và được bộ phận quản lý nhân viên thường xuyên giám sát, đảm bảo duy trì vận hành nội bộ.

2- Nội quy vệ sinh trực nhật trong môi trường công sở dành cho nhân viên

Dù đã có đội ngũ nhân viên vệ sinh riêng nhưng nhân viên văn phòng vẫn cần tuân thủ nội quy vệ sinh để đảm bảo vệ sinh chung, văn phòng được duy trì sự gọn gàng, sạch sẽ: 

[1] Nhân viên không ăn uống tại văn phòng làm việc

[2] Sắp xếp khu vực bàn làm việc được gọn gàng, ngăn nắp

[3] Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên vệ sinh thực hiện công việc của mình.

[4] Thùng rác tại văn phòng chỉ đựng rác văn phòng, không đựng thức ăn gây mùi khó chịu.

[5] Sau khi sử dụng các vật dụng văn phòng như máy móc thiết bị in ấn, điện thoại, máy nước,…cần để lại vị trí cũ, ngắt điện khi không dùng đến. 

[6] Sau khi ăn xong luôn để ý dọn dẹp những vết bẩn trên bàn ghế ăn.

[7] Kiểm tra thực phẩm trong tủ lạnh vào cuối ngày.

[8] Đảm bảo ý thức giữ gìn vệ sinh tập thể.

3- Quy định vệ sinh trực nhật đảm bảo duy trì môi trường văn phòng sạch sẽ

Bên cạnh quy định về phong cách làm việc, tác phong sinh hoạt, đội ngũ nhân viên còn có những quy định cụ thể trong khâu vệ sinh:

[1] Đảm bảo mọi ngóc ngách văn phòng đều gọn gàng, sạch sẽ.

[2] Tiến hành phân loại rác, rác hữu cơ, có thể tái chế và rác khó tái chế.

[3] Khử trùng, diệt khuẩn những nơi tiếp xúc nhiều như WC, phòng tắm chung, tay nắm cửa, lan can, tay vị cầu thang, phòng lễ tân,…

[4] Luôn kiểm tra những đồ dùng vệ sinh như khăn giấy, xà phòng, nước rửa tay tại văn phòng để kịp thời bổ sung thay mới.

[5] Trong lúc vệ sinh luôn quan sát các ổ điện, đường dây, mối nối, ống nước…Nếu phát hiện có sự đứt gãy, rò rỉ, rỉ sét, bị hở,…cần báo ngay với cán bộ văn phòng.

[6] Đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ trong công ty.

[7] Bên cạnh vệ sinh làm sạch còn đảm bảo các vật dụng như đèn điện, máy sưởi, điều hòa, quạt máy được ngắt lúc cuối ngày làm, đảm bảo tiết kiệm năng lượng.

4- Quy định vệ sinh trực nhật tại Công ty Luật TNHH Everest

A. Ngày trực

Người trực văn phòng đến trước giờ làm việc 20’ (7h40’ có mặt), thực hiện các công việc:

[1] Kiểm tra Tổng đài tư vấn (tín hiệu, nguồn điện, số điện thoại gọi lỡ nếu có; phiếu tư vấn, phiếu giao việc, sổ giao việc);

[2] Kiểm tra hoạt động của máy tính, máy in, đèn, quạt, điều hòa;

[3] Kiểm tra và sạc toàn bộ điện thoại của công ty (04 điện thoại)

[4] Vệ sinh Văn phòng (quét, lau bàn ghế, rửa ấm chén, đổ rác, chuẩn bị phiếu tư vấn tổng đài để trước bàn làm viêc).

[5] Báo cáo lên nhóm Everest hành chính – pháp chế về sự hiện diện của các thành viên trong công ty

[6] Tự đổi lịch trực cho bạn khác nếu có việc đột xuất

B. Cuối ngày trực nhật

[1] Tắt máy tính, máy in và thiết bị điện (đặc biệt là điều hòa), thu các phiếu tư vấn được ghi trong ngày trước khi ra về.

[2] Kiểm tra và đóng cửa công ty, sau đó cất chìa khóa vào góc trên cùng phía bên phải của tủ giày

[3] Dập cầu giao phía sau cầu thang (Để lại những công tắc không ghi chữ, những cầu giao ghi chữ, chú thích phải dập hết xuống)

[4] Nhắc nhở lịch trực nhật cho người trực nhật ngày hôm sau

[5] Nếu có nhân viên ở lại công ty làm thêm giờ, thì bàn giao lại công việc trực nhật cho người đó.

C. Trực nhật hàng tuần

[1] Thời gian: 17h30 hàng ngày trong tuần và 17h (vào thứ 6);

[2] Thứ 6: tổng vệ sinh văn phòng công ty;

[3] Nơi thực hiện: Tầng 4 và tầng 5 của công ty ;

[4] Yêu cầu:

+ Lau toàn bộ bàn chung (bàn trong phòng họp + bàn tròn tiếp khách) và bàn làm việc của các luật sư

+ Quét và lau sàn tầng 4, tầng 5

+ Cọ rửa nhà vệ sinh tầng 4, tầng 5

+ Lau cầu thang lên tầng 5

D. Nguyên tắc trực nhật

[1] Các chuyên viên chính của công ty trực nhật, các trưởng nhóm có trách nhiệm giám sát, nhắc nhở;

[2] Trường hợp người trực nhật có việc đột xuất hoặc nghỉ, có thể bàn giao hoặc nhờ các trưởng nhóm hỗ trợ, tuy nhiên chuyên viên chính vẫn phải chịu trách nhiệm liên đới nếu để xảy ra sai sót trong ngày trực nhật.

E. Sắp sếp bàn làm việc

[1] Màn hình máy tính được để ngay ngắn, đối diện với vị trí ngồi. Bàn phím và chuột máy tính đặt trên bàn làm việc;

[2] Một khay để văn phòng phẩm: kéo, thước kẻ, bút chì, bút viết, dập ghim, hộp ghim  dập, hộp ghim cài tam giác, tệp  giấy note vàng, dao trổ… Số lượng mỗi thứ không quá 01;

[3] Các tài liệu phát sinh trong khi làm được để phía bên tay phải sát mép bàn, sắp xếp gọn gàng, cuối ngày làm việc được cất giữ;

[4] Tủ tài liệu cá nhân đặt phía bên dưới gầm bàn. Các ngăn kéo luôn được đóng lại ngay sau khi lấy đồ ra;

[5] Dây dẫn điện dưới gầm bàn được bó lại gọn gàng;

[6] Khi rời khỏi bàn làm việc trong bất kỳ trường hợp nào, phải đẩy ghế vào gầm bàn và chỉnh cho ngay ngắn;

[7] Xung quanh khu làm việc luôn trong trạng thái sạch sẽ: Không bụi bẩn, không để rác vương vãi, không tùy ý vẽ hoặc treo những vật dụng ngoài quy định;

[8] Trước khi rời khỏi văn phòng các tài liệu phải cất toàn bộ không để trên mặt bàn, đảm bảo trong cốc không còn nước;

[9] Vứt rác cá nhân khi hết ca làm việc;

[10] Tài liệu hồ sơ, các vật dụng cá nhân không được để bừa bãi tại các khu vực chung.

Lưu ý:

1. Người trực nhật phải kiểm tra chìa khóa ngay khi đến công ty và bàn giao lại chìa khóa khi hết giờ làm việc cho người trực nhật hôm sau. Đồng thời, thông báo trên nhóm Everest hành chính về người trực nhật hôm sau và đang cầm chìa khóa. Người cầm chìa khóa có trách nhiệm đến đúng giờ để mở cửa và quản lý chìa khóa.

2. Mỗi cá nhân tự giác sắp xếp đồ đạc gọn gàng, sạch sẽ, tuân thủ nguyên tắc 5S trong suốt quá trình làm việc và trước khi ra về