Quy trình quản lý hợp đồng và an toàn dữ liệu DNA

1. Quy định chung

Quy trình quản lý hợp đồng và an toàn dữ liệu DNA được ban hành nhằm thống nhất việc tiếp nhận, quản lý, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu DNA của khách hàng trong toàn bộ quá trình cung cấp dịch vụ pháp lý tại Công ty Luật Everest. Quy trình này là cơ sở để luật sư, trợ lý luật sư và các nhân viên thực hiện công việc theo một trình tự thống nhất, bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình xử lý thông tin có tính chất nhạy cảm.

Quy trình được áp dụng đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận khách hàng, ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý, tiếp nhận dữ liệu DNA, quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu, khai thác và sử dụng dữ liệu, chia sẻ thông tin theo quy định của pháp luật, tiêu hủy dữ liệu và xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình quản lý dữ liệu DNA tại Công ty Luật Everest. Phạm vi áp dụng bao gồm cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử được lưu trữ trên hệ thống máy tính, máy chủ, phần mềm quản lý hoặc các phương tiện lưu trữ thuộc quyền quản lý của Công ty.

Đối tượng áp dụng của quy trình này bao gồm Ban Giám đốc, các luật sư, trợ lý luật sư, nhân viên hành chính, nhân viên công nghệ thông tin (nếu có), thực tập sinh, cộng tác viên và các cá nhân được giao nhiệm vụ tiếp cận hoặc xử lý dữ liệu DNA trong quá trình thực hiện công việc. Mọi cá nhân thuộc phạm vi áp dụng đều có trách nhiệm nghiên cứu, tuân thủ và thực hiện đầy đủ các quy định tại quy trình này. Trường hợp vi phạm sẽ bị xem xét xử lý theo nội quy của Công ty và các quy định của pháp luật hiện hành.

Quy trình được xây dựng trên cơ sở Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Luật sư, Luật An ninh mạng, Luật Giao dịch điện tử, các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các văn bản pháp luật khác có liên quan, đồng thời phù hợp với Điều lệ tổ chức và hoạt động, quy chế quản lý nội bộ cùng các quy định chuyên môn của Công ty Luật Everest. Trong trường hợp các quy định của pháp luật được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế, việc áp dụng quy trình sẽ được điều chỉnh tương ứng để bảo đảm phù hợp với quy định hiện hành.

Trong quy trình này, dữ liệu DNA được hiểu là dữ liệu di truyền của cá nhân được thu thập từ mẫu sinh học hoặc từ kết quả phân tích ADN phục vụ hoạt động tư vấn, giải quyết tranh chấp, giám định hoặc các mục đích hợp pháp khác theo hợp đồng dịch vụ pháp lý. Đây là dữ liệu cá nhân nhạy cảm, có mức độ bảo mật cao và chỉ được xử lý trong phạm vi pháp luật cho phép. Khách hàng là cá nhân hoặc tổ chức ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý với Công ty Luật Everest, còn hợp đồng dịch vụ DNA là văn bản xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình cung cấp dịch vụ pháp lý có liên quan đến dữ liệu DNA.

Trong toàn bộ quá trình quản lý dữ liệu DNA, Công ty Luật Everest thực hiện theo các nguyên tắc bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch, bảo mật và đúng mục đích sử dụng. Dữ liệu DNA chỉ được thu thập và xử lý khi có căn cứ pháp lý hoặc có sự đồng ý hợp pháp của chủ thể dữ liệu, đồng thời chỉ được sử dụng trong phạm vi đã được thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc truy cập dữ liệu được thực hiện trên cơ sở phân quyền, mỗi cá nhân chỉ được tiếp cận những thông tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao. Mọi hoạt động truy cập, chỉnh sửa, sao chép, chia sẻ hoặc tiêu hủy dữ liệu đều phải được quản lý, theo dõi và có khả năng truy xuất khi cần thiết.

Công ty Luật Everest cam kết áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu DNA trước các nguy cơ mất mát, rò rỉ, truy cập trái phép hoặc sử dụng sai mục đích. Mọi luật sư, trợ lý luật sư và nhân viên có liên quan đều có trách nhiệm giữ bí mật tuyệt đối thông tin của khách hàng trong suốt quá trình làm việc và tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo mật ngay cả khi đã chấm dứt quan hệ lao động hoặc chấm dứt việc tham gia xử lý hồ sơ tại Công ty.

2. Phân công trách nhiệm

Để bảo đảm việc quản lý hợp đồng và an toàn dữ liệu DNA được thực hiện thống nhất, chính xác và bảo mật, Công ty Luật Everest quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận tham gia vào quá trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và sử dụng dữ liệu. Mọi hoạt động liên quan đến dữ liệu DNA đều phải được thực hiện theo nguyên tắc đúng thẩm quyền, đúng chức năng, đúng mục đích và có thể kiểm tra, truy xuất khi cần thiết. Việc phân công trách nhiệm không chỉ nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận mà còn là căn cứ để kiểm soát rủi ro và xác định trách nhiệm khi phát sinh sự cố.

Ban Giám đốc là bộ phận chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức triển khai, giám sát và kiểm tra việc thực hiện quy trình này trong toàn Công ty. Ban Giám đốc có thẩm quyền ban hành, sửa đổi hoặc bổ sung quy trình khi cần thiết; phê duyệt các hợp đồng liên quan đến dữ liệu DNA trong những trường hợp đặc biệt; quyết định việc chia sẻ hoặc cung cấp dữ liệu cho bên thứ ba theo quy định của pháp luật; quyết định việc tiêu hủy dữ liệu khi hết thời hạn lưu trữ hoặc theo yêu cầu hợp pháp của khách hàng; đồng thời chỉ đạo xử lý các sự cố mất an toàn thông tin và xem xét trách nhiệm đối với các cá nhân vi phạm quy định về bảo mật dữ liệu.

Luật sư là người trực tiếp làm việc với khách hàng và chịu trách nhiệm chuyên môn đối với từng hồ sơ. Trong quá trình thực hiện công việc, luật sư có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu, tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến dữ liệu DNA, đánh giá tính hợp pháp của mục đích sử dụng dữ liệu, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, rà soát nội dung hợp đồng trước khi ký kết và giải thích đầy đủ quyền, nghĩa vụ của các bên. Đồng thời, luật sư phải giám sát toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ của trợ lý luật sư, bảo đảm dữ liệu DNA chỉ được sử dụng đúng mục đích đã được khách hàng chấp thuận hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong trường hợp phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn dữ liệu, luật sư phải kịp thời báo cáo Ban Giám đốc để có biện pháp xử lý.

Trợ lý luật sư có trách nhiệm hỗ trợ luật sư trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo hợp đồng, kiểm tra tài liệu, cập nhật tiến độ xử lý vụ việc và thực hiện các công việc hành chính theo sự phân công. Mọi hồ sơ sau khi tiếp nhận phải được kiểm tra về tính đầy đủ, sắp xếp khoa học và cập nhật vào hệ thống quản lý của Công ty. Trợ lý luật sư không được tự ý ký kết hợp đồng, chỉnh sửa nội dung hồ sơ, chia sẻ dữ liệu DNA hoặc cung cấp thông tin cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào nếu chưa được luật sư phụ trách hoặc Ban Giám đốc chấp thuận.

Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ sau khi hoàn thành thủ tục chuyên môn, thực hiện việc phân loại, đánh số, lưu trữ và bảo quản hồ sơ theo đúng quy định của Công ty. Bên cạnh đó, nhân viên hành chính có trách nhiệm quản lý việc xuất, nhập hồ sơ, theo dõi thời hạn lưu trữ, lập danh mục tài liệu và thực hiện tiêu hủy hồ sơ theo quyết định của Ban Giám đốc. Trong quá trình thực hiện công việc, nhân viên hành chính chỉ được tiếp cận những thông tin cần thiết phục vụ hoạt động lưu trữ và không được khai thác hoặc sử dụng dữ liệu DNA ngoài phạm vi nhiệm vụ được giao.

Đối với bộ phận công nghệ thông tin hoặc nhân sự được giao phụ trách hệ thống thông tin của Công ty, trách nhiệm chính là bảo đảm an toàn cho hệ thống lưu trữ dữ liệu, quản lý tài khoản truy cập, phân quyền người sử dụng, thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và theo dõi nhật ký truy cập hệ thống. Đồng thời, bộ phận này có trách nhiệm phối hợp với Ban Giám đốc và luật sư phụ trách trong việc xử lý các sự cố kỹ thuật, khôi phục dữ liệu khi cần thiết và triển khai các giải pháp nhằm nâng cao mức độ an toàn thông tin. Việc truy cập vào nội dung dữ liệu DNA chỉ được thực hiện khi có sự chấp thuận của người có thẩm quyền và phục vụ trực tiếp cho việc xử lý sự cố hoặc bảo đảm vận hành hệ thống.

Mọi cá nhân được cấp quyền truy cập dữ liệu DNA đều có trách nhiệm bảo mật tuyệt đối thông tin của khách hàng, chỉ sử dụng dữ liệu đúng mục đích công việc, không chia sẻ tài khoản truy cập cho người khác và không sao chép dữ liệu sang thiết bị cá nhân hoặc hệ thống bên ngoài khi chưa được phép. Trường hợp phát hiện hành vi truy cập trái phép, nguy cơ rò rỉ dữ liệu hoặc bất kỳ dấu hiệu bất thường nào có thể ảnh hưởng đến an toàn thông tin, cá nhân phát hiện phải báo cáo ngay cho luật sư phụ trách hoặc Ban Giám đốc để kịp thời xử lý.

Các bộ phận trong Công ty có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với nhau trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng và quản lý dữ liệu DNA. Mọi thông tin trao đổi, bàn giao hồ sơ hoặc yêu cầu xử lý đều phải được thực hiện thông qua các phương thức được Công ty chấp thuận nhằm bảo đảm tính bảo mật, tính chính xác và khả năng truy xuất khi cần thiết. Sự phối hợp đồng bộ giữa Ban Giám đốc, luật sư, trợ lý luật sư, nhân viên hành chính và bộ phận công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng nhằm bảo đảm dữ liệu DNA của khách hàng luôn được quản lý an toàn, đúng quy định của pháp luật và đáp ứng các tiêu chuẩn nghề nghiệp của Công ty Luật Everest.

3. Quy trình tiếp nhận và ký kết hợp đồng

Quy trình tiếp nhận và ký kết hợp đồng là bước đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng trong việc thiết lập quan hệ cung cấp dịch vụ pháp lý giữa Công ty Luật Everest và khách hàng. Việc thực hiện đúng trình tự tiếp nhận không chỉ giúp xác định rõ nhu cầu của khách hàng mà còn bảo đảm tính hợp pháp của hồ sơ, hạn chế các rủi ro pháp lý và tạo cơ sở cho việc quản lý dữ liệu DNA trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ. Mọi hồ sơ liên quan đến dữ liệu DNA đều phải được tiếp nhận, xem xét và xử lý theo đúng quy trình quy định tại văn bản này.

Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan đến dữ liệu DNA, luật sư hoặc trợ lý luật sư được phân công sẽ là người trực tiếp tiếp nhận thông tin ban đầu. Nội dung tiếp nhận bao gồm thông tin nhận dạng của khách hàng, thông tin liên hệ, nội dung vụ việc, mục đích sử dụng dữ liệu DNA và các tài liệu liên quan mà khách hàng cung cấp. Trong quá trình trao đổi, người tiếp nhận có trách nhiệm giải thích cho khách hàng về phạm vi dịch vụ, quy trình thực hiện, trách nhiệm của các bên cũng như các quy định về bảo mật dữ liệu DNA để khách hàng có đầy đủ thông tin trước khi quyết định sử dụng dịch vụ.

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, luật sư phụ trách tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và xác minh thông tin của khách hàng. Đối với khách hàng là cá nhân, việc xác minh được thực hiện thông qua giấy tờ tùy thân hợp pháp và các tài liệu chứng minh quyền, lợi ích liên quan đến vụ việc. Đối với khách hàng là tổ chức, Công ty kiểm tra giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh tư cách đại diện và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật. Trường hợp khách hàng thực hiện giao dịch thông qua người đại diện, người được ủy quyền phải xuất trình giấy ủy quyền hoặc tài liệu chứng minh thẩm quyền đại diện còn hiệu lực.

Trên cơ sở hồ sơ đã được xác minh, luật sư tiến hành đánh giá tính hợp pháp của yêu cầu sử dụng dữ liệu DNA. Việc đánh giá nhằm xác định mục đích sử dụng dữ liệu có phù hợp với quy định của pháp luật, có thuộc phạm vi dịch vụ của Công ty hay không và có tiềm ẩn nguy cơ xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu hoặc bên thứ ba hay không. Trong trường hợp nhận thấy yêu cầu của khách hàng có dấu hiệu vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hoặc vượt quá phạm vi hành nghề của Công ty, luật sư có trách nhiệm báo cáo Ban Giám đốc để xem xét và quyết định từ chối cung cấp dịch vụ.

Đối với những hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện tiếp nhận, luật sư tiến hành tư vấn chi tiết về phương án thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên, phạm vi công việc, thời gian thực hiện, chi phí dịch vụ và các điều khoản liên quan đến việc quản lý, sử dụng và bảo mật dữ liệu DNA. Mọi thông tin tư vấn phải được thực hiện trung thực, rõ ràng và đầy đủ nhằm bảo đảm khách hàng hiểu đúng nội dung của hợp đồng trước khi ký kết.

Sau khi các bên thống nhất về nội dung dịch vụ, trợ lý luật sư tiến hành soạn thảo hợp đồng theo mẫu thống nhất của Công ty Luật Everest. Hợp đồng phải thể hiện đầy đủ thông tin của các bên, nội dung công việc, phạm vi dịch vụ, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, thời hạn thực hiện, chi phí dịch vụ, phương thức thanh toán, quy định về bảo mật dữ liệu DNA, trách nhiệm bồi thường thiệt hại, các trường hợp chấm dứt hợp đồng và phương thức giải quyết tranh chấp. Nội dung hợp đồng phải bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và quy chế nội bộ của Công ty.

Trước khi hợp đồng được ký kết, luật sư phụ trách có trách nhiệm rà soát toàn bộ nội dung hợp đồng nhằm bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và thống nhất giữa các điều khoản. Mọi nội dung sửa đổi hoặc bổ sung phải được các bên thống nhất trước khi ký. Trường hợp cần thiết, Ban Giám đốc có thể xem xét và phê duyệt đối với các hợp đồng có tính chất đặc biệt hoặc liên quan đến những vụ việc có mức độ rủi ro cao.

Việc ký kết hợp đồng được thực hiện trên cơ sở tự nguyện, bình đẳng và đúng quy định của pháp luật. Sau khi hợp đồng được các bên ký kết hợp lệ, mỗi bên giữ một bản hợp đồng theo quy định, đồng thời Công ty tiến hành số hóa hợp đồng và lưu trữ trên hệ thống quản lý nội bộ. Hồ sơ giấy được chuyển đến bộ phận hành chính để lưu trữ, còn hồ sơ điện tử được cập nhật vào hệ thống quản lý dữ liệu của Công ty nhằm phục vụ việc theo dõi, tra cứu và quản lý trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ.

Ngay sau khi hợp đồng có hiệu lực, trợ lý luật sư tiến hành lập hồ sơ khách hàng và cấp mã định danh riêng cho từng vụ việc. Mã định danh được sử dụng thống nhất trong toàn bộ quá trình quản lý nhằm hạn chế việc sử dụng trực tiếp thông tin cá nhân của khách hàng và tăng cường khả năng bảo mật dữ liệu DNA. Toàn bộ tài liệu, văn bản, kết quả xử lý và dữ liệu phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ đều phải được cập nhật theo đúng mã hồ sơ đã được cấp.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có sự thay đổi về nội dung công việc, phạm vi dịch vụ hoặc mục đích sử dụng dữ liệu DNA, các bên phải lập phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận bổ sung. Mọi sửa đổi chỉ có giá trị khi được lập thành văn bản và có chữ ký của các bên theo quy định. Công ty không thực hiện bất kỳ hoạt động xử lý dữ liệu DNA nào vượt quá phạm vi đã được khách hàng chấp thuận hoặc pháp luật cho phép.

4. Quản lý, sử dụng và bảo mật dữ liệu DNA

Dữ liệu DNA là dữ liệu cá nhân có tính chất đặc biệt nhạy cảm, có khả năng phản ánh các thông tin di truyền và đặc điểm sinh học của một cá nhân. Vì vậy, việc quản lý, sử dụng và bảo mật dữ liệu DNA phải được thực hiện theo nguyên tắc thận trọng, bảo đảm tính hợp pháp, bảo mật, toàn vẹn và chỉ được sử dụng đúng mục đích đã được khách hàng đồng ý hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Mọi cá nhân tham gia vào quá trình tiếp nhận, xử lý hoặc lưu trữ dữ liệu DNA đều có trách nhiệm bảo vệ tuyệt đối thông tin của khách hàng và không được tiết lộ cho bất kỳ tổ chức hoặc cá nhân nào nếu không có căn cứ pháp lý.

Sau khi hợp đồng dịch vụ có hiệu lực, việc tiếp nhận dữ liệu DNA chỉ được thực hiện bởi luật sư phụ trách hoặc trợ lý luật sư được phân công. Trước khi tiếp nhận, người thực hiện có trách nhiệm kiểm tra tình trạng của mẫu hoặc tài liệu được bàn giao, đối chiếu với danh mục hồ sơ và lập biên bản xác nhận việc tiếp nhận. Trong trường hợp phát hiện mẫu bị hư hỏng, thất lạc, có dấu hiệu bị can thiệp hoặc không bảo đảm điều kiện bảo quản, việc tiếp nhận phải được tạm dừng và báo cáo ngay cho luật sư phụ trách để có phương án xử lý phù hợp.

Ngay sau khi tiếp nhận, toàn bộ dữ liệu và tài liệu liên quan đến DNA phải được gắn mã định danh theo hồ sơ khách hàng. Trong quá trình quản lý, Công ty không sử dụng tên khách hàng làm tên tệp hoặc tên thư mục lưu trữ nếu không thật sự cần thiết, mà ưu tiên sử dụng mã hồ sơ nhằm giảm thiểu nguy cơ lộ thông tin cá nhân. Mọi tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ đều phải được quản lý thống nhất theo mã định danh này để bảo đảm tính đồng bộ, thuận tiện cho việc tra cứu và tăng cường khả năng bảo mật.

Việc quản lý dữ liệu DNA được thực hiện đồng thời đối với hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Hồ sơ giấy phải được lưu giữ tại khu vực lưu trữ của Công ty, đặt trong tủ chuyên dụng có khóa bảo vệ và chỉ những người được phân công mới được phép tiếp cận. Hồ sơ điện tử phải được lưu trên hệ thống máy chủ hoặc phần mềm quản lý do Công ty quản lý, có cơ chế xác thực người dùng, phân quyền truy cập và ghi nhận lịch sử thao tác. Không lưu trữ dữ liệu DNA trên các thiết bị cá nhân, tài khoản lưu trữ trực tuyến cá nhân hoặc các phương tiện không thuộc quyền quản lý của Công ty nếu chưa được Ban Giám đốc chấp thuận.

Công ty áp dụng nguyên tắc phân quyền truy cập theo chức năng, theo đó mỗi cá nhân chỉ được quyền tiếp cận những dữ liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình. Luật sư phụ trách vụ việc được quyền truy cập đầy đủ hồ sơ thuộc phạm vi phụ trách nhằm phục vụ hoạt động tư vấn và giải quyết vụ việc. Trợ lý luật sư được tiếp cận các tài liệu cần thiết để hỗ trợ xử lý hồ sơ nhưng không được tự ý chỉnh sửa nội dung hoặc cung cấp thông tin cho bên thứ ba. Nhân viên hành chính chỉ được tiếp cận những thông tin phục vụ việc lưu trữ, quản lý hồ sơ và không được khai thác nội dung dữ liệu DNA. Đối với nhân sự phụ trách công nghệ thông tin, quyền truy cập chỉ giới hạn trong phạm vi bảo đảm vận hành hệ thống và xử lý sự cố kỹ thuật, không được sử dụng dữ liệu cho bất kỳ mục đích nào khác.

Việc sử dụng dữ liệu DNA chỉ được thực hiện nhằm phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý theo nội dung hợp đồng đã ký kết hoặc để thực hiện nghĩa vụ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Mọi hoạt động sử dụng dữ liệu ngoài phạm vi này đều phải có sự đồng ý bằng văn bản của khách hàng hoặc căn cứ pháp lý cụ thể. Công ty nghiêm cấm việc sử dụng dữ liệu DNA vào mục đích nghiên cứu, quảng cáo, tiếp thị, đào tạo hoặc bất kỳ mục đích thương mại nào nếu chưa được chủ thể dữ liệu chấp thuận.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu phát sinh nhu cầu chia sẻ dữ liệu DNA với cơ quan giám định, cơ quan tiến hành tố tụng, tổ chức chuyên môn hoặc bên thứ ba có liên quan, luật sư phụ trách phải xem xét căn cứ pháp lý của yêu cầu trước khi trình Ban Giám đốc quyết định. Việc cung cấp dữ liệu phải được lập thành văn bản hoặc biên bản bàn giao, ghi rõ thời điểm, người giao, người nhận, phạm vi dữ liệu được cung cấp và mục đích sử dụng. Hồ sơ về việc chia sẻ dữ liệu phải được lưu cùng hồ sơ vụ việc để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.

Để bảo đảm an toàn thông tin, Công ty thực hiện các biện pháp bảo mật đối với cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Hồ sơ giấy được lưu giữ tại khu vực có khóa bảo vệ, hạn chế người ra vào và được kiểm soát việc xuất, nhập hồ sơ. Đối với dữ liệu điện tử, hệ thống quản lý phải được bảo vệ bằng mật khẩu mạnh, xác thực nhiều lớp khi cần thiết, phần mềm phòng chống mã độc và các giải pháp bảo mật phù hợp với điều kiện hoạt động của Công ty. Các thiết bị lưu trữ phải được kiểm tra định kỳ nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các nguy cơ gây mất an toàn dữ liệu.

Nhằm bảo đảm khả năng khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố, Công ty thực hiện việc sao lưu dữ liệu định kỳ theo kế hoạch quản lý dữ liệu nội bộ. Bản sao lưu phải được lưu tại vị trí an toàn, tách biệt với hệ thống dữ liệu đang khai thác và chỉ được sử dụng trong trường hợp cần khôi phục dữ liệu hoặc theo quyết định của Ban Giám đốc. Việc sao lưu phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và khả năng phục hồi của toàn bộ hồ sơ liên quan đến khách hàng.

Mọi hoạt động truy cập, chỉnh sửa, sao chép, in ấn hoặc chia sẻ dữ liệu DNA đều phải được ghi nhận trên hệ thống hoặc trong sổ theo dõi quản lý hồ sơ. Nhật ký truy cập là căn cứ để kiểm tra việc sử dụng dữ liệu, phục vụ công tác kiểm toán nội bộ và xác định trách nhiệm khi phát sinh sự cố. Cá nhân được cấp quyền truy cập có trách nhiệm bảo mật tài khoản sử dụng, không chia sẻ mật khẩu hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của mình dưới bất kỳ hình thức nào.

Công ty nghiêm cấm mọi hành vi sao chép dữ liệu DNA sang thiết bị cá nhân, gửi dữ liệu qua thư điện tử hoặc ứng dụng nhắn tin cá nhân khi chưa được phép, lưu trữ dữ liệu trên các nền tảng không thuộc quyền quản lý của Công ty, tự ý cung cấp thông tin cho bên thứ ba, sử dụng dữ liệu DNA ngoài mục đích đã được thỏa thuận hoặc cố ý làm sai lệch, hủy hoại, che giấu hoặc xóa dữ liệu trái quy định. Cá nhân vi phạm tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo nội quy lao động của Công ty, bồi thường thiệt hại nếu gây tổn thất và chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

Trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, luật sư phụ trách có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc quản lý và sử dụng dữ liệu DNA thuộc phạm vi hồ sơ mình phụ trách. Ban Giám đốc có trách nhiệm tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất nhằm đánh giá việc tuân thủ quy trình, kịp thời phát hiện các nguy cơ mất an toàn thông tin và đưa ra biện pháp khắc phục. Việc quản lý chặt chẽ dữ liệu DNA không chỉ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý, uy tín nghề nghiệp và trách nhiệm của Công ty Luật Everest trong quá trình hành nghề.

5. Lưu trữ, tiêu hủy và xử lý sự cố

Việc lưu trữ, tiêu hủy và xử lý sự cố đối với dữ liệu DNA là một trong những nội dung quan trọng nhằm bảo đảm tính bảo mật, tính toàn vẹn và khả năng truy xuất của hồ sơ trong suốt vòng đời của hợp đồng dịch vụ pháp lý. Công ty Luật Everest thực hiện việc lưu trữ dữ liệu theo nguyên tắc an toàn, khoa học, dễ tra cứu nhưng vẫn bảo đảm chỉ những cá nhân có thẩm quyền mới được phép tiếp cận. Mọi hồ sơ sau khi tiếp nhận và hoàn tất việc ký kết hợp đồng đều phải được lưu trữ theo đúng quy định của quy trình này và các quy định pháp luật có liên quan.

Toàn bộ hồ sơ giấy của khách hàng phải được sắp xếp theo từng mã hồ sơ và lưu giữ tại khu vực lưu trữ của Công ty. Hồ sơ được bảo quản trong tủ chuyên dụng có khóa an toàn, hạn chế người ra vào và được bố trí tại khu vực có điều kiện bảo quản phù hợp nhằm tránh nguy cơ hư hỏng do cháy, nổ, ngập nước, côn trùng hoặc các yếu tố khách quan khác. Việc xuất, nhập hồ sơ phải được ghi nhận đầy đủ để bảo đảm có thể xác định được người tiếp nhận, thời điểm sử dụng và thời điểm hoàn trả hồ sơ.

Đối với hồ sơ điện tử, dữ liệu phải được lưu trữ trên hệ thống máy chủ hoặc phần mềm quản lý do Công ty kiểm soát. Dữ liệu được tổ chức theo mã hồ sơ thống nhất và có cơ chế sao lưu định kỳ nhằm bảo đảm khả năng phục hồi khi xảy ra sự cố. Trong quá trình lưu trữ, Công ty thực hiện việc kiểm tra định kỳ nhằm phát hiện các tệp dữ liệu bị lỗi, hư hỏng hoặc có dấu hiệu bị truy cập trái phép để kịp thời xử lý.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ được thực hiện theo quy định của pháp luật, theo thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo yêu cầu của khách hàng trong trường hợp pháp luật cho phép. Trong suốt thời gian lưu trữ, hồ sơ không được tự ý chỉnh sửa, thay thế hoặc tiêu hủy nếu chưa có quyết định của người có thẩm quyền. Trường hợp phát sinh yêu cầu kéo dài thời gian lưu trữ để phục vụ việc giải quyết tranh chấp, tố tụng hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì hồ sơ phải tiếp tục được bảo quản cho đến khi có quyết định khác.

Khi hết thời hạn lưu trữ hoặc khi có yêu cầu hợp pháp về việc tiêu hủy dữ liệu, luật sư phụ trách tiến hành rà soát toàn bộ hồ sơ và báo cáo Ban Giám đốc xem xét quyết định. Việc tiêu hủy chỉ được thực hiện sau khi có sự chấp thuận của Ban Giám đốc và phải bảo đảm dữ liệu không còn khả năng khôi phục hoặc khai thác dưới bất kỳ hình thức nào. Đối với hồ sơ giấy, việc tiêu hủy được thực hiện bằng các phương pháp phù hợp như cắt nhỏ hoặc hủy bằng máy hủy tài liệu chuyên dụng. Đối với dữ liệu điện tử, việc xóa dữ liệu phải được thực hiện bằng các biện pháp kỹ thuật bảo đảm dữ liệu không thể phục hồi.

Sau khi hoàn thành việc tiêu hủy, Công ty phải lập biên bản ghi nhận đầy đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, phương thức tiêu hủy và danh mục hồ sơ đã được tiêu hủy. Biên bản này được lưu giữ cùng danh mục quản lý hồ sơ để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu hoặc giải quyết khiếu nại, tranh chấp nếu có phát sinh.

Trong quá trình quản lý dữ liệu DNA, nếu xảy ra các sự cố như mất hồ sơ, thất lạc tài liệu, truy cập trái phép, rò rỉ thông tin, hư hỏng dữ liệu hoặc tấn công vào hệ thống lưu trữ, cá nhân phát hiện phải thông báo ngay cho luật sư phụ trách và Ban Giám đốc. Người tiếp nhận thông tin có trách nhiệm ghi nhận sự việc, đánh giá mức độ ảnh hưởng và triển khai ngay các biện pháp cần thiết nhằm hạn chế thiệt hại phát sinh.

Ngay sau khi phát hiện sự cố, Công ty tiến hành cô lập khu vực hoặc hệ thống bị ảnh hưởng để ngăn chặn nguy cơ lan rộng, đồng thời xác định nguyên nhân và phạm vi tác động của sự cố. Trường hợp sự cố liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin, bộ phận phụ trách kỹ thuật có trách nhiệm phối hợp với luật sư phụ trách để khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu, kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu và triển khai các biện pháp kỹ thuật nhằm bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định trở lại.

Đối với các sự cố có khả năng ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật, Ban Giám đốc xem xét việc thông báo cho khách hàng và cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Đồng thời, Công ty tổ chức đánh giá nguyên nhân, xác định trách nhiệm của các cá nhân có liên quan và thực hiện các biện pháp khắc phục nhằm ngăn ngừa sự cố tương tự tái diễn.

Sau mỗi sự cố, Công ty tiến hành rà soát toàn bộ quy trình quản lý dữ liệu DNA để đánh giá tính phù hợp của các biện pháp kiểm soát hiện hành. Trường hợp phát hiện những bất cập hoặc nguy cơ mới, Ban Giám đốc chỉ đạo sửa đổi, bổ sung quy trình, tăng cường các giải pháp kỹ thuật và tổ chức đào tạo lại cho luật sư, trợ lý luật sư và nhân viên nhằm nâng cao nhận thức về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin.

Việc lưu trữ, tiêu hủy và xử lý sự cố không chỉ là yêu cầu về quản trị nội bộ mà còn là trách nhiệm pháp lý của Công ty Luật Everest trong việc bảo vệ dữ liệu DNA của khách hàng. Mọi cá nhân có liên quan phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại quy trình này nhằm bảo đảm dữ liệu luôn được quản lý an toàn, đúng quy định của pháp luật và đáp ứng các tiêu chuẩn nghề nghiệp trong hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý.

6. Kiểm tra, giám sát và đánh giá

Việc kiểm tra, giám sát và đánh giá được thực hiện nhằm bảo đảm mọi hoạt động liên quan đến hợp đồng và dữ liệu DNA tại Công ty Luật Everest đều được triển khai đúng quy trình, đúng quy định của pháp luật và đáp ứng yêu cầu về bảo mật thông tin. Đây là hoạt động quản trị nội bộ có tính thường xuyên, góp phần phòng ngừa rủi ro, phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình thực hiện và nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý của Công ty.

Ban Giám đốc là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức công tác kiểm tra và giám sát việc thực hiện quy trình này. Việc kiểm tra có thể được thực hiện theo kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu quản lý, khi phát hiện dấu hiệu vi phạm hoặc khi xảy ra sự cố liên quan đến dữ liệu DNA. Luật sư phụ trách, trợ lý luật sư, nhân viên hành chính và các cá nhân có liên quan có trách nhiệm phối hợp, cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu và thông tin phục vụ công tác kiểm tra.

Nội dung kiểm tra bao gồm việc tuân thủ quy trình tiếp nhận khách hàng, việc ký kết và quản lý hợp đồng, việc phân quyền truy cập dữ liệu, công tác lưu trữ hồ sơ, việc sử dụng dữ liệu DNA đúng mục đích, tình trạng bảo mật của hệ thống thông tin, việc sao lưu dữ liệu, quản lý nhật ký truy cập và việc thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro. Đồng thời, Công ty cũng đánh giá việc chấp hành quy định bảo mật của từng cá nhân và mức độ phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện dịch vụ.

Sau mỗi đợt kiểm tra, Ban Giám đốc hoặc người được giao nhiệm vụ lập báo cáo đánh giá, trong đó nêu rõ những nội dung đã thực hiện tốt, các tồn tại, nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Trường hợp phát hiện hành vi vi phạm quy trình, tùy theo tính chất và mức độ, Công ty sẽ yêu cầu khắc phục ngay, tổ chức đào tạo lại hoặc áp dụng các hình thức xử lý theo nội quy lao động và quy định của pháp luật.

Bên cạnh việc kiểm tra định kỳ, Công ty khuyến khích các luật sư, trợ lý luật sư và nhân viên chủ động phản ánh những khó khăn, bất cập hoặc rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình để Ban Giám đốc xem xét, điều chỉnh kịp thời. Những ý kiến đóng góp phù hợp sẽ được nghiên cứu nhằm hoàn thiện quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng tốt hơn yêu cầu bảo vệ dữ liệu DNA trong thực tiễn hoạt động.

Việc đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình được thực hiện trên cơ sở các tiêu chí như tỷ lệ hồ sơ được quản lý đúng quy định, tỷ lệ hợp đồng được ký kết đầy đủ, số lượng sự cố phát sinh liên quan đến dữ liệu DNA, thời gian xử lý hồ sơ, mức độ tuân thủ của nhân viên và kết quả giải quyết phản ánh, khiếu nại của khách hàng. Đây là căn cứ để Công ty xem xét cải tiến quy trình, nâng cao chất lượng quản lý và tăng cường hiệu quả kiểm soát nội bộ.

Định kỳ hằng năm hoặc khi có sự thay đổi của pháp luật, Ban Giám đốc tổ chức rà soát toàn bộ quy trình nhằm đánh giá mức độ phù hợp với thực tiễn hoạt động của Công ty. Trên cơ sở kết quả rà soát, Công ty có thể sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế một phần hoặc toàn bộ quy trình để đáp ứng yêu cầu quản trị và các quy định pháp luật mới.

7. Điều khoản thi hành

Quy trình quản lý hợp đồng và an toàn dữ liệu DNA là văn bản quản lý nội bộ được áp dụng thống nhất trong toàn bộ hoạt động của Công ty Luật Everest đối với các vụ việc có liên quan đến dữ liệu DNA của khách hàng. Mọi luật sư, trợ lý luật sư, nhân viên hành chính, nhân viên công nghệ thông tin và các cá nhân được giao nhiệm vụ xử lý hồ sơ đều có trách nhiệm nghiên cứu, thực hiện đầy đủ các nội dung quy định trong văn bản này.

Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày được Ban Giám đốc ký ban hành và thay thế cho các hướng dẫn nội bộ trước đây có nội dung trái với quy trình này. Trong quá trình thực hiện, nếu có sự thay đổi của quy định pháp luật hoặc phát sinh yêu cầu quản lý mới, Ban Giám đốc xem xét quyết định việc sửa đổi, bổ sung nhằm bảo đảm quy trình luôn phù hợp với hoạt động của Công ty và quy định của pháp luật hiện hành.

Mọi trường hợp không tuân thủ hoặc vi phạm các quy định về quản lý hợp đồng và bảo mật dữ liệu DNA đều được xem xét xử lý theo nội quy lao động của Công ty, hợp đồng lao động, quy chế quản lý nội bộ và các quy định pháp luật có liên quan. Trường hợp hành vi vi phạm gây thiệt hại cho khách hàng hoặc Công ty thì cá nhân vi phạm phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.

Các luật sư phụ trách có trách nhiệm phổ biến nội dung quy trình đến trợ lý luật sư và các nhân viên tham gia xử lý hồ sơ thuộc phạm vi phụ trách. Đối với nhân sự mới, việc phổ biến và hướng dẫn thực hiện quy trình phải được hoàn thành trước khi được giao nhiệm vụ tiếp cận hồ sơ hoặc dữ liệu DNA của khách hàng.

Trong quá trình áp dụng, nếu phát sinh những nội dung chưa được quy định trong văn bản này hoặc có cách hiểu khác nhau giữa các bộ phận, Ban Giám đốc là đơn vị có thẩm quyền xem xét, hướng dẫn và quyết định việc áp dụng thống nhất trong toàn Công ty. Mọi hướng dẫn của Ban Giám đốc liên quan đến việc thực hiện quy trình đều có giá trị bắt buộc đối với các cá nhân và bộ phận có liên quan.

Để bảo đảm việc triển khai quy trình được thống nhất, Công ty sử dụng các biểu mẫu quản lý đi kèm gồm Phiếu tiếp nhận khách hàng, Phiếu tiếp nhận mẫu DNA, Hợp đồng dịch vụ pháp lý, Biên bản bàn giao hồ sơ, Cam kết bảo mật thông tin, Nhật ký theo dõi truy cập dữ liệu, Danh mục lưu trữ hồ sơ, Biên bản tiêu hủy dữ liệu và Báo cáo sự cố an toàn thông tin. Các biểu mẫu này là tài liệu không tách rời của quy trình và được sử dụng thống nhất trong toàn Công ty.

Toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty Luật Everest có trách nhiệm nghiêm túc thực hiện quy trình này nhằm bảo đảm hoạt động quản lý hợp đồng và dữ liệu DNA được thực hiện an toàn, minh bạch, đúng quy định của pháp luật, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín của Công ty Luật Everest.

Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải văn bản tư vấn pháp lý chính thức. Quý Vị nếu có vướng mắc có liên quan, có thể liên hệ với các luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Everest để được hỗ trợ. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.