Sử dụng các tiện ích về công nghệ, phần mềm

1- Sử dụng các tiện ích về công nghệ, phần mềm

Sự bùng nổ về công nghệ thông tin trên phạm vi toàn cầu không chỉ diễn ra ở các ngành công nghệ cao mà ngay cả những ngành nghề mang tính truyền thống như nghề luật cũng đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm trong các hoạt động, mang lại hiệu quả cao trong công việc.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp các cơ quan, tổ chức hành nghề luật có thể giám sát và theo dõi một cách tổng thể quá trình thực hiện công việc của các nhân viên: từ việc vạch ra kế hoạch, phần công công việc và dự kiến các công việc, theo sát tiến trình hoạt động. Ngoài ra, các phần mềm quản lý công việc sẽ cung cấp cái nhìn bao quát, thông qua việc phân chia công việc theo các hạng mục, kèm theo phân công các bộ phận cụ thể, từ đó giúp cho việc quản lý công việc tại cơ quan, tổ chức hành nghề luật được xem xét tổng thể, khách quan, đa chiều và chi tiết nhất.(đọc thêm: dịch vụ tư vấn doanh nghiệp)

Thứ nhất, cơ quan, tổ chức hành nghề luật cần trang bị đầy đủ các công cụ và thiết bị công nghệ thiết yếu như máy scan, máy photocopy, phần mềm quản lý có bản quyền, tài khoản lưu trữ đám mây... Các thành viên trong cơ quan, tổ chức cũng cần được trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như máy vi tính, điện thoại để hỗ trợ trong quá trình thực hiện công việc. Bên cạnh việc chuẩn bị các thiết bị và công cụ cần thiết, các cơ quan và tổ chức hành nghề luật cần hoàn thiện quy trình vận hành các công cụ và thiết bị công nghệ trên để tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Thứ hai, cơ quan, tổ chức hành nghề luật cần sử dụng các phần mềm hỗ trợ chuyên môn mới nhất để vận dụng vào quy trình công việc. Đối với cơ quan hành nghề luật, các phần mềm tiện ích đang dần được triển khai như: phần mềm tra cứu thông tin bị can, bị cáo; phần mềm thống kê các loại vụ án; phần mềm quản lý đơn khiếu nại, tố cáo; quản lý các loại án, quản lý cán bộ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng; phần mềm số hóa quyết định, bản án. Các phần mềm này đều được kết nối với phần mềm của cơ quan cấp trên, giúp lãnh đạo ngành nắm bắt được hoạt động của cấp dưới; kịp thời điều chỉnh những hạn chế, vướng mắc gặp phải và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công việc. Hiện nay, nhiều phần mềm có thể hỗ trợ cơ quan, tổ chức hành nghề luật xây dựng hồ sơ, dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng sử dụng, ví dụ các phần mềm như: Visio (Microsoft), WBS (Work Breakdown Structure) hoặc Mindmap sẽ hỗ trợ thể hiện cấu trúc của tập đoàn, công ty mẹ dưới dạng sơ đồ; nếu muốn sử dụng các thông tin dữ liệu ở dạng có thể lọc và quản lý theo tiêu chí và dễ dàng sao chép khi soạn thảo thì có thể sử dụng Excel hoặc Word (Microsoft).

Đối với tổ chức hành nghề luật, các phần mềm có thể kể đến như: phần mềm quản lý khách hàng và hồ sơ vụ án, sắp xếp cuộc hẹn thông qua việc tạo lịch trình, thời hạn và tài liệu cần thiết cho công việc, phần mềm phục vụ cho kế toán và tài chính, hệ thống hoá đơn điện tử (e-billing)

Mặt khác, nhiều ứng dụng hướng đến việc thúc đẩy các kỹ năng tổ chức cá nhân của người hành nghề luật như Toggl, RescueTime, có chức năng giám sát tất cả hoạt động kỹ thuật số của người hành nghề luật và cung cấp các báo cáo chi tiết về cách người hành nghề luật sử dụng thời gian bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các danh sách ưu tiên nhỏ hơn. Việc kết nối các dữ kiện, thông tin điện tử trong giao dịch với khách hàng cũng rất được coi trọng, chẳng hạn lưu giữ và xử lý công việc qua email, viber, zalo, whatsapp

Những tiện ích của các công cụ, phần mềm công nghệ sẽ góp phần nâng cao tính hiệu quả trong công việc hành nghề luật, mặt khác sẽ giảm thiểu chi phí cho công dân, khách hàng. Nhiều cơ quan, tổ chức hành nghề luật sau khi ứng dụng thành công những tiện ích về công nghệ không những cải thiện hiệu suất công việc đáng kể, đem lại hiệu quả thiết thực mà còn tiết kiệm chi phí quản lý, thuê nhân viên bên ngoài để hỗ trợ.(quan tâm tới: dịch vụ thành lập công ty)

2- Xây dựng hệ thống biểu mẫu chuẩn

Một cơ quan, tổ chức hành nghề luật thường có nhiều cấp quản lý khác nhau và hệ thống các quy trình, nguyên tắc và mẫu biểu cho mỗi đầu mục công việc. Một trong các thao tác chiếm rất nhiều thời gian trong việc hành nghề luật là thao tác soạn thảo các tài liệu pháp lý như: đơn thư, công văn, quyết định, hợp đồng, kiến nghị, báo cáo... Để tiết kiệm thời gian thực hiện công việc này, cơ quan, tổ chức hành nghề luật cần xây dựng cho mình một hệ thống biểu mẫu chuẩn mực để áp dụng cho các trường hợp có tính tương tự, lặp đi lặp lại.

Việc xây dựng hệ thống biểu mẫu chuẩn cũng giúp kiểm soát được việc áp dụng thống nhất các dạng tài liệu trong toàn cơ quan, to chức hành nghề luật. Khi làm được điều này, cơ quan, tổ chức hành nghề luật sẽ tiết kiệm được thời gian khi phải rà soát và kiểm tra các tài liệu theo yêu cầu công việc. Hệ thống biểu mẫu chuẩn cũng cần phải được cập nhật kịp thời theo quá trình sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi của hệ thống pháp luật.(đọc thêm: dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh)

Trong hệ thống biểu mẫu này cần chú trọng để logo hoặc nhận diện thương hiệu của tổ chức hành nghề luật. Trong soạn thảo văn bản, việc lựa chọn, sử dụng font chữ chuẩn mực, đồng nhất có ý nghĩa quan trọng, nhất là các văn bản hành chính, văn bản mang tính pháp quy hay văn bản tư vấn phải phù hợp với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Xem thêm: Quản lý công việc của cơ quan, tổ chức hành nghề luật

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(I) Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(II) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(III) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 024-66527527, E-mail: info@everest.org.vn.