Tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ, tài liệu công việc

1- Tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ, tài liệu công việc

Thực tế, đa phần các tổ chức hành nghề (kể cả các tổ chức hành da nghề tại các nước có nghề luật phát triển) đều tiếp nhận, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu vụ việc của khách hàng bằng các file giấy, chứa đựng trong các khu vực làm việc của người hành nghề luật hoặc được lưu trữ bằng kho riêng, có biện pháp bảo đảm bí mật của khách hàng và phòng, chống cháy nổ, chống mối mọt... Trong trường hợp này, các tập (file) hồ sơ vụ việc của khách hàng cần được phân loại theo thời gian, theo lĩnh vực pháp lý (dân sự, kinh doanh thương mại, hình sự, lao động, hành chính, đầu tư nước ngoài...). Các file này cần được quản lý và sắp xếp theo từng nội dung, chủ đề và theo mẫu tùy theo quản trị của từng tổ chức hành nghề, được lưu trữ ở khu vực quy định để thuận tiện theo dõi, xử lý hàng ngày. Bên cạnh đó, ngoài số tiếp nhận vụ việc, cần có bảng kê vụ việc để khi cần thiết có thể lấy hồ sơ, tài liệu dễ dàng.

Theo xu thế hiện nay, hồ sơ, tài liệu dần được số hóa, thay thế cách lưu trữ thông thường để bảo vệ nguồn tài liệu, hồ sơ vụ án gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của tự nhiên hoặc hóa lý trong quá trình sử dụng lâu dài; cũng như phục vụ nhu cầu, mong muốn được tiếp cận tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng và thuận tiện của người hành nghề luật. Tài liệu lưu trữ theo điện toán đám mây, dù còn một số vấn đề về bảo mật, cho phép người hành nghề luật được tiếp cận hồ sơ, tài liệu ở bất kỳ thời điểm và bất kỳ nơi nào để sử dụng trong quá trình hành nghề luật.

Trước hết, các tài liệu được xử lý thông qua máy quét (Scanner) để chuyển hóa thành tài liệu số, được đặt đặt tên, đánh số để lưu trữ hồ sơ. mềm văn phòng, hồ sơ, tài liệu được lập thành Thông qua các phần phòng các thư mục, đánh số và tên để lưu trữ, chú thích bên cạnh để thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ,

Nếu người hành nghề luật chưa sẵn sàng trong việc số hóa hoàn toàn hồ sơ, tài liệu, hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để nhanh chóng truy cập khi cần. Đối với các tài liệu giấy thông thường, người hành nghề luật cần photocopy lại hồ sơ tài liệu gốc, ghi nhận số lượng và nội dung tài liệu tại sổ sách theo dõi, đóng thành tập hồ sơ giấy và lưu lại trong tủ hồ sơ hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các tập hồ sơ thông qua bản danh mục liệt kê một cách hệ thống hồ sơ. Nhờ vào danh mục này mà người hành nghề luật có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

Ngoài ra, một vấn đề cần hết sức lưu ý khi tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu của khách hàng đó là cần đối chiếu hoặc chỉ lưu giữ bản photocopy, sao y, bản chính khách hàng giữ. Trong trường hợp cần thiết phục vụ việc bàn giao cho các cơ quan tố tụng, cơ quan chức năng có thẩm quyền hay cần giám định, người hành nghề luật có thể nhận bản chính hồ sơ, tài liệu nhưng có lập biên bản giao nhận cụ thể.

2- Sắp xếp, phân loại hồ sơ, tài liệu

Thứ nhất, việc phân loại hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng. Nếu hồ sơ, tài liệu được sắp xếp khoa học và phân loại có hệ thống, người hành nghề luật sẽ dễ dàng kiểm tra, sắp xếp, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Hồ sơ, tài liệu theo dạng số hóa hoặc truyền thống đều nên phân loại tuần tự như sau: Phân loại theo nhóm: Trong sở theo nhóm. lĩnh vực nên chia nhỏ hồ; Phân loại theo lĩnh vực: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng lĩnh vực.

Ví dụ: Hồ sơ lĩnh vực sự được chia theo các nhóm của các loại tội phạm, lĩnh vực dân sự theo các nhóm của các loại quan hệ dân sự. - Phân loại trong từng hồ sơ vụ việc cụ thể: Trong cùng một hồ sơ vụ việc cụ thể nên chia nhỏ ra theo từng nhóm.

Ví dụ: Nhóm hồ sơ tổ tụng: nhóm hồ sơ giám định; nhóm hồ sơ lời khai, tưởng trình; nhóm hồ sơ công văn trao đổi...

Thứ hai, sau khi phân loại hồ sơ xong, người hành nghề luật cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học: Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra, giai đoạn tố tụng trong hồ sơ để sắp xếp trước sau, đồng thời ghi chú thời điểm để thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu. Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái: Sắp xếp dựa theo thứ tự bảng chữ cái theo tên của hồ sơ (A,B,C...).

Ví dụ : Trong lĩnh vực hình sự, hồ sơ thường để theo tên của bị cáo đầu vụ hoặc tên cơ quan, tổ chức, địa bàn nơi xảy ra hành vi phạm tội thì các hồ sơ này sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái của tên đó. Từ đó, người hành nghề luật có thể nhanh chóng tìm được hồ se mình cần, cũng như lưu trữ lại tài liệu, hồ sơ sau khi nghiên cứu

Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Hồ sơ, tài liệu còn được sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ như mức độ bí mật (hồ sơ bình thường - hồ sơ mật – hồ sơ tối mật), phân theo tiến độ tiếp nhận vụ việc từ hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết đến hồ sơ đã giải quyết xong...

Xem thêm: Sử dụng công cụ công nghệ hỗ trợ quản lý công việc

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(I) Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(II) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(III) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 024-66527527, E-mail: info@everest.org.vn.