Chuẩn bị công việc kế toán và thuê như thế nào?

Việc đặt hàng các công ty dịch vụ phần mềm tại Việt Nam viết các phẩn mềm tính phí dịch vụ pháp lý riêng cho công ty luật tại Việt Nam cũng là một sự lựa chọn khác mà đã được một số công ty luật trong nước thử nghiệm. Tuy nhiên, hiện vẫn chưa thấy có công ty luật nào đạt được thành công trong vấn để này cho dù chắc chắn là họ đã phải bỏ ra khá nhiều thời gian, công sức và tiền bạc cho việc này.

Lời khuyên cho bạn là công ty luật của bạn nên sử dụng phần mểm Excel để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên và cho kế toán tích hợp lại khi tính phí dịch vụ pháp lý cho khách hàng hằng tháng khi mới thành lập. Khi công ty luật của bạn đã phát triển qua giai đoạn phát triển thứ 2, tức là vào khoảng từ 03 đến 04 năm sau ngày thành lập, bạn mới tính đến việc đầu tư mua một phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý từ các phần mềm được viết sẵn trong nước. Chỉ đến khi công ty luật của bạn đã đạt đến giai đoạn phát triển thứ 3, tức là khoảng từ 03 đến 04 năm sau giai đoạn phát triển thứ 2 thì bạn mới nên cần nhắc đến việc mua phần mểm tính phí của nước ngoài. Sau cùng, chỉ khi nào công ty luật của bạn đã có trên 10 năm hoạt động thì mới tính đến việc chọn một công ty lập trình có uy tín nào đó tại Việt Nam để viết một phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý đặc thù dành riêng cho công ty luật của bạn với chi phí hợp lý mà có thể giảm bớt những bất lợi của các phần mểm hiện nay như đề cập ở trên.

III- Hướng dẫn nhân viên cách nhập liệu thời gian làm việc

Bất kể công ty luật của bạn đã có phần mềm tính phí dịch vụ pháp lý theo giờ chưa hay còn sử dụng phẩn mềm Excel để làm công việc đó thì bạn cũng cần tổ chức huấn luyện nội bộ cho nhân viên, đặc biệt là những nhân viên mới về cách nhập liệu số giờ phát sinh của họ hằng ngày khi thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng và các công việc hành chính của công ty luật của bạn sao cho chính xác và đầy đủ nhất về số giờ làm việc thực tế trong ngày của họ. Việc nhập liệu nên được làm ngay khi nhân viên vừa chấm dứt một công việc nào đó hay vào cuối mỗi ngày làm việc của họ. Tuyệt đối không cho phép nhân viên nhập liệu thời gian làm việc hằng ngày của họ vào những ngày cuối tuần hay cuối tháng trừ trường hợp có ai đó nghỉ phép hay đi công tác xa vì nếu để lầu như vậy thì họ sẽ không thể nào có thể nhớ hết được là họ đã làm những công việc gì hay đã phát sinh chính xác bao nhiêu giờ làm việc thực tế cho những công việc đó.

Việc nhập liệu thời gian phát sinh hằng ngày của nhân viên cũng giúp công việc của bộ phận kế toán được dễ dàng hơn trong việc trích xuất thông tin và chuẩn bị xuất hóa đơn dịch vụ cho khách hàng vào bất kỳ lúc nào khi khách hàng có yêu cầu mà không phải chờ đến cuối tuần hay cuối tháng mới có thể xuất hóa đơn dịch vụ. Ngoài ra, việc nhập liệu thời gian làm việc hằng ngày của nhân viên cũng giúp bạn vào bất kỳ lúc nào cũng có thể biết được thu nhập dự kiến từ các công việc pháp lý dở dang cho khách hàng (work in progress) là bao nhiêu để từ đó có thể quyết định về mức chi tiêu và phân bố dòng tiền cùa công ty luật của bạn sao cho hợp lý nhất. Không chỉ dừng lại ở đó, việc nhập liệu thời gian làm việc của nhân viên cũng giúp bạn có thể tính toán được tổng chi phí phải bỏ ra cho một loại công việc pháp lý nào đó của khách hàng nào đó để điều phối công việc của nhân viên sao cho hợp lý nhất nhằm bảo đảm việc thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng có lợi nhuận cũng như nó sẽ là cơ sở cho việc tính toán chi phí, thời gian bỏ ra để hoàn thành công việc pháp lý của khách hàng, phục vụ cho việc báo giá công việc pháp lý của các khách hàng tương tự trong tương lai. Sau cùng, thông qua việc nhập liệu thời gian làm việc hằng ngày của nhân viên, công ty luật của bạn sẽ có cơ sở để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên đề có chế độ tăng lương, trả thưởng, đề bạt phù hợp với họ.

Khi nhập liệu thời gian làm việc, bạn nên lưu ý các nhân viên rằng họ phải nhập liệu một cách trung thực và chi tiết đối với từng loại công việc pháp lý mà họ đã thực hiện trong ngày. Cách nhập liệu đầy đủ là họ phải trả lời được các cầu hỏi đại loại như họ đã làm công việc gì, theo yêu cầu của ai, làm khi nào, làm ở đầu, mất bao lâu thì sẽ làm xong. Nội dung càng chi tiết thì khách hàng càng có nhiều thông tin để xét xem việc công ty luật của bạn có tính phí dịch vụ pháp lý trên giờ phát sinh cho công việc pháp lý của họ hợp lý hay không. Khi nhập liệu thời gian làm việc của nhân viên cho các công việc pháp lý của khách hàng, công ty luật của bạn cần huấn luyện nhân viên đặt vị trí của họ vào vị trí của khách hàng, tập trung vào các công việc pháp lý của khách hàng, giảm bớt việc tốn quá nhiêu thời gian dành cho việc nghiên cứu văn ban quy phạm pháp luật hay trao đổi không cẩn thiết giữa các thành viên trong nhóm phụ trách.

IV- Chọn phần mềm nhân sự (tính lương, thuế và bảo hiểm)

Trong một công ty nói chung và một công ty luật như công ty luật của bạn nói riêng, việc có một phần mẽm nhân sự để tính và đóng thuế thu nhập cá nhân và các loại bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên, ghi nhận ngày giờ làm việc, ngày nghỉ của nhàn viên để tính lương, điền các biểu mẫu báo cáo lao động theo yêu cầu của pháp luật và cho quản trị nội bộ trong công tác nhân sự, quy trình, phương thức đánh giá năng lực nhân viên, V.V., là cần thiết.

Hiện nay may mắn là ở Việt Nam đã có nhiều phần mềm nhân sự được viết ở trong nước với giá thành hợp lý và có thể tùy biến để phục vụ hầu hết các nhu cầu nêu trên của doanh nghiệp. Các phẩn mềm nhân sự chuyên nghiệp của nước ngoài cũng đã có mặt tại Việt Nam từ rất sớm nhưng giá còn cao cho nên chỉ có các công ty, tập đoàn, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài mới có đủ tài chính để mua và sử dụng.

Trong giai đoạn mới đi vào hoạt động từ khoảng 03 đến 04 năm đầu kể từ khi thành lập, công ty luật của bạn nên cân nhắc việc lưu trữ các thông tin nhân sự bằng excel hay word cho tiện sử dụng mà không phải tốn kém chi phí. Khi đến giai đoạn phát triển thứ 2, tức là vào khoảng từ 03 đến 04 năm sau, thì mới cân nhắc đến việc mua phần mềm nhân sự được viết trong nước và chỉ đến giai đoạn phát triển thứ 3 thì sẽ xem xét việc mua các phần mềm nhân sự nước ngoài khi công ty luật của bạn đã có đủ ngân sách cho việc này, có điều kiện thuê người làm nhân sự có kinh nghiệm quản lý, sử dụng các phần mềm nhân sự này và công ty luật của bạn đã có một số lượng nhân sự đủ lớn để phải cần có một phần mềm nhân sự chuyên nghiệp phục vụ cho việc quản lý công tác nhân sự hiệu quả.

V- Đăng ký thuế ban đầu

Vì công ty luật của bạn do chi cục thuế địa phương tại nơi trụ sở chính của công ty luật của bạn tọa lạc quản lý cho nên thủ tục khai thuế ban đầu cho công ty luật của bạn sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau đây:

(i) Bản sao y có công chứng giấy đăng ký hoạt động cho tổ chức hành nghề luật sư, nếu công ty luật của bạn có chi nhánh thì kèm thêm bản sao công chứng đăng ký hoạt động của chi nhánh;

(ii) Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, nếu Giám đốc là chủ tịch hội đổng thành viên thì bổ sung thêm biên bản họp hội đồng thành viên thay cho Quyết định bổ nhiệm Giám đốc;

(iii) Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán do Giám đốc ký (thường thì người này sẽ là người đại diện đã được bầu chọn từ đầu), nếu là kế toán trưởng thì phải có chứng chỉ kế toán trưởng;

(iv) Bản sao y có công chứng Giấy căn cước của Giám đốc và Kế toán trưởng (mang theo bản chính để đối chiếu); và

(v) Biên bản làm việc ban đầu với công ty luật của bạn theo mẫu. Khi chuẩn bị đẩy đủ hổ sơ thì người đại diện của công ty luật của bạn sẽ đến Chi cục thuế tại nơi công ty luật của bạn có trụ sở, nơi đầy sẽ ký biên bản làm việc ban đẩu với người đại diện và người đại diện sẽ giữ 01 bản, như vậy bước đăng ký hồ sơ thuế ban đẩu đã xong, công ty luật của bạn có thể bắt đầu thực hiện công việc kế toán như bình thường.

Bạn cần lưu ý: Trong thủ tục khai thuế ban đẩu đối với công ty luật của bạn mới bắt đẩu hoạt động:

(vi) Nếu công ty luật của bạn thuê trụ sở để hoạt động thì phải chuẩn bị 01 bản sao công chứng hợp đồng cho thuê hoặc hợp đổng cho mượn nhà. Nếu người đại diện pháp luật có tên trong sổ hộ khẩu hoặc KT3 của nơi đăng ký trụ sở thì không cần có hợp đồng cho thuê hay mượn nhà; và

(vii) Sau khi đã làm việc lần đầu với cơ quan thuế, công ty luật của bạn cần chuẩn bị hồ sơ để mua hóa đơn thuế giá trị gia tăng, hổ sơ bao gồm:

• Tờ khai thuế môn bài năm bắt đầu hoạt động kinh doanh (03 bản sao);
• Đơn đề nghị mua hóa đơn (02 bản); và
• Bằng kế toán của người được quyết định bổ nhiệm kế toán (01 bản sao bằng công chứng + 01 bản sao của căn cước).

VI- Lưu trữ hồ sơ kế toán

Theo quy định của pháp luật về kế toán thì bản gốc của các tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho của công ty luật của bạn hay tại kho thuê gần trụ sở nếu diện tích kho của nơi làm việc không đủ diện tích trong vòng 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm. Thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán tối thiểu là 05 năm, 10 năm hay trên 10 năm cho đến khi chúng bị hủy hoại tự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật của công ty luật của bạn tùy vào loại tài liệu kế toán.

Nếu vi phạm, công ty luật của bạn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán dưới các hình thức chẳng hạn như bị cảnh cáo hay phạt tiền đến 40.000.000 đồng.

VII- Thiết kế hóa đơn dịch vụ và hóa đơn thuế giá trị gia tăng

Theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng, các doanh nghiệp nói chung và công ty luật của bạn nói riêng được quyền tự in hóa đơn thuế giá trị gia tăng theo mẫu tự thiết kế với điểu kiện đảm bảo đầy đủ các thông tin mà pháp luật yêu cẩu và có đăng ký với cơ quan thuế địa phương. Do được quyền tự chủ thiết kế hóa đơn thuế giá trị gia tăng, công ty luật của bạn hoàn toàn có thể tận dụng hóa đơn thuế giá trị gia tăng như là một công cụ trong bộ nhận dạng thương hiệu của mình để phục vụ cho việc phát triển kinh doanh.

Việc đưa nhãn hiệu hay đặc thù riêng của công ty luật của bạn vào mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và mức độ nhận diện thương hiệu đối với khách hàng một cách hiệu quả nhưng không tốn nhiều chi phí. Tuy nhiên, để tối đa hiệu quả mang lại, bạn cẩn đẩu tư thời gian và công sức đúng mức cho khâu thiết kế mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng vì đầy được xem là khâu quan trọng nhất. Để tăng thêm tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ cho mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng, bạn nên nhờ một công ty in ấn thiết kế hóa đơn thuế giá trị gia tăng mẫu nào đó cho công ty luật của bạn.

Bên cạnh hóa đơn thuế giá trị gia tăng, trong thực tế hoạt động hàng ngày, công ty luật của bạn còn phải xuất hóa đơn dịch vụ tạm cho khách hàng đê’ nhận tiẽn tạm ứng từ họ trước khi bắt đầu thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng hay xuất hóa đơn tạm với đầy đủ chi tiết tính phí dịch vụ pháp lý để khách hàng kiểm tra, đồng ý về nội dung, số liệu trước khi công ty luật của bạn chính thức xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng và biên nhận thu tiền. Cũng như hóa đơn thuế giá trị gia tăng, các loại chứng từ này hoàn toàn có thể được sử dụng như là một trong những công cụ trong bộ nhận dạng thương hiệu nhằm tăng tính chuyên nghiệp và mức độ nhận dạng thương hiệu của công ty luật của bạn. Do đó, bạn nên in kèm nhãn hiệu công ty luật của bạn trên các loại chứng từ này và thiết kế chúng sao cho đẹp mắt và chuyên nghiệp nhất.

VIII- Hoạch định trước để tiết kiệm số thuế phải nộp như thế nào?