Kỹ năng làm việc nhóm: Kỹ năng khi hình thành nhóm

1- Nhóm được thành lập theo quyết định:

Đối với nhóm được thành lập theo quyết định, phân công của người có thẩm quyền, người quyết định thành lập nhóm cần lưu ý:

- Xác định nhiệm vụ của nhóm trên cơ sở cân nhắc yêu cầu công việc (mức độ phức tạp về chuyên môn, thời gian cần thiết đế hoàn thành...) làm cơ sở cho việc quyết định số lượng thành viên, chọn thành viên cụ thể và xác định quyền hạn của nhóm;

- Chọn thành viên nhóm: Đây được coi là khâu quan trọng nhất trong việc thiết kế nhóm làm việc. Sự thành bại của nhóm chính là ở bước lựa chọn các thành viên có phù hợp hay không. Sự phù hợp ở đây không chỉ là năng lực của thành viên nhóm phù hợp với nhu cầu công việc mà còn là mối quan hệ giữa các thành viên nhóm dự kiến và các yếu tố khác liên quan. Để quyết định lựa chọn thành viên cho nhóm, người có thẩm quyền quyết định, phân công có thể dựa vào:

- Đánh giá về năng lực và kinh nghiệm chuyên môn của cá nhân so với yêu cầu công việc.

Ví dụ: Phân công Luật sư có kinh nghiệm tư vấn pháp luật về đất đai và kinh doanh bất động sản tư vấn cho khách hàng về quy trình, thủ tục và soạn thảo các văn bản, họp đồng liên quan để bán nhà ở hình thành trong tương lai.

Bên cạnh việc lựa chọn thành viên có năng lực chuyên môn vùng, nếu có định hướng đào tạo nhân viên, có thể chọn một, hai thành viên chưa nhiều kinh nghiệm tham gia trong nhóm để học hỏi, làm quen. Sự tham gia của các thành viên này chủ yếu với vai trò hỗ trợ các thành viên chính nên vẫn cần bố trí đủ số lượng thành viên chính cho việc hoàn thành công việc theo thời hạn đặt ra.

Cân nhắc mối quan hệ giữa các thành viên dự định lựa chọn vào cùng một nhóm: Mối quan hệ giữa các thành viên cũng là yếu tố mà người có thẩm quyền cần đặc biệt lưu ý trong trường hợp giữa những thành viên dự định lựa chọn đang có mâu thuẫn với nhau. Mặc dù nguyên tắc khi làm việc nhóm là tất cả vì mục tiêu chung nhưng nếu mối quan hệ giữa các thành viên bất ổn thì họ khó làm việc ăn ý với nhau và sự bất ổn riêng đó sẽ cản trở hiệu quả làm việc chung, ảnh hưởng tiêu cực tới các thành viên khác trong nhóm.

Đánh giá về tính cách, thái độ, kỹ năng tương tác của các thành viên: Thực tế cuộc sống, mỗi người sẽ có tính cách khác nhau, có người thẳng thắn, nóng nảy, có người mềm mỏng, thâm trầm; có người nhanh nhẹn nhưng cẩu thả trong khi có người cẩn thận, chậm rãi. Nhìn chung trong nhóm, nếu các thành viên có tính cách “bù trừ” cho nhau và có kỹ năng tương tác tốt sẽ giúp hoạt động nhóm ăn ý và hiệu quả. Tuy nhiên, việc lựa chọn theo tính cách không phải khi nào cũng có thể thực hiện được khi điều kiện nhân lực của tổ chức có hạn. Mặt khác, chính quá trình làm việc nhóm cũng giúp các thành viên dần điều chỉnh thái độ phù hợp hơn với yêu cầu chung của tập thể.

Cân nhắc nguyện vọng của thành viên dự định lựa chọn: Trong một số trường họp, người có thẩm quyền có thể hỏi thành viên dự định lựa chọn về việc họ có mong muốn tham gia nhóm hay không hoặc lý do gì khi từ chôi tham gia nhóm. Đây thường là những trường họp việc tham gia nhóm có thể ảnh hưởng tới quyền lợi của thành viên như phải đi công tác xa dài ngày, việc gấp thường xuyên phải làm thểm giờ... Việc hỏi nguyện vọng sẽ giúp người có thâm quyên đánh giá cá nhân đó có sẵn sàng tham gia không, đồng thời cho cá nhân cảm giác được tốn trọng, giúp họ tăng động lực tham gia nhóm.

Không chỉ cân nhắc năng lực chuyên môn, khi thành lập nhóm dự án, mọi người thường có xu hướng chỉ tập trung vào các kỹ năng chuyên môn cụ thể và quan trọng mà xao lãng những yếu tố khác..

Đáng tiếc là, sự tập trung vào các kỹ năng chuyên môn thường lấn át cả các kỹ năng tổ chức và tương tác cá nhân - những kỹ năng mà về lâu dài có thể rất quan trọng... Trong khi đó, một người chỉ có kỹ năng chuyên môn trung bình, nhưng lại có kỹ năng tổ chức tốt, có thể trở thành thành viên giá trị nhất trong nhóm nhờ vào khả năng tập hợp nguồn lực, tranh thủ sự giúp đở của các bộ phận khác.

Xem thêm: Khái niệm, đặc điểm của làm việc nhóm.

2- Nhóm do các thành viên chủ động lựa chọn tham gia:

Đối với trường họp có thể chủ động lựa chọn tham gia hoặc không tham gia nhóm, người hành nghề luật có thể cân nhắc việc tham gia trên cơ sở:

- Đánh giá tính chất công việc có phù hợp với chuyên môn, kinh nghiệm của mình hay không;

- Đánh giá khả năng sắp xếp thời gian đế hoàn thành công việc (đặc biệt đối với Luật sư có thế đang tham gia tố tụng trong nhiều vụ án ở các địa phương khác nhau hoặc đối với các công việc, dự án “làm thểm” ngoài giờ làm việc chính thức...);

- Đánh giá sự phù hợp với các thành viên còn lại trong nhóm... Trong một số trường hợp, ở thời điểm quyết định tham gia nhóm, việc đánh giá sự phù hợp với các thành viên còn lại trong nhóm gặp khó khăn do hạn chế về thông tin, do chưa có sự quen biết trước đó với các thành viên trong khi cần quyết định ngay việc tham gia nhóm (ví dụ: làm thủ tục đăng ký bào chữa cho bị can, sau đó mới gặp và tiếp xúc với những Luật sư khác cùng bào chữa cho bị can đó).

3- Tình huống “xếp cây”:

Đề bài: Có 06 cành cây, độ dài mỗi cành 50 cm, chia thành 02 nhóm cây. Nhóm thứ nhất, 03 cành, có đặc điểm giống nhau, thẳng, thân tròn, nhẵn nhụi. Nhóm thứ hai: 03 cành, có đặc điểm xù xì, gồ ghề, không được thẳng.

Lần thứ nhất:

Yêu cầu: xếp mỗi nhóm cây trên một mặt phẳng mà chúng có thể tựa đứng vào nhóm, khó bị lay động bởi tác động ngoại cảnh. Kết quả: Ở nhóm cây thứ nhất, các cây khó đứng tựa vào nhau, nếu có thì sẽ rất dễ dàng bị đổ khi có tác động của ngoại lực dù nhẹ. ở nhóm 2, các cây tựa vào nhau rất dễ dàng và đứng vững chãi trên mặt phẳng.

Lần thứ hai:

Yêu cầu: Với một sợi dây chun (dây nịt), làm cách nào đó để nhóm cây thứ nhất có thể đứng vững khi tựa vào nhau. Kết quả: Khi dùng dây buộc 3 đầu của 3 cành cây, sau đó xếp đứng các cành cây tựa vào nhau, chúng có thể xếp đứng với nhau rất dễ dàng.

Bài học rút ra:

- Không phải cứ giống nhau là làm việc được với nhau;

- Phải biết phát huy điểm mạnh từng cá nhân;

- Nhóm sẽ phát huy được sức mạnh khi mỗi cá nhân trong chúng ta có trách nhiệm, có tinh thần “gắn kết”, tin tưởng nhau, tốn trọng và hồ trợ lẫn nhau.

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (từ Giáo trình Kỹ năng mềm Nghề Luật - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).