Kỹ năng tiếp nhận, tổ chức, thực hiện công việc phần hai

 

Một luật sư cần có rất nhiều kỹ năng trong quá trình hành nghề của mình trong đó phải kể đến kỹ năng tiếp nhận, tổ chức, thực hiện công việc.

 

 

Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198

 

Kỹ năng tiếp nhận, tổ chức, thực hiện công việc 

 

 

Hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao sau khi tiếp nhận

 

 

Trong môi trường hành nghề luật sư mặc dù trình độ và áp lực công việc khá lớn nhưng việc đảm bảo đúng tiến độ và thời hạn hoàn thành công việc luôn là yêu cầu tất yếu đối với mỗi luật sư. Thực tế cho thấy, việc hoàn thành công việc được phân thành các giai đoạn với từng thời hạn tương ứng trong đó bao gồm những khoảng thời lại nội bộ do sự sắp xếp của luật sư phụ trách trong khung thời gian mà khách hàng đưa ra. Thêm vào đó một luật sự không chỉ xử lý phần việc từ duy nhất một khách hàng mà phải nhận việc từ nhiều khách hàng khác nhau tại cùng một thời điểm. Do đó, càng khẳng định rằng, kỹ năng tổ chức thực hiệu công việc hợp lý theo đúng thời gian khách hàng yêu cầu là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào việc tạo dựng uy tín của luật sư. Để có thể hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao, luật sư tư vấn cần:

 

 

- Xác định rõ mục tiêu : Đây là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Với mục tiêu được xác định cụ thể và rõ rằng luật sư tù bận rộn vẫn có thể định hướng và biết mình cần làm gì để đạt được mục tiêu đó, Đương nhiên, để làm được việc đó, luật sư phải có lịch trình cụ thể (trong một khoảng thời gian bạo lầu phải hoàn thành mục tiêu). Khi đó, luật sự sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.

 

 

Đặc biệt trong lĩnh vực tư vấn, việc xác định mục tiêu còn giúp luật sư có thể xác định được các tru tiên trong danh mục công việc chồng chất mà luật sư phải thực hiện hằng ngày, đảm bảo hoàn thành công việc đúng hẹn cho khách hàng,

 

 

- Liệt kê những công việc cần làm Liệt kê danh sách những công việc cần làm trong ngày, tuần và tháng. Việc này giúp người hành nghề luật sư dễ dàng quản lý được quỹ thời gian và sẽ biết mình cần làm gì vio giờ nào, như vậy sẽ không phải mất thời gian nhỏ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc làm việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó. Hơn nữa, việc liệt kê các công việc cần làm sẽ giúp luật sư có thể hệ thống hóa, sắp xếp các công việc theo một trình tự tru tiên có tính hợp lý, không bị nhầm lần giữa các phần việc với nhau và dễ dàng theo dõi tiến độ của từng cl công việc. Hiện nay , có nhiều phần mềm hỗ trợ sắp xếp , theo dõi công việc như : Asana , Trello , Evernote , Google Calendar , To-do các luật sư có thể sử dụng một trong các phần mềm này để có thể quản lý tốt công việc của mình.

 

 

- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên: Đây là việc làm không thể thiếu của một người luật sư tư vấn. Hằng ngày luật sư phải bận rộn với rất nhiều yêu cầu từ khách hàng, từ việc quan trọng có lộ trình thực hiện dài cho đến những công việc mang tính chất gấp rút đòi hỏi phái được hoàn thành trong thời gian ngắn. Do vậy, sau khi liệt kê những công việc cần làm, luật sư cần dành thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó tiếp tục làm những công việc còn lại. Với việc sắp xếp này, luật sư không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác được giải quyết đúng thời hạn.

 

 

- Tổng kết công việc: Trước khi kết thúc một ngày làm việc, luật sự nên tổng kết công việc vào cuối ngày để xem mình đã làm được những gì và chưa làm được gì, đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian để dành cho việc khác. Bên cạnh đó, việc xác định khoảng thời gian phải sử dụng cho một công việc nào đó cũng là một cơ sở để luật sư tư vấn có thể ấn định mức phí dịch vụ theo cách thức tính giờ để yêu cầu khách hàng thanh toán. Điều này sẽ giúp tăng tính chất chuyên nghiệp trong quá trình luật sư tư vấn làm việc cũng như sự hợp lý trong khâu thanh toán khi khách hàng lựa chọn sử dụng dịch vụ của tổ chức hành nghề luật sư

 

 

Ngoài các yếu tố nói trên, tinh thần chủ động trong công việc cũng là một biện pháp hữu hiệu để cải thiện năng suất làm việc. Với tâm lý thoải mái, hào hứng và tích cực trong công việc, có thể sáng suốt đưa ra các quyết định để sắp xếp, tổ chức thực hiện công việc một cách hiệu quả. Thực tế cho thấy, với một trạng thái tâm lý tốt, luật sư sẽ dễ dàng tìm ra lời giải cho những câu hỏi, những bài toán khó mà khách hàng đặt ra. Luật sư phụ trách và cấp dưới của mình cũng có thể dễ dàng trao đổi, làm việc với nhau, bầu không khí vốn dĩ nặng nề, căng thẳng được thay thế bởi sự hăng say, nhiệt tình của mọi người.

 

 

Bên cạnh đó, một sai lầm thường xuyên được bắt gặp ở các luật sư mới vào nghề là họ thường nhanh chóng tiếp nhận mọi việc mà cấp trên và khách hàng giao mà quên đi việc suy xét, tính toán về khả năng mã họ có thể hoàn thành công việc trong thời gian cam kết hay không, dẫn đến việc bị trễ hạn hoặc sản phẩm đưa ra vội vàng, thiếu sự cẩn trọng và mắc những sai lầm không đáng có. Sự cố gắng khi làm việc là cần thiết, tuy nhiên, vì quá tham công việc mà dẫn đến việc bị trễ hạn, ảnh hưởng đến tiến độ chung trong việc thực hiện cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì là điều khó được khách hàng chấp nhận. Luật sư tư vấn cần biết giới hạn của mình ở đâu và mạnh dạn từ chối nhận việc hoặc xin gia hạn nếu cảm thấy bằng mọi khả năng của mình vẫn không thể đảm nhiệm công việc đó trong thời gian yêu cầu.

 

 

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

 

 

 

 

 

 

 

 

• Bài viết trong lĩnh vực pháp luật thương mại được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
• Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

 

Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.