Làm sao để chuẩn bị các công việc hành chính

Bên cạnh các giải pháp nêu trên, công ty luật của bạn cũng có thể mua máy sao chụp tài liệu có kết hợp nhiều chức năng ví dụ như sao chụp, quét, in để giảm chi phí, tuy nhiên, như đã trình bày tại Phần “Máy in” ở bên trên, đây được xem là giải pháp không được khuyến khích, vì thiết bị nào có nhiêu chức năng thì cũng dễ trục trặc sau một thời gian sử dụng và chất lượng bản in cũng không còn được tốt như ban đẩu. Một giải pháp khác cũng giúp công ty luật của bạn tiết kiệm hơn nữa chi phí ban đầu là đi thuê máy sao chụp tài liệu thay vì mua mới hoặc mua lại máy sao chụp tài liệu đã qua sử dụng. Phương án này giúp cho công ty luật của bạn có thêm thời gian chọn lựa loại máy sao chụp tài liệu phù hợp với nhu cẩu tại từng thời điểm phát triển và công ty luật của bạn cũng sẽ chủ động hơn trong việc thay đổi máy sao chụp tài liệu được thuê với bên cho thuê mà không phải lo lắng nhiêu về việc bảo trì, sửa chữa định kỳ cũng như tiêu tốn nhiêu chi phí ban đẩu. Tuy nhiên, xét trong dai hạn, phí thuê máy sao chụp tài liệu thường khá cao so với đi mua máy mơi hoặc mua lại máy đã qua sử dụng. Do đó, khi công ty luật của bạn đã phát triển ổn định, khoảng từ 03 đến 04 năm sau ngày thành lập, thì nên mua máy sao chụp tài liệu mới có chất lượng tốt để sử dụng lâu dài.

10- Bàn, ghế văn phòng

Việc chọn bàn, ghế văn phòng sẽ phụ thuộc khá nhiểu vào sở thích cá nhân của bạn cũng như hình ảnh và bộ nhận diện thương hiệu của công ty luật của bạn mà bạn muốn hướng đến. Lời khuyên cho bạn là nên chọn các loại bàn, ghế bằng gỗ thay vì bằng sắt hoặc bằng nhôm tĩnh điện nhằm tạo vẻ sang trọng, ấm cúng cho công ty luật của bạn. Nếu cẳn tiết kiệm chi phí ban đầu, bạn nên chọn các loại bàn ghế làm từ gỗ MDF thay vì gỗ thật để giảm chi phí. Ngoài ra, do văn phòng thuê thường có tuổi thọ trung bình từ 02 đến 04 năm cho nên việc chọn gỗ MDF là phù hợp với khoảng thời gian đó.

11- Két sắt và tủ sắt an toàn chống trộm

Hiện nay, mặc dù việc thanh toán phí dịch vụ pháp lý của khách hàng thường được thực hiện thông qua chuyển khoản ngân hàng nhưng vẫn còn không ít khách hàng vẫn muốn thanh toán bằng tiền mặt vì nhiều lý do khác nhau, đặc biệt là các khách hàng cá nhân ở trong nước. Do đó, công ty luật của bạn vẫn phải nhận tiền mặt từ những đối tượng khách hàng này và duy trì tiền mặt để chi trả các khoản chi tiêu nhỏ lẻ hằng ngày của công ty luật của bạn. Ngoài ra, công ty luật của bạn cũng cần có chỗ cất giữ an toàn trong văn phòng để giữ bản chính của các giấy tờ pháp lý do khách hàng cung cấp phục vụ cho các công việc pháp lý của họ, tránh trường hợp xảy ra mất mát ngoài ý muốn. Vì vậy, việc trang bị két sắt hay tủ sắt an toàn chống trộm có kích cỡ phù hợp phục vụ cho những mục đích nêu trên là cần thiết.

12- Máy chủ (server)

Như đã trình bày ở trên, hiện nay việc sử dụng máy tính cho hoạt động hằng ngày của các công ty luật là phổ biến. Xuất phát từ thực tế này, việc xầy dựng một hệ thống kết nối và chia sẻ giữa các máy tính trong công ty luật trở nên cấp thiết đối với hoạt động của hầu hết các công ty luật.

Nếu số lượng nhân viên của công ty luật của bạn ban đầu dưới 06 người thì việc sử dụng mạng máy tính nội bộ ngang hàng (mạng LAN) để tiết kiệm chi phí sẽ là một phương án tạm chấp nhận được. Tuy nhiên, nếu công ty luật của bạn có số lượng nhân viên đông hơn, việc sử dụng mạng nội bộ ngang hàng cho thấy là kém hiệu quả và vì thế bạn cẩn có một máy chủ để kết nối các máy tính trong cùng mạng nhằm chia sẻ tài nguyên chung của văn phòng.

Lợi ích của việc trang bị máy chủ là công ty luật của bạn có thể điều khiển việc sử dụng chung các phẩn mềm máy tính, chia sẻ các tập tin, dữ liệu máy tính, chia sẻ máy in chung giữa các máy con của nhân viên vào mọi thời điểm. Điểu này cũng giúp cho nhân viên của công ty luật của bạn chủ động xử lý công việc vào bất kỳ thời điểm nào trong khi công ty luật của bạn cũng có thể quản lý hệ thống dữ liệu, thiết bị của mình hiệu quả. Tuy nhiên, việc sử dụng máy chủ cũng có nhược điểm là nó có giá thành khá cao, chi phí duy trì, bảo dưỡng khá lớn, chiếm nhiều diện tích trong văn phòng, cẩn nguồn điện ổn định để duy trì tình trạng hoạt động 24/24 cũng như cần người có kinh nghiệm về công nghệ thông tin để vận hành, bảo trì thường xuyên.

Một giải pháp mà bạn nên cần nhắc tới trong thời gian đầu mới thành lập là đi thuê máy chủ từ các công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin. Với phương án này, công ty luật của bạn sẽ chỉ chi trả chi phí thuê máy chủ hằng tháng nhưng không phải tốn nhiều chi phí đẩu tư ban đầu, không cần thuê người vận hành, bảo trì thường xuyên cũng như tiết kiệm diện tích văn phòng. Khi công ty luật của bạn đã phát triển với số lượng nhân viên đông hơn thì mới cân nhắc đến việc đầu tư một máy chủ đàng hoàng để sử dụng lâu dài.

13- Xe ô tô

Trừ khi bạn có xe ô tô riêng và muốn tận dụng nó để phục vụ cho công việc của công ty luật của bạn, kinh nghiệm cho thấy rằng trong giai đoạn đầu mới thành lập, công ty luật của bạn không nên mua xe ô tô mà nên sử dụng xe taxi đối với công việc pháp lý của khách hàng hay xe gắn máy cho các công việc hành chính văn phòng chẳng hạn như đi nộp tờ khai thue, báo cáo lao động định kỳ, V.V., để giảm bớt chi phí đầu tư mua săm tài sản cố định ban đầu. Đối với chi phí taxi, bạn nên thỏa thuận để yêu cầu khách hàng hoàn trả lại các chi phí đó dựa trên biên nhận taxi và hóa đơn thuế giá trị gia tăng để khách hàng đưa vào chi phí của họ mỗi tháng.

Hiện nay, bên cạnh loại hình taxi truyền thống, trên thị trường còn xuất hiện loại hình dịch vụ taxi công nghệ ví dụ như Grab, Be và Gojek. Ưu điểm của loại hình taxi này là giá rẻ hơn từ 20% đến 30% so với giá cước của taxi truyền thống, xe đời mới, sạch sẽ, vệ sinh, không có bảng taxi, bạn có thể đón xe nhanh chóng mọi lúc mọi nơi mà không sợ tài xế “vẽ đường” làm mất thời gian và tăng cước. Tuy nhiên, dịch vụ này hiện chỉ mới nhắm vào những đối tượng khách hàng cá nhân là chính cho nên họ chưa xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng cũng như cấp biên nhận hợp pháp rộng rãi để bạn chứng minh cho chuyến đi của mình với khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán lại các chi phí sau đó. Do đó, công ty luật của bạn nên kết hợp sử dụng cả taxi truyền thống và taxi công nghệ, tùy thuộc vào tính chất công việc và từng hoàn cảnh cụ thể.

Việc mua xe ô tô phục vụ cho việc đi lại của nhân viên cho các công việc pháp lý của khách hàng cũng nên được cân nhắc. Bạn chỉ nên mua các loại xe 7 chỗ ngồi để chở được nhiều người hơn khi công ty luật của bạn đã định hình, phát triển và có thực lực tài chính mạnh hơn. Tuy nhiên, kinh nghiệm cho thấy rằng kể cả khi công ty luật của bạn đã có xe ô tô thì cũng không thể giải quyết được hết nhu cầu đi lại của nhân viên vì mỗi người có những nhu cẩu công việc riêng. Do đó, công ty luật của bạn cũng nên sử dụng có chừng mực taxi truyền thống và taxi công nghệ cho các công việc pháp lý của khách hàng như đã trình bày ở trên.

14- Văn phòng phẩm

Ở đây, chúng ta sẽ không bàn đến việc mua loại văn phòng phẩm nào phù hợp cho công ty luật của bạn, vì bạn hăn đã biết loại văn phòng phẩm nào sẽ là phù hợp nhất cho mình. Thay vào đó, hãy trao đổi một chút kinh nghiệm về việc chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm chuyên nghiệp vì đây là việc khó, đặc biệt trong thời buổi hiện nay.

Tuy nhiên, trong thời đại phát triển công nghệ thông tin như hiện nay khi các mô hình quảng cáo truyền thống (outbound marketing) dẩn bị mô hình quảng cáo trực tuyến (inbound marketing) lấn lướt như được trình bày ở Chương 9 của Quyển sách này thì việc chọn địa điểm văn phòng ở gần các địa điểm nêu trên không còn là cần thiết khi khởi nghiệp với nghề luật sư. Ngày càng có nhiều công ty luật đã lựa chọn địa điểm văn phòng cho mình ở những nơi khác phù hợp hơn chẳng hạn như nhà, biệt thự phố mặt tiền, nơi có nhiều người qua lại hay các cao ốc văn phòng hạng A, B, c ở khu trung tâm, tiện lợi cho việc giao thông, đi lại tùy theo nhu cầu không gian, ngần sách và đối tượng khách hàng.

Trong giai đoạn đầu mới thành lập, với số lượng nhân sự khoảng từ 05 đến 06 người, công ty luật của bạn nên thuê văn phòng ảo trong các trung tâm thương mại. Điều này giúp cho công ty luật của bạn tránh phải đầu tư quá lớn từ ban đầu khi công ty luật của bạn chưa chắc chắn thành công trong khi vẫn tạo được sự thu hút cần thiết đối với khách hàng khi công ty luật của bạn tọa lạc ở những nơi khá sang trọng trong trung tâm thành phố. Văn phòng ảo có thể cung cấp những dịch vụ tiện ích cơ bản chẳng hạn như địa điểm giao dịch của công ty luật của bạn với địa chỉ xác định, số điện thoại, trang web, email, phòng họp, máy chiếu, nhân viên lễ tần, bảng hiệu, kế toán, báo cáo thuế. Khi thuê văn phòng ảo, nhân viên của công ty luật của bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không cẩn đến nơi làm việc mỗi ngày vì nhân viên của doanh nghiệp cho thuê sẽ trực điện thoại và chuyển các thông tin cho nhân viên của công ty luật của bạn.

Sau thời gian từ 06 đến 12 tháng đầu, nếu công việc kinh doanh diễn tiến thuận lợi, bạn mới cần nhắc đến việc chọn thuê văn phòng ở các tòa nhà văn phòng để tự bạn thiết kế văn phòng riêng cho công ty luật của bạn. Bạn nên chọn địa điểm thuê trực tiếp từ những thông tin bạn tìm thấy trên internet hay thông qua các công ty dịch vụ bất động sản như CBRE, Savills, V.V.. Kinh nghiệm cho thấy rằng trong nhiểu trường hợp, việc tìm kiếm thông qua các công ty dịch vụ môi giới bất động sản sẽ giúp cho công ty luật của bạn có được giá thuê văn phòng rẻ hơn so với việc công ty luật của bạn thuê trực tiếp từ chủ tòa nhà vì giữa các công ty môi giới bất động sản và chủ tòa nhà thường có thỏa thuận về giá thuê rất cạnh tranh.

Nếu bạn chọn thuê văn phòng tại các tòa nhà văn phòng cho thuê có chủ cho thuê là các doanh nghiệp Việt Nam, bạn nên chú ý đến ba vấn đề quan trọng sau đầy: (i) thang máy (thang máy loại gì, có trang bị hệ thống điểu khiển thông minh không, có bị quá tải trong những những giờ cao điểm không); (ii) phòng vệ sinh (có rộng rãi, sạch sẽ và thoáng mát không); và (iii) hệ thống máy lạnh (máy lạnh trung tầm hay máy lạnh cục, máy lạnh loại gi) VI cac chu cho thuê là các doanh nghiệp Việt Nam thường ít chú trọng đến các những trang thiết bị quan trọng này. Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc thêm các yếu tố khác chẳng hạn như sự đi lại thuận tiện của khách hàng và nhân viên (đường giao thông có rộng không, đường một hay hai chiểu) khi chọn địa điểm văn phòng.

III- Gắn bảng hiệu tại trụ sở văn phòng

Theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp thì các doanh nghiệp nói chung đều phải trương bảng hiệu tại trụ sở làm việc. Nếu bảng hiệu nằm ngang thì chiểu cao tối đa không quá 02 mét và chiểu dài không quá chiểu ngang mặt tiền nhà; còn nếu là bảng hiệu dọc thì chiểu ngang tối đa sẽ không quá 01 mét và chiều cao tối đa là 04 mét nhưng không vượt chiểu cao tầng nhà nơi đặt bảng hiệu. Bảng hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa; không được lấn vỉa hè, lòng đường làm ảnh hưởng đến giao thông công cộng và phải thể hiện đầy đủ thông tin bao gồm tên đăng ký, địa chỉ và số điện thoại của công ty luật của bạn. Các tên tiếng Anh, tên viết tắt hay tên giao dịch thường sẽ không được các cơ quan tư pháp địa phương chấp nhận.

IV- Thiết kế văn phòng

Phong cách thiết kế văn phòng thể hiện được văn hóa, sự chuyên nghiệp của công ty luật của bạn. Màu sắc của các đồ nội thất văn phòng mà các công ty luật thường chọn là màu đỏ sẫm, đen, xám vì nó tạo sự chuyên nghiệp, nghiêm túc, ấm cúng của nghê' luật sư. Trong giai đoạn đầu mới thành lập, bạn không nên đầu tư chi phí quá nhiều vào việc thiết kế văn phòng trong khi tình hình tài chính của công ty luật của bạn còn khiêm tốn, nhân sự lại chưa nhiều và chất lượng dịch vụ pháp lý cũng chưa cao.

Một giải pháp cho vấn đề này như đã nêu ở trên là công ty luật của bạn sẽ thuê dịch vụ văn phòng ảo với chi phí hợp lý nhưng vẫn có được văn phòng làm việc sang trọng, chuyên nghiệp, ấm cúng để khách hàng tin tưởng giao phó công việc pháp lý của họ cho công ty luật của bạn. Sau đó, công ty luật của bạn sẽ đầu tư một văn phòng mới nhưng với diện tích phù hợp cho một chu kỳ phát triển của doanh nghiệp, thông thường là vào khoảng từ 03 đến 04 năm với thiết kế không quá sang trọng nhưng thể hiện được sự nghiêm túc, ấm cúng và chuyên nghiệp. Bạn cũng phải dự kiến được thời gian thuê và sử dụng văn phòng như vậy tối đa sẽ là không quá 04 năm, tức là khoảng hai chu kỳ thuê văn phòng bao gồm 01 lẩn ký hợp đồng cho 02 năm ban đầu và 01 lần ký gia hạn cho hai năm tiếp theo, rồi mới chuyển sang thuê văn phòng tại các địa điểm khác với diện tích lớn hơn và thiết kế sang trọng hơn.

V- Chọn số điện thoại

Hiện nay, chi phí mua số điện thoại đẹp, dễ nhớ và gây ấn tượng với khách hàng cũng không quá cao như cách đây từ 10 đến 15 năm do việc tăng cường nhiều đầu số của nhà mạng viễn thông phổ biến như Viettel, Mobifone, Vinaphone. Do đó, trong khả năng tài chính cho phép, công ty luật của bạn nên lựa chọn một số điện thoại nào đó phục vụ cho việc phát triển hoạt động kinh doanh của công ty luật của bạn. Khi chọn số điện thoại, bạn nên tránh chọn số có sự lặp lại liên tiếp nhiều lần của một chữ số vì dễ gây nhẩm lẫn cho khách hàng ví dụ số 666 thường dễ bị đọc nhầm thành 66. Thay vào đó, bạn nên tìm những chữ số có sự lặp lại hoặc tịnh tiến là của nguyên một dãy số bao gồm 2 hoặc 3 chữ số ví dụ như 242526 hay 234234.

VI- Chọn hệ thống phòng cháy, chữa cháy

Nếu bạn thuê văn phòng cho công ty luật của bạn trong các tòa nhà văn phòng ở các khu trung tâm trong thành phố thì bạn không phải quan tâm nhiều đến công tác phòng cháy, chữa cháy vì chủ các tòa nhà loại này thường trang bị đầy đủ các phương tiện phòng cháy, chữa cháy tuần thủ quy định của pháp luật và mức độ sang trọng của tòa nhà. Trong trường hợp này, công ty luật của bạn chỉ cần mua và đặt bình chữa cháy ở một số nơi có nguy cơ cháy nổ cao trong văn phòng ví dụ như phòng máy chủ, canteen, thư viện, kho, ổ điện tổng, để hỗ trợ kịp thời nếu có phát sinh cháy nổ bất thường trong văn phòng công ty luật của bạn.

Ngược lại, nếu công ty luật của bạn chọn thuê biệt thự hay nhà phố để làm văn phòng thì công tác phòng cháy, chữa cháy của công ty luật của bạn cần được chú trọng hơn một bậc. Do các căn biệt thự, nhà phố ban đẩu được xây dựng dành cho mục đích để ở chứ không phải nhắm đến mục tiêu cho thuê văn phòng như các tòa nhà văn phòng, hệ thống phòng cháy, chữa cháy trong các căn biệt thự, nhà phố này vì thế thường đơn giản hoặc thậm chí là không có. Vì vậy, để đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy theo quy định của pháp luật, bạn nên lắp thêm các cảm biến báo cháy và camera giám sát trong phạm vi văn phòng của mình, đặc biệt là ở những nơi có nguy cơ cháy, nổ cao như đã nêu trên để dự phòng cho các tình huống xấu có thể xảy ra, đặc biệt là vào ban đêm khi không có người trực trong văn phòng công ty luật của bạn.

VII- Chọn hệ thống chống trộm

Trong hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty luật của bạn, khách hàng sẽ giao rất nhiều hổ sơ, tài liệu, giấy tờ quan trọng chẳng hạn như giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản, quyển sử dụng đất, để phục vụ cho các công việc pháp lý của họ mà việc rò rỉ các thông tin này ra ngoài có thể gây phương hại nghiêm trọng đến quyển lợi của khách hàng. Do đó, việc xây dựng hệ thống chống trộm bên trong văn phòng là một trong những việc cấp thiết đối với công ty luật của bạn.

Tương tự như phần trình bày về công tác phòng cháy, chữa cháy ở trên, nếu văn phòng của công ty luật của bạn tọa lạc trong các tòa nhà văn phòng ở trung tâm thành phố thì bạn không cần phải lo lắng nhiều về công tác chống trộm do việc chống trộm vòng ngoài đã được các nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp của tòa nhà đảm bảo 24/24. Tuy nhiên, trong phạm vi khuôn viên văn phòng của công ty luật của bạn thì vẫn phải có tủ sắt để cất giữ tiền mặt, các loại giấy tờ có giá, giấy tờ xác nhận chủ sở hữu tài sản, người sử dụng đất, V.V., có tủ có khóa đẽ cất giữ các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ khác của khách hàng, có hệ thống camera giám sát 24/24, có chế độ kiểm tra, giám sát nội bộ thường xuyên về việc lưu trữ, sử dụng các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của khách hàng của các nhân viên trong công ty luật của bạn.