Mẫu các điều khoản về sử dụng luật bên ngoài

Hướng dẫn luật sư tư vấn thuê ngoài (“Hướng dẫn”) này áp dụng cho tất cả các luật sư thuê ngoài được Công ty [] thuê (“Công ty”). Mục đích của Hướng dẫn này là quy định các điều khoản và điều kiện chung điều chỉnh việc cung cấp dịch vụ pháp lý của luật sư thuê ngoài (“Công ty luật”) cho Công ty. Công ty luật theo đây sẽ cố gắng cung cấp các dịch vụ pháp lý với chất lượng cao nhất và với mức phí hợp lý và tiết kiệm nhất có thể và điều quan trọng ở đây là Công ty luật cần được chia sẻ về Hướng dẫn này để hoàn thành nhiệm vụ nói trên.

Hướng dẫn này kèm theo Hợp đồng dịch vụ pháp lý đã được Công ty và Công ty luật ký kết và đã có hiệu lực hay một thỏa thuận nào khác bằng văn bản ví dụ như email, thư từ giữa hai bên sẽ hình thành nên thỏa thuận giữa Công ty và Công ty luật đối với bất kỳ dịch vụ pháp lý nào được Công ty luật thực hiện với danh nghĩa đại diện cho Công ty. Công ty luật được xem như là đã minh thị chấp nhận các điều khoản và điều kiện của Hướng dẫn này khi cung cấp các dịch vụ pháp lý cho Công ty. Khi có thỏa thuận nào khác giữa Công ty và Công ty luật mà mâu thuẫn với các yêu cầu được nêu trong Hướng dẫn này thì hai bên sẽ thực hiện theo Hướng dẫn này.

Hướng dẫn này có hiệu lực đối với tất cả các hóa đơn dịch vụ của Công ty luật gửi cho bộ phận kế toán của Công ty sau ngày [[]/[]/[]] bất kể ngày cung cấp dịch vụ pháp lý là ngày nào. Công ty luật phải yêu cầu tất cả các luật sư) trợ lý luật sư, nhân viên hành chính và văn thư của Công ty luật tuần theo Hướng dẫn này khi được giao đảm nhận các vụ việc của Công ty. Mọi điểu khoản trong Hướng dẫn này chỉ được miễn trừ khi có sự đổng ý trước bằng văn bản của Công ty.

1- Xung đột lợi ích

Theo Hướng dẫn này, xung đột lợi ích xảy ra khi Công ty luật đại diện cho một khách hàng trong một vụ việc mà lợi ích của khách hàng này đi ngược lại lợi ích của Công ty. Công ty luật nào có mối quan hệ luật sư - khách hàng với Công ty thì không được đại diện cho bất kỳ cá nhân hay pháp nhân nào, theo bất kỳ cách thức hay giao kết nào, mà trong đó có lợi ích của Công ty, và lợi ích của người hay pháp nhân đó thật sự hoặc có khả năng xung đột với lợi ích của Công ty.
Công ty mong muốn có được sự trung thành trong mối quan hệ khách hàng - công ty luật từ Công ty luật. Theo thông lệ chung, Công ty luật sẽ không được miễn trừ nghĩa vụ tránh xung đột lợi ích. Tuy nhiên, nếu Công ty luật thật sự có lý do chính đáng muốn từ bỏ nghĩa vụ tránh xung đột lợi ích thì phải lập văn bản yêu cầu gửi cho Công ty. Văn bản đó phải nêu tên của vụ án hay vụ việc pháp lý có xung đột lợi ích và những lý do Công ty luật tin rằng việc từ bỏ nghĩa vụ này là hợp lý, đồng thời có phân tích về các nguyên tắc đạo đức và hướng dẫn.

2- Nhân lực

Công ty mong muốn rằng Công ty luật phải bố trí nhân sự cho vụ việc của Công ty theo cách tinh gọn, tiết kiệm và hiệu quả nhất có thể. Công ty luật được Công ty thuê vì khả năng chuyên môn của các luật sư của Công ty luật cho nên Công ty luật không được luân chuyển nhân sự đang đảm nhận công việc nếu chưa được Công ty chấp thuận trước.
Công ty muốn Công ty luật chỉ bố trí một luật sư tham dự phiên xử, trình diện trước tòa, tham dự các buổi họp, buổi lấy lời khai, thẩm vấn nhân chứng, điểu tra và các sự kiện khác đại diện cho Công ty. Trong các trường hợp đặc biệt mà Công ty luật cho rằng nhất thiết phải có thêm các luật sư khác hay trợ lý luật sư tham dự cùng, Công ty luật phải xin sự chấp thuận trước từ Công ty. Thời gian để truyền đạt và chỉ dẫn cho các luật sư của Công ty luật vể các quy định của pháp luật áp dụng cho các vụ việc của Công ty không được tính phí cho Công ty. Công ty khuyến khích Công ty luật sử dụng trợ lý luật sư dưới sự chỉ dẫn và giám sát của luật sư bào chữa hay luật sư tư vấn để giảm chi phí bào chữa và tư vấn nhưng vẫn duy trì được chất lượng công việc. Công ty chỉ thanh toán cho Công ty luật đối với những công việc nào được các luật sư hay trợ lý luật sư thực hiện và sẽ không trả phí dịch vụ pháp lý theo giờ, phí trọn gói hay phí cho công việc có tính chất thư ký, văn thư hay hành chính.
Công ty luật nên sử dụng các tài liệu mẫu, bản bào chữa, bản ghi nhớ, bản tóm tắt và các tài liệu phù hợp khác từ các vụ việc tương tự để giảm bớt chi phí thời gian của luật sư và trợ lý luật sư. Chi phí tính cho Công ty chỉ nên thể hiện thời gian chỉnh sửa các tài liệu này theo nhu cầu đặc thù của Công ty tại từng thời điểm.

3- Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp

Công ty luật phải duy trì bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp luật sư theo quy định của Luật Luật sư với số tiền đủ chi trả cho loại và quy mô vụ việc mà Công ty luật tham gia giải quyết, bao gồm cả dịch vụ pháp lý được thực hiện đại diện cho Công ty. Số tiền bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp tối thiểu Công ty luật phải duy trì là 500.000.000 đồng/sự cố và tổng cộng là 1.000.000.000 đồng. Nếu bảo hiểm nghề nghiệp bị hủy bỏ vì bất kỳ lý do gì, Công ty luật phải lập tức thông báo ngay cho Công ty và phải mua lại bảo hiểm với giá trị tương đương trong thời gian nhanh nhất có thể nhưng không quá [] ngày từ ngày hủy bỏ bảo hiểm.

4- Liên hệ với phương tiện truyền thông mạng xã hội

Cho dù là trực tiếp hay gián tiếp, Công ty luật không được thảo luận hay đưa ra ý kiến với các kênh truyền thông và mạng xã hội vể bất kỳ vụ việc nào mà chưa được Công ty đồng ý trước. Công ty luật phải lập tức thông báo ngay cho Công ty nếu được các kênh truyền thông và mạng xã hội tìm gặp về vụ việc pháp lý của Công ty

5- Thông tin liên lạc
Để kiểm soát chi phí và tăng hiệu quả, Công ty luật nên liên lạc với Công ty qua email nếu được.
Đối với các công việc tranh tụng, trong vòng [] ngày sau khi nhận vụ việc tố tụng, Công ty luật phải cung cấp cho Công ty báo cáo ban đầu nêu ra các thông tin sau đây:
(a) Tóm lược các cáo buộc trong Đơn kiện, cơ sở thực tiễn để tranh tụng, vắn tắt thông tin về diễn biến và đánh giá ban đẩu vé trách nhiệm pháp lý và tổn thất; và
(b) Kế hoạch tranh tụng bao gổm xác định tất cả các hoạt động chính mà luật sư đề xuất; các yêu cầu và đề nghị tòa án ban hành lệnh mà các bên khác đã hoặc có thể đệ trình; thảo luận khả năng thua kiện và để xuất vể hướng hành động nên làm.

Công ty luật phải cập nhật thường xuyên cho Công ty về tình trạng vụ án. Tối thiểu [] ngày phải cập nhật một lẩn. Các bản tóm tắt cập nhật, nếu có, phải có phần thảo luận vê' tất cả các diễn biến chính trong vụ án, bao gồm các thông tin đã biết về tình hình trình nộp và tiếp nhận của Tòa án, tình trạng kiến nghị của các bên và cập nhật các đánh giá vê' trách nhiệm. Tất cả các quyết định quan trọng đối với vụ án phải được thảo luận trước với Công ty. Công ty luật phải gửi cho Công ty (ưu tiền gửi qua email) bản sao của tất cả các bản bào chữa, hồ sơ và thư từ giao dịch.
Đối với công việc tư vấn, trong vòng [] ngày sau khi nhận được thông tin có liên quan đến vụ việc, Công ty luật phải cung cấp cho Công ty bản thảo tư vấn ban đầu nêu ra các thông tin sau đây:
(a) Tóm lược các thông tin có liên quan, cơ sở pháp lý, thực tiễn để áp dụng, và đánh giá vẽ vị trí, trách nhiệm pháp lý và tổn thất của Công ty; và
(b) Các đề xuất, bao gồm cả các điểm thuận lợi, bất lợi của từng đề xuất.

6- Quyền giải quyết vụ việc

Công ty có quyền duy nhất trong việc giải quyết hay dàn xếp tất cả các vấn đề về tư vấn và tranh tụng của Công ty, không có thỏa thuận giải quyết nào có hiệu lực mà không có sự chấp thuận và phê duyệt trước bằng văn bản của Công ty.

7- Ngân sách

Trong một số vụ việc pháp lý, Công ty có thể yêu cầu Công ty luật lên ngân sách hay ước tính trước chi phí để tư vấn, giải quyết hay bào chữa cho bất kỳ một vụ việc nào đó. Mọi khoản phí hay chi phí nào phát sinh vượt quá []% so với ngân sách đã duyệt phải được Công ty phê duyệt trước khi chi trả. Việc không tham vấn ý kiến đồng ý trước của Công ty cho việc tăng ngân sách sẽ dẫn đến việc các phí hoặc chi phí phát sinh đó bị từ chối thanh toán.

8- Thủ tục lập hóa đơn

Công ty luật phải lập hóa đơn dịch vụ hằng tháng theo quy định của luật thuế địa phương và gửi cho Công ty trong vòng [] ngày đầu cùa tháng tiếp theo. Mỗi vụ việc pháp lý đều phải được lập hóa đơn dịch vụ riêng rẽ với số hóa đơn dịch vụ khác nhau. Công ty bảo lưu quyên không thanh toán đối với các khoản phí vượt quá, không hợp lý hay không được phép hoặc nếu Công ty luật không tuân thủ hay tuân thủ không đầy đủ các hướng dẫn về việc lập các hóa đơn dịch vụ đó.
Các luật sư và trợ lý luật sư của Công ty luật phải nhập lại tất cả các dữ liệu công việc hằng ngày dựa trên thời gian làm việc thực tế cho các công việc pháp lý của Công ty theo đơn vị gia tăng là 1/10 giờ, tuy nhiên nếu nhiêu công việc được tiến hành trong vòng sáu (6) phút hoặc ít hơn, các hoạt động đó nên được phân nhóm theo đơn vị thời gian tính phí là 1/10 giờ.
Thời gian cho mỗi công việc phải được trình bày riêng rẽ. Không chấp nhận hóa đơn dịch vụ được lập theo hình thức tổng hợp toàn bộ công việc. Việc mô tả dịch vụ phải đầy đủ các chi tiết sao cho có thể nêu lên được tính chất, mục đích hay đối tượng của các công việc được thực hiện, và các nhiệm vụ cụ thể có liên quan tới dịch vụ đó.

9- Các phí, chi phí được chấp nhận

Công ty chấp nhận các phí và chi phí sau đầy:
(a) Phí sao chụp với giá [] đồng/trang để sử dụng bên ngoài. Phải ghi rõ số trang;
(b) Phí hổ sơ tòa án;
(c) Phí gửi hồ sơ bằng các dịch vụ chuyển phát nhanh ví dụ như UPS, DHL hay FedEx;
(d) Phí cho người đưa thư nếu cần đáp ứng kịp thời hạn nộp hồ sơ;
(e) Phí điện thoại đường dài thực tế;
(f) Phí chuyên gia nếu có sự chấp thuận trước;
(g) Phí cho nhà cung cấp thuê ngoài theo mức thực tế nếu có sự chấp thuận trước;
(h) Phí đi công tác khác chẳng hạn như khách sạn, thuê xe nếu có sự chấp thuận trước;
(i) Phí báo cáo viên tại tòa án;
(j) Thời gian đi công tác được tính bằng 1/2 mức phí dịch vụ pháp lý theo giờ bình thường và sẽ không được tính nếu sử dụng cho các vụ việc pháp lý khác;
(k) Phí cho trát hầu tòa và nhân chứng; và
(l) Bất kỳ chi phí nào khác vượt quá [] đồng phải có sự chấp thuận trước.

10- Các phí, chi phí không được chấp nhận

(a) Bất kỳ khoản tăng thêm nào so với mức chi phí được chấp thuận;
(b) Phí điện thoại gọi trong địa phương;
(c) Phí điện thoại di động;
(d) Ăn uống, bao gồm cả rượu bia;
(e) Phí đỗ xe, cầu đường;
(f) Dịch vụ giao nhận nội bộ;
(g) Văn phòng phẩm;
(h) Thời gian mở và đóng hổ sơ;
(i) Kiểm tra xung đột;
(j) Lập hóa đơn;
(l) Phí bưu điện theo mức thông thường;
(k) Phí đóng mã số hồ sơ;
(l) Tính phí riêng cho việc gửi một tài liệu tới nhiều người.
(m) Rà soát hồ sơ theo thường lệ;
(n) Chi phí tra cứu văn bản pháp lý qua mạng máy tính ví dụ như Westlaw và Lexis, pháp điển;
(o) Hội nghị giữa các văn phòng;
(p) Giải đáp thắc mắc về hóa đơn; và
(s) Trả lời yêu cầu của kiểm toán viên đại diện cho Công ty.

11- Chi tiết hóa đơn

Tất cả hóa đơn phải có các nội dung sau đây:
(a) Tên, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của Công ty luật;
(b) Ngày, tháng, năm lập hóa đơn, tên vụ việc của hóa đơn, thời gian tính phí trên hóa đơn;
(c) Mỗi công việc được nêu tại hóa đơn phải có ngày thực hiện công việc, tên hay tên viết tắt của các luật sư hay trợ lý luật sư tiến hành công việc, mô tả chi tiết từng công việc, mức phí của người thực hiện và tổng chi phí của công việc vào ngày đó;
(d) Tất cả chi phí phải ghi thành từng hạng mục và được liệt kê riêng biệt với các dòng thời gian tính phí;
(e) Tất cả hóa đơn của Công ty luật phải có phẩn tóm tắt sau đây:
(1) Họ và tên của các luật sư hay trợ lý luật sư;
(2) Chức danh của người thực hiện công việc, ví dụ như luật sư thành viên, luật sư hay trợ lý luật sư;
(3) Tổng số giờ thực hiện công việc và số tiền phải trả cho mỗi người phụ trách công việc tính trong thời gian hóa đơn được lập;
(4) Tổng chi phí phải trả tính trong thời gian hóa đơn được lập; và
(5) Mỗi hóa đơn được lập đểu phải có liệt kê tổng số tiền lũy kế tính cho vụ việc tính từ thời điểm tiếp nhận công việc cho đến ngày lập hóa đơn.

12- Kiểm toán

Công ty bảo lưu quyển được kiểm toán và rà soát lại tất cả hóa đơn dịch vụ có liên quan đến các khoản phí dịch vụ pháp lý và khoản ứng chi trả cho Công ty luật. Công ty sẽ sử dụng kiểm toán viên nội bộ của mình hay thuê kiểm toán viên độc lập bằng chi phí của Công ty. Công ty luật phải lưu giữ và sẵn sàng xuất trình cho Công ty hay đại diện của Công ty bản gốc của tất cả hồ sơ cùng với các hồ sơ có liên quan để Công ty kiểm tra và sao chép trong suốt thời gian diễn ra vụ việc và trong thời gian [] năm sau ngày hóa đơn quyết toán được thanh toán.
Công ty bảo lưu quyền từ chối thanh toán một phần hoặc toàn bộ các chi phí nào không tuân thủ hướng dẫn về lập hóa đơn này, hoặc các chi phí nào vượt quá, không cần thiết, không hợp lý hay không được phép.
Nếu Công ty vô tình vi phạm với bất kỳ lý do nào và đã thanh toán cho một hóa đơn dịch vụ mà sau khi Công ty rà soát lại và nhận thấy rằng không tuân thủ với Hướng dẫn này, Công ty có quyền không hoàn trả các chi phí đó cho Công ty luật hoặc thực hiện trừ trực tiếp khoản thanh toán đó vào các lần thanh toán sau cho Công ty luật.

13- Quyền sở hữu tài liệu

Bất kỳ và tất cả các công việc pháp lý được Công ty luật cung cấp cho Công ty, bao gồm nhưng không giới hạn các biểu mẫu, thỏa thuận, bản tóm tắt, đơn kiến nghị, tài liệu nghiên cứu, bao gồm các cơ sở dữ liệu trực tuyến và dữ liệu điện tử, báo cáo ghi nhớ được lưu hành trong nội bộ lẫn bên ngoài, các bản phân tích, phụ lục, và email toàn bộ sẽ là tài sản của Công ty. Bất kỳ các thông tin và dữ liệu nào khác được giao cho, biên soạn hay tập hợp bởi Công ty luật trong quá trình cung cấp dịch vụ pháp lý cho Công ty, và bất kỳ tài liệu hay tài sản nào khác có liên quan sẽ được giao lại cho Công ty mà không giới hạn đến khả năng sử dụng trong tương lai, và toàn bộ chúng sẽ là tài sản của Công ty, và phải được giao lại cho Công ty nếu Công ty có yêu cầu. Công ty luật có thể sao chép bất kỳ và tất cả các tài liệu vừa nêu để lưu giữ bằng chi phí của Công ty luật. Công ty luật phải lưu giữ hồ sơ vụ việc bằng tài liệu giấy hay điện tử đối với các vụ việc Công ty giao cho Công ty luật trong thời hạn [] năm được tính từ thời điểm giao hồ sơ vụ việc.