Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả chính (OKR)

1- KHÁI NIỆM OKR:

“OKR (Mục tiêu và Kết quả Chính) là một phương pháp hợp tác thiết lập mục tiêu được sử dụng bởi nhóm và cá nhân để đặt ra các mục tiêu đầy khát vọng với kết quả có thể đo lường được. OKRs là cách bạn theo dõi tiến độ, tạo sự liên kết và khuyến khích sự tương tác xung quanh các mục tiêu đầy thách thức”.

OKR về cơ bản, giúp bạn thiết lập các mục tiêu của tổ chức, nhóm và cá nhân. Bạn kết nối mỗi mục tiêu định tính với 03 đến 05 kết quả chính. Khi bạn đạt được những kết quả đó, tỷ lệ phần trăm hoàn thành Mục tiêu sẽ tăng lên, vì vậy bạn có thể dễ dàng thấy tiến trình hướng tới các mục tiêu mong muốn của mình.

OKR được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.

2- CÁC THÀNH PHẦN CỦA OKR:

Một bộ OKR - Mục tiêu và Kết quả chính (Objectives and Key Results) sẽ bao gồm một Mục tiêu (Objective) và các Kết quả chính (Key Results).

- Mục tiêu (Objective):

Mục tiêu là WHAT, nơi bạn muốn đến, là những mô tả định tính về những gì bạn muốn đạt được, Mục tiêu phải ngắn gọn, truyền cảm hứng và cho bạn cảm giác thôi thúc muốn hành động (Action - Oriented). Mục tiêu cần đảm bảo những tính chất:

Quan trọng: Mục tiêu phải là điều quan trọng đối với tổ chức trong chu kỳ đó mà khi đạt được sẽ giúp tổ chức có những tiến bộ vượt bậc.

Rõ ràng: Mục tiêu của bạn cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu để khi phát biểu nó lên ai cũng có thể hiểu được. Tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ mục tiêu quan trọng trong thời gian này của mỗi người là gì.

Định hướng hành động: Mục tiêu phải giúp chúng ta tiến bộ hơn và tiến về phía trước. Khi đọc mục tiêu lên chúng ta được thúc đẩy và muốn thực hiện mục tiêu một cách mạnh mẽ hàng ngày.

Truyền cảm hứng: Mục tiêu của bạn khi phát biểu lên phải khiến bạn hào hứng và muốn thực hiện nó. Mục tiêu không nên chứa số, điều này sẽ tạo ra nhiều cảm hứng hơn khi thực hiện.

Có thời hạn: cần có thời hạn cụ thể khi phát biểu mục tiêu. Với OKR, mục tiêu thường có thời gian 90 ngày để thực hiện.

- Kết quả chính (Key Results):

Kết quả chính là HOW, đặt ra điểm chuẩn và cách bạn đo lường, cho bạn biết khi nào thì bạn đã đạt được Mục tiêu. Nếu Mục tiêu là định tính (không chứa số), thì các kết quả chính cung cấp những con số định lượng để bạn có thể đo lường tiến trình hướng tới đạt mục tiêu như thế nào. Kết quả chính sẽ có những tính chất:

Cụ thể: kết quả chính phải cụ thể để tất cả mọi người đều có thể hiểu điều bạn muốn đạt được. Bởi vì những người khác sẽ quan tâm tới OKRs của bạn, hãy viết để không cần phải giải thích.

Có thời hạn: Kết quả chính đặt trong một thời hạn cụ thể làm tăng sự tập trung và tạo ra áp lực hơn một chút. Hãy nhớ rằng, kết quả của bạn sẽ ảnh hưởng đến kết quả của người khác, bạn gần như không có quyền “thoải mái về thời gian”.

Quyết liệt nhưng thực tế: Nếu bạn đặt ra những kết quả chính quá thách thức mà không thực tế bạn sẽ không thể thực hiện được nó. Hệ quả là thay vì tạo ra động lực bạn sẽ gặp phải áp lực đối với những con số. Ngược lại, một kết quả chính có thể dễ dàng hoàn thành mà không sử dụng hết nguồn lực, sẽ không tạo ra sự tiến bộ nào.

Đo lường và chứng minh được: Hãy nhớ rằng một kết quả chính bắt buộc phải chứa con số. Nếu kết quả chính không đo lường, kiểm chứng một cách dễ dàng, bạn sẽ không thể biết mục tiêu của mình đã được hoàn thành hay chưa.

3- CÔNG THỰC VIẾT OKR:

John Doerr - tác giả Cuốn sách: “Làm điều quan trọng” (Measure What Matters) có một công thức để viết OKR như sau: "Tôi sẽ đạt được (Mục tiêu) được đo bằng (Các kết quả chính) này" (I will [Objective] as measured by [Key Results]).

- Mục tiêu - Objectives (O): Nơi mà bạn muốn đến.

- Các kết quả chính - Key results (KRs): Những kết quả cho biết bạn đã đến nơi.

Ví dụ: Chúng ta có một mục tiêu: “Phát triển thương hiệu tốt hơn trên các kênh Online”. Đây là một mục tiêu tốt nhưng làm thế nào để chúng ta định nghĩa được “Phát triển thương hiệu tốt hơn”? Lúc này chúng ta cần phải có các Kết quả chính để chứng minh điều đó. Theo công thức của John Doerr bộ OKR sẽ được viết như sau:

O: Chúng ta sẽ Phát triển thương hiệu tốt hơn trên các kênh Online, được đo bằng:

KR1: Cải thiện số lượt truy cập trung bình hàng tuần vào website từ 10.000 lên 15.000.

KR2: Tăng lưu lượng truy cập riêng Google từ 3.000 lên 4.000.

KR3: Cải thiện sự tương tác qua email của khách hàng từ 2% lên 3%.

Với 03 kết quả chính đưa ra ở trên chúng ta đã dễ dàng định nghĩa “Phát triển thương hiệu tốt hơn trên các kênh Online” có nghĩa là: cần tăng lượt truy cập vào website, tăng lưu lượng truy cập riêng Google và cải thiện sự tương tác của khách hàng qua e-mail.

4- MƯỜI (10) NGUYÊN TẮC OKR:

Bất kỳ Phương pháp quản trị nào cũng đều sẽ có Nguyên tắc cốt lõi. Với OKR cũng không ngoại lệ: [Nguyên tắc/Nguyên lý)] + [Thực tiễn tốt nhất (Best Practice)]. Nguyên tắc là bất biến, còn Thực tiễn tốt nhất thì có thể tùy biến cho phù hợp với từng tổ chức, doanh nghiệp.

Chỉ khi áp dụng đúng và đủ 10 Nguyên tắc OKR, mới hình thành đủ “Con voi OKR”. Nếu thiếu nguyên tắc này, sẽ dẫn đến không hiệu quả, không phát huy hết lợi ích, thậm chí là thất bại và đem đến nhiều xung đột cho tổ chức.

Các nguyên tắc của OKR sẽ cung cấp cho nhân viên những động lực rất lớn để có thể làm việc:

[1] Giới hạn số lượng mục tiêu:

Trong OKR, bạn phải biết cách lựa chọn mục tiêu đúng đắn. Vì để đảm bảo KRs đặt ra, số lượng mục tiêu (O) sẽ được giới hạn để bạn tập trung hoàn thành. Cụ thể như sau:

Trong một chu kỳ OKR, mỗi cá nhân chỉ nên thiết lập từ 03 đến 05 mục tiêu quan trọng nhất, có liên quan chặt chẽ đến OKR của lãnh đạo, phòng ban và các cá nhân liên quan. Mỗi mục tiêu chỉ nên có tối đa là 05 kết quả chính cần được thực hiện.

Bạn có thể chỉ tạo ra một bộ OKR, điều này sẽ giúp bạn dồn hết sự tập trung để hoàn thành mục tiêu quan trọng nhất. Với OKR, bạn có thể làm ít hơn nhưng hiệu quả công việc đạt được sẽ cao hơn.

Nguyên tắc giới hạn mục tiêu sẽ được áp dụng cho OKR các cấp.

[2] Trong suốt và minh bạch:

Mọi mục tiêu trong OKR cần phải được đề ra một cách minh bạch, rõ ràng. Với OKR, mọi mục tiêu (O) và kết quả chính (KRs) của tập thể, cá nhân đều phải được công khai rõ ràng, minh bạch. Đây chính là cách mà OKR giúp chúng ta tạo nên được sự tập trung và liên kết cần thiết giữa các cá nhân trong tổ chức. Đồng thời, khi nhìn vào hệ thống OKR này, bạn sẽ thấy rõ được vai trò của mình trong chuỗi OKR của doanh nghiệp. Điều này có thể thúc đẩy sự nỗ lực và tiềm lực bên trong của bạn mạnh mẽ hơn.

[3] Trao quyền:

Để thực hiện OKR một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần nỗ lực phát huy tinh thần tự chủ của nhân viên bằng cách trao quyền. Nguyên tắc này quy định:

- Chú trọng đến việc quản trị bằng mục tiêu đã đề ra hơn là quản lý cụ thể từng hành động của nhân viên.

- Người chủ sỡ hữu OKR sẽ có toàn quyền thiết lập nên OKR của riêng mình, không bị áp đặt bởi cấp trên.

- Cấp lãnh đạo, quản lý sẽ đóng vai trò là người hướng dẫn, giúp nhân viên hoàn thành được OKR của riêng họ

- Đặt ra nguyên tắt trao quyền đòi hỏi: Sự tự do của nhân viên là tự do trong khuôn khổ; Có nguyên tắc và yêu cầu minh bạch; Thúc đẩy việc xây dựng niềm tin và giữ sự kiên nhẫn trong quá trình trao quyền.

[4] Trách nhiệm của từng cá nhân:

Về cơ bản, mỗi cá nhân sẽ chủ động và tự chủ trong việc thiết lập nên bộ OKR của riêng mình. Tuy nhiên, bộ OKR này phải được tạo ra dựa trên sự hợp tác các cá nhân liên quan khác, cũng như phải có liên kế chặt chẽ với OKR của tổ chức. Một số điểm quan trọng trong nguyên tắc này là:

- Bất kỳ bộ OKR nào cũng đều phải có 1 chủ sở hữu. Vì vậy, người thiết lập nên bộ OKR của riêng mình cần phải có trách nhiệm với nó.

- Cấp trên không có quyền mặc định giao cho nhân viên bất kỳ KR nào

- Nếu có một KR nào đó của cấp trên mà một nhân viên cấp dưới có thể thực hiện được, nhân viên đó cần thêm KR đó vào bộ OKR của mình để hỗ trợ cấp trên đạt được mục tiêu.

[5] Thiết lập mục tiêu:

Cần phải biết cách thiết lập đúng mục tiêu trong OKR. Với OKR, cấp trên sẽ không có quyền áp đặt cấp dưới phải thiết lập mục tiêu hay kết quả ra sao. Thay vào đó, nhân viên sẽ chủ động trao đổi, đàm phán với lãnh đạo, các cá nhân liên quan để tạo ra được mục tiêu cho riêng mình. Sự trao đổi chặt chẽ sẽ giúp cho bộ OKR của bạn có sự liên kết với OKR chung của tổ chức. Bên cạnh đó, tát cả các nhân viên đều sẽ có quyền trao đổi và phản hồi về OKR của nhau, nhằm tạo ra những bộ OKR rõ ràng, minh bạch và có sự liên kết tốt.

[6] Không sử dụng OKR để đánh giá nhân viên:

Hiểu lầm phổ biến khi áp dụng OKR là sử dụng OKR để đánh giá nhân viên. Xét về tính chất cốt lõi, OKR là phương pháp ghi nhận và thúc đẩy hiệu suất của công việc trong thời gian thực, không nên dùng để đánh giá nhân viên. Với phương pháp OKR, chúng ta sẽ chú trọng vào việc quản lý hiệu suất liên tục, nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra hơn là tập trung vào vấn đề thưởng, phạt.

[7] Không liên quan đến lương, hoa hồng, hứa thưởng:

Phương pháp quản trị OKR nên được tách rời ra khỏi những quyền lợi, thưởng phạt của doanh nghiệp đối với nhân viên. Vì điều này có thể tạo ra sự tiêu cực trong tiến trình hoàn thành OKR của toàn thể doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi nhân viên đã hoàn thành OKR, điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã đạt được một bước phát triển mới. Lúc này, nhân viên sẽ xứng đáng nhận được sự tán dương từ doanh nghiệp. Có thể nói, OKR không phải là một hệ thống đánh giá nhân sự, nhưng nó sẽ góp phần nhỏ trong việc đánh giá nhân sự.

[8] Tư duy trải nghiệm:

Một khi đã quyết định sử dụng hệ thống quản trị OKR, bạn cần phải có tư duy không sợ sai, không sợ thất bại. Vì OKR là một hành trình tạo mục ra mục tiêu, tiến hành thực hiện, rút kinh nghiệm, học hỏi từ kinh nghiệm, lặp lại hành trình với nhịp điệu nhanh hơn. Sẽ không có một chu kỳ OKR nào là hoàn hảo nhất, vì bạn luôn phải đặt ra những mục tiêu cao hơn để thúc đẩy sự phát triển của chính mình. Hơn thế nữa, với một chu kỳ OKR thất bại, bạn có thể sẽ học được nhiều điều thú vị hơn là một OKR thành công. 

[9] Có một nhịp đều đặn:

Với OKR, sự lặp lại đều đặn là vô cùng cần thiết. Bạn cần phải thiết lập cho doanh nghiệp của mình một chu kỳ OKR phù hợp (1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm). Chu kỳ này cần phải được lặp đi lặp lại đều đặn, và nên hạn chế sự thay đổi. Vì nếu thời gian của mỗi chu kỳ khác nhau, bạn sẽ khó mà có được dữ liệu chính xác để thiết lập OKR cho những chu kỳ sau.

[10] Sự khát vọng:

Đó là mục tiêu sau phải lớn hơn mục tiêu trước. Vì OKR vốn là một phương pháp quản trị thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi đặt ra những mục tiêu có tính thách thức, bạn cần phải bám sát và thực hiện tốt những mục tiêu có tính thực tiễn. Đây sẽ là tiền đề giúp bạn tự tin theo đuổi những mục tiêu táo bạo và bứt phá hơn.

Kết hợp các nguyên tắc sẽ phát huy hết Lợi ích mà OKR mang lại:

- Giới hạn số mục tiêu và trách nhiệm cá nhân đem đến sự Tập Trung.

- Trong suốt/minh bạch, trách nhiệm cá nhân và thiết lập mục tiêu 3 chiều đem đến sự Liên kết.

- Trách nhiệm cá nhân, thiết lập mục tiêu 3 chiều, trao quyền đem đến sự Cam kết.

- Không sử dụng để đánh giá, tách khỏi bồi thường, tư duy thử nghiệm sẽ gỡ bỏ nỗi sợ của nhân viên và cả tổ chức, đem đến sự Mở rộng, Bứt phá.

Các nguyên tắc cũng sẽ mang đến động lực lớn lao cho nhân viên:

- Nhân viên được tập trung cho công việc.

- Nhân viên hiểu giá trị mình đang đóng góp cho nhóm, tổ chức.

- Nhân viên được tin tưởng, lắng nghe và trao quyền.

- Nhân viên được tự chủ với các tiêu chí rõ ràng.

- Nhân viên được học hỏi, phát triển mà không lo sợ bị trừng phạt vì các nỗ lực đổi mới, vươn tới.

- Các nỗ lực cá nhân được ghi nhận liên tục.

5- CẤU TRÚC CỦA OKR TRONG TỔ CHỨC:

OKR là Quản trị mục tiêu. Vì vậy, OKR sẽ giúp tổ chức quản trị những mục tiêu ngắn (thường là trong 90 ngày).

Một tổ chức thường sẽ có rất nhiều mục tiêu: Mục tiêu Dài hạn, Mục tiêu trung hạn, Mục tiêu ngắn hạn, Mục tiêu tức thì.

Sứ mệnh (Mục tiêu cốt lõi): Thể hiện “ý nghĩa tồn tại” của tổ chức. Chúng ta tồn tại vì điều gì? chúng ta phục vụ ai?

Tầm nhìn (Mục tiêu dài hạn): Một tầm nhìn về tương lai mà tổ chức đang hướng tới. Tầm nhìn của tổ chức cho thấy nơi họ đang hướng tới khi tiến hành các hoạt động. Tầm nhìn có thể là 3 năm, 5 năm, 10 năm và thậm chí là dài hơn nữa.

Mục tiêu năm (Mục tiêu trung hạn): Thể hiện những điều cần đạt được trong năm và hướng tới tầm nhìn xa hơn.

Mục tiêu quý (Mục tiêu ngắn hạn): Để đạt được Mục tiêu năm, chúng ta cần chia nhỏ thành các Mục tiêu quý và OKR sẽ giúp quản trị những bước đi ngắn để giúp tổ chức đi thẳng tới các Mục tiêu năm và xa hơn là Tầm nhìn và Sứ mệnh.

Kế hoạch, Dự án: Những công việc cụ thể cần triển khai để đạt được các Mục tiêu quý.

OKR của tổ chức:

OKR của tổ chức thuộc sở hữu của giám đốc. Đây là một bức tranh lớn, những gì ban giám đốc nghĩ rằng cả tổ chức cần tập trung vào trong một khoảng thời gian nhất định (1 chu kỳ). OKR của tổ chức giống như “kim chỉ nam” để tất cả cùng hiểu vào thời điểm hiện tại điều gì là quan trọng và tất cả chúng ta phải tập trung vào làm. Ví dụ:

- OKR của tổ chức:

O: Tồn tại trong khủng hoảng.

KR1: Giữ được 50% khách hàng.

KR2: Ký mới 04 hợp đồng từ khách hàng chính phủ.

KR3: Đảm bảo dòng tiền dương 6 tháng liên tục.

- OKR của nhóm:

OKR của nhóm thuộc sở hữu của trưởng nhóm, định nghĩa ra những ưu tiên của nhóm sẽ hỗ trợ để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Không phải là tập hợp những OKRs của nhân viên. Ví dụ cụ thể về OKR của Trưởng phòng Kế toán:

O: Cân đối dòng tiền 06 tháng tiếp theo.

KR1: Có 10 báo cáo gửi BGĐ kịp thời về dòng tiền.

KR2: Đảm bảo thu hồi công nợ đạt 80%.

KR3: Tiết kiệm chi phí hoạt động đạt 10 tỷ.

- OKR của cá nhân:

OKR của cá nhân sẽ thể hiện rõ nhiệm vụ, chi tiết cụ thể công việc cần thực hiện những điều gì để góp phần đạt được mục tiêu của nhóm. Ví dụ cụ thể về OKRs của nhân viên Kế toán:

O: Báo cáo kịp thời dòng tiền tổ chức.

KR1: Thu thập số liệu công nợ mỗi thứ hai hàng tuần, trong 25 tuần liên tiếp.

KR2: Tổng hợp chi phí tổ chức và gửi Trưởng phòng 25 lần.

KR3: Làm 06 dự báo dòng tiền tháng.

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp