Những vấn đề khi công ty luật đang phát triển: Sau giai đoạn phát triển ban đầu

I- MUA SẮM THÊM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Việc phát triển công ty luật của bạn thường đi kèm với việc tăng số lượng nhân sự ở từng vị trí công việc trong bộ máy của công ty luật của bạn cũng như phát sinh thêm một số vị trí công việc mới mà khi thành lập công ty luật bạn có thể chưa cần đến, vì chưa thật sự cẩn thiết hay là bạn chưa thể hình dung ra ví dụ như nhân viên lưu hồ sơ, quản thủ thư viện, nhân viên phát triển kinh doanh, tài xế, bảo vệ, V.V.

Bên cạnh sự gia tăng số lượng nhân viên, công ty luật của bạn cũng có thể mở rộng hoạt động bằng việc mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện ở các địa phương khác để tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng mới mà điều đó tẫt yếu sẽ dẫn đến sự gia tăng nhu cầu làm việc theo nhóm, tương tác và quản lý hiệu quả từ xa trong nội bộ công ty luật của bạn. Do đó, để giải quyết các nhu cầu này, lời
khuyên cho bạn đó là bạn nên:

(i) Trang bị hệ thống máy chủ (server) hoạt động 24/24 giờ để các máy tính trạm tại bất kỳ văn phòng, chi nhánh nào của công ty luật của bạn cũng có thể làm việc cùng nhau tại mọi thời điểm;

(ii) Mua sắm xe ô tô để sử dụng cho mục đích phát triển hoạt động kinh doanh vì nhu cẩu sử dụng xe trong công ty luật của bạn như phương tiện đi lại cho công việc pháp lý của khách hàng đã lớn hơn trước nhiều;

(iii) Thuê thêm diện tích văn phòng để đủ chỗ ngồi cho nhân viên và có khu vực trong văn phòng dành riêng cho hệ thống máy chủ, lưu hồ sơ, thư viện;

(iv) Mua sắm thêm các trang thiết bị văn phòng cho nhân viên sử dụng ví dụ như máy sao chụp tài liệu, máy in lớn và tốc độ nhanh hơn;

(v) Nâng cấp băng thông cho trang web của công ty luật của bạn, mua thêm bộ nhớ lưu trữ hồ sơ; và

(vi) Nhiều thứ khác có liên quan nữa.

II- TẠO QUY TRÌNH LÀM VIỆC VÀ SOẠN THẢO CÁC BIỂU MẪU NỘI BỘ

Khi số lượng nhân viên của công ty luật của bạn tăng lên thì việc quản lý nhân sự hiệu quả sẽ không còn là một vấn đề đơn giản nữa. Do đó, việc xây dựng các quy trình làm việc nội bộ giữa các cấp, bậc (chiéu dọc) và các phòng, ban, bộ phận (chiểu ngang) để mọi người cùng nắm rõ và nghiêm chỉnh thực hiện sẽ làm cho các công việc trong công ty luật của bạn được vận hành trơn tru, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ngoài các quy trình thực hiện công việc, công ty luật của bạn cũng cán xây dựng các biểu mẫu thống nhất để mọi người sử dụng theo các biểu mẫu, quy trình đã được đặt ra. Một số quy trình tiêu biểu trong một công ty luật như sau:

Quy trình mua sắm tài sản cố định, văn phòng phẩm;

Quy trình giao, nhận công việc pháp lý của khách hàng;

Quy trình thủ tục thu, chi hạch toán kế toán;

Quy trình giao, nhận và lưu giữ hổ sơ, tài liệu khách hàng;

Quy trình lưu giữ hổ sơ, tài liệu kế toán, thuế;

Quy trình đánh giá năng lực nhân viên hằng năm;

Quy trình kiểm tra xung đột lợi ích và mở khách hàng mới hay công việc pháp lý mới của khách hàng cũ;

Quy trình phần công luật sư đảm nhận công việc pháp lý của khách hàng;

Quy trình tuyển dụng, gia hạn, chấm dứt hợp đổng lao động với nhân viên;

Quy trinh tuyển dụng, gia hạn, chấm dứt hợp đồng thực tập với thực tập sinh;

Quy trình xử lý kỷ luật lao động đối với nhân viên vi phạm nội quy lao động; 

Các quy trình đặc thù khác phục vụ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp.

III- SỬA ĐỔI, BỔ SUNG NHẬN DẠNG THƯƠNG HIỆU

Bộ nhận dạng thương hiệu doanh nghiệp là bộ mặt của công ty luật của bạn. Do đó, khi công ty luật của bạn đã phát triển nhiều hơn trước về các mặt ví dụ như số lượng nhân sự, chất lượng dịch vụ pháp lý, mức độ chuyên nghiệp, gia tăng các lĩnh vực pháp luật thế mạnh, có thêm nhiều văn phòng ở các địa điểm khác nhau, V.V., thì các thông tin này cần phải được phản ánh một cách rõ nét hơn trong bộ nhận dạng thương hiệu của cống ty luật của bạn để truyền đạt chúng đến các khách hàng hiện hữu và tiềm năng của công ty luật của bạn. Ngoài ra, bạn cũng cẩn điều chỉnh nội dung trong profile, brochure, catalogue và trang web của công ty luật của bạn sao cho giao diện của chúng nhìn ra vẻ chuyên nghiệp hơn và có đầy đủ các thông tin cần thiết để làm nổi bật sự phát triển của công ty luật của bạn theo thời gian. Thông thường, những công việc như thế sẽ mất không ít thời gian, công sức và tiền bạc của bạn.

Để tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao, bạn nên bỏ ra một khoản chi phí nào đó để thuê một công ty dịch vụ chuyên nghiệp giúp tạo ra một bộ nhận dạng thương hiệu mới cho công ty luật của bạn. Tuy nhiên, ngay cả khi đã thuê một công ty dịch vụ như vậy, bạn cũng phải bỏ ra một khoảng thời gian và công sức không ít, từ khoảng từ 03 đến 06 tháng, để chuẩn bị các thông tin cần thiết có liên quan, cho ý kiến đối với phần thiết kế của bên cung cấp dịch vụ để họ có thể hoàn chỉnh bộ nhận dạng thương hiệu mới cho công ty luật của bạn.

IV- CẮT GIẢM NHÂN SỰ LÀM VIỆC LÂU NĂM NHƯNG KHÔNG HIỆU QUẢ

Khi mới thành lập, có thể có những nhân viên đã được công ty luật của bạn tuyển dụng hơi khá vội vã từ những ngày đầu, đảm trách các vị trí trọng yếu trong công ty luật của bạn. Trong số họ, ngoại trừ những người có năng lực thật sự mà bạn cảm thấy rằng cần phải có chế độ phúc lợi hợp lý để giữ chân họ, thì số còn lại thường là không có khả năng phát triển xa hơn nữa. Cho nên, nếu họ càng ở lại làm việc lâu dài cho công ty luật của bạn thì sẽ trở thành gánh nặng chi phí cho công ty luật của bạn vì tiên lương của họ hằng năm phải được tăng theo tỷ lệ lạm phát và kết quả đánh giá năng lực hằng năm trong khi các công việc thường xuyên của họ gần như không có gì thay đổi đáng kê và bạn cũng không thê giao thêm cho họ các công việc mới vì họ không có đủ năng lực đảm trách, không có đủ thời gian thực hiện hoặc thậm chí là không muốn thử thách bản thân thêm nữa cũng như không còn ý chí phấn đấu để phát triển nghề nghiệp.

Đứng trước những tình huống như vậy, nếu tinh ý thì một số nhân viên sẽ cảm nhận được điều đó và khi họ cấm thấy không còn cơ hội để phát triển nghê' nghiệp của họ tại công ty luật của bạn thì họ sẽ chủ động xin thôi việc để tìm kiếm một công việc mới nào đó phù hợp hơn với họ. Trong trường hợp đó, bạn sẽ có cơ hội tuyển dụng những nhân viên mới trẻ trung, nhiệt huyết và năng động hơn, dù có thể là họ có ít kinh nghiệm hơn những nhân viên cũ đó nhưng lại có ý chí phấn đấu và điều quan trọng nhất là chi phí tiền lương phải trả cho họ sẽ thấp hơn khá nhiều nếu so với tiền lương phải trả cho những nhân viên cũ.

Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng đều chủ động xin thôi việc và trong tình huống đó bạn sẽ phải cân nhắc thiệt hơn để ra quyết định không gia hạn chấm dứt hợp đồng lao động với họ khi hợp đồng lao động của họ hết hạn hay công ty luật của bạn buộc lòng phải tái cấu trúc lao động theo quy định của pháp luật vê' lao động để giảm người nếu hợp đổng lao động của họ đã trở thành hợp đổng không xác định thời hạn. Đầy thật sự là một quyết định hết sức khó khăn nhưng vẫn cần được cân nhắc đến trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào, nếu không muốn bị sức ỳ nhân sự để doanh nghiệp có thể tiến lên phía trước một cách mạnh mẽ hơn.

V- TẠO THÊM PHÚC LỢI ĐỂ GIỮ CHÂN NGƯỜI GIỎI

Ngược lại, với những nhân viên cốt cán, có năng lực làm việc thật sự thi công ty luạt của bạn phải có chế độ phúc lợi thích đáng và có tính cạnh tranh để giữ chần họ. Ngoài việc tăng lương theo cách thức truyền thống, công ty luật của bạn cũng nên cân nhắc tăng thêm các khoản phúc lợi khác chẳng hạn như mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm y tế cao cấp, lo tiền thuê nhà, tiền học cho con, tài trợ học nâng cao năng lực chuyên môn, cho vay không lãi, thưởng thành tích công việc, thưởng doanh thu, V.V..

Bên cạnh đó, trong kế hoạch phát triển trung và dài hạn, công ty luật của bạn cũng cần cân nhắc đến việc đề bạt những nhân viên thật sự giỏi và có tiềm năng đảm nhận các vị trí quản lý quan trọng có tính kế thừa trong công ty luật của bạn. Nói chung, bạn phải kết hợp nhiều yếu tố vê' lợi ích vật chất và tinh thần để giữ chân người tài, tùy theo tình hình hoạt động kinh doanh của công ty luật của bạn và bối cảnh bên ngoài tại thời điểm đó mà bạn sẽ sử dụng cách nào nhiều và cách nào ít sao cho phù hợp nhất.

VI- PHÂN CHIA LẠI THU NHẬP GIỮA CÁC LUẬT SƯ THÀNH VIÊN CHO HỢP LÝ

Khi công ty luật của bạn đã phát triển, việc điều chỉnh phương thức phân chia thu nhập của các luật sư thành viên trong công ty luật của bạn cũng cẩn được xem xét một cách nghiêm túc vì nhiều khi phương thức phân chia thu nhập lúc mới thành lập công ty luật của bạn đã không còn phù hợp với tình hình mới. Lý do của vấn đề này xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, mà một trong số đó có thể xuất phát từ sự thay đổi mức độ đóng góp công sức của các luật sư thành viên đối với sự thành công chung của công ty luật của bạn.

Việc điều chỉnh lại cách phân chia thu nhập cho các luật sư thành viên trong giai đoạn này phải làm sao mà có thể ghi nhận được sự đóng góp của từng luật sư thành viên trên mỗi công việc pháp lý của khách hàng cụ thể.

Luật sư thành viên nào không có sự đóng góp đáng kể cho các hoạt động của công ty luật của bạn thì thu nhập của họ sẽ thấp hơn những luật sư thành viên khác và họ sẽ dần dần tự đào thải mình ra khỏi tổ chức mà không cẩn phải có bất kỳ tác động trực tiếp nào từ các luật sư thành viên khác.

VII- QUAN TÂM CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG NHIỀU HƠN

Khi công ty luật của bạn mới thành lập, do số lượng khách hàng còn ít và cũng chưa có nhiều công việc pháp lý của khách hàng để làm nên bạn và các luật sư thành viên trong công ty luật của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để chăm sóc một cách chu đáo các khách hàng do mình đảm nhận. Tuy nhiên, khi công ty luật của bạn đã phát triển với số ượng khách hàng nhiêu hơn vài năm sau đó, thì việc quản lý và chăm sóc khách hàng làm sao để họ cảm thấy hài lòng sê giúp công ty luật của bạn không những duy trì được những khách hàng thân thiết hiện có mà còn có thêm nhiêu công việc pháp lý mới từ họ. Từ đó, công ty luật của bạn sẽ có những khách hàng mới do các khách hàng lâu năm giới thiệu cho công ty luật của bạn. Đây là điểu cẩn đáng được lưu tầm. Trên thực tế, công việc này sẽ chiếm rất nhiều thời gian và công sức cho ban điều hành của công ty luật của bạn.

Kinh nghiệm cho thấy rằng, để quản lý và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả, việc đầu tiên mà công ty luật của bạn phải làm là phân nhóm từng loại khách hàng trong hệ thống quản lý khách hàng của công ty luật của bạn. Hệ thống phần loại này thường tích hợp trong hệ thống tính phí dịch vụ pháp lý cho khách hàng. ĩheo đó, bạn nên phần nhóm khách hàng theo các tiêu chí chẳng hạn như: cá nhân hay tổ chức; ở trong nước hay ở nước ngoài; hình thức pháp nhân; người đại diện mang quốc tịch gì; người đại diện sử dụng loại ngôn ngữ gì; tính cách của người đại diện như thế nào; giới tính của họ là gì; nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý của họ có nhiều không; khả năng thanh toán phí dịch vụ pháp lý, V.V.. 

Nhìn chung, khách hàng thường sẽ cảm thấy tin tưởng và hài lòng đối với công ty luật của bạn dựa trên những điểm sau đây: khách hàng cảm thấy được rằng công ty luật của bạn đã ưu tiên đối xử với họ so với các khách hàng khác, được công ty luật của bạn quan tầm và nhớ đến họ ngay cả khi họ không có bất kỳ yêu cầu công việc pháp lý nào, các công việc pháp lý của họ được công ty luật của bạn hoàn thành kịp thời gian mà họ yêu cẩu hay thậm chí là còn sớm hơn, phí dịch vụ pháp lý dành cho họ rõ ràng và hợp lý, công việc pháp lý thực hiện có chất lượng, không có sai sót đáng kể nào trong khi thực hiện công việc pháp lý của họ cũng như có kết quả công việc khả quan, cũng như họ được miễn trả phí dịch vụ pháp lý cho một số dịch vụ pháp lý nhất định nào đó.

Từ những kỳ vọng đó của khách hàng cũng như dựa vào bảng phần loại nêu trên, công ty luật của bạn nên thực hiện các công việc sau đầy để tạo niềm tin và làm cho khách hàng hài lòng: Gửi bảng câu hỏi khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng đối với chất lượng dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn định kỳ hay khi vừa hoàn thành xong một công việc pháp lý nào đó cho họ;

Lập danh sách các cầu hỏi mà khách hàng thường thắc mắc khi liên hệ sử dụng dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn để nếu khách hàng có hỏi thì bạn sẽ có cầu trả lời ngay các câu hỏi đó;

Gửi bản tin cập nhật thông tin pháp luật định kỳ cho khách hàng theo những thời gian cố định ví dụ như tháng, quý, năm;

Thông báo cho khách hàng biết những quy định của pháp luật mới có ảnh hưởng đến khách hàng bất kể là họ có yêu cầu hay không;

Thường xuyên cập nhật các thông tin có liên quan của khách hàng trên hệ thống nội bộ ví dụ như email, điện thoại, địa chỉ, V.V.;

Miễn tính phí dịch vụ pháp lý cho khách hàng đối với một số công việc pháp lý nào đó mà được cho là không đáng để tính phí dịch vụ;

Nên có thư hay email cám ơn lịch sự nếu công ty luật của bạn được khách hàng giới thiệu những khách hàng mới;

Nên gửi thiệp chúc mừng khách hàng đối với các sự kiện quan trọng của họ ví dụ như lễ, Tết, Giáng sinh, sinh nhật, V.V.;

Khi giao tiếp với khách hàng, cần có tác phong, trang phục nghiêmchỉnh, lịch sự, cách trao đổi và nội dung công việc chuyên nghiệp, hữu ích, rõ ràng và dễ hiểu;

Nên thường xuyên mời khách hàng tham dự các hội thảo pháp luật do công ty luật của bạn tổ chức, nếu có điều kiện;

Mời khách hàng đi ăn uống gì đó trong một số trường hợp cẩn thiết để tạo sự thần mật nhưng vẫn giữ được sự chuyên nghiệp cần có của luật sư; hản hồi nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng tại từng thời điểm;

Kết nối với khách hàng trên các mạng xã hội ví dụ như Linkedln, Facebook, Instagram, Twitter;

Thường xuyên tổ chức huấn luyện cho nhân viên của công ty luật của bạn các kỹ năng mềm để chăm sóc khách hàng tốt hơn;

Báo phí dịch vụ pháp lý cho khách hàng rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu cũng như đưa ra các cách tính phí linh động phù hợp với ngân sách, yêu cầu của khách hàng tại từng thời điểm; 

Tìm hiểu về tính cách, văn hóa, ngôn ngữ, V.V., của nhân viên của khách hàng để giao tiếp và làm việc cho phù hợp nhất có thể.

VIII- CHỌ LỌC LẠI DANH MỤC KHÁCH HÀNG

Khi mới thành lập, việc tìm kiếm khách hàng cho công ty luật của bạn có thể gặp nhiều khó khăn bởi vì chưa có nhiều khách hàng biết đến bạn và công ty luật của bạn hoặc nếu như có biết đi chăng nữa thì họ cũng chưa đủ tin tưởng để giao các công việc pháp lý quan trọng của họ cho công ty luật của bạn. Vì thế, nếu may mắn có được bất kỳ khách hàng nào, dù là cá nhân hay tổ chức, bất kỳ công việc pháp lý nào ví dụ như hình sự, dân sự, thương mại; tư vấn, chạy dịch vụ hay tranh tụng bạn đểu sẽ nhận làm mà không nên kén chọn.

Tuy nhiên, sau một thời gian phát triển, thường là sau 03 - 04 năm sau khi thành lập, công ty luật của bạn cần phải dần dần chọn lọc lại danh mục khách hàng của mình theo hướng tập trung và chuyên môn hóa ở một vài lĩnh vực pháp luật nhất định nào đó. Điều này sẽ giúp hạn chế cho việc nhân viên của công ty luật của bạn phải mất nhiều thời gian và công sức cho những công việc pháp lý có phí dịch vụ pháp lý quá thấp. Cùng với đó, là giúp công ty của bạn không mất quá nhiều tài nguyên cho những công việc pháp lý không phù hợp với các lĩnh vực chuyên môn thế mạnh của công ty luật của bạn hay không có liên quan nhiêu đến pháp luật. Việc chọn lọc lại danh mục khách hàng nên làm thường xuyên theo chu kỳ khoảng từ 03 đến 04 năm một lần đồng thời với việc xác định lại vị trí hiện tại và định hướng phát triển kinh doanh của công ty luật của bạn cho những năm tiếp theo.

Việc chọn lọc lại danh mục khách hàng nêu trên nên được thực hiện một cách khéo léo, chuyên nghiệp. Đặc biệt, trong bất kỳ trường hợp nào công ty luật của bạn cũng không được từ chối thẳng thừng các yêu cẩu công việc pháp lý của khách hàng, hay có những hành vi được cho là thiếu chuyên nghiệp trong việc trao đổi công việc, chăm sóc khách hàng hay giảm bớt chất lượng dịch vụ. Việc từ chối khéo có thể được thực hiện thông qua việc báo phí dịch vụ pháp lý cao hơn mức bình thường để những khách hàng đó không thể chấp nhận được và ra đi. Điều này vừa giúp công ty luật của bạn có thể từ chối khéo được khách hàng nhưng vẫn giữ được mối quan hệ tối thiểu với họ vì biết đâu trong tương lai không xa khi khả năng tài chính của họ tốt hơn, họ sẽ có thể quay trở lại tìm công ty luật của bạn và chấp nhận mức phí dịch vụ pháp lý cao hơn đó của công ty luật của bạn hoặc sẽ giới thiệu những khách hàng mới phù hợp hơn cho công ty luật của bạn.

IX- KHUYẾN NGHỊ CÔNG TY LUẬT TNHH EVERESR

(i) Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.