Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm của Công ty Luật TNHH Everest

I. MỤC ĐÍCH CỦA QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM

Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.

Dù là công ty lớn hay nhỏ thì việc quản lý văn phòng phẩm một cách khoa học sẽ giúp quá trình làm việc đạt được hiệu quả cao hơn và giảm nhiều chi phí phát sinh về dụng cụ văn phòng phẩm không cần thiết và để số tiền đó vào mục đích phát triển doanh nghiệp.

Với kế hoạch quản lý văn phòng phẩm thì công ty sẽ hoạt động trở nên hiệu quả và trơn tru hơn để bổ sung văn phòng phẩm kịp thời để hoàn thành công việc nhanh nhất.

Kiểm soát được số lượng văn phòng phẩm mua vào với số lượng lớn sẽ giảm chi phí và biết được hàng tháng công ty của mình có khả năng bao nhiêu loại vật dụng văn phòng phẩm và có thể tái sử dụng các văn phòng phẩm cần thiết.

II. PHẠM VI CỦA QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM

Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .

III. NỘI DUNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM

1- Một số cách quản lý văn phòng phẩm

Dựa vào nhu cầu của từng phòng, bộ phận: Trước khi mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty thì cần phải lập danh sách các loại vật dụng mà mỗi phòng, bộ phận cần sử dụng. Cách làm này giúp kiểm soát số lượng văn phòng phẩm cần thiết để mua từ nhà cung cấp tránh được việc gây lãng phí và những vật dụng không cần thiết.

Quản lý văn phòng phẩm hợp lý: Văn phòng phẩm cần được phải quản lý hiệu quả và đặt ở một kho, tủ cất nhất định trong văn phòng, việc đó sẽ giúp phân bổ hợp lý và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên kiểm tra trong kho để biết các nhân viên trong công ty sử dụng lãng phí hay không cũng như phát hiện phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ công việc của các nhân viên.

Đưa ra định mức sử dụng văn phòng phẩm: Mỗi bộ phận, phòng ban cần phải có định mức sử dụng văn phòng phẩm phù hợp để có thể phân phối hợp lý và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. Hàng tháng hoặc hàng quý cần phải kiểm tra định kỳ rà soát mức sử dụng theo từng công việc để đáp ứng được nhu cầu sử dụng hợp lý. Trong khi đó giám sát kho lưu trữ dụng cụ văn phòng phẩm lên danh sách đặt mua cho công ty kịp thời. Bên cạnh đó giám sát hoạt động các dụng cụ văn phòng phẩm tránh bị thất lạc.

Tái sử dụng văn phòng phẩm: Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng được để tiết kiệm được nhiều chi phí góp phần bảo vệ môi trường hơn.

Đối với các loại giấy in ấn đã sử dụng bạn có thể dùng mặt còn lại để in các văn bản lưu hành nội bộ, làm giấy nháp, giấy ghi chú,… Các thùng giấy trống có thể đặt làm các hộp tài liệu, đồ lưu trữ cá nhân cho nhân viên. Các loại bút viết hết mực có thể mua mực để bơm vào thêm và không nhất thiết phải mua những cây bút mới. Bên cạnh đó các nhân viên có thể sử dụng chung với nhau các loại dụng cụ văn phòng phẩm như kéo, kim bấm, kẹp bướm, giỏ đựng hồ sơ,…

2- Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm

Tất cả các loại văn phòng phẩm được sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt các chức danh, trừ các loại văn phòng phẩm được phân cấp như sau. Đối với các chức danh quản lý hoặc chuyên viên quan trọng, thì ngoài các loại văn phòng phẩm chung trên đây, các loại viết, sổ công tác được quy định với giá trị mua/đơn vị.

3- Định mức sử dụng

- Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng. Phòng Hành chính lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.

- Hàng quý, Phòng HC có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HC cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.

- Định mức sử dụng văn phòng phẩm được quy định theo mẫu

4- Quy trình cấp phát văn phòng phẩm.

Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau theo biểu mẫu, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.

Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp thì chuyển Ban giám đốc duyệt.
Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu.
Văn phòng phẩm được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho là 20 %).

Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng. Sau khi kiểm tra xong thì người nhận văn phòng phẩm ký tên vào biên bản cấp phát mã số

5- Cấp phát đột xuất văn phòng phẩm

Khi có nhu cầu văn phòng phẩm đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị văn phòng phẩm theo biểu mẫu: chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét. Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt. Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu. Văn phòng phẩm được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.

6- Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

Công nhân viên được cấp phát văn phòng phẩm phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí. Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng văn phòng phẩm của Công nhân viên trực thuộc. Phòng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng văn phòng phẩm trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.