Quy chế bảo mật và cam kết tuân thủ cho thực tập sinh

Chương I.Quy định chung

Điều 1. Mục đích và phạm vi của quy chế

quy chế này quy định các nguyên tắc về bảo mật thông tin, bảo vệ tài sản trí tuệ, sử dụng tài nguyên của Công ty và bảo vệ dữ liệu cá nhân của Thực tập sinh trong quá trình thực tập tại Công ty Luật Trách nhiệm hữu hạn Everest.
quy chế nhằm bảo đảm Thực tập sinh nhận thức đầy đủ và tuân thủ các yêu cầu về bảo mật thông tin khách hàng, hồ sơ vụ việc, tài liệu chuyên môn, quy trình nội bộ, dữ liệu và các tài sản khác mà Thực tập sinh được tiếp cận trong quá trình thực tập.
quy chế đồng thời xác lập nguyên tắc thu thập, sử dụng, lưu trữ, bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân của Thực tập sinh phù hợp với quy định pháp luật hiện hành, trong đó có Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
quy chế được áp dụng trong toàn bộ thời gian Thực tập sinh thực tập tại Công ty và các nghĩa vụ bảo mật tiếp tục được thực hiện sau khi kết thúc thực tập theo quy định tại quy chế này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ
“Thông tin bảo mật” là mọi thông tin chưa được công khai hợp pháp mà Thực tập sinh được biết, tiếp cận hoặc có khả năng tiếp cận trong quá trình thực tập tại Công ty, bao gồm nhưng không giới hạn:

a) Hồ sơ, tài liệu, thông tin liên quan đến khách hàng và vụ việc;

b) Thông tin cá nhân, thông tin tài chính, thông tin kinh doanh của khách hàng;

c) Hợp đồng, biểu mẫu, quy trình, quy chế, tài liệu đào tạo và tài liệu nghiệp vụ nội bộ;

d) Phương pháp tư vấn, nghiên cứu pháp lý, chiến lược giải quyết vụ việc và các thông tin chuyên môn khác;

đ) Thông tin về nhân sự, đối tác, hoạt động kinh doanh, tài chính và chiến lược phát triển của Công ty;

e) Tài khoản, mật khẩu, hệ thống dữ liệu và các thông tin kỹ thuật được Công ty cấp hoặc cho phép Thực tập sinh sử dụng.

“Dữ liệu cá nhân” là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền hoặc giúp xác định một con người cụ thể theo quy định pháp luật.
“Xử lý dữ liệu cá nhân” bao gồm một hoặc nhiều hoạt động tác động đến dữ liệu cá nhân như thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy hoặc các hoạt động khác theo quy định pháp luật.

Chương II. Bảo mật thông tin và tài sản trí tuệ

Điều 3. Phạm vi và nghĩa vụ bảo mật của Thực tập sinh
Thực tập sinh có trách nhiệm bảo mật đối với thông tin bảo mật được tiếp cận trong quá trình thực tập và chỉ được sử dụng thông tin đó cho mục đích thực hiện công việc được Công ty giao.
Thực tập sinh không được tự ý:

a) Sao chép, chụp ảnh, quay phim, ghi âm, tải xuống, in ấn hoặc lưu trữ hồ sơ, tài liệu nội bộ ngoài phạm vi công việc được giao;

b) Cung cấp, chuyển giao, tiết lộ hoặc phát tán thông tin bảo mật cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào không có thẩm quyền;

c) Đăng tải hoặc chia sẻ thông tin, hình ảnh, tài liệu liên quan đến khách hàng, vụ việc hoặc hoạt động nội bộ của Công ty trên mạng xã hội, diễn đàn, trang thông tin điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác;

d) Sử dụng thông tin, tài liệu của Công ty hoặc khách hàng để phục vụ lợi ích cá nhân hoặc lợi ích của bên thứ ba;

đ) Sử dụng thông tin của Công ty hoặc khách hàng làm đề tài nghiên cứu, khóa luận, bài viết, bài đăng hoặc tài liệu học tập bên ngoài nếu chưa được Công ty chấp thuận bằng văn bản.

Thực tập sinh chỉ được truy cập các hồ sơ, hệ thống, tài liệu và dữ liệu trong phạm vi cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Thực tập sinh có trách nhiệm bảo quản tài khoản, mật khẩu, thiết bị và phương tiện lưu trữ được Công ty cấp; không được cung cấp thông tin đăng nhập cho người khác.
Trường hợp phát hiện mất tài liệu, lộ mật khẩu, truy cập trái phép, gửi nhầm dữ liệu hoặc bất kỳ sự cố bảo mật nào, Thực tập sinh phải thông báo ngay cho người phụ trách hoặc người có thẩm quyền của Công ty để xử lý.

Điều 4. Quyền sở hữu và sử dụng tài sản trí tuệ

Các tài liệu, biểu mẫu, quy trình, cơ sở dữ liệu, nội dung đào tạo, phương pháp nghiệp vụ và các tài sản trí tuệ thuộc Công ty được Thực tập sinh tiếp cận trong quá trình thực tập vẫn thuộc quyền quản lý và sở hữu hợp pháp của Công ty hoặc chủ thể có quyền hợp pháp tương ứng.
Đối với sản phẩm chuyên môn do Thực tập sinh tạo ra theo nhiệm vụ, hướng dẫn hoặc yêu cầu của Công ty trong quá trình thực tập, Thực tập sinh có trách nhiệm bàn giao cho Công ty và không được tự ý sao chép, công bố, chuyển giao hoặc khai thác cho mục đích riêng nếu chưa được Công ty cho phép.
Việc xác lập, chuyển giao hoặc sử dụng quyền đối với sản phẩm có yếu tố quyền sở hữu trí tuệ được thực hiện theo quy định pháp luật và thquy chế cụ thể giữa các bên, nếu có.
Thực tập sinh không được sử dụng tên, biểu trưng, thương hiệu, tài liệu nhận diện hoặc các tài sản trí tuệ của Công ty cho mục đích cá nhân hoặc thương mại nếu chưa được Công ty chấp thuận.

Điều 5. Nghĩa vụ khi kết thúc đợt thực tập

Khi kết thúc thực tập hoặc khi được Công ty yêu cầu, Thực tập sinh phải bàn giao đầy đủ:

a) Hồ sơ, tài liệu bản giấy;

b) Tài liệu điện tử;

c) Thiết bị, thẻ, chìa khóa hoặc tài sản khác của Công ty;

d) Tài khoản, thông tin đăng nhập và quyền truy cập hệ thống được cấp cho công việc.

Thực tập sinh phải xóa hoặc hoàn trả các dữ liệu nội bộ được lưu trữ trên thiết bị cá nhân, tài khoản lưu trữ cá nhân hoặc phương tiện lưu trữ khác theo yêu cầu của Công ty.
Việc xóa dữ liệu phải được thực hiện trong phạm vi pháp luật cho phép và theo hướng dẫn của người có thẩm quyền của Công ty.
Việc chấm dứt thực tập không làm chấm dứt nghĩa vụ bảo mật đối với những thông tin mà Thực tập sinh có nghĩa vụ tiếp tục bảo mật theo quy chế này hoặc theo quy định pháp luật.

Chương III. Bảo mật dữ liệu cá nhân thực tập sinh

Điều 6. Loại dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý

Tùy theo nhu cầu quản lý thực tập và mục đích xử lý hợp pháp, Công ty có thể thu thập và xử lý một số dữ liệu cá nhân của Thực tập sinh, bao gồm:

a) Họ và tên;

b) Ngày, tháng, năm sinh;

c) Thông tin trên giấy tờ tùy thân theo quy định pháp luật;

d) Số điện thoại, thư điện tử và thông tin liên hệ;

đ) Thông tin về trường, khoa, lớp, chuyên ngành và quá trình học tập;

e) Hình ảnh và thông tin phục vụ hoạt động thực tập;

g) Thông tin về quá trình thực tập, kết quả công việc và đánh giá chuyên môn.

Trường hợp phát sinh dữ liệu cá nhân nhạy cảm thuộc phạm vi pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân, Công ty chỉ xử lý trong trường hợp có căn cứ pháp lý phù hợp và áp dụng biện pháp bảo vệ theo quy định.
Công ty áp dụng nguyên tắc thu thập và xử lý dữ liệu phù hợp với mục đích, phạm vi cần thiết và quy định pháp luật.

Điều 7. Mục đích và phạm vi xử lý dữ liệu cá nhân

Công ty có thể xử lý dữ liệu cá nhân của Thực tập sinh cho các mục đích sau:

Tiếp nhận, quản lý và lưu trữ hồ sơ thực tập.
Xác minh thông tin cần thiết phục vụ quá trình thực tập.
Phân công công việc, quản lý thời gian và đánh giá kết quả thực tập.
Liên hệ với Thực tập sinh trong quá trình thực tập và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến chương trình thực tập.
Xác nhận kết quả thực tập hoặc cung cấp thông tin cần thiết cho cơ sở đào tạo trong trường hợp phù hợp với quy định pháp luật và quy chế giữa các bên.
Thực hiện nghĩa vụ pháp lý của Công ty hoặc đáp ứng yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Sử dụng hình ảnh của Thực tập sinh cho hoạt động truyền thông, giới thiệu văn hóa và hoạt động của Công ty chỉ khi có sự đồng ý phù hợp của Thực tập sinh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Điều 8. Quyền và nghĩa vụ của Thực tập sinh đối với dữ liệu cá nhân

Thực tập sinh có các quyền đối với dữ liệu cá nhân của mình theo quy định pháp luật, bao gồm quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu, quyền đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý trong trường hợp pháp luật quy định sự đồng ý là căn cứ xử lý, quyền truy cập, chỉnh sửa và các quyền khác theo quy định pháp luật.
Việc rút lại sự đồng ý không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu đã được thực hiện trước thời điểm rút lại sự đồng ý, trong trường hợp pháp luật có quy định.
Thực tập sinh có trách nhiệm:

a) Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ trong phạm vi được yêu cầu hợp pháp;

b) Chủ động cập nhật thông tin khi có thay đổi;

c) Phối hợp với Công ty trong việc xác minh hoặc điều chỉnh thông tin khi cần thiết;

d) Không cung cấp dữ liệu cá nhân của người khác cho Công ty khi chưa có căn cứ hợp pháp hoặc quyền cung cấp phù hợp.

Điều 9. Trách nhiệm của Công ty trong bảo vệ dữ liệu cá nhân

Công ty có trách nhiệm áp dụng các biện pháp quản lý, kỹ thuật và tổ chức phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân của Thực tập sinh.
Công ty chỉ xử lý dữ liệu cá nhân trong phạm vi mục đích, căn cứ và thời hạn phù hợp với quy định pháp luật và nhu cầu quản lý hợp pháp.
Công ty không bán dữ liệu cá nhân của Thực tập sinh.
Công ty không cung cấp hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba nếu không có căn cứ pháp luật phù hợp hoặc sự đồng ý của Thực tập sinh trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải có sự đồng ý.
Trường hợp pháp luật yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Công ty thực hiện theo quy định pháp luật.
Công ty thực hiện các biện pháp phù hợp để hạn chế truy cập trái phép, mất mát, thay đổi hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân.
CHƯƠNG IV. XỬ LÝ VI PHẠM VÀ TRÁCH NHIỆM BỒI THƯỜNG

Điều 10. Xử lý vi phạm đối với Thực tập sinh

Tùy theo tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi vi phạm, Công ty có thể áp dụng một hoặc một số biện pháp phù hợp, bao gồm:

a) Nhắc nhở và yêu cầu khắc phục;

b) Hạn chế hoặc thu hồi quyền truy cập hệ thống, tài liệu và dữ liệu;

c) Yêu cầu giải trình và thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả;

d) Chấm dứt chương trình thực tập trước thời hạn;

đ) Từ chối hoặc xem xét việc xác nhận kết quả thực tập theo quy định và quy chế với Thực tập sinh;

e) Thông báo vụ việc cho cơ sở đào tạo trong trường hợp cần thiết, phù hợp với quy định pháp luật và quy chế liên quan.

Trường hợp hành vi của Thực tập sinh có dấu hiệu vi phạm pháp luật, Công ty có quyền yêu cầu hoặc phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xem xét, xử lý theo quy định pháp luật.

Điều 11. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại

Thực tập sinh có trách nhiệm bồi thường thiệt hại thực tế, trực tiếp và hợp lý phát sinh do hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo mật, sử dụng trái phép thông tin hoặc tài sản của Công ty, trong phạm vi trách nhiệm được xác định theo pháp luật và quy chế này.
Trường hợp hành vi vi phạm gây thiệt hại cho khách hàng hoặc bên thứ ba, trách nhiệm của Thực tập sinh được xác định căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm, thiệt hại thực tế và quy định pháp luật có liên quan.
Các bên có thể quy chế về phquy chế này không loại trừ các quyền và biện pháp hợp pháp khác mà Công ty hoặc bên bị thiệt hại có thể thực hiện theo quy định pháp luật.

Chương V. Thời hạn và điều khoản thi hành

Điều 12. Thời hạn và hiệu lực của quy chế

Quy chế có hiệu lực kể từ ngày các bên ký hoặc từ thời điểm Thực tập sinh bắt đầu thực hiện chương trình thực tập theo thỏa thuận, tùy thời điểm nào được xác định trong hồ sơ thực tập.
Các nghĩa vụ về bảo mật thông tin tiếp tục có hiệu lực sau khi Thực tập sinh kết thúc chương trình thực tập.
Đối với thông tin là bí mật kinh doanh, bí mật nghề nghiệp, thông tin khách hàng, dữ liệu cá nhân hoặc thông tin thuộc diện phải bảo mật theo pháp luật, nghĩa vụ bảo mật được duy trì trong thời gian thông tin đó còn thuộc phạm vi được pháp luật hoặc quy chế bảo vệ.
Các điều khoản về trách nhiệm đối với hành vi vi phạm phát sinh trong thời gian thực tập vẫn có hiệu lực cho đến khi các quyền và nghĩa vụ liên quan được hoàn thành hoặc chấm dứt theo quy định pháp luật.

Điều 13. Phương thức giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến quy chế trước hết được các bên ưu tiên giải quyết bằng thương lượng và thiện chí hợp tác.
Trường hợp thương lượng không thành, tranh chấp được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Trong thời gian giải quyết tranh chấp, các bên vẫn có trách nhiệm tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ không liên quan trực tiếp đến nội dung tranh chấp, đặc biệt là nghĩa vụ bảo mật thông tin.

Liên hệ ngay với các luật sư giàu kinh nghiệm để có phương án tối ưu nhất: Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn, hoặc trực tiếp tại các Văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.

Phí dịch vụ luật sư tư vấn của Công ty Luật TNHH Everest (tham khảo) năm 2026: