Quy chế sử dụng con dấu Công ty Luật TNHH Everest

I- Ý NGHĨA CỦA CON DẤU TRONG ĐỜI SỐNG HÀNG NGÀY

Theo những nghiên cứu của ngành khảo cổ học, con dấu xuất hiện tại Việt Nam từ khoảng những năm 257-147 trước Công Nguyên. Đến thời phong kiến, con dấu được vua quan sử dụng để đại diện cho quyền lực của người ban hành, tức là mang tính pháp lý. Tới thời hiện đại, con dấu ở Việt Nam được sử dụng phổ biến theo quy định của pháp luật. Ngoài con dấu mang tính pháp lý, còn có các loại con dấu không mang tính pháp lý, chính vì thế nên con dấu luôn luôn được giữ gìn, coi trọng và bảo vệ cẩn thận.

Hiện nay, con dấu gồm những dạng chính như sau:

- Con dấu công quyền trực thuộc nhà nước;

- Con dấu của riêng mỗi công ty, doanh nghiệp;

- Các loại còn lại: của cá nhân.

1- Lợi ích khi dùng con dấu

- Để chứng thực văn bản

Theo cách làm truyền thống, nếu văn bản muốn được công nhận thì phải có chữ ký của người có chức sắc cao nhất, nhưng nếu có con dấu thì mọi chuyện sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều mà vẫn đúng theo quy trình, thủ tục của pháp luật.

Khi có quá nhiều văn bản cần xác thực thì việc sử dụng con dấu sẽ tạo ra hiệu quả, nhanh gọn cho chính người thực hiện và các bên liên quan. Giúp các cơ quan, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và giám sát những giấy tờ hay thủ tục.

- Tạo nên sự uy tín cho văn bản

Văn bản có con dấu của doanh nghiệp, công ty hay của cá nhân người sản xuất sẽ đem lại hiệu quả rất cao, chứng minh được đó là giấy tờ thật và chính xác, nhờ vậy công việc sẽ được thực hiện đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.

2- Con dấu trên thế giới

Trên thế giới, ngành khắc dấu được ra đời và phát triển song song với quá trình phát triển của lịch sử loài người. Từ khi xuất hiện sự phân hóa giai cấp rồi Nhà nước ra đời. Từ xã hội cộng sản nguyên thủy, Nhà nước đã cần sử dụng các văn bản để phục vụ cho quá trình quản lý của mình và khi đó, con dấu ra đời với chức năng nhận biết đó là văn bản nhà nước và được sử dụng cho đến ngày nay.

Nếu như ở nhiều quốc gia trên thế giới thời điểm hiện tại, con dấu không được sử dụng nhiều hay chỉ được dùng trong môi trường hành chính - công sở, nhưng đối với những người Nhật Bản, đây lại là một vật dụng vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày. Con dấu ở Nhật không chỉ được dùng trong kinh doanh mà nhiều hoạt động cá nhân cũng cần đến nó. Dù không quen nhưng với những người nước ngoài, một khi đã lựa chọn sinh sống và làm việc tại Nhật Bản thì việc sở hữu ít nhất một con dấu là điều gần như bắt buộc.

II- Ý NGHĨA CỦA CON DẤU TRONG DOANH NGHIỆP

Con dấu của mỗi công ty, doanh nghiệp chính là vật đại diện cho những công ty, doanh nghiệp đó, phân biệt giữa các công ty với nhau và thể hiện sự uy tín cũng như giá trị và điểm khác biệt giữa mỗi công ty với nhau. Nhờ vậy mà khách hàng có thể phân biệt và lựa chọn được công ty tốt và phù hợp nhất dành cho mình. Chúng thường được dùng trong các văn bản, báo cáo để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy, chính xác của những văn bản đó. Bên cạnh đó, nhờ có con dấu mà những văn bản hay báo cáo được bảo vệ và chịu các trách nhiệm pháp lý trước pháp luật. 

Khi một văn bản được chính thức đóng dấu và có hiệu lực thì đồng thời những người có liên quan sẽ phải đảm bảo và chịu hoàn toàn những trách nhiệm pháp lý về thông tin được ghi trên bản báo cáo hay văn bản đó. Nhờ có con dấu những văn bản mới được thực thi đầy đủ và những người có trách nhiệm thực hiện phải bắt buộc tuân theo.

Khách hàng khi nhìn vào văn bản có con dấu sẽ thấy tin tưởng hơn, yên tâm hơn và quá trình mua bán, trao đổi, sản xuất sẽ được chắc chắn hơn. Ngoài ra con dấu còn là công cụ để phân biệt và chống giả mạo.

III- QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CON DẤU

Hiện nay, khái niệm con dấu đã được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ.

Theo đó, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Con dấu quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

Không chỉ vậy, bắt đầu 1/7/2014, Nhà nước đã chính thức ban hành lệnh về việc mỗi công ty, doanh nghiệp có thể thể chủ động và quyết định về mọi mặt của con dấu của công ty mình, bên cạnh đó có toàn quyền sử dụng và quản lý con dấu đó mà không bị bất cứ tổ chức, cá nhân nào có quyền can thiệp. Tiếp tục đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về con dấu được điều chỉnh bổ sung tại điều 43 Luật này.

"1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật."

Từ những điều, khoản của Luật Doanh nghiệp, có thể thấy quy định về mẫu, hình thức, số lượng con dấu đã được quy định rõ ràng và nhấn mạnh rằng mỗi doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định về con dấu của công ty mình như chủ động khắc, sử dụng, bảo quản. Tuy nhiên những con dấu trong doanh nghiệp, công ty cần đảm bảo rõ ràng và chuẩn xác về nội dung, kích thước… Bên cạnh đó, những người đứng đầu và lãnh đạo doanh nghiệp, công ty có toàn quyền quyết định cho mỗi con dấu của mình. Sau khi nhận giấy đăng ký doanh nghiệp thì không cần đến cơ quan công an làm dấu nữa.

Ngay ở trong Luật Doanh nghiệp cũng đã xác định một số trường hợp phải dùng con dấu của doanh nghiệp, ví dụ: cổ phiếu do công ty phát hành phải có chữ ký của người đại diện và con dấu; các quyết định của chủ tịch công ty phải được ký và đóng dấu,... Mỗi doanh nghiệp phải tự xây dựng cho mình một điều lệ/quy chế về việc quản lý và sử dụng con dấu dựa trên phạm vi được pháp luật cho phép. Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm: 

+ Số lượng con dấu.

+ Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu.

+ Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Đối với con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, công ty, tổ chức, việc đóng dấu căn cứ theo quy định của Nhà nước. Chủ yếu là quy định về văn thư lưu trữ, quy định quản lý và sử dụng dấu. Có 3 cách đóng dấu là: Đóng dấu trên chữ ký, đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai.

IV- QUY CHẾ VỀ SỬ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TẠI CÔNG TY LUẬT TNHH EVEREST

1- Số lượng con dấu

Công ty Luật TNHH Everest sử dụng 03 (ba) con dấu.

Trường hợp cần thiết Giám đốc Công ty quyết định việc sử dụng thêm con dấu theo quy định của pháp luật.

2- Hình thức con dấu

Con dấu có hình tròn, màu đỏ.

3- Người quản lý con dấu

- Con dấu thứ nhất do Giám đốc công ty có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của Công ty Luật TNHH Everest. Con dấu thứ nhất được đặt tại trụ sở chính của công ty, địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà Times, số 35 Lê Văn Lương,Thanh Xuân, Hà Nội.

- Con dấu thứ hai do Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm quản lý, đặt tại chi nhánh Hà Nội, địa chỉ: Khu 319-HC Golden City, phố Hồng Tiến, phường Bồ Đề, quận Long Biên, Hà Nội.

- Con dấu thứ ba do Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm quản lý, đặt tại chi nhánh Nghệ An, địa chỉ: Lô số A1-17, khu đô thị Minh Khang, Đại lộ Vinh - Cửa Lò, xã Nghi Phú, thành phố Vinh, Nghệ An. 

4- Nguyên tắc sử dụng con dấu

- Chỉ giao con dấu của công ty cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu của công ty phải được lập biên bản.

- Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

- Chỉ được đóng dấu, ký số của công ty vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện

5- Các hành vi bị nghiêm cấm đối với việc quản lý và sử dụng con dấu

- Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.

- Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.

- Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.

- Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu Công ty đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc khắc tại cơ sở khắc dấu.

- Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.

- Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.

- Đóng dấu vào các văn bản của Công ty không đúng trình tự quy định tại Quyết định này.

- Đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký, chữ ký nháy của người không có thẩm quyền.

6- Lưu trữ con dấu

Con dấu phải được để lại trụ sở Công ty và phải được quản lý chặt chẽ. 

Trường hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở Công ty thì Giám đốc Công ty có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi Công ty.

7- Sử dụng con dấu

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

8- Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu

8.1- Trách nhiệm của người quản lý con dấu

a) Quản lý, sử dụng đúng nguyên tắc của quy chế này;

b) Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật;

c) Khi phát hiện bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì người quản lý con dấu phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu;

d) Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

e) Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

8.2- Trách nhiệm của người sử dụng con dấu

a) Chỉ được sử dụng con dấu khi đã có sự đồng ý của người quản lý con dấu.

b) Tự tay đóng dấu vào các văn bản do mình phụ trách.

c) Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký, chữ ký của người có thẩm quyền.

d) Trách nhiệm khác theo quy định tại Quy chế này

9- Tổ chức thực hiện

- Người lao động có trách nhiệm thực hiện đúng Quy chế này.

- Quy định này được quán triệt, phổ biến đến toàn thể người lao động.

- Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc người lao động chủ động báo cáo, đề xuất Ban giám đốc xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế này.