Quy chế tập nghề Chuyên viên pháp lý tại Công ty Luật TNHH Everest

1- Khái niệm Chuyên viên pháp lý

Chuyên viên pháp lý (chuyên viên pháp chế) được biết đến là những người được đào tạo chuyên môn về pháp lý ở một số khu vực pháp lý nhất định, chịu trách nhiệm về các công việc hành chính, điều hành pháp lý trong bộ phận pháp chế của một tổ chức hoặc văn phòng luật. Họ là người đại diện pháp luật của công ty, có vai trò xử lý, hoàn thiện các giấy tờ, thủ tục có liên quan đến vấn đề pháp lý. Hiểu một cách đơn giản thì chuyên viên pháp lý là người hỗ trợ, xử lý các vấn đề có liên quan đến pháp luật của công ty theo đúng quy định. Đảm bảo sự phát triển ổn định, mạnh mẽ, thuận lợi, tránh các trường hợp kiện tụng trong quá trình hoạt động, hợp tác. 

2- Mô tả công việc chuyên viên pháp lý

[1] Phụ trách và chịu trách nhiệm về mọi vấn đề pháp lý của công ty: Chuyên viên pháp lý cần phụ trách, chịu trách nhiệm đối với mọi vấn đề có liên quan đến pháp lý của đơn vị. Đảm nhiệm việc tham mưu, hỗ trợ tư vấn kịp thời, chính xác cho Ban giám đốc về những vấn đề pháp lý khác nhau như: quản trị tài chính doanh nghiệp, liên doanh quốc tế, luật doanh nghiệp,...  Đồng thời, họ cũng là người chịu trách nhiệm về việc kiểm tra tính pháp lý, mức độ hợp pháp của mọi giao dịch kinh doanh trong công ty. Chuẩn bị các hồ sơ pháp lý, thủ tục như: đăng ký nhãn hiệu, thay đổi đăng ký kinh doanh,... 

[2] Xây dựng, kiểm tra và quản lý hệ thống chính sách của công ty: Chuyên viên pháp lý sẽ phối hợp với người quản lý doanh nghiệp để xây dựng các chính sách quản lý nội bộ cũng như giám sát việc triển khai, thực hiện chính sách của các thành viên trong công ty, xây dựng chiến lược phòng vệ có giá trị. Đảm nhận vai trò kiểm tra hệ thống các chính sách nội bộ để đảm bảo rằng các chính sách hiện đang được ban hành và thực hiện trong công ty là hoàn toàn phù hợp với quy định trong pháp luật hiện hành. Tiến hành nghiên cứu, đánh giá những yếu tố rủi ro có thể xảy ra, gây ảnh hưởng đến các quyết định, hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Áp dụng những phương pháp quản trị rủi ro phù hợp để đưa ra khuyến nghị về các vấn đề pháp lý có thể xảy ra. Thông qua đó, đề xuất ra những biện pháp phòng ngừa, khắc phục hiệu quả. Hỗ trợ việc thiết lập cho các bộ phận trong công ty hệ thống ISO, tham gia đánh giá các hệ thống quản lý nội bộ hiện có của công ty theo tiêu chuẩn ISO. 

[3] Quản lý các vấn đề về pháp lý với các đối tượng bên ngoài công ty: Liên hệ, thực hiện giao dịch với các đối tượng nằm ngoài công ty, nhằm đảm bảo giải quyết tốt các công việc do Ban giám đốc của công ty yêu cầu. Tham gia các hoạt động tố tụng được phân công từ Ban giám đốc, nhằm mục tiêu đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho công ty. Đại diện công ty thực hiện việc đàm phán, trao đổi với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, gồm: các cơ quan chính quyền, tư vấn viên pháp luật ngoài doanh nghiệp,... để xây dựng lòng tin, mối quan hệ tốt. Sau đó, tiến hành xử lý các vấn đề mang tính phức tạp với các bên liên quan.

[4] Soạn thảo hợp đồng, tài liệu pháp lý của công ty: Chuyên viên pháp lý sẽ tham gia vào việc soạn thảo các tài liệu, văn bản pháp lý và các hợp đồng, thỏa thuận để đảm bảo những quyền lợi hợp pháp của công ty. Cùng với đó là chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các văn bản, hợp đồng pháp lý mà đơn vị ban hành, ký kết, tính hợp pháp của những giao dịch mà công ty thực hiện. Chịu trách nhiệm chuẩn bị những hồ sơ pháp lý cần thiết của công ty. Thực hiện kiểm tra, bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện các tài liệu, văn bản giao dịch, các hồ sơ pháp lý nhằm đảm bảo mọi hoạt động đều đang được thực hiện theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp cùng các quy định pháp luật khác có liên quan do Nhà nước ban hành. 

[5] Nghiên cứu những quy định pháp lý có liên quan đến hoạt động của công ty: Đảm nhận vai trò nghiên cứu các thông tư, nghị định, luật,... liên quan đến lĩnh vực mà đơn vị đang hoạt động. Đồng thời giải thích các từ ngữ pháp lý cho mọi thành viên trong công ty sao cho đảm bảo mọi quy trình hoạt động, thủ tục của công ty đều hợp pháp. Bên cạnh đó, chuyên viên pháp lý cần chịu trách nhiệm quản lý các hồ sơ, văn bản pháp lý cũng như giải quyết những vấn đề pháp lý phát sinh của đơn vị. 

[6] Cập nhật các quy định, bổ sung mới về pháp luật hiện hành: Cập nhật, nghiên cứu các kiến thức mới nhất về pháp luật như thông tư, nghị định, các thay đổi về luật,... liên quan đến lĩnh vực mà đơn vị đang hoạt động một cách thường xuyên, kịp thời cho các cấp quản lý. 

3- Học gì để làm việc ở vị trí chuyên viên pháp lý?

Để có thể trở thành một chuyên viên pháp lý, bạn cần tốt nghiệp đại học từ các chuyên ngành Luật. Bên cạnh đó, cần học tập, rèn luyện kỹ năng đàm phán, giao tiếp tốt, tự tin và linh hoạt. Đồng thời rèn luyện khả năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống tốt. 

4- Những kỹ năng cần có đối với một chuyên viên pháp lý

Đối với vị trí công việc chuyên viên pháp lý, bạn cần đảm bảo những kỹ năng cơ bản sau nếu muốn thành công trong công việc. 

[1] Trung thực, cẩn trọng trong quá trình làm việc: Là người nắm bắt, chịu trách nhiệm về các thông tin quan trọng của doanh nghiệp, chuyên viên pháp chế cần có đức tính trung thực và cẩn trọng để đảm bảo việc bảo mật phần thông tin đó trước các tổ chức, cá nhân bên ngoài được thực hiện tốt nhất.

[2] Kỹ năng đàm phán, thuyết trình và thiết lập các mối quan hệ: Có thể nói, đây chính là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một chuyên viên pháp chế. Bởi ngoài ban lãnh đạo của công ty, họ còn cần phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khác như các cơ quan quản lý, đối tác, thậm chí là phóng viên, báo chí và công chúng. Các chuyên viên pháp chế cần có kỹ năng thuyết trình, đàm phán, thiết lập mối quan hệ để có thể ứng phó, xử lý các trường hợp trên một cách tốt nhất.

[3] Khả năng làm việc độc lập và phối hợp làm việc nhóm: Tại những công ty có quy mô nhỏ, thông thường chuyên viên pháp lý sẽ phải làm việc một cách độc lập, tự chịu trách nhiệm thực hiện mọi công việc liên quan. Song, trong các công ty có quy mô lớn, bộ phận pháp lý sẽ gồm nhiều nhân viên, mỗi người sẽ đảm nhiệm chuyên sâu một mảng nào đó rồi cuối cùng kết hợp lại với nhau để đảm bảo tốt hiệu quả công việc. Chính vì vậy mà kỹ năng làm việc độc lập và kỹ năng làm việc nhóm là điều bắt buộc phải có đối với chuyên viên pháp chế. 

5- Yêu cầu tuyển dụng chuyên viên pháp lý

Chuyên viên pháp lý là vị trí đòi hỏi các ứng viên phải đạt trình độ chuyên môn pháp lý cao về lĩnh vực mà doanh nghiệp, công ty đang hoạt động. Do đó, ngoài các yêu cầu về học vấn, kỹ năng nêu trên, khi muốn ứng tuyển vị trí này, bạn cần đảm bảo thêm những yêu cầu sau:

- Có kinh nghiệm làm việc tại vị trí chuyên viên tư vấn pháp luật, tài chính cho các doanh nghiệp;

- Khả năng phân tích, đánh giá thông tin nhanh nhạy;

- Có khả năng thích ứng nhanh cũng như chịu được áp lực công việc cao;

- Tin học văn phòng thành thạo;

- Luyện giọng nói dứt khoát, rõ ràng, có sức thuyết phục;

- Năng động, hoạt bát, trung thực, cẩn trọng và nhiệt tình trong công việc. 

6- QUY CHẾ TẬP NGHỀ CHUYÊN VIÊN PHÁP LÝ CÔNG TY LUẬT TNHH EVEREST

1- Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định: Mục tiêu đào tạo, đối tượng đào tạo, phạm vi đào tạo, tiêu chuẩn, công việc và thù lao đối với Người tập nghề tại Công ty Luật TNHH Everest (sau đây gọi tắt là: “Công ty”). 

2- Mục tiêu đào tạo

2.1 Chương trình đào tạo nhằm: Chuẩn hóa kiến thức pháp lý cơ bản, hướng dẫn thực hành công việc của Chuyên viên pháp lý, tạo nguồn nhân lực Chuyên viên pháp lý có chất lượng cho Công ty (sau đây gọi tắt là: “Chương trình tập nghề”).

2.2 Chương trình tập nghề là hoạt động không tách rời với Chiến lược nhân sự của Công ty: thu hút, duy trì, phát triển đội ngũ Luật sư tử tế (nhân ái, kỷ luật, lý tưởng, chuyên nghiệp, uy tín).

3- Đối tượng tham gia

3.1. Cử nhân luật hoặc những đã hoàn thành chương trình đào tạo ngành luật (hệ đại học), có đạo đức tốt, tính kỷ luật cao, phù hợp với văn hóa, có định hướng trở thành Chuyên viên pháp lý của Công ty, có thể đăng ký tham gia Chương trình tập nghề (sau đây gọi là: “Người tập nghề”).

3.2. Người đã hoàn thành Khóa đào tạo nghề luật sư không thuộc đối tượng tham gia Chương trình tập nghề.

3.3. Trước khi tham gia Chương trình tập nghề, người tập nghề phải hoàn thành Chương trình đào tạo hội nhập bắt buộc (thời hạn tối đa 15 ngày) và đạt tiêu chuẩn sát hạch kiến thức chuyên môn (có thể cập nhật, hoàn thành trong thời hạn tối đa 60 ngày).

4- Thời gian tập nghề

4.1. Thời hạn tập nghề tiêu chuẩn: 03 tháng, thời lượng tập nghề tiêu chuẩn: 150 buổi.

4.2. Để đảm bảo người tập nghề đã tham gia đủ thời lượng tập nghề (150 buổi), tổng thời gian tập nghề có thể kéo dài, nhưng không quá 06 tháng.

4.3. Người tập nghề đã tham gia từ trên 50% thời gian Khóa đào tạo nghề luật sư được xét giảm, miễn thời gian tham gia Chương trình tập nghề.

4.4. Trường hợp đặc biệt khác, theo đề xuất của Luật sư hướng dẫn, Người tập nghề có thể được giảm thời gian tập nghề (tối đa 50%).

4.5. Người thực tập (là sinh viên) đã tham gia Chương trình thực tập (tối thiểu 50 buổi) tại Công ty, khi đăng ký tham gia Chương trình tập nghề, được xét giảm thời lượng tập nghề như sau: 03 buổi thực tập được xác định là 01 buổi tập nghề.

5- Nội dung tập nghề

5.1. Học tập và thực hành quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp luật sư Việt Nam.

5.2. Thực hành công việc chuyên môn theo hướng dẫn của luật sư: 03 buổi/tuần, tối đa 45 buổi/150 buổi của toàn bộ chương trình (30%).

5.3. Thực hành công việc theo vụ việc tự chọn: người tập nghề đăng ký 02 buổi/tuần, tối đa 30 buổi/150 buổi của toàn bộ chương trình (20%).

5.4. Công việc khác: hỗ trợ đào tạo, tổ chức sự kiện, truyền thông, chăm sóc khách hàng, hành chính… theo phân công của Luật sư hướng dẫn.

5.5. Người tập nghề hoàn thiện các kiến thức chuyên môn, kỹ năng cần thiết phục vụ (phụ lục chi tiết). Đây là tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành chương trình đào tạo tập việc (chiếm 30% tổng số điểm).

6- Thù lao

6.1. Thời gian thực hiện công việc ngoài chuyên môn như: hỗ trợ đào tạo, tổ chức sự kiện, công việc hành chính, chăm sóc khác hàng… được trả thù lao. Mức thù lao tiêu chuẩn: 100.000 đồng/buổi làm việc (mức thù lao tiêu chuẩn nêu trên được tính căn cứ theo mức lương tối thiểu vùng: 4.420.000 đồng/tháng, nhân với hệ số 1.1, thời gian làm việc 50 buổi/tháng, không tính khoản tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp).

6.2. Người tập việc thực hành công việc chuyên môn mà hiệu quả có thể đo lường được được trả thù lao. Mức thù lao cụ thể do luật sư hướng dẫn quyết định căn cứ mức thù lao tiêu chuẩn và hiệu quả công việc đạt được.

6.3. Người tập việc làm việc theo sự phân công của Luật sư hướng dẫn có phát sinh công tác phí, được hưởng mức công tác phí bằng mức của Chuyên viên pháp lý.

6.4. Thời gian Người tập nghề tham gia các Chương trình đào tạo (chuyên môn, kỹ năng) của Công ty là thực hiện công việc không tạo ra kết quả (hoặc không đo lường được), thì không được trả thù lao.

6.7. Người tập việc tham gia lao động hiệu quả, có tổng mức thù lao đạt từ: 6.000.000 đồng/tháng được xét giảm thời gian tập nghề.

7- Đánh giá, tiếp nhận Người tập nghề vào làm việc

7.1.Người tập nghề hoàn thành Chương trình tập nghề được cấp xác nhận hoàn thành thành Chương trình tập nghề.

7.2. Người tập nghề thành thành Chương trình tập nghề, đạt tiêu chuẩn Chuyên viên pháp lý của Công ty và có nguyện vọng làm việc tại Công ty được ký hợp đồng lao động (thời hạn hợp đồng lao động tối thiểu là 03 tháng) và không phải thử việc.

7.3. Người tập nghề không đạt yêu cầu sau thời gian tập nghề có thể đăng ký cộng tác với Công ty theo chế độ Cộng tác viên thường xuyên. Hợp đồng cộng tác viên có thời hạn 30 ngày, có thể gia hạn tối đa 02 lần. Cộng tác viên thường xuyên được hỗ trợ trang thiết bị làm việc, có quyền lợi học tập như Người tập nghề

7.4. Sau thời gian này, luật sư hướng dẫn sẽ đánh giá năng lực và mức độ phù hợp để đề xuất ký hợp đồng lao động.

7.5. Luật sư hướng dẫn đánh giá, đề xuất tiếp nhận, đào tạo, ký hợp đồng lao động đối với người tập nghề sau khi kết thúc chương trình tập nghề dựa trên các tiêu chí: đạo đức, sự tuân thủ kỷ luật, định hướng nghề nghiệp, chuyên môn, kỹ năng, sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

8- Một số quy định khác

8.1. Chương trình tập nghề khác với Chương trình thực tập (từ 01 đến 06 tháng, dành cho sinh viên hoàn thành dưới 80% Chương trình đào tạo ngành Luật), khác với Chương trình tập sự (12 tháng, dành cho người đã được đào tạo nghề Luật sư).

8.2. Người tập nghề tham gia Chương trình tham quan và Chương trình đào tạo (bắt buộc, thời lượng: 05 buổi) về: Lịch sử Công ty, Văn hóa, Cơ cấu tổ chức và hoạt động, Chiến lược định hướng, Quy chế quan trọng của Công ty.

8.3. Trước khi tham gia Chương trình tập nghề, Người tập nghề phải cập nhật và đảm bảo đã đạt Chuẩn kiến thức pháp lý cơ bản (Công ty sẽ kiểm tra, đánh giá), thời hạn để hoàn thành nội dung này tối đa 90 ngày.

8.4. Người tập nghề không nhằm mục tiêu trở thành Chuyên viên pháp lý của Công ty (như để trải nghiệm, bổ sung kiến thức, kỹ năng…) nhưng cam kết tuân thủ quy định của Chương trình tập việc, nội quy Công ty, có trách nhiệm thông báo mục tiêu học tập. Trường hợp này, Người tập nghề không phải đóng học phí, nhưng không được trả thù lao.

8.5. Luật sư hướng dẫn đánh giá thái độ, tuân thủ kỷ luật, năng lực, khả năng phát triển của Người tập nghề định kỳ 15 ngày/lần, nhằm sàng lọc và định hướng Người tập nghề chính xác nhất.

8.6. Trường hợp Luật sự hướng dẫn đánh giá Người tập nghề: ý thức chấp hành kỷ luật kém, hoặc ứng xử thể hiện sự không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp (đề cao chia sẻ, tin tưởng, hợp tác) thì Ban giám đốc Công ty xem xét chấm dứt hợp đồng tập nghề trước hạn mà không kèm theo trách nhiệm bồi hoàn.

8.7. Công ty ban hành các Hướng dẫn chi tiết của Chương trình tập nghề, phù hợp với từng giai đoạn hoạt động mà không dẫn đến sửa đổi Quy chế tập việc này.