Quy định của pháp luât về con dấu

1. Định nghĩa về con dấu

Con dấu là phương tiện đặc biệt đại diện cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ. 

Con dấu pháp lý do nhà nước quy định bao gồm: con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu của cơ quan tổ chức khác. Trong đó, cơ quan tổ chức khác là: doanh nghiệp, công ty, tổ chức… do nhà nước cấp phép hoạt động. Việc quản lý và sử dụng con dấu pháp lý tuân theo các quy định sau:

• Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu
• Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng, giao dịch

2. Phân loại con dấu

Có 2 loại con dấu chính là con dấu pháp lý do nhà nước quy định và con dấu không mang tính pháp lý dựa trên nhu cầu sử dụng. Trong đó, con dấu pháp lý do nhà nước quy định bao gồm con dấu của các cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của các cơ quan, tổ chức khác

2.1 Con dấu pháp lý

Là con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, tổ chức. Con dấu này hình tròn, mực màu đỏ, phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước. Nó xác nhận tính pháp lý của văn bản, tài liệu do doanh nghiệp và cơ quan nhà nước ban hành. Việc đóng dấu pháp lý phải đúng theo quy định của pháp luật.

2.2 Con dấu không mang tính pháp lý

Là các con dấu phát sinh dựa trên nhu cầu sử dụng, không do cơ quan nhà nước ban hành. Có nhiều hình dạng như tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, chữ. Với các màu khác nhau như đỏ, xanh và các màu không phổ biến khác…

Ví dụ:

• Dấu chức danh: Tổng giám đốc, Giám đốc, Trưởng phòng… Dấu tên: họ và tên
• Dấu correct: sử dụng để sửa lỗi trên văn bản
• Dấu phòng, ban: giống dấu pháp nhân của công ty, tổ chức nhưng không có tính pháp lý. Chỉ thể hiện nơi ban hành văn bản
• Dấu sao y bản chính, đối chiếu bản chính
• Dấu thông tin hay dấu địa chỉ…
• Đã thu tiền, đã chi tiền, đã thanh toán là các loại dấu phổ biến của thu ngân

3.1 Một số loại dấu phổ biến

3.1 Dấu chữ ký

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Trong doanh nghiệp, người được đóng dấu trên chữ ký là giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền.

Các văn bản cần đóng dấu chữ ký: Hợp đồng lao động, quyết định, công văn, thông báo (có thể có, có thể không), giấy ủy quyền, giấy giới thiệu… Các văn bản do doanh nghiệp có chữ ký của người có thẩm quyền ban hành cho cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước…

Cách đóng dấu chữ ký

• Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
• Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
• Con dấu đóng bên trái, trùm trên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Một phần dấu trùm lên phần chức danh và phần họ và tên.

3.2 Dấu giáp lai

Dấu giáp lại là dấu đóng trên mép trái hoặc phải của văn bản. Các văn bản có từ 2 trang trở lên cần đóng dấu giáp lai trên tất cả các trang. Điều này thể hiện sự liền mạch của văn bản. Tránh trường hợp bị thay đổi nội dung các trang trong văn bản.

Cách đóng dấu giáp lai

• Xếp các trang tài liệu theo hình dẻ quạt. Đóng dấu một lần trùm lên tất cả các trang.
• Dấu giáp lai phải đảm bảo có ở lề tất cả các trang tài liệu.
• Con dấu không đè lên nội dung văn bản.

3.3 Dấu treo

Dấu treo là dấu đóng trên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Một số doanh nghiệp đóng dấu treo lên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.

Cách đóng dấu treo

Đóng ở bên trên trang đầu của văn bản. Thường ở góc trên bên trái. Có thể trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp