Quy định sử dụng không gian chung của công ty

1- Khái niệm không gian làm việc chung

Trước hết chúng ta phải hiểu không gian làm việc là gì? Đó chính là một không gian văn phòng làm việc với những tiện ích cơ bản, đáp ứng được nhu cầu và quy trình vận hành của một công ty. Kế thừa khái niệm này, với không gian làm việc chung, đây là mô hình văn phòng chia sẻ cho thuê diện tích văn phòng nhỏ, bố trí theo không gian mở. Trong đó có nhiều nhiều tiện ích đi kèm đáp ứng nhu cầu sử dụng cho các doanh nghiệp với quy mô khác nhau giúp chia sẻ chi phí giữa các doanh nghiệp.

Với không gian làm việc chung, các bức tường trong văn phòng sẽ được loại bỏ bớt, phá vỡ không gian ngăn cách giữa trong và ngoài, tạo cảm giác thoáng đãng, rộng rãi. Vị trí ngồi làm việc được bố trí chung với nhau, đôi khi sẽ có những tấm vách để ngăn cách từng khu vực. Cách bài trí như vậy giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và giảm stress hiệu quả.

2- Hiệu quả của không gian làm việc chung

Trong vài năm gần đây, đặc biệt là giai đoạn 2019-2021, không gian làm việc chung trở nên bùng nổ. Vậy mô hình văn phòng làm việc này mang lại những lợi ích gì mà lại có tốc độ phát triển theo cấp số nhân như thế?

a) Linh hoạt trong làm việc

Mô hình văn phòng làm việc hiện đại với tinh thần tự do làm chủ đạo. Tại văn phòng chia sẻ, người thuê có thể làm việc theo ý muốn và quy tắc của cá nhân mà không phải chịu trách nhiệm với bất kì ai. Môi trường văn phòng lại đa dạng, không lề luật quy tắc. Ngoài ra, người thuê có thể bày trí góc làm việc theo cách họ muốn, bật lên cá tính của chính mình. Biến nơi làm việc thành nơi để “chill”, giảm stress đáng kể cho nhân viên. Có thể mở rộng không gian văn phòng khi nhóm làm việc phát triển mà không lo việc đổi địa điểm. Đây chính là lý do lớn nhất mà cá nhân/ doanh nghiệp rất ưa chuộng mô hình văn phòng này.

b) Tăng tính kết nối

Không gian làm việc mở tạo điều kiện cho sự chia sẻ không gian làm việc, trao đổi, gặp gỡ giữa các cá nhân/doanh nghiệp. Bên cạnh đó siết chặt tính hợp tác giữa cá nhân, phòng ban, thúc đẩy tạo ra các ý tưởng mới, góp phần thăng tiến trong công việc. Đây là cơ hội trao đổi và học hỏi giữa các cá nhân với nhau. Với khả năng kết nối tốt mang lại nhiều ý tưởng cho công việc cũng như tiềm năng kinh doanh. Cá nhân có thể tìm thấy khách hàng ngay tại bàn làm việc của mình, từ những người bạn cùng bàn hay người bạn đi pha cà phê.

c) Tiết kiệm chi tiêu văn phòng

Đầu tư vào văn phòng chia sẻ là khoản đầu tư “đáng đồng tiền bát gạo”. Thay vì lo lắng trong từng khoản chi tiêu nhỏ khi thành lập văn phòng riêng, người thuê có thể yên tâm và tiết kiệm tối đa chi phí với mô hình không gian làm việc chung. Dịch vụ này cung cấp một văn phòng tiêu chuẩn với đủ các tiện nghi chỉ với mức giá tối thiểu. Lựa chọn vàng dành cho những những người khởi nghiệp trẻ chính là ở đây.

d) Chia sẻ cảm hứng và tìm người đồng chí hướng

Văn phòng chia sẻ là nơi có nhiều người đến từ nhiều ngành nghề: nghệ sĩ, khởi nghiệp, freelancer, doanh nhân, các chuyên gia… tụ họp lại cùng chia sẻ một không gian. Đây chính là môi trường có những người cùng chí hướng đoàn kết cùng nhau để tận dụng chất xám, năng lực và niềm đam mê. Từ đó, biến giấc mơ của họ trở thành hiện thực.

Tại đây , môi trường làm việc chung như thế này người thuê được truyền rất nhiều cảm hứng để phấn đấu đạt được mục tiêu. Không chỉ thế, những mối quan hệ rất đẹp như: đồng nghiệp, cố vấn lẫn nhau sẽ được sinh sôi, nảy nở tại nơi này.

3- Hạn chế của không gian làm việc chung

Bên cạnh những hiệu quả mà văn phòng chia sẻ mang lại, vẫn có những hạn chế nhất định. Điển hình nhất là bị phiền nhiễu bởi tiếng ồn, gây mất tập trung trong quá trình làm việc. Đây sẽ là cơn ác mộng dành cho những người hướng nội, không thích ồn ào và đám đông. Tiếp đó còn là vấn đề về bảo mật thông tin, bảo mật tài liệu công việc, thông tin cá nhân và sức khỏe.

4- Chức năng

- Khu vực hoạt động chung của nhiều công ty bao gồm: Công ty Luật TNHH Everest và các công ty khác là khách hàng, đối tác của Everest. Hoạt động đảm bảo không ảnh hưởng đến các công ty khác trong giờ hành chính.

- Sử dụng, tổ chức các hoạt động chung của Everest và các công ty khác là khách hàng, đối tác của Everest: Họp công ty, hội thảo, tiếp khách hàng, nghỉ ngơi thư giãn, sinh hoạt nội bộ.

5- Mục tiêu

- Xây dựng văn hóa công ty: Chia sẻ, kết nối, tin tưởng 

- Đảm bảo năng lượng làm việc, sức khỏe.

- Bữa ăn đầy đủ dinh dưỡng đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

- Nhằm phục vụ nhu cầu ăn uống của nhân sự và tạo điều kiện sinh hoạt thuận lợi phục vụ cho hoạt động họp, tiếp khách hàng và các hoạt động khác của công ty

.6- Thời gian sử dụng hội trường, nhà bếp

- Mở cửa toàn thời gian từ 7:30 – 18:00 (đóng cửa khi sử dụng điều hòa);

- Bữa trưa: 12h – 12h30 (sau khi đào tào thuyết trình thực tập sinh kết thúc).

7- Yêu cầu hội trường, nhà bếp

- Thoáng mát, đủ ánh sáng, điện, bình nước, duy trì chế độ vệ sinh sạch sẽ, không có mùi đặc trưng;

- Có dụng cụ thu gom, chứa rác thải, chất thải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm;

- Có dụng cụ chứa đồ riêng cho thực phẩm chín và thực phẩm sống;

- Dụng cụ nấu nướng, chế biến phải đảm bảo an toàn vệ sinh;

- Dụng cụ ăn uống phải được làm bằng vật liệu an toàn , rửa sạch , giữ khô;

- Tủ đồ ăn đáp ứng đủ các đồ ăn tối thiểu: Nước lọc, trà (sử dụng miễn phí). Các thực phẩm khác sẽ áp dụng giá theo bảng niêm yết.

8- Tiêu chuẩn thực phẩm:

- Sử dụng thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm phải rõ nguồn gốc và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cho tập thể nhân sự công ty khi sử dụng;

- Các sản phẩm nước ép, sữa đóng hộp chỉ sử dụng trong vòng 3 ngày kể từ khi mở nắp.

9- Vệ sinh

Yêu cầu đối với người phụ trách trực nhật:

- Quét sàn, lau sàn, sắp xếp bàn ghế hội trường đúng quy định vào 17:50

- Đóng, khóa cửa hội trường, tắt đèn led, kiểm tra bình nước lúc 18:00

- Yêu cầu đối với người phụ trách bữa trưa, bữa sáng và bữa chiều:

- Quét dọn nhà bếp ngay sau khi sử dụng, đảm bảo vệ sinh nhà bếp luôn sạch sẽ, không có mùi lạ.  

- Mở cửa nhà bếp lúc 8:30

- Đóng cửa nhà bếp lúc 18:00

Yêu cầu đối với nhân sự khi đến hội trường, nhà ăn: 

- Giữ gìn vệ sinh chung;

- Ăn uống theo thời gian quy định từ 12h – 12h30;

- Không gây mất trật tự , không đổ nước, rác ,thức ăn thừa, giấy ăn xuống nền nhà trong khi ăn;

- Sau khi ăn: Xếp bàn ghế theo đúng quy định, dọn dẹp sạch sẽ chỗ ngồi;

- Nhân sự sử dụng phòng với mục đích nghỉ trưa phải chuẩn bị giường và rèm che. Sau khi sử dụng xong dọn dẹp lại gọn gàng;

- Đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, cháy nổ của phòng khi sử dụng.

10- Kỷ luật

Tùy từng mức độ vi phạm, thành viên vi phạm sẽ bị xử lý như sau:

- Vi phạm 1 lần/tuần: nhắc nhở

- Vi phạm 2 lần/tuần trở lên: Phê bình trong buổi họp của công ty 

- Vi phạm 3 lần/tuần trở lên: Phê bình, phạt hành chính