Quy tắc 5S tại văn phòng làm việc Công ty Luật TNHH Everest

I- KHÁI QUÁT VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S

1- Sàng lọc (Seiri, 整理):

Bước đầu tiên của quy trình 5S bao gồm việc xem xét lại tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị… trong khu vực làm việc, từ đó xác định những gì cần thiết và những gì có thể được loại bỏ. Để thực hiện hiệu quả bước này, bạn có thể tự đặt ra những câu hỏi như sau:

• Mục đích của món đồ này là gì?

• Lần cuối cùng sử dụng đến món đồ này là khi nào?

• Tần suất sử dụng công cụ này?

• Ai sử dụng?

• Nó có thực sự cần phải ở đây không?

Trả lời những câu hỏi trên đây sẽ là cơ sở giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc sẽ trở nên tốt hơn khi bỏ đi các vật dụng không cần thiết, hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này sẽ chỉ gây tốn không gian và cản trở hiệu quả làm việc.

Cần lưu ý rằng, người phù hợp nhất để đánh giá sự cần thiết của một vật dụng là những nhân viên trực tiếp làm việc trong không gian đó. Khi đã xác định danh sách những vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là xem xét các giải pháp sau:

• Chuyển các vật dụng này sang bộ phận khác.

• Tái chế/vứt bỏ/bán những món đồ này.

• Đưa vào lưu kho.

Đối với các trường hợp giá trị của vật dụng không thể xác định chắc chắn – ví dụ: một dụng cụ không được sử dụng gần đây, nhưng có thể cần đến trong tương lai – phương pháp gắn thẻ đỏ (red tagging) có thể được áp dụng. Trên thẻ, người dùng sẽ điền thông tin cụ thể như:

• Vị trí.

• Mô tả chức năng.

• Tên người sử dụng.

• Ngày dán thẻ.

Sau đó, dụng cụ này sẽ được đặt trong “khu vực thẻ đỏ” (red tag area) cùng với các vật dụng nghi vấn khác. Nếu sau khoảng thời gian được chỉ định (có thể là 01 đến 02 tháng) mà vẫn không cần sử dụng đến, bạn có thể an tâm loại bỏ món đồ đó khỏi không gian làm việc.

Bạn có thể đặt lời nhắc (trên điện thoại, máy tính, hoặc dán đâu đó trong không gian làm việc) để không quên kiểm tra lại khu vực thẻ màu đỏ khi đến hạn.

2- Sắp xếp (Seiton, 整頓):

Một khi đã sàng lọc những vật dụng không cần thiết, tổ chức có thể sắp xếp cho các đội nhóm hợp tác đưa ra chiến lược phân loại các hạng mục còn lại - bằng cách giải quyết những câu hỏi:

• Những ai (hoặc khu vực) cần sử dụng những vật dụng nào?

• Khi nào cần dùng đến những vật dụng này?

• Dụng cụ nào được sử dụng thường xuyên nhất?

• Có cần phân loại vật dụng theo nhóm không?

• Vị trí để đồ nào sẽ là hợp lý nhất?

• Một số vị trí có phù hợp với người lao động hơn những vị trí khác không?

• Một số vị trí có góp phần giảm bớt chuyển động không cần thiết không?

• Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ đồ đạc ngăn nắp không?

Tổ chức xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Để làm được việc này, bạn sẽ cần tính đến các công việc cần làm, tần suất thực hiện, không gian cần thiết để di chuyển. Để đạt được mục tiêu của 5S, hãy đặc biệt xem xét cách bố trí và tổ chức của một khu vực có thể làm tăng / giảm thời gian chờ đợi, di chuyển và vận chuyển không cần thiết như thế nào.

3- Sạch sẽ (Seiso, 清掃):

Dọn dẹp là một trong những khâu dễ bị bỏ qua, đặc biệt ở các thời điểm công việc bận rộn. Bước này của mô hình 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc – lau dọn, quét bụi, làm sạch bề mặt, cất bớt vật dụng. 

Ngoài vệ sinh cơ bản, Sạch sẽ (Seiso) còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn sẽ giúp tổ chức phát hiện các vấn đề rủi ro và ngăn ngừa sự cố. Đây sẽ là cơ sở giúp giảm lãng phí thời gian, ngăn ngừa suy giảm lợi nhuận do công việc bị gián đoạn.

Sạch sẽ (Seiso) là bước tối quan trọng trong quy trình 5S, và không chỉ thuộc về trách nhiệm của nhân viên vệ sinh. Mọi cá nhân đều phải dọn dẹp không gian làm việc của mình mỗi ngày. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội phát huy tinh thần tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và gắn bó với tổ chức hơn.

Mẹo hữu ích: Hãy đảm bảo mọi nhân viên biết dọn dẹp không gian làm việc đúng cách. Cấp quản lý cần hướng dẫn nhân viên - đặc biệt là người mới - nên sử dụng chất tẩy rửa nào, nơi cất giữ vật liệu làm sạch, cách vệ sinh thiết bị, đặc biệt nếu đó là thiết bị dễ hư hỏng.

4- Săn sóc (Seiketsu, 清潔):

Một vấn đề thường gặp khi áp dụng quy trình 5S trong tổ chức - đó là mọi người rất hào hứng làm theo lúc ban đầu, nhưng rồi sau đó lại “đâu vào đấy”. Săn sóc (Seiketsu) là bước tiếp theo cần thực hiện để đảm bảo hiệu quả của mô hình này. Tổ chức cần hệ thống hóa các hoạt động này thành thói quen chung – bằng cách thường xuyên giao nhiệm vụ, lên thời gian biểu và đăng thông tin hướng dẫn.

Tùy thuộc vào không gian làm việc, tổ chưc có thể cân nhắc sử dụng checklist 5S hàng ngày. Một lịch trình được niêm yết sẽ cho mọi nhân viên biết tần suất phải thực hiện các công việc dọn dẹp nhất định, cũng như ai chịu trách nhiệm cụ thể gì.

Ban đầu, nhân viên sẽ cần nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5S. Nhưng với thời gian, mọi thứ sẽ trở thành thông lệ, và mô hình 5S sẽ trở thành quy chuẩn chung của tổ chức. Tổ chưc có thể tận dụng các dấu hiệu trực quan như: bảng hiệu, nhãn, áp phích, băng đánh dấu sàn… để hướng dẫn nhân viên thực hiện theo quy trình 5S mà không cần phải nhắc nhở.

5- Sẵn sàng (Shitsuke, 躾):

Sau khi áp dụng quy trình tiêu chuẩn 5S thành công, tổ chức phải liên tục duy trì các quy trình đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Từ cấp quản lý cho đến nhân viên sản xuất, kho bãi, văn phòng… đều phải tham gia công tác này. Sẵn sàng (Shitsuke) là biến 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa tổ chức. Cùng với thời gian, tổ chức sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực do quy trình này mang lại. 

Để duy trì thực hành 5S, hãy đảm bảo tất cả nhân viên mới (cũng như nhân viên chuyển phòng) được đào tạo về các quy trình 5S trong khu vực của họ. Cần làm cho mọi thứ trở nên thú vị. Nghiên cứu cách các tổ chức, doanh nghiệp khác đang ứng dụng hệ thống 5S để có ý tưởng cải thiện quy trình làm việc và giữ chân nhân viên tốt hơn.

II- ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S

1- Bắt đầu áp dụng phương pháp 5S:

Khi một bộ phận của tổ chức bắt đầu thực hiện phương pháp 5S thì cấp quản lý và tất cả nhân viên khác cũng cần tham gia. Nếu không, điều này có thể dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, hoặc lộn xộn mà không ai muốn phải chịu trách nhiệm.

Một số cá nhân sẽ đóng vai trò quan trọng hơn trong thực hiện quy trình 5S so với những người khác. Cụ thể, các điều phối viên sẽ phụ trách việc cài đặt và duy trì dán nhãn 5S, theo dõi nhiệm vụ được giao, hoặc giới thiệu nhân viên mới vào hệ thống này. Tuy nhiên, điều quan trọng là mọi người phải thay đổi tư duy theo quy trình mới, làm sao để cách làm việc này trở thành một phần công việc hàng ngày.

Một lưu ý cần nhớ khác là các quản lý tổ chức cần tích cực tham gia vào quy trình 5S, đặc biệt khi áp dụng trên quy mô toàn bộ tổ chức. Khi nhân viên thấy cấp trên thực hiện nghiêm túc, họ cũng sẽ có động lực hành động tương tự hơn.

2- Đào tạo quy trình 5S:

Bất kỳ ai  tham gia vào quy trình 5S đều cần được đào tạo - có thể trong môi trường lớp học và/hoặc thông qua hoạt động thực hành. Để nhân viên hiểu lý do và tầm quan trọng của quy trình mới, họ cần được cung cấp thông tin sơ lược về lịch sử hình thành của 5S, các thành phần và lợi ích mang lại.

Mỗi tổ chức và bộ phận sẽ có những đặc thù khác nhau. Vì vậy, trong quá trình thực hiện 5S tại nơi làm việc, cần phải liên tục đánh giá để tìm ra cách áp dụng quy trình đạt hiệu quả cao nhất.

3- Các công cụ quản lý trực quan:

Một lợi ích quan trọng của 5S là khiến không gian làm việc sạch sẽ hơn – và do đó dễ dàng hoàn thành công việc hơn. Các công cụ quản lý trực quan như: nhãn, dấu sàn, dấu tủ và kệ, bảng bóng… sẽ tỏ ra rất hữu ích cho mục đích nêu trên. Ngoài ra, những công cụ này còn góp phần đảm bảo sự ngăn nắp của không gian làm việc.

Những công cụ trực quan được sử dụng phổ biến trong 5S có thể kể đến như:

• Băng đánh dấu sàn: Băng đánh dấu sàn có thể được sử dụng để phác thảo các ô làm việc, đánh dấu các vị trí đặt thiết bị, hoặc làm nổi bật các mối nguy hiểm. Loại băng này có nhiều màu sắc và hoa văn khác nhau, và có thể được sử dụng trên kệ, bàn làm việc, tủ cũng như những bề mặt khác.

• Nhãn và Dấu hiệu: Tổ chưc khi thực hiện quy trình 5S có thể sử dụng văn bản, màu sắc và biểu tượng để truyền tải thông tin cần thiết (ví dụ: trong ngăn kéo có chứa gì, các mối nguy hiểm cần phòng tránh, hoặc nơi cất giữ vật dụng…).

Tổ chức có thể lựa chọn sử dụng một số hoặc toàn bộ các công cụ trực quan này. Tất cả đều giúp đạt được mục tiêu: “Một nơi cho mọi thứ, và mọi thứ ở đúng vị trí của nó”. Ngoài ra, chúng còn giúp bạn xác định rõ ràng mọi thứ thuộc về đâu, tránh tình trạng đồ đạc lộn xộn ngổn ngang.

III- MỘT SỐ HƯỚNG DẪN CỤ THỂ ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S

1- Tiêu chuẩn bàn làm việc:

[1] Góc trong, phía bên tay trái/phải đặt cốc uống nước.

[2] Màn hình máy tính được để ngay ngắn, đối diện với vị trí ngồi. Bàn phím và chuột máy tính đặt trên bàn làm việc.

[3]  Một khay để văn phòng phẩm: kéo, thước kẻ, bút chì, bút viết, dập ghim, hộp ghim  dập, hộp ghim cài tam giác, card visit, tệp  giấy note vàng, dao trổ… Số lượng mỗi thứ không quá 01.

[4] Điện thoại đặt bên tay trái, phía giữa cách hai mép bàn làm việc, một cạnh của điện thoại sát vách tay trái cabin.

[5] Các tài liệu phát sinh trong khi làm được để phía bên tay phải sát mép bàn, sắp xếp gọn gàng, cuối ngày làm việc được cất giữ.

[6] Tủ tài liệu cá nhân đặt phía bên dưới gầm bàn. Các ngăn kéo luôn được đóng lại ngay sau khi lấy đồ ra.

[7] Thùng CPU đặt phía dưới gầm bàn, phía trên tủ tài liệu cá nhân.

[8] Dây dẫn điện dưới gầm bàn được bó lại gọn gàng.

[9] Khi rời khỏi bàn làm việc trong bất kỳ trường hợp nào, phải đẩy ghế vào gầm bàn và chỉnh cho ngay ngắn.

[10] Xung quanh khu làm việc luôn trong trạng thái sạch sẽ: Không bụi bẩn, không để rác vương vãi, không tùy ý vẽ hoặc treo những vật dụng ngoài quy định.

[11] Trước khi rời khỏi văn phòng các tài liệu phải cất toàn bộ không để trên mặt bàn, đảm bảo trong cốc không còn nước;

[12] Vứt rác cá nhân khi hết ca làm việc.

[13] Không mang đồ ăn có mùi nặng, gây khó chịu vào nơi làm việc như: Sầu riêng, mít.

[14] Tài liệu hồ sơ, các vật dụng cá nhân không được để bừa bãi tại các khu vực chung. 

2- Áp dụng trực nhật:

[1] Nguyên tắc trực nhật: 

- Trưởng phòng hành chính và các trưởng nhóm có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, nhắc nhở các thành viên trực nhật.

- Người trực nhật nghỉ việc (ốm, gia đình có việc riêng, đi công tác), cần thông báo ngay với Trưởng nhóm đề nghị hỗ trợ. Các trưởng nhóm phải chịu trách nhiệm nếu để thành viên của nhóm sai sót về trực nhật.

[2] Ngày trực nhật: 

Người trực văn phòng đến trước giờ làm việc 15’ (7h45’ có mặt), thực hiện các công việc:

- Kiểm tra Tổng đài tư vấn (tín hiệu, nguồn điện, số điện thoại gọi lỡ nếu có; phiếu tư vấn, phiếu giao việc, sổ giao việc);

- Kiểm tra hoạt động của máy tính, máy in, đèn, quạt, điều hòa;

- Kiểm tra và sạc toàn bộ điện thoại của công ty (04 điện thoại)

- Vệ sinh Văn phòng (quét, lau bàn ghế, rửa ấm chén, đổ rác, chuẩn bị phiếu tư vấn tổng đài để trước bàn làm viêc).

- Báo cáo lên nhóm Everest hành chính – pháp chế về sự hiện diện của các thành viên trong công ty

- Tự đổi lịch trực cho bạn khác nếu có việc đột xuất

[3] Cuối ngày trực nhật: 

- Tắt máy tính, máy in và thiết bị điện (đặc biệt là điều hòa), thu các phiếu tư vấn được ghi trong ngày trước khi ra về.

- Kiểm tra và đóng cửa công ty, sau đó cất chìa khóa vào góc trên cùng phía bên phải của tủ giày

- Dập cầu giao phía sau cầu thang (Để lại những công tắc không ghi chữ, những cầu giao ghi chữ, chú thích phải dập hết xuống)

- Nhắc nhở lịch trực nhật cho người trực nhật ngày hôm sau

- Nếu có nhân viên ở lại công ty làm thêm giờ, thì bàn giao lại công việc trực nhật cho người đó.

[4] Trực nhật hàng tuần: 

- Các ngày từ thứ hai đến thứ năm, thời gian: 17h30;

- Ngày thứ 6: 17:00, tổng vệ sinh văn phòng công ty;

- Nơi thực hiện: Văn phòng tầng 4 và tầng 5;

Yêu cầu:

- Lau toàn bộ bàn chung (bàn trong phòng họp + bàn tròn tiếp khách) và bàn làm việc của các luật sư

- Quét và lau sàn tầng 4, tầng 5

- Cọ rửa nhà vệ sinh tầng 4, tầng 5

- Lau cầu thang lên tầng 5.