Quy trình lưu trữ hồ sơ Công ty Luật TNHH Everest

"Thận trọng là lý trí ở mức hoàn hảo, và hướng dẫn chúng ta trong mọi nghĩa vụ của cuộc đời".

- Walter Scott

Quy trình lưu trữ hồ sơ Công ty Luật TNHH Everest

Hồ sơ là một loại tài sản có giá trị của doanh nghiệp, trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và lưu trữ hồ sơ một cách phù hợp, khoa học và có hệ thống. 

Liên hệ

I- KHÁI NIỆM

“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011).

II- PHÂN LOẠI HỒ SƠ

Hồ sơ của doanh nghiệp gồm nhiều loại và có giá trị khác nhau, để lập và quản lý đầy đủ hồ sơ cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại hồ sơ khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ được hiệu quả. Tùy vào nhu cầu thực tế mà mỗi doanh nghiệp có các cách phân loại hồ sơ khác nhau, dưới đây là một số loại hồ sơ phổ biến được dùng trong các doanh nghiệp: 

1. Hồ sơ chuyên môn

Hồ sơ chuyên môn là tập tài liệu (bao gồm cả bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính của các loại văn bản, tài liệu) trong quá trình giải quyết vụ việc cụ thể. Hồ sơ công việc chuyên môn thường kết thúc khi công việc hoàn thành hoặc khi khách hàng có yêu cầu.

2. Hồ sơ nội bộ

Doanh nghiệp cần có hồ sơ nội bộ quy định rõ các vấn đề làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ cũng như cơ sở để giải quyết tranh chấp giữa các thành viên. Hồ sơ nội bộ bao gồm: Hồ sơ thành lập doanh nghiệp; Nội quy lao động; Quyết định bổ nhiệm, phân công công việc của Ban lãnh đạo; Quy chế nội bộ...

3. Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là một tập tài liệu lưu trữ toàn bộ những thông tin về nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm: Hồ sơ lao động (Sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, sổ quản lý lao động, các loại hợp đồng: Hợp đồng lao động, Hợp đồng thử việc, Hợp đồng thực tập...); Hồ sơ tuyển dụng nhân sự; Các quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân sự; Các tài liệu, giấy tờ về BHXH, lương, phụ cấp người lao động… Đây là những thông tin vô cùng quan trọng, góp phần trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Ngoài ra, những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính toán các khoản bảng lương hay các bảng chấm công. Vì thế cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.

4. Hồ sơ hành chính văn phòng

Hồ sơ hành chính văn phòng bao gồm: Công văn; Tài liệu và Biên bản họp công ty định kỳ; Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp; Tài liệu mua sắm cơ sở vật chất và văn phòng phẩm; Các loại văn bản giấy tờ khác. 

5.Hồ sơ tài chính, kế toán

Hồ sơ tài chính, kế toán là những văn bản, tài liệu, giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Bao gồm: Các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán; Bản dự toán, quyết toán kinh phí hàng kỳ; Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính; Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán; Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm.

II- Ý NGHĨA CỦA VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ

Lợi ích của việc lưu giữ hồ sơ đầy đủ, khoa học có rất nhiều lợi ích, trong đó có các lợi ích điển hình sau:

- Thuận tiện và chuyên nghiệp trong việc quản lý và điều hành công ty: Có một khung pháp lý nội bộ, có căn cứ trong việc phân cấp, phân quyền, quản lý công việc và xử lý các vấn đề phát sinh.

- Cung cấp bằng chứng để chứng minh hoạt động của doanh nghiệp,

- Cung cấp cơ sở báo cáo, thống kê

- Cung cấp cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu nhằm mục đích thanh tra, kiểm tra

- Cung cấp thông tin khi đánh giá nội bộ hoặc các buổi đánh giá nhà cung cấp của đối tác,

- Làm nguồn tài liệu để đào tạo nhân viên mới,

- Giúp theo dõi công việc một cách dễ dàng, 

- Cung cấp thông tin và số liệu cho các dự án cải tiến của doanh nghiệp.

III- QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

1- Thu thập hồ sơ:

Hồ sơ sẽ được tạo ra khi áp dụng các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc hay các hoạt động sản xuất - kinh doanh. Lượng hồ sơ này sẽ được thu thập bởi một nhân viên được bổ nhiệm bởi trưởng phòng.

Tùy vào tình hình, quy mô và đặc thù của từng phòng ban mà hồ sơ sẽ được thu thập theo ngày, tuần, tháng, quý hay năm. Thông thường thì hồ sơ sẽ được thu thập theo ngày hoặc theo tuần. Ngoài ra, với một số trường hợp nhất định thì hồ sơ có thể được thu thập theo nội dung công việc, yêu cầu của khách hàng hoặc của các cấp quản lý.

2- Hệ thống và sắp xếp hồ sơ

Với những hồ sơ được thu thập ngắn hạn theo ngày hoặc theo tuần:

- Hồ sơ được phân loại và sắp xếp vào một trang bìa theo thứ tự sớm đặt trước. Ngoài mỗi bìa sẽ có dán nhãn bằng ký hiệu nhận diện, ngày tháng hoặc tên gọi hồ sơ.

- Cuối mỗi tháng hoặc quý, nhân viên lưu trữ hồ sơ sẽ tiến hành hệ thống lại hồ sơ, kiểm tra số lượng, sắp xếp và cho vào bìa hộp (Box file) với sự phân chia rõ ràng giữa các tháng.

Với những hồ sơ được thu thập dài hạn theo tháng, quý, năm:

- Có thể lưu hồ sơ trực tiếp vào bìa hộp (Box file) với sự phân chia giữa các tháng, quý hoặc năm theo thứ tự.

Với các trường hợp hồ sơ được thu thập theo công việc, yêu cầu của khách hàng hoặc quản lý:

- Lưu hồ sơ trực tiếp vào bìa hộp theo trình tự thời gian. Giữa các nhóm hồ sơ cần được phân chia rõ ràng.

3- Xác định thời gian lưu trữ

Tùy vào từng loại mà hồ sơ sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau nhưng tối thiểu là một năm (để phục vụ cho việc đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận, tái đánh giá chứng nhận...).

Ngoài ra thì thời gian lưu trữ hồ sơ còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác như mục đích doanh nghiệp, yêu cầu của pháp luật.

4- Lưu trữ và bảo quản hồ sơ

(i)  Với hồ sơ bằng giấy:

- Hồ sơ cần được bảo quản trong vật chứa tốt để đảm bảo tính nguyên vẹn, an toàn và bảo mật (bìa còng, bìa cứng, hòm đựng hồ sơ, tủ đựng hồ sơ…).

- Nơi lưu trữ phải được kiểm soát, an toàn, tiện lợi và dễ dàng tiếp cận khi có nhu cầu.

- Cần lập danh mục hồ sơ lưu và có quy định rõ vị trí hồ sơ để thuận tiện cho việc trích lục tìm kiếm. Văn bản này cần thường xuyên được cập nhập, in ra và bố trí ở nơi dễ thấy nhất.

- Các hồ sơ mật (quan trọng) thì cần được bố trí ở một vị trí riêng, có khóa hoặc biện pháp bảo mật

(ii) Với hồ sơ ở dạng dữ liệu:

- Hồ sơ trên máy tính cũng cần được sắp xếp, đặt tên và phân chia thư mục rõ ràng.

- Cần có file hướng dẫn “danh mục hồ sơ lưu”.

- Với các hồ sơ mật (quan trọng) thì cần được đặt mật khẩu (Password) hoặc phương pháp mã hóa đảm bảo.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Hệ thống lưu trữ điện tử của Công ty. Nhân sự phụ trách Lưu trữ Công ty có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

5- Sử dụng hồ sơ

Để sử dụng hồ sơ, người sử dụng cần báo với trưởng phòng hoặc người được ủy quyền, nếu khác phòng ban thì cần lập “phiếu yêu cầu hồ sơ”. Việc sử dụng hồ sơ có thể rơi vào các trường hợp sau:

- Nếu mượn và trả ngay: người sử dụng hồ sơ có thể ngồi tại chỗ để tham khảo hồ sơ.

- Nếu cần nghiên cứu thời gian lâu: người sử dụng có thể ký mượn với trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền.

- Nếu cần dùng để theo dõi công việc: người sử dụng có thể đề nghỉ trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền cho photo hồ sơ để sử dụng.

- Nếu cần chuyển hồ sơ ra ngoài công ty: người sử dụng cần xin ý kiến của trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền.

- Để tiếp cận với những hồ sơ quan trọng, được bảo mật: người sử dụng cần xin ý kiến của ban ISO, Giám Đốc hoặc các cấp có thẩm quyền.

Trong quá trình sử dụng hồ sơ, người sử dụng phải có trách nhiệm giữ an toàn cho hồ sơ, bảo mật cho các hồ sơ mật, đảm bảo tính nguyên vẹn của hồ sơ. Sau khi hoàn thành sử dụng, cần hoàn trả lại cho trưởng phòng ban hoặc người được ủy nhiệm.

6- Hủy bỏ hồ sơ

Khi hồ sơ hết hạn lưu trữ, các trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra và hủy hồ sơ theo 2 trường hợp:

- Với hồ sơ bình thường: trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra và hủy bỏ

- Với hồ sơ mật: trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ làm “phiếu yêu cầu hồ sơ” để trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt. Nếu được phê duyệt thì trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra và hủy.

Cách hủy hồ sơ:

- Với hồ sơ mật: xé nhỏ, dùng máy cắt hồ sơ, đốt

- Với hồ sơ bình thường: xé nhỏ, dùng máy cắt, đốt, gạch bỏ,…

Có thể thấy rằng việc lưu trữ hồ sơ theo ISO không đơn giản chỉ là dồn vào một chiếc hộp rồi khóa lại hay bỏ đại vào kệ. Những bước đầu khi triển khai quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO sẽ có thể gặp nhiều khó khăn, gây khó chịu nhưng hiệu quả lâu dài mà nó đem lại sẽ không hề nhỏ.

Liên hệ tư vấn
Liên hệ tư vấn

Chuyên viên tư vấn sẵn sàng hỗ trợ!

Tư vấn sử dụng dịch vụ miễn phí

Hoặc
Đăng ký tư vấn
Công ty luật TNHH Everest - Công ty Luật uy tín tại Việt Nam

Everest
Thương hiệu tư vấn pháp lý hàng đầu
Thương hiệu tư vấn pháp lý hàng đầu

Top 20 thương hiệu vàng Việt Nam

Tự hào là đối tác thương hiệu lớn
Video
Everest - Hành trình vượt khó cùng đối tác
Quy định pháp luật về kế toán doanh nghiệp
Gặp các chuyên gia Đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm
Để làm được những điều đó, mỗi một luật sư thành viên thuộc Hãng luật của chúng tôi đều phải rèn luyện không ngừng để có kiến thức Uyên thâm về chuyên môn, luôn đặt Tình yêu và Trách nhiệm vào công việc
4.1 5 (1 đánh giá)
0 bình luận, đánh giá về Quy trình lưu trữ hồ sơ Công ty Luật TNHH Everest

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Bình luận sản phẩm
Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi
Tổng đài tư vấn: 024-66 527 527
Giờ làm việc: Thứ 2 - Thứ 7: 8h30 - 18h00
0.45725 sec| 1122.602 kb