Quy trình thực hiện vụ việc - tại Công ty Luật TNHH Everest

I-Quy trình thực hiện công việc là gì?

Quy trình làm việc được hiểu là cách thức thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn, quy định đã được đặt ra trước đó nhằm đạt được mục tiêu công việc. Quy trình làm việc trong công ty có thể điều chỉnh, tối ưu sao cho phù hợp với yêu cầu của từng giai đoạn trong công việc.

II - Tại sao cần có quy trình thực hiện công việc hiệu quả
Những công việc tuân thủ đúng quy trình sẽ cho kết quả tốt nhất và đồng nhất.

Thuật ngữ “Quy trình – Procedure” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Lý do mà doanh nghiệp cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả đó chính là:

(i) Mỗi cá nhân khác nhau đều có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình quản lý tốt sẽ giúp cho người thực hiện biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước nhiệm vụ nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?

(ii) Giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự. Mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?

(iii) Quy trình cũng giúp ích cho quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên

III- Quy trình xử lý vụ việc tại Công ty Luật TNHH Everest

1. Giai đoạn 1: Tiếp nhận yêu cầu khách hàng và cung cấp báo giá

(i)  Đối với các vụ việc mang tính đơn giản như đăng ký kinh doanh, đăng ký nhãn hiệu, đăng ký bản quyền, đăng ký biến động đất đai. Chuyên viên pháp lý là người tiếp nhận và trao đổi về yêu cầu khách hàng. Nếu không thuộc thẩm quyền xử lý và chuyên môn, chuyên viên pháp lý có trách nhiệm chuyển hồ sơ vụ việc để Luật sư quản lý và nắm bắt thông tin tin cung cấp dịch vụ.

(ii) Chuyên viên pháp lý thực hiện việc thu thập sơ bộ thông tin và tư vấn về các thủ tục cần thiết để thực hiện công việc.

(iii) Sau khi nắm bắt được yêu cầu của khách hàng, chuyên viên pháp lý gửi phương án thực hiện công việc kèm theo báo giá.

2. Giai đoạn 2: Ký hợp đồng dịch vụ pháp lý

(i) Khi khách hàng đồng ý với đề xuất, phương án làm việc, chuyên viên pháp lý thực hiên việc soạn thảo hợp đồng dịch vụ pháp lý và chuyển người có thẩm quyền ký hợp đồng dịch vụ pháp lý gửi khách hàng

(ii) Tạo thư mục hồ sơ khách hàng trên ổ chung, lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng cung cấp, hợp đồng dịch vụ pháp lý trên file được lưu trữ tại ổ chung của công ty

(iii) Sau khi khách hàng ký hợp đồng dịch vụ pháp lý, gửi đề nghị thanh toán và yêu cầu tạm ứng trước 50%, phát hành phiếu thu gửi khách hàng

3. Giai đoạn 3: Thực hiện công việc

(i)  Thu thập đầy đủ thông tin và yêu cầu của khách hàng

(ii) Tìm căn cứ pháp lý thực hiện yêu cầu của khách

(iii)  Soạn thảo và gửi lại khách hàng ký đủ hồ sơ, chuẩn bị tài liệu cần thiết.

(iv)  Làm việc trực tiếp với các cơ quan có thẩm quyền

(Với mỗi công việc thực hiện, báo cáo lại tiến độ cho khách hàng)

4. Giai đoạn 4: Nghiệm thu công việc hoàn thành và thanh lý hợp đồng

(i)  Chuyên viên pháp lý chuẩn bị hồ sơ gốc và kết quả thực hiện công việc, hoàn thiện toàn bộ hồ sơ tại ổ chung.

(ii)  Hoàn tất thanh toán với khách hàng, ký biên bản nghiệm thu công việc và thanh lý hơp đồng.

(iii)  Xuất hóa đơn VAT phí dịch vụ và nhập báo cáo bán hàng.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

 5. Giai đoạn 5: Xuất hóa đơn Vat và hoàn thiện hồ sơ tại ổ chung

(i) Kế toán phụ trách gửi hóa đơn VAT theo email khách hàng đã cung cấp

(ii)  Chuyên viên pháp lý yêu cầu khách hàng gửi lại 1 bộ bao gồm (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng)

(iii) Chuyên viên pháp lý hoàn thiện hồ sơ, lưu toàn bộ hồ sơ liên quan tại ổ chung của hợp đồng.

IV- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Quy trình thực hiện vụ việc - tại Công ty Luật TNHH Everest được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Quy trình thực hiện vụ việc - tại Công ty Luật TNHH Everest có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn