Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài

I- SƠ LƯỢC VỀ PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP

Khảo sát việc sử dụng dịch vụ pháp chế doanh nghiệp, chúng tôi thường xuyên nhận được những thắc mắc: "Không có Phòng pháp chế, Công ty vẫn hoạt động bình thường, có sao đâu?", "Công ty kinh doanh bình thường, không liên quan đến pháp luật, nếu có vấn đề phát sinh chúng tôi mới thuê luật sư" hay là: "Công ty quy mô nhỏ, Chúng tôi sẽ tập trung tăng doanh thu trước, sau này mới tính đến Phòng pháp chế".

Sở dĩ có những thắc mắc như trên, bởi thực tế là nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ vai trò của pháp chế đối với doanh nghiệp. Không ít doanh nghiệp thậm chí còn không có khái niệm về pháp chế doanh nghiệp. Thế nhưng, hãy xem xét một số tình huống thực tế mà chúng tôi đã xử lý trong quá trình cung cấp dịch vụ pháp lý cho khách hàng:

Ví dụ thứ nhất, ba (03) cổ đông góp vốn mở nhà hàng ăn uống. Vấn đề phát sinh sau 06 tháng hoạt động là, doanh thu không đủ bù chi phí, cần bổ sung thêm vốn để duy trì hoạt động. Các cổ đông họp: Cổ đông A cho rằng, cần phải đầu tư bài bản, đưa ra đề nghị các cổ đông góp bổ sung vốn; Cổ đông B nêu quan điểm, kinh doanh khó khăn, đầu tư thêm chưa chắc có lãi, muốn thanh lý nhà hàng; Cổ đông C yêu cầu thay đổi người quản lý, cho rằng đây mới là vấn đề chính. Các cổ đông không đạt được thỏa thuận chung, nhà hàng phải phải dừng hoạt động. Khi luật sư tham gia hỗ trợ pháp lý thì thấy, Thỏa thuận cổ đông ban đầu rất sơ sài, không thỏa thuận về lộ trình tăng giảm vốn, không có các điều khoản giải quyết rủi ro... Chúng tôi không bàn về quan điểm của cổ đông là đúng hay sai, nhưng rõ ràng đã họ không thể đạt sự đồng thuận, quan hệ càng ngày căng thẳng.

Ví dụ thứ hai, khách hàng đề nghị luật sư tư vấn, họ chuyển giao hàng cho khách hàng đúng hợp đồng mua bán. Khách hàng nhận hàng, nhưng lấy lý do chất lượng hàng không đảm bảo, từ chối thanh toán, yêu cầu phạt hợp đồng. Luật sư kiểm tra hợp đồng thì thấy, không có điều khoản rõ ràng đổi hàng, trả hàng, điều khoản bồi thường thì chung chung. Trường hợp này, Giám đốc không thuê tư vấn mà tự copy mẫu hợp đồng trên internet, soạn lại theo cách hiểu của mình. Gặp phải khách hàng không thiện chí, nhưng với điều khoản hợp đồng không rõ ràng thì rất khó giải quyết. Phương án khởi kiện tại Tòa án thì rất phức tạp.

Ví dụ thứ ba, khách hàng nhờ luật sư giúp đỡ: nhân viên kinh doanh đã yêu cầu khách hàng chuyển tiền vào tài khoản cá nhân nhưng không nộp về công ty, cũng chưa giao hàng cho khách. Sau khi nhận phản ánh, công ty đã cho nhân viên nghỉ việc. Vài tháng sau, nhân viên này khởi kiện ra tòa, cho rằng họ bị sa thải trái luật. Kiểm tra lại hồ sơ thì thấy, công ty chưa có văn bản quy định (quy trình) nhân viên thu tiền của khách hàng, hay thời hạn giao hàng cho khách, hoặc là khi xử lý khi có sự kiện phát sinh. Nhân viên kinh doanh có dấu hiệu tư lợi, gây thiệt hại cho công ty nhưng chưa có đủ cơ sở chắc chắn để kết luận vi phạm để sa thải. Hậu quả, công ty phải bồi thường cho người lao động, uy tín của doanh nghiệp bị ảnh hưởng.

Thực tế cung cấp dịch vụ pháp lý, chúng tôi thấy rất nhiều 'lỗ hổng' của doanh nghiệp, bắt nguồn từ việc không có hệ thống quy tắc ứng xử đồng bộ, hoặc là có nhưng thiếu cơ chế để đảm bảo thực thi các quy tắc ứng xử này trong thực tế. Chẳng hạn như: Doanh nghiệp xây dựng Điều lệ chung chung, không có Quy chế tổ chức hoạt động. Sau một thời gian, các cổ đông bất đồng, phát sinh các vấn đề với đối tác, khách hàng, tranh chấp liên miên, nay muốn thỏa thuận để thiết lập lại các thỏa thuận thì không được, các quan hệ đã rất xấu; Về nhân sự, không xây dựng hệ thống chuẩn mực, tiêu chuẩn, quy chế, quy định, quy trình tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự nên việc tuyển dụng khó khăn, mất thời gian đào tạo xong lại không giữ được người; Về kinh doanh, bán hàng đã khó, nhưng bán xong thì không thu hồi được công nợ; Việc phổ biến pháp luật nhà nước và quy định nội bộ doanh nghiệp không thường xuyên, các phòng ban hiểu rõ, khó khăn trong phối hợp giữa các bộ phận, thậm chí biết là làm sai không có quy trình để khắc phục, xử lý...

Vai trò quan trọng của pháp chế doanh nghiệp: Các rủi ro chúng tôi nêu trên, có thể được giảm thiểu hoặc khắc phục nếu Phòng pháp chế doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Chúng ta thường nghe nói đến Pháp trị - Quản trị bằng Pháp luật - một Học thuyết nổi tiếng, tác giả được cho là Hàn Phi (khoảng năm 281 đến năm 233 TCN, Nhà tư tưởng người Trung Quốc). Tần Thủy Hoàng sau khoảng 10 năm áp dụng Pháp trị, đã thống nhất Trung Quốc, lập ra Đế quốc Đại Tần (năm 221 TCN). Ngày nay, chúng ta đều biết rằng, nền tảng cho sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp là Quản trị. Đồng thời, Quản trị doanh nghiệp thì không thể tách rời hệ thống pháp luật và quy tắc nội bộ doanh nghiệp.

Người triển khai pháp chế doanh nghiệp: Trước khi thành lập doanh nghiệp, các chủ sở hữu (gọi tắt là: cổ đông) sẽ thảo luận, thống nhất (có thể có sự hỗ trợ của chuyên gia) để đề ra những quy tấc ứng xử đầu tiên, ghi nhận trong Thỏa thuận cổ đông. Khi doanh nghiệp ra đời, quy tắc cơ bản này ghi nhận thành Điều lệ doanh nghiệp, sau đó tiếp tục được cụ thể hóa bằng các tiêu chuẩn, chuẩn mực, quy chế, quy định, quy trình và được các thành viên của doanh nghiệp thực thi.

Cách thức thực thi pháp chế doanh nghiệp: Một doanh nghiệp bền vững, mọi hoạt động quản trị: hoạch định kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, quản lý, đo lường, đánh giá và điều chỉnh đi kèm với hệ thống quy tắc ứng xử (luật nội bộ) doanh nghiệp và các biện pháp để đảm bảo hệ thống quy tắc này được mọi thành viên của doanh nghiệp tôn trọng và thực hiện nghiêm chỉnh. Như vậy, dù có hay không có một bộ phận pháp chế chuyên trách, pháp chế luôn là chức năng không thể thiếu của doanh nghiệp, đồng thời song hành với doanh nghiệp từ thời điểm thành lập đến khi chấm dứt hoạt động.

Khái niệm Pháp chế doanh nghiệp do đó rất rộng, bao gồm: việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy tắc ứng xử của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo sự tôn trọng và việc thực hiện nghiêm chỉnh hệ thống quy tắc ứng xử này của các thành viên cả trong và ngoài doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest.

II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP

[1] Phạm vi hoạt động của Pháp chế doanh nghiệp

Phòng pháp chế, Ban pháp chế, Bộ phận pháp chế (gọi chung là: Phòng pháp chế), tham mưu, giúp việc cho Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp, theo 04 (bốn) nhóm nhiệm vụ:

Một là, tư vấn pháp luật. Phòng pháp chế hướng dẫn, đưa ra ý kiến, giúp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp soạn thảo các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của họ.

Hai là, đại diện theo ủy quyền. Phòng pháp chế nhận ủy quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp để giải quyết các công việc có liên quan đến việc đã nhận theo phạm vi, nội dung được ghi trong Văn bản ủy quyền.

Ba là, tham gia tố tụng. Phòng pháp chế cử người tham gia tố tụng tại Tòa án, Trọng tài với tư cách là người đại diện theo ủy quyền hoặc là người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp (đương sự) trong vụ việc dân sự, vụ án hành chính, vụ án hình sự; Hoặc là người bào chữa cho Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch, Giám đốc (người bị buộc tội) trong vụ án hình sự. 

Bốn là, các công việc khác. Phòng pháp chế giúp Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp thực hiện công việc liên quan đến thủ tục hành chính; giải quyết khiếu nại, thực hiện công việc khác liên quan đến pháp luật theo quy định của pháp luật.

[2] Các công việc cụ thể của Pháp chế doanh nghiệp

(a) Chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan tư vấn, giúp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp trong việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung điều lệ của doanh nghiệp; xây dựng và ban hành nội quy, quy chế của doanh nghiệp; kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

(b) Chủ trì hoặc tham gia soạn thảo các loại mẫu hợp đồng; có ý kiến về mặt pháp lý và thẩm định dự thảo hợp đồng do các bộ phận khác của doanh nghiệp soạn thảo trước khi trình Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp; tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng.

(c) Chủ trì, phối hợp các bộ phận liên quan giúp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp tổng kết, đánh giá pháp luật liên quan đến lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

(d) Chủ trì hoặc phối hợp với các Phòng, Ban, Bộ phận khác của doanh nghiệp phổ biến, giáo dục pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của doanh nghiệp cho người lao động.

(đ) Chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan giúp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của doanh nghiệp; tổng kết, đánh giá thực trạng hiểu biết pháp luật, ý thức chấp hành pháp luật của người lao động trong doanh nghiệp.

(e) Tư vấn hoặc tham mưu việc thuê tư vấn pháp luật đối với các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đánh giá rủi ro môi trường đầu tư, kinh doanh đối với các dự án đầu tư của doanh nghiệp ra nước ngoài; có ý kiến về mặt pháp lý đối với các quyết định về tổ chức, quản lý của doanh nghiệp.

(f) Chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan giúp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp tham gia giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và của người lao động; tham gia tố tụng hoặc tham mưu thuê luật sư tham gia tố tụng với tư cách người đại diện theo ủy quyền của Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

(g) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp giao.

Xem thêm: Dịch vụ Thư ký pháp lý từ xa của Công ty Luật TNHH Everest.

III- PHÁP CHẾ NỘI BỘ VÀ PHÁP CHẾ THUÊ NGOÀI 

[1] Lựa chọn pháp chế nội bộ hay pháp chế thuê ngoài

Pháp chế là chức năng không thể thiếu của doanh nghiệp. Pháp chế song hành với doanh nghiệp từ thời điểm thành lập đến khi chấm dứt hoạt động. Tuy nhiên, tùy vào điều kiện, ngân sách và yêu cầu công việc, doanh nghiệp sẽ quyết định việc tổ chức Bộ phận pháp chế, gọi là: Phòng pháp chế nội bộ hoặc sự dụng Dịch vụ thuê ngoài (Outsource hay Outsourcing), còn gọi là: Phòng pháp chế thuê ngoài. 

Phòng pháp chế thuê ngoài, có những ý nghĩa và giá trị riêng biệt, không phải cạnh tranh hoặc triệt tiêu Phòng pháp chế nội bộ. Do đó, nhiều doanh nghiệp sử dụng có Phòng pháp chế nội bộ, nhưng vẫn sử dụng Phòng pháp chế thuê ngoài như nguồn nhân lực bổ trợ nguồn nhân sự nội bộ.

Việc lựa chọn giải pháp Phòng pháp chế nội bộ hay Phòng pháp chế thuê ngoài, doanh nghiệp cần cân nhắc những ưu điểm nhược điểm của từng loại hình, chúng tôi phân tích dưới đây:

[2] Ưu điểm, nhược điểm của Phòng pháp chế nội bộ

Ưu điểm của pháp chế nội bộ có thể kể đến, đó là: (a) Pháp chế nội bộ am hiểu doanh nghiệp, có thể xử lý nhiều những vấn đề chuyên môn lặp đi lặp lại nhanh, chính xác; (b} Là bộ phận nội bộ, doanh nghiệp dễ dàng trao đổi thông tin; (b) Việc phân công công việc, điều động nhân sự của Phòng pháp chế dễ dàng; (c) Doanh nghiệp thậm chí có thể yêu cầu nhân viên pháp chế kiêm nhiệm các công việc khác.

Hạn chế của pháp chế nội bộ có thể liệt kê, như: (a) Pháp chế doanh nghiệp là là cấp bậc chuyên gia pháp lý, không phải có nhu cầu là có thể tuyển dụng nhân sự thích hợp; (b) chi phí vận hành cao (cho: không gian làm việc, cơ sở vật chất, lương thưởng, quản lý nhân sự); (c) Không sử dụng hết hiệu suất nhân sự, đặc biệt là với doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.

[3] Ưu điểm, nhược điểm của Phòng pháp chế thuê ngoài

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ pháp chế thuê ngoài do các công ty luật, vǎn phòng luật sư cung cấp: (a) Nhân sự chuyên nghiệp, do các luật sư, chuyên gia nhiều kinh nghiệm phụ trách; (b) Dễ dàng tăng, giảm hoặc thay đổi phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (c) Giải được bài toán về tối ưu chi phí, mặc dù chi phí tính trên từng riêng lẻ có thể cao; (d) Đáp ứng những nhiệm vụ phức tạp, mà pháp chế nội bộ thường không đáp ứng được; (đ) Chất lượng tư vấn, phản biện cao có nguyên do từ mối quan hệ đối tác (ngang hàng).

Nhược điểm của Pháp chế thuê ngoài: (a) Mức độ am hiểu và hội nhập doanh nghiệp thường sẽ không tốt bằng nhân sự nội bộ; (b) Phân công công việc hạn chế, bởi giữa Luật sư và Lãnh đạo doanh nghiệp không phải mối quan hệ cấp trên cấp dưới.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua bán doanh nghiệp (M&A) của Công ty Luật TNHH Everest

IV- PHÍ DỊCH VỤ PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP THUÊ NGOÀI

Thù lao được tính dựa trên các căn cứ: (i) nội dung, tính chất của dịch vụ pháp lý; (ii) thời gian, công sức của luật sư để thực hiện dịch vụ; (iii) kinh nghiệm và uy tín của chuyên gia đó.

Thù lao của luật sư được tính theo phương thức cơ bản là thời gian làm việc. Ngoài ra, thù lao của luật sư có thể tính theo 03 phương thức khác: (i) Vụ việc với mức thù lao trọn gói; (ii) Vụ việc với mức thù lao tính theo tỷ lệ phần trăm của giá ngạch vụ kiện hoặc giá trị hợp đồng, giá trị dự án; (iii) Hợp đồng với thù lao cố định.

- Gói dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (tham khảo) của Công ty Luật TNHH Everest:

Chúng tôi xây dựng nhiều gói dịch vụ phù hợp nhu cầu, năng lực tài chính của khách hàng. Đối với những doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp khởi nghiệp (start-up) sử dụng dịch vụ Pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài, chúng tôi áp dụng gói dịch vụ thường xuyên tiết kiệm (Eco) chỉ từ 10.000.000 đồng/tháng; Khách hàng sử dụng dịch vụ theo vụ, việc cụ thể có thể yêu cầu sự hỗ trợ pháp lý với mức phí từ 800.000 đồng/giờ làm việc. Ngoài ra, khách hàng còn được hưởng khuyến mại lên tới 70% giá trị hợp đồng Pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài.

Lưu ý:

1. Bảng phí này áp dụng đối với loại hình doanh nghiệp nhỏ sử dụng dịch vụ từ 03 tháng trở lên, bao gồm: (i) Doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ có vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng và sử dụng từ trên 10 đến 50 lao động; (ii) Doanh nghiệp không hoạt động trong lĩnh vực thương mại có vốn điều lệ dưới 20 tỷ đồng và sử dụng từ trên 10 đến 200 lao động.

2. Thù lao tính theo thời gian là phương thức tính phí dịch vụ cơ bản của luật sư. Phương thức tính phí này tại  được tính trên thời gian làm việc thực tế của luật sư, mức độ phức tạp của vụ việc, kinh nghiệm của Luật sư. Giá chưa bao gồm thuế GTGT. Phí luật sư tính theo giờ trong trường hợp làm việc ít hơn 02 giờ (không tính phí 15 phút làm việc đầu tiên). Phí luật sư tính theo buổi trong trường hợp làm việc từ 2,5 giờ tới 04 giờ (hành chính) hoặc công việc ngoài địa chỉ của công ty;

3. Hệ số: Luật sư cao cấp, hoặc lĩnh vực chuyên ngành, hệ số từ 1,5 đến 10,0; Luật sư (tiêu chuẩn), hệ số: 1,0; Luật sư tập sự, hệ số từ 0,6 đến 0,9; Chuyên viên pháp lý, hệ từ 0,3 đến 0,5;

4. Thời gian làm việc: ngoài giờ hành chính, hệ số: 1,5, ngày thứ bảy, hệ số: 1,5, ngày chủ nhật  hoặc ban đêm, hệ số: 2,0, ngày lễ hoặc tết, hệ số: 4,0.

5. Giảm phí (thù lao): Đối với khách hàng thân thiết; Khách hàng sử dụng phương thức giao dịch trực tuyến (điện thoại, e-mail,…) hoặc giao dịch trực tiếp tại các địa chỉ của Công ty Luật;

6. Đối với các vụ việc cụ thể, các bên có thể thỏa thuận riêng về mức thù lao trọn gói, hoặc theo tỷ lệ phần trăm của giá ngạch vụ kiện hoặc giá trị hợp đồng, giá trị dự án;

Công tác phí (nếu không có thỏa thuận khác): Đường bộ, 10.000 đồng/km; Hàng không, đường sắt, đường thủy, căn cứ vào giá vé/hóa đơn thanh toán; Phí lưu trú qua đêm, 1.000.000 đồng/ngày. Các phụ phí khác có thể tính trong trường hợp cụ thể.

Triết lý của Công ty Luật TNHH Everest khi cung cấp dịch vụ: Hướng dẫn khách hàng tuân thủ pháp luật, Luật sư giúp họ duy trì sự an toàn, phát triển bền vững. Đồng hành cùng khách hàng, Luật sư giúp họ nhận diện cơ hội và rủi ro pháp lý. Cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng, Luật sư giúp họ sử dụng pháp luật thông minh, để nhận lại các giá trị vượt trội.

Xem thêm: Thù lao luật sư và Chi phí pháp lý tại Công ty Luật TNHH Everest.