Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài

I- KHÁI LƯỢC VỀ PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP

1- Chức năng của pháp chế doanh nghiệp

Pháp chế là từ Hán Việt (Hán tự: 法制) có nghĩa là hệ thống pháp luật. Thuật ngữ này được ghép của hai (02) từ: pháp (Hán tự: 法) có nghĩa là phương pháp, pháp luật và chế (Hán tự: 制) có nghĩa là hệ thống.

Tuy nhiên, pháp chế mang ý nghĩa rộng hơn: một là, hệ thống pháp luật (hệ thống quy tắc ứng xử) và hai là, sự tôn trọng và thực hiện nghiêm chỉnh hệ thống pháp luật đó.

Bất cứ doanh nghiệp nào đều chịu sự điều chỉnh của hai hệ thống pháp luật:

Hệ thống pháp luật do nhà nước ban hành: để điều chỉnh mối hệ giữa doanh nghiệp với nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác. Doanh nghiệp có nghĩa vụ tuân thủ các quy tắc này, ví dụ nghĩa vụ đăng ký kinh doanh, báo cáo và nộp thuế, tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động... Đồng thời, nhà nước quy định đảm bảo lợi ích giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, ví dụ quyền tự do kinh doanh, quyền đảm bảo sở hữu đối với tài sản, thu nhập hợp pháp, được khuyến khích hưởng ưu đãi đầu tư... doanh nghiệp có hiểu rõ và sử dụng thông minh và linh hoạt các quyền này để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Hệ thống quy tắc nội bộ doanh nghiệp: đầu tiên đó các giá trị cốt lõi, triết lý, sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp (văn hóa doanh nghiêp), tiếp theo là điều lệ doanh nghiệp, tức là luật cơ bản, quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc và cơ bản nhất của một doanh nghiệp (hiến pháp của doanh nghiệp), tiếp theo là quy định, quy chế, quy trình, hướng dẫn áp dụng để điều chỉnh hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối. 

Với câu hỏi: Pháp chế có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp [?] Câu trả lời là: Đối với hệ thống pháp luật (do nhà nước ban hành), tuân thủ pháp luật là nghĩa vụ nhưng cũng giúp doanh nghiệp an toàn, sử dụng pháp luật là quyền đồng thời giúp doanh nghiệp hưởng được lợi thế, ưu đãi mà pháp luật dành cho doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp dùng hệ thống pháp luật nội bộ để định hướng và điều chỉnh nội bộ doanh nghiệp mình, tức là dùng pháp luật để quản trị. 

Trong cuốn Binh pháp của mình, Tôn Tử (danh tướng kiệt xuất thời Xuân Thu, Trung Quốc) đã viết rằng: "Khi hòn đá lăn xuống đồi, người chiến binh giỏi sẽ vận dụng được đà lăn, người yếu đuối sẽ trốn chạy và người không biết sẽ bị đè bẹp". Trong lĩnh vực pháp luật cũng vậy. Người đó biết vận dụng pháp luật không chỉ tránh được những rủi ro pháp lý, mà còn nắm bắt được cơ hội làm giàu. Ngược lại, người không biết về pháp luật hay sự thay đổi của nó thì sẽ gánh chịu rủi ro pháp lý hoặc bỏ lỡ cơ hội làm giàu.

2- Phạm vi của pháp chế doanh nghiệp

Để đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và sử dụng pháp luật hiệu quả, doanh nghiệp cần thường xuyên tổng kết, đánh giá pháp luật liên quan đến lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình, đồng thời tăng cường phổ biến, giáo dục pháp luật trong nội bộ doanh nghiệp.

Đối với hệ thống quy tắc nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm: giá trị, triết lý, chuẩn mực, các quy định, quy chế, quy trình phải xây dựng đầy đủ, đồng bộ; phù hợp định hướng chiến lược phát triển doanh nghiệp và hệ thống pháp luật do nhà nước ban hành. Các quy tắc này cần phải được truyền thông, hướng dẫn, sau đó áp dụng trong doanh nghiệp. Đồng thời cần đảm bảo rằng, mọi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp đều phải tôn trọng và chấp hành nghiêm chỉnh hệ thống quy tắc nội bộ này; những hành vi vi phạm phải bị xử lý kịp thời, nghiêm minh.

Tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, phạm vi hoạt động của tổ chức pháp chế (phòng pháp chế, ban pháp chế, người phụ trách pháp chế, gọi chung là: Phòng pháp chế) đơn giản hơn, cụ thể hơn, đó là thực hiện giúp việc, tham mưu, tư vấn cho Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp về những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.  

3- Nhiệm vụ cụ thể của Pháp chế doanh nghiệp

(a) Xây dựng hệ thống pháp luật nội bộ: chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan tư vấn, giúp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp trong việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung điều lệ của doanh nghiệp; xây dựng và ban hành nội quy, quy chế của doanh nghiệp; kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

(b) Soạn thảo và thẩm định hợp đồng: chủ trì hoặc tham gia soạn thảo các loại mẫu hợp đồng; có ý kiến về mặt pháp lý và thẩm định dự thảo hợp đồng do các bộ phận khác của doanh nghiệp soạn thảo trước khi trình Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp; tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng.

(c) Tổng kết đánh giá pháp luật: chủ trì, phối hợp các bộ phận liên quan giúp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp tổng kết, đánh giá pháp luật liên quan đến lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

(d) Giáo dục pháp luật: chủ trì hoặc phối hợp với các Phòng, Ban, Bộ phận khác của doanh nghiệp phổ biến, giáo dục pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của doanh nghiệp cho người lao động.

(đ) Kiểm tra thực hiện pháp luật: chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan giúp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của doanh nghiệp; tổng kết, đánh giá thực trạng hiểu biết pháp luật, ý thức chấp hành pháp luật của người lao động trong doanh nghiệp.

(e) Tư vấn pháp luật: tư vấn hoặc tham mưu việc thuê tư vấn pháp luật đối với các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đánh giá rủi ro môi trường đầu tư, kinh doanh đối với các dự án đầu tư của doanh nghiệp ra nước ngoài; có ý kiến về mặt pháp lý đối với các quyết định về tổ chức, quản lý của doanh nghiệp.

(f) Giải quyết tranh chấp: chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan giúp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp tham gia giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và của người lao động; tham gia tố tụng hoặc tham mưu thuê luật sư tham gia tố tụng với tư cách người đại diện theo ủy quyền của Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

(g) Thực hiện các nhiệm vụ khác: do Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp giao.

Nhiệm vụ của pháp chế doanh nghiệp (nêu trên) về cơ bản phù hợp phạm vi hành nghề của luật sư (Điều 22 của Luật Luật sư) là: [1] tư vấn pháp luật; [2] đại diện theo ủy quyền; [3] tham gia tố tụng; [4] các công việc liên quan đến pháp luật khác.

Xem thêm: Bộ tài liệu Pháp trị

II- NHỮNG LỢI ÍCH CỦA PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP

1- Là công cụ quan trọng quản trị doanh nghiệp

Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Tập đoàn Kido Trần Kim Thành, giải thích: mọi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ phải hoạt động dựa trên luật lệ rõ ràng và hoàn chỉnh. Có thưởng, phạt rõ ràng và không ai được ngoại lệ. Hãy hình dung pháp trị giống như một chiếc xe lửa tốc độ cao, nếu đường ray tốt thì xe vẫn cứ vận hành ổn định và đi xa. Nếu theo hướng pháp trị thì doanh nghiệp sẽ có tính chuyên nghiệp, môi trường làm việc văn minh, hạn chế tối đa sai lầm và những đặc điểm không phù hợp.

2- Giảm tranh chấp thương mại

Các hợp đồng và quy trình được rà soát và chuẩn hóa giúp các bộ phân liên quan có kiểm soát đầu ra và đầu vào. Điều này cũng giúp doanh nghiệp nhận diện nhà cung cấp, đối tác khách hàng tốt, phù hợp.

3- Nâng cao uy tín của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có bộ máy pháp chế có nhiều lợi thế trong tiếp cận những khách hàng, đối tác lớn, cơ hội thành công cao hơn. Quy trình, quy chế, quy định rõ ràng giúp tăng hiệu quả và năng suất làm việc. Đồng thời, các sai sót được hạn hế mức tối đa, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được những khoảng chi phí phát sinh giành cho việc khắc phục những sai lầm đó.

4- Tăng cường năng lực nhân sự

Các hướng dẫn và quy trình cụ thể giúp tổ chức doanh nghiệp tiết kiện được thời gian trong việc đào tạo nhân viên mới. Việc ban hành và áp dụng nghiêm chỉnh quy định, quy trình, hướng dẫn mang lại sự khách quan trong việc đánh giá nhân sự. Pháp chế doanh nghiệp sẽ giúp công việc được kiểm soát và quản lý chặt chẽ, năng lực của nhân viên không ngừng được nâng lên. 

5- Nâng cao tinh thần trách nhiệm

Các hướng dẫn rõ ràng giúp cho bộ máy hoạt động trơn chu, giải quyết tình trạng chồng chéo hay đùn đẩy công việc cho nhau. Khi các thành viên hiểu được tầm quan trọng của công việc mình đang đảm nhận, đặc biệt là vai trò của họ trong sự phát triển chung của doanh nghiệp, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn. 

Xem thêm: Ứng dụng pháp trị tại Công ty Luật TNHH Everest

III- LỰA CHỌN GIỮA PHÁP CHẾ NỘI BỘ VÀ PHÁP CHẾ THUÊ NGOÀI 

1- Pháp chế nội bộ và pháp chế thuê ngoài

Pháp chế là chức năng không thể thiếu của doanh nghiệp. Pháp chế song hành với doanh nghiệp từ thời điểm thành lập đến khi chấm dứt hoạt động. Tuy nhiên, tùy vào điều kiện, ngân sách và yêu cầu công việc, doanh nghiệp sẽ quyết định việc tổ chức Bộ phận pháp chế, gọi là: Phòng pháp chế nội bộ hoặc sử dụng Phòng pháp chế thuê ngoài. 

Phòng pháp chế thuê ngoài, có những ý nghĩa và giá trị riêng biệt. Nhiều doanh nghiệp sử dụng có Phòng pháp chế nội bộ, nhưng vẫn sử dụng Phòng pháp chế thuê ngoài như nguồn nhân lực bổ trợ nguồn nhân sự nội bộ.

Việc lựa chọn giải pháp Phòng pháp chế nội bộ hay Phòng pháp chế thuê ngoài, doanh nghiệp cần cân nhắc những ưu điểm nhược điểm của từng loại hình, chúng tôi phân tích dưới đây:

2- Ưu điểm, nhược điểm của pháp chế nội bộ

Ưu điểm của pháp chế nội bộ có thể kể đến, đó là: (a) Pháp chế nội bộ am hiểu doanh nghiệp, có thể xử lý nhiều những vấn đề chuyên môn lặp đi lặp lại nhanh, chính xác; (b) Là bộ phận nội bộ, doanh nghiệp dễ dàng trao đổi thông tin; (b) Việc phân công công việc, điều động nhân sự của Phòng pháp chế dễ dàng; (c) Doanh nghiệp thậm chí có thể yêu cầu nhân viên pháp chế kiêm nhiệm các công việc khác.

Hạn chế của pháp chế nội bộ có thể liệt kê, như: (a) Pháp chế doanh nghiệp là là cấp bậc chuyên gia pháp lý, không phải có nhu cầu là có thể tuyển dụng nhân sự thích hợp; (b) chi phí cao cho không gian làm việc, cơ sở vật chất, lương thưởng, quản lý nhân sự; (c) Không sử dụng hết hiệu suất nhân sự, đặc biệt là với doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.

3- Ưu điểm, nhược điểm của pháp chế thuê ngoài

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ pháp chế thuê ngoài do các công ty luật, vǎn phòng luật sư cung cấp: (a) Nhân sự chuyên nghiệp, do các luật sư, chuyên gia nhiều kinh nghiệm phụ trách; (b) Dễ dàng tăng, giảm hoặc thay đổi phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (c) Giải được bài toán về tối ưu chi phí, mặc dù chi phí tính trên từng riêng lẻ có thể cao; (d) Đáp ứng những nhiệm vụ phức tạp, mà pháp chế nội bộ thường không đáp ứng được; (đ) Chất lượng tư vấn, phản biện cao có nguyên do từ mối quan hệ đối tác (ngang hàng).

Nhược điểm của Pháp chế thuê ngoài: (a) Mức độ am hiểu và hội nhập doanh nghiệp thường sẽ không tốt bằng nhân sự nội bộ; (b) Phân công công việc hạn chế, bởi giữa Luật sư và Lãnh đạo doanh nghiệp không phải mối quan hệ cấp trên cấp dưới.

4- Pháp chế kiêm nhiệm

Nhiều doanh nghiệp, chức năng pháp chế được giao cho các nhân sự khác kiêm nhiệm, ví dụ:

Thanh tra nội bộ: là chức danh có nhiệm vụ kiểm soát hoạt động vận hành, phát hiện sai phạm, xử lý hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền xử lý sai phạm, nhằm đảm bảo hoạt động vận hành sản xuất, kinh doanh, quản lý doanh nghiệp an toàn, hiệu quả, tránh sai phạm, thất thoát, tổn hại đến hoạt động, tài sản của doanh nghiệp. Vị trí công việc này, có thể được giao kiêm nhiệm thêm công việc pháp chế, như: xây dựng, ban hành quy định nội bộ, sử dụng các quy định nội bộ, quy định pháp luật để tư vấn, hỗ trợ cho người quản lý doanh nghiệp.

Thư ký công ty: là vị trí theo quy định của Luật doanh nghiệp đối với công ty cổ phần. Khi xét thấy cần thiết, Hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm Thư ký công ty. Thư ký công ty có quyền và nghĩa: Hỗ trợ tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; ghi chép các biên bản họp; hỗ trợ thành viên Hội đồng quản trị trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao; hỗ trợ Hội đồng quản trị trong áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị công ty; hỗ trợ công ty trong xây dựng quan hệ cổ đông và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cổ đông; việc tuân thủ nghĩa vụ cung cấp thông tin, công khai hóa thông tin và thủ tục hành chính; quyền và nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều lệ công ty (Điều 156).

Người phụ trách quản trị công ty: là chức danh tại công ty đại chúng, theo quy định tại Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật chứng khoán. Hội đồng quản trị của công ty đại chúng phải bổ nhiệm người phụ trách quản trị công ty để hỗ trợ công tác quản trị công ty tại doanh nghiệp. Người phụ trách quản trị công ty có quyền và nghĩa vụ: Tư vấn Hội đồng quản trị trong việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định và các công việc liên quan giữa công ty và cổ đông: chuẩn bị các cuộc họp Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát; tư vấn về thủ tục của các cuộc họp; tham dự các cuộc họp; tư vấn thủ tục lập các nghị quyết của Hội đồng quản trị phù hợp với quy định của pháp luật..." (Điều 281). Công việc này rất gần nhiệm vụ của pháp chế.

Phòng pháp chế doanh nghiệp có thể được người quản lý giao cho các nhân sự khác như nhân sự, kế toán, trợ lý... Sự phân công, tổ chức bộ máy pháp chế doanh nghiệp như thế nào, tùy thuộc vào tư duy quản trị, nhu cầu, ngân sách của doanh nghiệp. Người quản trị, điều hành doanh nghiệp cũng có thể giới hạn cho pháp chế thực hiện một số nhiệm vụ nhất định. 

Tóm lại, pháp chế là chức năng quan trọng, bộ máy pháp chế có thể tinh gọn nhưng thể thiếu tại doanh nghiệp. Sử dụng dịch vụ pháp chế thuê ngoài ngày có xu hướng càng tăng do ưu điểm về tối ưu chi phí; đáp ứng những nhiệm vụ phức tạp; chất lượng tư vấn, phản biện cao có nguyên do từ mối quan hệ đối tác (ngang hàng).

Xem thêm: Hướng dẫn soạn thảo, giao kết hợp đồng dịch vụ pháp lý

IV- PHÍ DỊCH VỤ PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP THUÊ NGOÀI

Thù lao luật sư được tính dựa trên căn cứ: [a] Nội dung, tính chất của dịch vụ pháp lý; [b] Thời gian và công sức của luật sư sử dụng để thực hiện dịch vụ pháp lý; [c] Kinh nghiệm và uy tín của luật sư (Khoản 1 Điều 55 Luật luật sư). 

Thù lao của luật sư sẽ được tính theo một trong các phương thức: [a] Giờ làm việc của luật sư; [b] Vụ, việc với mức thù lao trọn gói; [c] Vụ, việc với mức thù lao tính theo tỷ lệ phần trăm của giá ngạch vụ kiện hoặc giá trị hợp đồng, giá trị dự án; [d] Hợp đồng dài hạn với mức thù lao cố định (Khoản 1 Điều 55 Luật luật sư).

Căn cứ quy định của Luật luật sư và khảo sát nhu cầu của khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TNHH Everest, chúng tôi xây dựng nhiều gói dịch vụ phù hợp nhu cầu, năng lực tài chính của khách hàng. Đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp khởi nghiệp (start-up) sử dụng dịch vụ Pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài, chúng tôi xây dựng Gói dịch vụ tiết kiệm (Economy). Chúng tôi có ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng thân thiết, đối tác chiến lược, đồng thời thiết kế gói dịch vụ riêng, với mức ưu đãi lên đến 35% giá trị so với mức phí dịch vụ thông thường.

- Gói dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (tham khảo):

[1] Gói tiết kiệm (Economy): 08 giờ làm việc của luật sư, phí: 5.440.000 đồng/tháng,

[2] Gói cơ bản (Standard): 16 giờ làm việc của luật sư, phí: 10.240.000 đồng/tháng,

[3] Gói nâng cao (Premium): 32 giờ làm việc của luật sư, phí: 19,200.000 đồng/tháng. 

- Gói dịch vụ thư ký pháp lý từ xa (tham khảo):

Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, sử dụng có thể lựa chọn dịch vụ thư ký pháp lý do các chuyên viên tư vấn cung cấp hỗ trợ pháp lý, với mức phí tiết kiệm:

[1] Gói tiết kiệm (Economy): 08 giờ làm việc của chuyên viên, phí: 1.632.000 đồng/tháng,

[2] Gói cơ bản (Standard): 16 giờ làm việc của chuyên viên, phí: 3.072.000 đồng/tháng,

[3] Gói nâng cao (Premium): 32 giờ làm việc của chuyên viên, phí: 7.560.000 đồng/tháng.

- Dịch vụ đại diện quản lý phần vốn góp, cổ phần:

Khách hàng cân nhắc phương án mời các luật sư đại diện để quản lý phần vốn góp, cổ phần tại các doanh nghiệp với chức danh: Thành viên Hội đồng quản trị, Thành viên Ban kiểm soát. 

Xem thêm: Thù lao luật sư và Chi phí pháp lý tại Công ty Luật TNHH Everest