Quy trình xử lý công văn đến Công ty Luật TNHH Everest

I- Khái niệm công văn

Công văn là hình thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân. Thậm chí, trong doanh nghiệp và các tổ chức xã hội phải thường xuyên soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của mình. Một công văn được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau:

– Chỉ viết về một vấn đề duy nhất, lời văn rõ ràng, không nước đôi;

– Ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích và ý tưởng bám sát với chủ thể cần biểu đạt;

– Nghiêm túc, lịch sử và có tính thuyết phục người nhận;

– Tuân thủ đúng thể thức của văn bản đặc biệt là phần trích yếu nội dung
công văn.

II- Vai trò của công văn 

Trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có thể thấy rằng Công văn được sử dụng rất phổ biến. Với cơ quan nhà nước, công văn được coi là một trong những loại phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Đặc biệt hơn nữa, trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

III- Các loại công văn hiện nay

Dựa vào mục đích ban hành, công văn được phân thành các loại như sau:

[1] Công văn hướng dẫn: Công văn hướng dẫn là công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện về nội dung nào đó đã được quy định mà chưa rõ ràng hoặc chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ, quy định của đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu của cấp dưới.

[2] Công văn giải thích: Công văn giải thích là công văn được dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản khác về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan, cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu không đúng về các quy định. Về cơ bản, công văn hướng dẫn và công văn giải thích khá giống nhau nên sẽ có nhiều người hiểu nhầm về 2 loại công văn này.

[3] Công văn chỉ đạo: Công văn chỉ đạo là công văn của cấp trên thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, cần thực hiện. Nội dung của loại công văn này gần giống với chỉ thị, nên các chủ thể cần cẩn trọng khi sử dụng loại văn bản này.

[4] Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Công văn đôn đốc nhắc nhở là công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới khi thực hiện các hoạt động, công việc, biện pháp, quyết định đã có yêu cầu thực hiện trước đó.

[5] Công văn đề nghị, yêu cầu: Công văn đề nghị yêu cầu là công văn của các cơ quan, bộ phận cấp dưới, gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp để đề nghị, yêu cầu cơ quan, bộ phận đó cung cấp các thông tin, giải quyết công văn có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.

[6] Công văn phúc đáp: Là công văn dùng để trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

[7] Công văn xin ý kiến: Là công văn của cấp dưới yêu cầu cấp trên cho ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện một hoặc một số công việc nhất định khi có vấn đề phát sinh.

IV- Nguyên tắc:

- Tất cả công văn đến đều phải được người quản lý công văn đến tiếp nhận, đăng ký vào sổ và xử lý.

- Khi nhận công văn đến phải tạo Phiếu xử lý công văn đến và để Ban giám đốc ký.

V- Nội dung quy trình xử lý công văn đến

1- Quy trình xử lý công văn đến

2- Diễn giải quy trình 

Văn thư chuyển công văn cho các Phòng chuyên môn, nghiệp vụ và cá nhân liên quan (theo ý kiến xử lý của lãnh đạo Công ty).

Văn thư xác định các phòng chuyên môn, nghiệp vụ liên quan (chính hay phối hợp) theo ý kiến xử lý của lãnh đạo Công ty để giao văn bản đến cho các phòng chuyên môn đó trên phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành, đồng thời chuyển bản giấy cho các phòng chuyên môn.

Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ liên quan chính sẽ chuyển bản photo cho các cá nhân phối hợp để cùng nhau xử lý công việc theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty.

Sau khi nhận được văn bản đến, phòng chuyên môn, nghiệp vụ, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy đinh của pháp luật.

Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Vǎn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo Công ty về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan, đảm bảo 100% văn bản đi được liên thông từ văn bản đến trên phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành.

Chuyên viên có trách nhiệm xử lý lưu văn bản hoặc phát hành văn bản đi theo Quy trình Soạn thảo vǎn

f. Cuối mỗi năm, Văn thư lập hồ sơ công văn đến lưu tại ổ chung.