Quy trình xử lý công văn đến Công ty Luật TNHH Everest

“Cuộc sống rất đơn giản, nhưng chúng ta cứ bắt nó phải phức tạp”.

- Confucius

Quy trình xử lý công văn đến Công ty Luật TNHH Everest

Là loại văn bản không có tên loại, được dùng để truyền tải thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác … giữa các chủ thể có thẩm quyền nhằm giải quyết các nhiệm vụ có liên quan. Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản hành chính đến và đi, với nội dung chủ yếu sau: "Thông báo một hoặc nhiều hoạt động dự kiến xảy ra, ví dụ như về việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng"; "Hướng dẫn thực hiện văn bản thi hành ở cấp trên";... Phù hợp với từng nội dung có thể có các loại công văn như: Hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất…Với nội dung đa dạng như vậy cần lưu ý không nhầm lẫn công văn mang tính thông báo với thông báo, công văn đề xuất với đề án, dự án hoặc tờ trình…

Liên hệ

I- Khái niệm công văn

Công văn là hình thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân. Thậm chí, trong doanh nghiệp và các tổ chức xã hội phải thường xuyên soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của mình. Một công văn được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau:

– Chỉ viết về một vấn đề duy nhất, lời văn rõ ràng, không nước đôi;

– Ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích và ý tưởng bám sát với chủ thể cần biểu đạt;

– Nghiêm túc, lịch sử và có tính thuyết phục người nhận;

– Tuân thủ đúng thể thức của văn bản đặc biệt là phần trích yếu nội dung
công văn.

II- Vai trò của công văn 

Trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có thể thấy rằng Công văn được sử dụng rất phổ biến. Với cơ quan nhà nước, công văn được coi là một trong những loại phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Đặc biệt hơn nữa, trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

III- Các loại công văn hiện nay

Dựa vào mục đích ban hành, công văn được phân thành các loại như sau:

[1] Công văn hướng dẫn: Công văn hướng dẫn là công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện về nội dung nào đó đã được quy định mà chưa rõ ràng hoặc chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ, quy định của đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu của cấp dưới.

[2] Công văn giải thích: Công văn giải thích là công văn được dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản khác về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan, cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu không đúng về các quy định. Về cơ bản, công văn hướng dẫn và công văn giải thích khá giống nhau nên sẽ có nhiều người hiểu nhầm về 2 loại công văn này.

[3] Công văn chỉ đạo: Công văn chỉ đạo là công văn của cấp trên thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, cần thực hiện. Nội dung của loại công văn này gần giống với chỉ thị, nên các chủ thể cần cẩn trọng khi sử dụng loại văn bản này.

[4] Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Công văn đôn đốc nhắc nhở là công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới khi thực hiện các hoạt động, công việc, biện pháp, quyết định đã có yêu cầu thực hiện trước đó.

[5] Công văn đề nghị, yêu cầu: Công văn đề nghị yêu cầu là công văn của các cơ quan, bộ phận cấp dưới, gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp để đề nghị, yêu cầu cơ quan, bộ phận đó cung cấp các thông tin, giải quyết công văn có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.

[6] Công văn phúc đáp: Là công văn dùng để trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

[7] Công văn xin ý kiến: Là công văn của cấp dưới yêu cầu cấp trên cho ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện một hoặc một số công việc nhất định khi có vấn đề phát sinh.

IV- Nguyên tắc:

- Tất cả công văn đến đều phải được người quản lý công văn đến tiếp nhận, đăng ký vào sổ và xử lý.

- Khi nhận công văn đến phải tạo Phiếu xử lý công văn đến và để Ban giám đốc ký.

V- Nội dung quy trình xử lý công văn đến

1- Quy trình xử lý công văn đến

STT

Bước thực hiện

Nội dung

Bước 1

Nhận công văn đến

- Nhân viên phụ trách công văn đi, đến nhận công văn và ký vào phiếu chuyển phát.

- Trường hợp không có nhân viên phụ trách công văn đi đến, người khác có thể nhận thay nhưng phải đưa ngay cho nhân viên phụ trách.

 

Bước 2

Phân loại sơ bộ

- Kiểm tra văn bản xem có đúng gửi cho Công ty không.

- Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất thì báo cáo ban lãnh đạo để giải quyết.

 

Bước 3

Bóc bì văn bản

- Khi bóc bì không được làm rách văn bản bên trong, không làm mất tên, địa chỉ người gửi và dấu bưu điện, cần soát lại đã lấy hết văn bản chưa.

 

Bước 4

Vào sổ công văn đến

 

- Sau khi đã bóc bì thư, kiểm tra nội dung văn bản (về cơ quan gửi văn bản, số văn bản, nội dung văn bản, ngày gửi văn bản).

- Điền phiếu xử lý công văn đến (đã có mẫu) ngay trong ngày đến. Việc điền phiếu phải đảm bảo ghi rõ ràng chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, tẩy xóa.

- Các nội dung cần ghi trong văn phiếu xử lý công văn đi đến:

+ Số đến, Ngày nhận văn bản;

+ Số, ký hiệu văn bản;

+ Ngày, tháng của văn bản;

+ Trích yếu nội dung văn bản;

+ Người nhận văn bản;

- Vào sổ theo dõi công văn đến.

Bước 5

Trình văn bản

 

- Sau khi điền phiếu xử lý công văn đến, người phụ trách công văn đi, đến trình và trình ban giám đốc xem văn bản ký (Giám đốc Phạm Ngọc Minh, Trưởng phòng hành chính: Trần Thu Thủy, Trưởng chi nhánh Hà Nội: Nguyễn Thị Bích Phượng).

Bước 6

Lưu hồ sơ và lưu ổ chung

- Công văn đến được photo thành 02 (hai) bản: 01 bản (photo) được lưu vào file cứng công văn đến, 01 bản (gốc) lưu hồ sơ gốc, 01 bản (photo) lưu hồ sơ photo.

- Lưu ổ chung: Bản gốc công văn phải được scan và lưu vào mục ‘Van ban den” trong mục ‘Hanh chinh van phong’ (ổ chung công ty) và lưu vào hồ sơ của vụ việc đó.

 

Bước 7

Chuyển giao văn bản

- Văn bản đến bản chính phải được giao cho chuyên viên chịu trách nhiệm giải quyết.

 

2- Diễn giải quy trình 

a. Tiếp nhận công vǎn

Tất cả công vǎn gửi đến Công ty bằng các hình thức đều phải qua Vǎn thư tiếp nhận.

b. Phân loại công vǎn

Tất cả các công văn đến trước 10h đều phải được phân loại, vào sổ, sau đó chuyển lên Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Công ty xử lý phê duyệt chuyển lại cho Văn thư, Văn thư chuyển đến các phòng chuyên môn, nghiệp vụ trong ngày và lưu văn bản gốc trong hồ sơ công văn đến, những công văn đến sau 16h công văn thuộc hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn phải vào sổ ngay và trình lãnh đạo phê duyệt, nếu không thì có thể chuyển công văn đó sang ngày hôm sau để giải quyết.

Tiêu chí phân loại:

- Công văn của Trung ương: các Bộ ngành Trung ương

- Công văn của các địa phương: Các Sở của các tỉnh,trong tỉnh, thành phố, các xã, phường, Chi cục, các doanh nghiệp...

- Các bản Fax đến được photo và phân loại theo các tiêu chí trên

- Phân loại theo văn bản thông thường, mật, tối mật

Ðối với các tài liệu mật và tối mật thì được chuyển trực tiếp và bảo quản trong hộp riêng, có dấu hiệu để nhận biết là tài liệu mật.

c. Đóng dấu công văn đến, vào sổ, đính phiếu giải quyết văn bản đến

Tất cả các công văn đến (trừ các bản fax, photo) Vǎn thư đều phải đóng dấu công văn đến, ghi số, thời điểm nhận (ngày, tháng, năm) và trình Trưởng phòng hành chính, sau đó trình lên lãnh đạo Công ty.

Ðối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với vǎn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

Đảm bảo 100% Văn bản đến (có tệp tin đính kèm) phải được đăng ký và cập nhật vào ổ chung của Công ty. Danh mục văn bản đến cập nhật vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phải được in ra để quản lý và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

d. Lãnh đạo Công ty xem xét, ghi ý kiến xử lý các công vǎn do vǎn thư trình

e. Phòng chuyên môn liên quan

Văn thư chuyển công văn cho các Phòng chuyên môn, nghiệp vụ và cá nhân liên quan (theo ý kiến xử lý của lãnh đạo Công ty).

Văn thư xác định các phòng chuyên môn, nghiệp vụ liên quan (chính hay phối hợp) theo ý kiến xử lý của lãnh đạo Công ty để giao văn bản đến cho các phòng chuyên môn đó trên phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành, đồng thời chuyển bản giấy cho các phòng chuyên môn.

Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ liên quan chính sẽ chuyển bản photo cho các cá nhân phối hợp để cùng nhau xử lý công việc theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty.

Sau khi nhận được văn bản đến, phòng chuyên môn, nghiệp vụ, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy đinh của pháp luật.

Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Vǎn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo Công ty về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan, đảm bảo 100% văn bản đi được liên thông từ văn bản đến trên phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành.

Chuyên viên có trách nhiệm xử lý lưu văn bản hoặc phát hành văn bản đi theo Quy trình Soạn thảo vǎn

f. Cuối mỗi năm, Văn thư lập hồ sơ công văn đến lưu tại ổ chung. 

 

 

 

Liên hệ tư vấn
Liên hệ tư vấn

Chuyên viên tư vấn sẵn sàng hỗ trợ!

Tư vấn sử dụng dịch vụ miễn phí

Hoặc
Đăng ký tư vấn
Công ty luật TNHH Everest - Công ty Luật uy tín tại Việt Nam

Everest
Thương hiệu tư vấn pháp lý hàng đầu
Thương hiệu tư vấn pháp lý hàng đầu

Top 20 thương hiệu vàng Việt Nam

Tự hào là đối tác thương hiệu lớn
Video
Everest - Hành trình vượt khó cùng đối tác
Hợp đồng góp vốn thành lập doanh nghiệp
Gặp các chuyên gia Đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm
Để làm được những điều đó, mỗi một luật sư thành viên thuộc Hãng luật của chúng tôi đều phải rèn luyện không ngừng để có kiến thức Uyên thâm về chuyên môn, luôn đặt Tình yêu và Trách nhiệm vào công việc
4.1 5 (1 đánh giá)
0 bình luận, đánh giá về Quy trình xử lý công văn đến Công ty Luật TNHH Everest

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Bình luận sản phẩm
Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi
Tổng đài tư vấn: 024-66 527 527
Giờ làm việc: Thứ 2 - Thứ 7: 8h30 - 18h00
1.94194 sec| 1147.367 kb