Quy trình xử lý công văn đi Công ty Luật TNHH Everest

“Nếu sợ hãi, đừng làm. Nếu làm, đừng sợ hãi.” 

– Khuyết danh.

Quy trình xử lý công văn đi Công ty Luật TNHH Everest

Với quá nhiều loại văn bản quy phạm pháp luật hoặc hành chính thông thường khác đã dẫn đến sự nhầm lẫn trong thực tế công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước. Cụ thể là người ta thường có sự nhầm lẫn giữa: CV đề nghị, yêu cầu với tờ trình; công văn đôn đốc nhắc nhở với chỉ thị; công văn hướng dẫn với thông tư… có nhiều văn bản khác thiếu sự phù hợp giữa tên gọi với yêu cầu sử dụng chung. Tóm lại, do công văn có nội dung đa dạng và phong phú cho nên không thể xác định được tên loại văn bản cụ thể. Trong thực tiễn quản lý hành chính nhà nước, cho thấy, nếu chỉ bằng các văn bản có tên loại thì không thể đáp ứng được yêu cầu quản lý, mà thông tin phục vụ cho yêu cầu cần phải được văn bản hóa, nên những vấn đề cần thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác,... được chứa đựng trong công văn.

Liên hệ

1- Khái niệm công văn

Công văn là hình thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân. Thậm chí, trong doanh nghiệp và các tổ chức xã hội phải thường xuyên soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của mình. Một công văn được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau:

– Chỉ viết về một vấn đề duy nhất, lời văn rõ ràng, không nước đôi;

– Ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích và ý tưởng bám sát với chủ thể cần biểu đạt;

– Nghiêm túc, lịch sử và có tính thuyết phục người nhận;

– Tuân thủ đúng thể thức của văn bản đặc biệt là phần trích yếu nội dung
công văn.

2- Vai trò của công văn 

Trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có thể thấy rằng Công văn được sử dụng rất phổ biến. Với cơ quan nhà nước, công văn được coi là một trong những loại phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Đặc biệt hơn nữa, trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

3- Các loại công văn hiện nay

Dựa vào mục đích ban hành, công văn được phân thành các loại như sau:

[1] Công văn hướng dẫn: Công văn hướng dẫn là công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện về nội dung nào đó đã được quy định mà chưa rõ ràng hoặc chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ, quy định của đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu của cấp dưới.

[2] Công văn giải thích: Công văn giải thích là công văn được dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản khác về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan, cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu không đúng về các quy định. Về cơ bản, công văn hướng dẫn và công văn giải thích khá giống nhau nên sẽ có nhiều người hiểu nhầm về 2 loại công văn này.

[3] Công văn chỉ đạo: Công văn chỉ đạo là công văn của cấp trên thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, cần thực hiện. Nội dung của loại công văn này gần giống với chỉ thị, nên các chủ thể cần cẩn trọng khi sử dụng loại văn bản này.

[4] Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Công văn đôn đốc nhắc nhở là công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới khi thực hiện các hoạt động, công việc, biện pháp, quyết định đã có yêu cầu thực hiện trước đó.

[5] Công văn đề nghị, yêu cầu: Công văn đề nghị yêu cầu là công văn của các cơ quan, bộ phận cấp dưới, gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp để đề nghị, yêu cầu cơ quan, bộ phận đó cung cấp các thông tin, giải quyết công văn có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.

[6] Công văn phúc đáp: Là công văn dùng để trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

[7] Công văn xin ý kiến: Là công văn của cấp dưới yêu cầu cấp trên cho ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện một hoặc một số công việc nhất định khi có vấn đề phát sinh.

4- Nguyên tắc:

- Công văn đi nhất thiết phải qua văn thư để đăng ký và làm thủ tục chuyển đi.

- Văn bản công văn đi phải được lưu hồ sơ bản cứng và bản mềm.

5- Quy trình xử lý công văn đi Công ty Luật TNHH Everest

STT

Người thực hiện

Trình tự công việc

Mẫu biểu, tài liệu liên quan

Bước 1

Chuyên viên

 

Xác định yêu cầu văn bản đi

 

Bước 2

Chuyên viên

Dự thảo văn bản

 

 

Bước 3

Trưởng phòng hành chính

Xem xét

 

Bước 4

Lãnh đạo Công ty

Xem xét/ Phê duyệt

 

Bước 5

Văn thư

Vào sổ, lấy số nhân bản, đóng dấu phát hành

QT.VP.01.B03

 

Bước 6

Phòng/ Ban chuyên môn Văn thư

Lưu trữ h sơ

 

 

 

 

 

 
Liên hệ tư vấn
Liên hệ tư vấn

Chuyên viên tư vấn sẵn sàng hỗ trợ!

Tư vấn sử dụng dịch vụ miễn phí

Hoặc
Đăng ký tư vấn
Công ty luật TNHH Everest - Công ty Luật uy tín tại Việt Nam

Everest
Thương hiệu tư vấn pháp lý hàng đầu
Thương hiệu tư vấn pháp lý hàng đầu

Top 20 thương hiệu vàng Việt Nam

Tự hào là đối tác thương hiệu lớn
Video
Everest - Hành trình vượt khó cùng đối tác
Hợp đồng góp vốn thành lập doanh nghiệp
Gặp các chuyên gia Đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm
Để làm được những điều đó, mỗi một luật sư thành viên thuộc Hãng luật của chúng tôi đều phải rèn luyện không ngừng để có kiến thức Uyên thâm về chuyên môn, luôn đặt Tình yêu và Trách nhiệm vào công việc
3.8 5 (1 đánh giá)
0 bình luận, đánh giá về Quy trình xử lý công văn đi Công ty Luật TNHH Everest

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Bình luận sản phẩm
Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi
Tổng đài tư vấn: 024-66 527 527
Giờ làm việc: Thứ 2 - Thứ 7: 8h30 - 18h00
0.35956 sec| 1115.211 kb