Quy chế sử dụng máy tính, mạng nội bộ của Công ty Luật TNHH Everest

I- QUY CHẾ SỬ DỤNG MÁY TÍNH, MẠNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY

1- Phạm vi điều chỉnh của quy chế quản lý, sử dụng máy tính, mạng nội bộ:

Như các loại Quy chế khác trong Công ty, Quy chế quản lý và sử dụng máy tính, mạng nội bộ của Công ty chứa đựng những quy phạm về việc quản lý, sử dụng máy tính, mạng nội bộ để giúp việc quản lý và sử dụng máy tính,  mạng nội bộ được tuân thủ theo một quy trình nhất định. Quy chế quản lý và sử dụng máy tính, mạng nội bộ của Công ty có tính chất bắt buộc áp dụng đối với toàn bộ nhân viên khi tham gia sử dụng máy tính của Công ty.

2- Căn cứ pháp lý khi soạn thảo Quy chế quản lý, sử dụng máy tính, mạng nội bộ:

Mặc dù Quy chế quản lý và sử dụng máy tính, mạng nội bộ của Công ty là những quy định riêng do Công ty ban hành nhưng những quy định này cũng cần phải đảm bảo không trái với những quy định tại Luật Công nghệ thông tin năm 2006; Luật An toàn thông tin mạng năm 2015 và các văn bản pháp luật hướng dẫn thi hành Luật.

3- Một số vấn đề cần quan tâm khi soạn thảo Quy chế quản lý, sử dụng máy tính, mạng nội bộ:

Quy chế quản lý và sử dụng máy tính, mạng nội bộ cần đảm bảo có 06 nội dung cơ bản:

[a] Quyền lợi và trách nhiệm của người sử dụng máy tính: Trong Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của Công ty bắt buộc phải có những quy định về quyền lợi và trách nhiệm của người sử dụng máy tính. Bởi đây là những người trực tiếp khai thác, sử dụng máy tính và quyết định việc sử dụng máy tính có an toàn, có hiệu quả, có sử dụng đúng mục đích hay không.

[b] Quyền lợi và trách nhiệm của người sử dụng mạng máy tính nội bộ: Mạng máy tính nội bộ trong Công ty rất quan trọng. Mạng máy tính nội bộ giúp lưu trữ dữ liệu kinh doanh ở một vị trí tập trung, cho phép các máy tính khác nhau trong mạng truy xuất, khai thác, sử dụng dữ liệu từ vị trí chính, giúp cho nhân viên trong Công ty dễ dàng chia sẻ các ý tưởng và hoạt động hiệu quả hơn, từ đó làm tăng hiệu suất công việc, góp phần làm tăng thu nhập cho Công ty. 

Chính vì vậy, để việc sử dụng mạng máy tính nội bộ được hiệu quả thì quyền lợi và trách nhiệm của người sử dụng mạng máy tính nội bộ không thể không được quy định trong Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của Công ty.

[c] Những giới hạn trong việc sử dụng máy tính khi truy cập, khai thác internet: Tùy từng đặc thù của mỗi Công ty mà việc sử dụng máy tính để truy cập, khai thác internet sẽ có những giới hạn nhất định. Những giới hạn này sẽ được quy định cụ thể trong Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của Công ty.

[d] Xử lý sự cố: Trong quá trình sử dụng máy tính của Công ty không thể tránh khỏi những sự cố, hư hỏng. Do đó, trong Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của Công ty phải có những quy định về phương án xử lý sự cố như thế nào, liên hệ trực tiếp với bộ phận nào để khắc phục sự cố.

[e] Khen thưởng và Kỷ luật: Việc thực hiện Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của Công ty cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc. Nếu vi phạm thì tùy vào từng mức độ vi phạm mà trong Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của Công ty sẽ quy định các hình thức kỷ luật khác nhau. Ngược lại, nếu thực hiện tốt trong Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của công ty cũng phải có những quy định điều kiện và mức thưởng hợp lý để các phòng ban, cá nhân trong Công ty có động lực, ý thức khi tham gia sử dụng máy tính của Công ty.

[f] Điều khoản thi hành: Trong Điều khoản thi hành Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của Công ty chắc chắn phải có những quy định về ngày có hiệu lực thi hành, việc tổ chức, trách nhiệm tổ chức thi hành của các phòng ban, cá nhân trong Công ty và một số những nội dung khác do Công ty quyết định.

II- HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY TÍNH, MẠNG NỘI BỘ CÔNG TY

1- Mục đích của quy chế:

Đảm bảo cho máy vi tính được an toàn, luôn sử dụng tốt, các thông tin trên máy vi tính được lưu giữ an toàn, bảo mật.

2- Phạm vi của quy chế:

 Áp dụng cho việc sử dụng mọi máy vi tính trong Công ty, mọi cá nhân sử dụng máy vi tính trong Công ty.

3- Nội dung cơ bản:

[a] Điều kiện người sử dụng máy vi tính: (1) Đã học quan lớp vi tính và đạt kết quả hoặc những người có giấy xác nhận của Công ty sử dụng được máy vi tính. (2) Đối với các phầm mềm mà công ty ứng dụng thì người sử dụng đã được huấn luyện sử dụng thành thạo phầm mềm tương ứng.

[b] Sử dụng máy vi tính: (1) Tuân thủ nghiêm Quy trình vận hành máy vi tính; (2) Không chạy các đĩa mềm lạ hay chương trình mới khi chưa kiểm duyệt diệt virut; (3) Công việc của người nào người đó thực hiện, cấm tò mò xem, sửa xoá vàchạy các chương trình khác; (4) Không sao chép tiết lộ thông tin của công ty; (5) Chỉ ghi những thông tin cần thiết lên đĩa mềm vào sao chép thành 2 bản(đĩa mềm để đảm bảo an toàn). Đĩa mềm phải được bảo quản cản thận, khidùng xong cho vào bao giấy, hộp và cất vào tủ. Các đĩa mềm phải có nhãn và ghi và sổ thống kê để tiện theo dõi. Trưởng Bộ phận các đơn vị chịu tráchnhiệm quản lý chặt chẽ các đĩa; (6) Chỉ in những bản rất cần thiết và tuân thủ nghiêm chỉnh quy trình in; (7) Không bỏ dở công việc, không bỏ máy khi chưa bàn giao hoặc chưa thực hiện thao tác ngừng máy; (8) Các hiện tượng không bình thường của máy, thiết bị đều phải thao tác ngừng máy, cúp điện và báo cáo ngay cho Trưởng Bộ phận. Người sử dụng phải đảm bảo máy luôn sạch sẽ, vận hành an toàn. Bảo quản các vật tư, thiết bị liên quan đến máy (máy ổn áp, máy in, giấy in, các đĩa mềm v.v.). Các đĩa mềm khi mang khỏi cơ quan phải có chữ ký của Trưởng Bộ phận; (9) Máy vi tính chỉ được sử dụng làm các công việc phục vụ công tác quản lý của Công ty, cấm chạy các trò chơi hoặc phục vụ cho công việc cá nhân; (10) Trước khi ra về người sử dụng phải tắt máy vi tính theo quy trình vận hành,che đậy máy vi tính, khi bắt đầu làm việc người sử dụng phải tiến hành vệ sinh máy; (11) Khi sử dụng nguồn điện máy phát thì bộ phận cơ điện phải báo cho các bộ phận sự dụng máy vi tính ít nhất 10 phút để tắt máy vi tính trước khi tắt nguồn điện máy phát; (12) Khi phát hiện bất kỳ sự cố gì thì người sử dụng máy tính phải bảo ngay cho trưởng bộ phận và Bộ phận quản lý máy vi tính để xử lý, không tự sửa chữa.

[c] Quản lý máy vi tính: (1) Mỗi máy vi tính có 01 thẻ kiểm tra bao gồm các nội dung: Các linh kiện của máy vi tính, xuất xứ, ngày mua, bộ phận sử dụng, người sử dụng, các hư hỏng, thay mới; (2) Bảo trì linh kiện, thiết bị, ngày hư hỏng, thay mới hay bảo trì; (3) Mọi hư hỏng về máy, thiết bị hoặc dữ liệu, người sử dụng máy phải giảitrình rõ nguyên nhân và quy trách nhiệm rõ ràng; (4) Máy vi tính giao cho Bộ phận nào thì Trưởng Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng; (5) Việc cài đặt và thay đổi phầm mềm trên máy hoặc sửa chữa máy, thiết bị liên quan đến máy vi tính do Trưởng bộ phận đề nghị và theo dõi; (6) Người chạy máy chịu trách nhiệm hoàn toàn về máy, thiết bị và các dữ liệu phát sinh trong quá trình làm việc.

[d] Bảo mật thông tin: (1) Mọi máy tính đều hoặc phải cài đặt password. Đối với máy tính giao cho cá nhân thì chỉ Trưởng Bộ phận và cá nhân sử dụng máy biết được password; (2) Người sử dụng máy không được chia sẻ password cho người khác, Trường hợp cho người khác sử dụng password chung thì phải được sự đồng ý của Trưởng bộ phận. Khi người sử dụng cho người khác sử dụng máy thì phải bí mật password của mình, người có nhu cầu sử dụng sử dụng xong thì phải thông báo cho người quản lý máy.

[e] Chia sẻ thông tin trên mạng: (1) Việc chia sẻ các thông tin của Công ty, việc phận loại các thông tin của Công ty, của bộ phận, của cá nhân thực hiện theo quy định về bảo mật thông tin của Công ty; (2) Việc chia sẻ các thông tin cá nhân trong mạng của công ty, mạng của Phòng do cá nhân quyết định, việc chia sẻ các thông tin của bộ phận trong mạng của Công ty, mạng của Bộ phận do Trưởng bộ phận quyết định.

[f] Bảo trì máy vi tính: Ít nhất một năm một lần Công ty thành lập bộ phận kiểm tra máy vi tính theo Thủ tục bảo trì thiết bị.