Truyền thông doanh nghiệp, một số nội dung cơ bản

Truyền thông doanh nghiệp là gì:

Truyền thông doanh nghiệp: là các hoạt động tuyên truyền, truyền tải thông tin xuất phát từ doanh nghiệp đến các đối tượng khác nhau như: công chúng, khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh và nhân viên trong doanh nghiệp đó. Truyền thông doanh nghiệp có hai (02) bộ phận chính, tương ứng với hai mục đích khác nhau.

Thứ nhất, bộ phận truyền thông bên ngoài - quảng bá hình ảnh, thương hiệu, hoặc các sản phẩm, dịch vụ thuộc sở hữu của công ty tới công chúng bên ngoài, nhằm xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa doanh nghiệp và công chúng.

Thứ hai, bộ phận truyền thông bên trong - truyền tải thông điệp, thông tin chính thống từ đại diện doanh nghiệp tới các nhân viên trong nội bộ, nhằm xây dựng mối quan hệ gắn bó, gắn kết từng cá nhân vào bức tranh chung của tập thể.

Mục đích của truyền thông doanh nghiệp:

Truyền thông doanh nghiệp sẽ có hai bộ phận chính tương ứng với hai mục đích riêng biệt:

Trước hết đó là quảng bá hình ảnh cũng như thương hiệu của doanh nghiệp. Dựa vào đó lan rộng các sản phẩm dịch vụ thuộc quyền sở hữu của công ty, khiến những sản phẩm ấy tiếp cận dễ dàng hơn với công chúng xây dựng nên mối quan hệ tin cậy giữa hai bên. 
Mục đích tiếp theo đó chính là truyền tải những thông điệp hay thông tin chính thống từ phía doanh nghiệp tới cán bộ công nhân viên trong công ty. Từ đó hướng tới việc xây dựng mối quan hệ bền chặt gắn bó trong tập thể doanh nghiệp. 
Truyền thông với bên ngoài bên ngoài đóng vai trò quan trọng trong quá trình truyền thông doanh nghiệp. Đối tượng chính mà truyền thông bên ngoài chính là công chúng ngoài xã hội để gây dựng hình ảnh, tăng cường sự gắn kết. Truyền thông bên ngoài chính là sự tương tác ba chiều (giữa doanh nghiệp với công chúng – giữa công chúng với doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với nhau)

Kênh truyền thông thường sử dụng khi truyền thông bên ngoài vô cùng đa dạng, có thể thông qua báo chí, tờ rơi, bảng hiệu, catalog, quỹ từ thiện.

Truyền thông nội bộ sẽ hướng đến toàn bộ nhân viên trong công ty. Quá trình truyền thông được thực hiện thông qua tương tác bốn chiều (giữa lãnh đạo với nhân viên - nhân viên và lãnh đạo - nhân viên và nhân viên -  nhân viên với công ty). Kênh truyền thông thường được sử dụng trong truyền thông nội bộ chính là thông qua website, email, mạng truyền thông nội bộ, bài phát biểu, gameshow.

YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI LÀM TRUYỀN THÔNG DOANH NGHIỆP:

Để chinh phục được lĩnh vực truyền thông doanh nghiệp nhân viên truyền thông cần có những kỹ năng chuyên biệt. Một số kỹ năng quan trọng nhất bao gồm:

Một là, kỹ năng viết.

Một nhân viên truyền thông có thể sẽ dành phần lớn thời gian trong ngày để viết các e-mail, bài quảng cáo, bài đăng trên các blog, cũng như các bài báo, bài đăng trên mạng xã hội. Đặc biệt là, viết nội dung cho các tài liệu giới thiệu công ty, sản phẩm, dịch vụ mới. 

Bởi vậy, để hoàn thành tốt trách nhiệm của mình, nhân viên truyền thông cần phải trau dồi kỹ năng viết, để có thể giao tiếp hiệu quả với nhiều đối tượng khác nhau, trên nhiều kênh khác nhau.

Hai là, kỹ năng thuyết trình và nói trước đám đông.

Kỹ năng thuyết trình đã trở nên quan trọng hơn trong những năm gần đây. Trên thực tế, theo một cuộc khảo sát của các nhà tuyển dụng doanh nghiệp, kĩ năng này chính là một trong năm kỹ năng hàng đầu mà các công ty tìm kiếm khi tuyển dụng các vị trí. 

Các chuyên gia truyền thông phải thường xuyên giao tiếp với công chúng và các thành viên của giới truyền thông, cũng như các nhân viên đồng nghiệp và các bên liên quan nội bộ. Khả năng trình bày rõ ràng và tự tin về ý tưởng và thông tin, cho dù trực tiếp hoặc thông qua sự hỗ trợ của công nghệ (chẳng hạn như video hoặc hội thảo trên web) vì thế sẽ luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. 

Như vậy nếu muốn truyền thông doanh nghiệp hiệu quả thì nhân viên truyền thông cần phải đáp ứng được những yêu cầu này. 

Ba là, “giao tiếp” với nhiều nguồn dữ liệu.

Các doanh nghiệp hiện nay đều thu thập nhiều dữ liệu khác nhau, tất cả đều rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các quyết định chiến lược truyền thông của công ty.

Khi dữ liệu ngày càng gia tăng, các nhân viên trong các ngành đều nhận thấy rằng họ phải tương tác với dữ liệu này theo những cách mới. Các chuyên gia truyền thông hiện đại phải thành thạo trong việc diễn giải dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giao tiếp với dữ liệu đó và sử dụng nó để kể thêm nhiều những câu chuyện mới hấp dẫn .

Bốn là, đáp ứng yêu cầu về công nghệ.

Những tiến bộ công nghệ đang định hình lĩnh vực truyền thông cũng giống như bất kỳ ngành nào khác. Hiệp hội Truyền thông Doanh nghiệp Quốc tế đã tuyên bố rằng năm xu hướng công nghệ quan trọng nhất ảnh hưởng đến truyền thông doanh nghiệp là chatbot, blockchain, thực tế ảo, trải nghiệm cực kỳ cá nhân hóa và trợ lý cá nhân nhân tạo. Các công nghệ này hiện đang được thúc đẩy bởi sự phát triển của máy học (machine learning) và trí tuệ nhân tạo. 

Chúng sẽ giúp tự động hoá nhiều vai trò khác nhau. Vì vậy nên nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ mới sẽ giúp nhân viên truyền thông duy trì khả năng cạnh tranh trong thực tế mới này. Nhờ đó mà quá trình truyền thông doanh nghiệp cũng trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. 

Năm là, sáng tạo và có khả năng phân tích.

Người làm truyền thông luôn cần một bộ óc sáng tạo, có nhiều ý tưởng với những phương pháp thực hiện khoa học, hiệu quả. Cùng với đó, họ cũng cần trở nên nhanh nhạy với những những xu hướng mới hay sự chuyển biến trong thị hiếu của công chúng để từ đó có thể đưa ra những dự đoán về thị trường, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. 

Công việc quản trị truyền thông luôn phải chịu áp lực rất lớn, đòi hỏi vận dụng linh hoạt các giải pháp quản trị liên quan đến lĩnh vực thông tin và truyền thông của doanh nghiệp.

Nhân sự phụ trách truyền thông tại các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay  có thể nói phần lớn đến từ các ngành học báo chí, văn học, ngoại ngữ hoặc marketing… Từ những ngành học trên sẽ cung cấp lượng lớn nhân lực trong truyền thông doanh nghiệp.