Chính sách thuê ngoài quy trình pháp lý (LPO)

I- VIỆC THUÊ NGOÀI QUY TRÌNH PHÁP LÝ

1- Định nghĩa về thuê ngoài quy trình dịch vụ pháp lý

Thuê ngoài quy trình dịch vụ pháp lý (Legal Process Outsourcing - LPO) là việc một tổ chức (thường là công ty luật hoặc doanh nghiệp) chuyển giao trách nhiệm thực hiện một hoặc nhiều quy trình hoặc công việc liên quan đến pháp lý cho một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chuyên nghiệp, thay vì tự thực hiện chúng bằng nguồn lực nội bộ. Định nghĩa này bao hàm các yếu tố cốt lõi sau:

Tổ chức chuyển giao: bên sử dụng dịch vụ, có thể là công ty luật, doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, hoặc thậm chí các tổ chức chính phủ.

Chuyển giao trách nhiệm: không chỉ đơn thuần là thuê nhân công bên ngoài, mà còn bao gồm việc giao phó trách nhiệm thực hiện và quản lý các quy trình cụ thể.

Quy trình hoặc công việc liên quan đến pháp lý: bao gồm một loạt các hoạt động hỗ trợ pháp lý, từ nghiên cứu, soạn thảo văn bản, rà soát tài liệu đến quản lý hồ sơ, tuân thủ và hỗ trợ tố tụng.

Nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chuyên nghiệp: các công ty hoặc tổ chức có chuyên môn và kinh nghiệm trong việc cung cấp các dịch vụ pháp lý được thuê ngoài.

Thay vì tự thực hiện bằng nguồn lực nội bộ: mục đích chính là để tối ưu hóa chi phí, tăng hiệu quả, tập trung vào năng lực cốt lõi và tiếp cận các chuyên gia.

Như vậy, thuê ngoài quy trình pháp lý là một chiến lược kinh doanh mà các tổ chức sử dụng để tối ưu hóa hoạt động pháp lý bằng cách ủy thác các tác vụ không cốt lõi hoặc có tính chất lặp đi lặp lại cho các chuyên gia bên ngoài, cho phép tổ chức tập trung vào các hoạt động chiến lược và mang lại giá trị cao hơn.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp (luật sư doanh nghiệp) thuê ngoài của Công ty Luật TNHH Everest

II- TÍNH PHÁP LÝ CỦA VIỆC CÔNG TY LUẬT THUÊ NGOÀI QUY TRÌNH PHÁP LÝ

Dù không có một văn bản pháp luật cụ thể tại Việt Nam định nghĩa và điều chỉnh trực tiếp dịch vụ "thuê ngoài quy trình pháp lý" cho công ty luật, nhưng việc này theo quan điểm của chúng tôi là hoàn toàn hợp pháp, cụ thể:

1- Tính hợp pháp của việc thuê ngoài dịch vụ

Pháp luật Việt Nam không có quy định cấm các công ty luật thuê ngoài các công việc không mang tính chất hành nghề luật sư độc lập, như: nghiên cứu pháp lý, soạn thảo văn bản theo mẫu, rà soát tài liệu, hỗ trợ hành chính.

Luật Thương mại và các quy định liên quan đến hợp đồng dịch vụ cho phép các tổ chức, cá nhân thỏa thuận về việc cung cấp và sử dụng dịch vụ.

Dịch vụ thuê ngoài quy trình pháp lý đang dần trở nên phổ biến hơn tại Việt Nam, chủ yếu là cho các doanh nghiệp, tuy nhiên các công ty luật cũng có thể tận dụng hình thức này cho các công việc hỗ trợ.

Hiện tại, nhiều công ty luật tại Việt Nam đã và đang sử dụng các dịch vụ hỗ trợ pháp lý từ bên ngoài, đặc biệt là trong các lĩnh vực như rà soát số lượng lớn tài liệu trong các vụ kiện phức tạp.

2- Công ty luật cần tuân thủ các quy định khi thuê ngoài dịch vụ

Bảo mật thông tin khách hàng: Đây là yếu tố tối quan trọng. Luật Luật sư và các quy định về bảo mật thông tin nghề nghiệp luật sư đòi hỏi công ty luật phải đảm bảo tuyệt đối bí mật thông tin của khách hàng, kể cả khi thuê ngoài các quy trình. Hợp đồng thuê ngoài cần có điều khoản chặt chẽ về bảo mật và trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ.

Trách nhiệm của công ty luật: Công ty luật vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng và tính chính xác của các dịch vụ pháp lý cung cấp cho khách hàng, kể cả những công việc đã thuê ngoài.

Không được ủy thác công việc hành nghề luật sư độc lập: Theo Luật Luật sư, các công việc mang tính chất hành nghề luật sư độc lập như tư vấn pháp luật, đại diện tố tụng, bào chữa... phải do chính các luật sư của công ty luật thực hiện và không được ủy thác hoàn toàn cho bên thứ ba không phải là luật sư.

Tuân thủ các quy định về dữ liệu cá nhân: Nếu quá trình thuê ngoài có liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng, công ty luật và bên cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

3- Khác biệt giữa giới thiệu việc để hưởng hoa hồng và thuê ngoài quy trình dịch vụ pháp lý

Có sự khác biệt về bản chất giữa việc luật sư giới thiệu việc để hưởng hoa hồng và việc thuê ngoài quy trình pháp lý. Việc giới thiệu việc để hưởng hoa hồng tập trung vào việc kết nối khách hàng và chia sẻ phí, trong khi thuê ngoài quy trình pháp lý tập trung vào việc ủy thác các công việc pháp lý cụ thể để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty luật. Cụ thể:

(a) Giới thiệu việc để hưởng hoa hồng (Referral Fees):

Bản chất: Đây là việc một luật sư giới thiệu một khách hàng tiềm năng cho một luật sư khác (thường là ở một công ty luật khác hoặc hành nghề độc lập) và nhận một khoản phí hoa hồng hoặc chia sẻ phí từ luật sư nhận được khách hàng đó nếu vụ việc thành công.

Mục đích: Chủ yếu là để kiếm tiền từ việc kết nối khách hàng với luật sư phù hợp, mà không trực tiếp tham gia vào việc giải quyết vụ việc.

Vai trò của luật sư giới thiệu: Thường chỉ đóng vai trò là người trung gian kết nối ban đầu.

Quy định pháp lý: Như đã thảo luận, quy định về việc này rất khác nhau giữa các quốc gia và khu vực pháp lý. Tại Việt Nam, hành vi này bị cấm. Tại Mỹ và Anh, nó được cho phép nhưng phải tuân thủ các điều kiện nghiêm ngặt để bảo vệ quyền lợi của khách hàng và đảm bảo tính minh bạch.

(b) Thuê ngoài quy trình pháp lý (Legal Process Outsourcing - LPO):

Bản chất: Đây là việc một công ty luật hoặc doanh nghiệp ủy thác một hoặc nhiều quy trình hoặc công việc pháp lý cụ thể cho một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chuyên nghiệp.

Mục đích: Chủ yếu là để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, tập trung vào năng lực cốt lõi, và tiếp cận các chuyên gia trong các lĩnh vực cụ thể (ví dụ: rà soát tài liệu, nghiên cứu pháp lý, soạn thảo văn bản theo mẫu).

Vai trò của luật sư/công ty luật thuê ngoài: Vẫn duy trì trách nhiệm chính đối với vụ việc của khách hàng và giám sát chất lượng công việc của nhà cung cấp thuê ngoài quy trình pháp lý. Luật sư vẫn là người đưa ra các quyết định pháp lý quan trọng và trực tiếp tư vấn cho khách hàng.

Quy định pháp lý: Việc thuê ngoài các quy trình pháp lý không bị cấm tại Việt Nam (với điều kiện tuân thủ bảo mật và không ủy thác công việc hành nghề luật sư độc lập). Tại các nước khác, thuê ngoài quy trình pháp lý là một hoạt động kinh doanh hợp pháp và đang phát triển.

4- Thực tiễn sử dụng thuê ngoài quy trình pháp lý tại Việt Nam

Dịch vụ pháp chế thuê ngoài (một hình thức của thuê ngoài quy trình pháp lý) đang dần trở nên phổ biến hơn tại Việt Nam, chủ yếu là cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các công ty luật cũng có thể tận dụng hình thức này cho các công việc hỗ trợ.

Nhiều công ty luật tại Việt Nam đã và đang sử dụng các dịch vụ hỗ trợ pháp lý từ bên ngoài, đặc biệt là trong các lĩnh vực như rà soát số lượng lớn tài liệu trong các vụ kiện phức tạp.

Xem thêm: Dịch vụ thiết lập (set up) hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp